Pode haver alturas em que pretende ordenar dados, não por ordem alfabética ou numérica, mas por ordem definida pelo utilizador (também denominada ordem personalizada ou lógica). Por exemplo, ordenar dias da semana para que segunda-feira apareça primeiro faz mais sentido do que ordenar por ordem alfabética, onde sexta-feira aparece primeiro. Pode ordenar dados na vista Folha de Dados de uma tabela ou consulta ou na vista Formulário de um formulário.
O que pretende fazer?
Ordenar um número pequeno e finito de valores de campo exclusivