Enquanto gestor de projetos, um dos aspetos mais importantes da sua função é monitorizar as atribuições de cada um dos seus recursos para que possa equilibrar eficazmente as cargas de trabalho. Alguns recursos podem ser sobreatribuídos e outros podem estar suballocados. Pode rever a eficiência com que as suas recursos estão a ser utilizadas no seu projeto e se precisa de fazer ajustes ao ver as cargas de trabalho e a disponibilidade no Microsoft Project.
O que pretende fazer?
Rever cargas de trabalho de recursos com a vista Utilização de Recursos
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No separador Tarefa ou Recurso , clique em Utilização de Recursos no menu pendente Ver .
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Reveja os nomes dos recursos e as tarefas atribuídas na parte tabela da vista Utilização de Recursos.
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Reveja a parte escala temporal da vista para ver como o trabalho é alocado durante o período de tempo selecionado.
Em muitas vistas de recursos, incluindo a vista Utilização de Recursos, os recursos sobreatribuídos são apresentados a vermelho. Ocorre uma sobreatribuição sempre que os unidades máximas de um recurso foram excedidos durante qualquer período de tempo. Nas folhas de recursos, o campo indicador dos recursos sobreatribuídos também inclui o indicador nivelamento de recursos, que indica que o recurso está nivelado. Verifique o indicador e reveja as atribuições de tarefas para avaliar se a sobrecarga é aceitável.
Por exemplo, suponha que duas tarefas têm uma duração de quatro horas e que ambas começam e terminam ao mesmo tempo. Se atribuir ambas as tarefas ao Bob, é tecnicamente sobreatribuído, porque durante esse período de quatro horas das duas tarefas, o Bob está a trabalhar a 200%. No entanto, se a redistribuição estiver definida para uma base diária, Bob não precisa de ser nivelado, porque durante todo o dia não excede a sua capacidade total de oito horas para trabalhar.
Nota: Juntamente com as atribuições de recursos para tarefas no projeto atualmente aberto, a vista Utilização de Recursos também apresenta atribuições de recursos de resumo. As atribuições de recursos de resumo indicam a quantidade total de trabalho a que um recurso está atribuído em todos os outros projetos. As atribuições de recursos de resumo só são apresentadas se estiver ligado ao Microsoft Project Server e se tiver uma projeto empresarial aberta. Se não quiser que as linhas de atribuição de resumo afetem os totais apresentados na vista Utilização de Recursos, pode selecionar as linhas de atribuição de resumo e, em seguida, premir DELETE.
Também pode apresentar e modificar a vista Utilização de Recursos para ver todas as atribuições de recursos e as respetivas percentagens de alocação de trabalho numa folha de horas. Esta vista mostra todas as atribuições por recurso e mostra como estes recursos são totalmente alocados a tarefas atribuídas ao longo do tempo.
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No separador Tarefa ou Recurso , clique em Utilização de Recursos no menu pendente Ver .
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No separador Formatar , clique em Adicionar Detalhes.
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Na lista Campos disponíveis , clique em Alocação por Percentagem e, em seguida, clique em Mostrar.
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Reveja a parte escala temporal da vista. No % Alloc. linha que acabou de adicionar, pode ver a percentagem do total disponível do recurso tempo de trabalho que é alocado a atribuições durante o período de tempo selecionado. Além disso, a parte da escala temporal da vista mostra o trabalho sobreatribuído do recurso e a percentagem de alocação a vermelho, o que lhe permite identificar exatamente quando o recurso fica sobreatribuído.
Sugestão: Pode ampliar o período de tempo apresentado na escala temporal (por exemplo, pode alterar a vista de dias para horas) ao clicar em Ampliar (+) localizado no canto inferior direito da janela. Da mesma forma, pode reduzir a partir do período de tempo (por exemplo, pode alterar a vista de dias para semanas) ao clicar em Reduzir (-).
Rever a disponibilidade dos recursos empresariais com o Project Online
Para localizar recursos sobreatribuídos ou suballocados num projeto ou em projetos, pode aceder a Project Online e ver um gráfico e uma tabela de disponibilidade de recursos.
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No Project Online Centro de Projetos, clique em Recursos no menu do lado esquerdo.
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Selecione o recurso ou recursos cujas informações de disponibilidade pretende ver ao selecionar a caixa de verificação junto ao respetivo nome e, em seguida, no separador Recursos , clique em Planeamento de Capacidade na secção Navegar .
Para selecionar recursos adjacentes na lista, mantenha premida a tecla SHIFT enquanto clica no primeiro e, em seguida, no último recurso. Para selecionar recursos não adjacentes, mantenha premida a tecla CTRL enquanto clica em cada recurso.
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Na secção Vistas do separador Disponibilidade , selecione uma vista de recursos.
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Para apresentar o trabalho de atribuição agrupado primeiro por recursos e, em seguida, pelos projetos em que o recurso aparece, selecione Trabalhar por Recurso.
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Para apresentar o trabalho de atribuição agrupado pelos projetos em que o recurso aparece, selecione Utilização de Recursos por Projeto.
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Para apresentar a quantidade de tempo que o recurso tem disponível para trabalhar durante um período de tempo especificado, selecione Disponibilidade Restante.
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Para apresentar a quantidade de trabalho que o recurso está atribuído a fazer, selecione Utilização de Recursos.
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Se tiver selecionado vários recursos na página anterior, pode clicar na legenda no gráfico para selecionar os recursos que pretende ver no gráfico.
A tabela Detalhes abaixo do gráfico mostra uma escala temporal que apresenta a quantidade de trabalho a que o recurso é atribuído durante o período de tempo especificado.
Sugestão: Para ver um intervalo de datas diferente no gráfico, clique em Definir Intervalos de Datas no separador Disponibilidade e, em seguida, selecione novas datas nas caixas Definir Intervalo de Datas .
Utilizar um gráfico para ver cargas de trabalho individuais
A vista Resource Graph apresenta uma barra gráfico vista da carga de trabalho e da disponibilidade de um recurso individual. Esta vista permite-lhe descobrir rapidamente se o recurso selecionado está sobreatribuído ou subalocado durante um período de tempo específico. Também pode ver a percentagem de unidades alocadas para atribuições, juntamente com a disponibilidade unidades máximas do recurso.
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No separador Recurso, selecione a vista Resource Graph na secção Ver.
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Reveja o nome do primeiro recurso na vista Resource Graph ao deslocar para a esquerda ou para a direita na janela esquerda.
Se o nome do recurso estiver listado a vermelho, o recurso será sobreatribuído. Os recursos listados a preto são alocados exatamente à capacidade total ou abaixo da respetiva capacidade.
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Reveja o gráfico de barras para ver o nível de sobreatribuição ou suballocalização.
As barras azuis (por predefinição) indicam a quantidade de trabalho alocado que está na unidade máxima ou abaixo da unidade máxima do recurso e tempo de trabalho disponibilidade para esse período de tempo. As barras vermelhas (por predefinição) indicam que o recurso está sobreatribuído porque o recurso excedeu a unidade máxima e a disponibilidade do tempo útil durante um determinado período de tempo.
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Reveja as percentagens de alocação mais elevadas que ocorrem no período de tempo mostrado, ou seja, o unidades de pico para o recurso no período de tempo.
As unidades de pico estão listadas na parte inferior do gráfico.
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Para ver o gráfico de barras do recurso seguinte, prima PAGE DOWN ou utilize a barra de deslocamento ou as teclas de seta.
Ver uma lista de recursos sobreatribuídos
Pode ver uma lista apenas dos recursos que estão sobreatribuídos ao apresentar a vista Folha de Recursos ou a vista Utilização de Recursos e, em seguida, filtrar por recursos sobreatribuídos.
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Na secção Ver , clique em Folha de Recursos ou Utilização de Recursos na lista pendente.
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No separador Ver , clique no menu pendente Filtro na secção Dados e, em seguida, clique em Recursos Sobreatribuídos.
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Para ver novamente a lista completa de recursos, clique no menu pendente Filtro e, em seguida, clique em Sem Filtro.
Nota: Mesmo sem filtrar os recursos sobreatribuídos, pode ver facilmente quais os recursos que estão sobreatribuídos, porque os respetivos nomes são apresentados a vermelho em qualquer vista Recursos. Além disso, nas vistas Folha de Recursos e Utilização de Recursos, o campo indicador irá sugerir que os recursos sobreatribuídos sejam nivelados.
As vistas de tarefas também podem ser utilizadas para apresentar sobreatribuições, embora não mostrem sobreatribuições a vermelho da forma que as vistas de recursos apresentam. Se estiver a trabalhar numa vista de tarefas, pode percorrer cada tarefa que tenha sobreatribuições de recursos, embora uma vista de tarefas não lhe mostre que recursos (ou quantos) estão sobreatribuídos.
Enquanto estiver em qualquer vista de tarefas, como o Gráfico Gantt ou o Diagrama de Rede, no separador Recurso , clique em Sobreatribuição Seguinte na secção Nível .
Agrupar recursos sobreatribuídos
Na vista Folha de Recursos ou Utilização de Recursos, pode grupo recursos que estão sobreatribuídos. Também pode agrupar recursos pelos respetivos unidades de pico, que indicam as alocações máximas de percentagem nas atribuições durante o projeto. A revisão dos recursos sobreatribuídos pela extensão das suas sobreatribuições pode ajudá-lo a concentrar-se primeiro nos recursos mais amplamente sobreatribuídos.
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Na secção Ver , clique em Folha de Recursos ou Utilização de Recursos.
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No separador Ver , clique no menu pendente Agrupar por e, em seguida, clique em Novo Agrupar Por.
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Na caixa Nome do Campo , selecione Sobreatribuído.
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Na caixa Ordem , selecione Ascendente ou Descendente.
Se clicar em Ascendente, o grupo de recursos que não estão sobreatribuídos aparece primeiro e o grupo de recursos sobreatribuídos aparece em segundo lugar.
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Para criar um agrupamento aninhado de unidades de pico, clique na caixa Depois por e, em seguida, clique em Pico.
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Forneça um nome para o agrupamento e, em seguida, clique em Aplicar.
A vista está agrupada de acordo com as suas especificações. Qualquer recurso que tenha uma atribuição superior a 100% das unidades de pico em qualquer altura durante o projeto é agrupado em Sobreatribuído: Sim. Se especificar um agrupamento aninhado de unidades de pico, poderá ter agrupamentos adicionais em cabeçalhos como Pico: 200%, Pico: 300%, etc.
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Para ver os recursos listados na respetiva ordem original na caixa Agrupar por , clique em [Sem Grupo].
Encontrar recursos com tempo disponível
Se tiver recursos sobreatribuídos, poderá querer identificar os recursos no projeto que têm tempo disponível, para que possa distribuir a carga de trabalho de forma mais uniforme. Esta capacidade também é útil se existirem tarefas adicionais não atribuídas e quiser saber quem está disponível para trabalhar mais.
A disponibilidade dos recursos é calculada com a seguinte fórmula:
Disponibilidade de Recursos = Capacidade do Recurso - (Atribuição de Recursos de Resumo + Exceções de Calendário)
A Atribuição de Recursos de Resumo é a soma de todo o trabalho realizado pelo recurso e as Exceções de Calendário são exceções no calendário base do recurso.
Para localizar recursos que podem trabalhar horas adicionais numa tarefa, pode apresentar e modificar a vista Utilização de Recursos para ver a quantidade de tempo (horas, dias ou semanas) que um recurso tem disponível para atribuições adicionais. Também pode utilizar esta vista para redistribuir o trabalho dos recursos sobreatribuídos para os subalocados.
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Na secção Ver , clique em Utilização de Recursos.
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No separador Formatar , na secção Detalhes , selecione a caixa Disponibilidade Restante .
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No Rem. Avail. (disponibilidade restante), reveja a quantidade de trabalho que representa a disponibilidade restante ou a suballocalização para cada período de tempo.
Também pode apresentar e modificar a vista Resource Graph para ver um gráfico de barras da carga de trabalho de um recurso individual, o que pode ajudá-lo a descobrir quem pode trabalhar horas adicionais numa tarefa. Pode rever informações sobre um recurso subalocado de cada vez na vista de Resource Graph. Pode ver a quantidade de trabalho disponível por período de tempo.
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Na secção Ver, clique em Resource Graph.
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No separador Formatar , clique no menu pendente Gráfico e, em seguida, selecione Disponibilidade de Trabalho.
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Para o recurso selecionado, reveja a quantidade de trabalho disponível apresentado no gráfico de barras. Percorra o escala temporal para ver suballocalização durante diferentes períodos de tempo.
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Reveja a quantidade de tempo disponível para o recurso selecionado na parte inferior do gráfico.
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Para ir para o recurso seguinte com tempo disponível, prima PAGE DOWN ou utilize a barra de deslocamento ou as teclas de seta no painel esquerdo.
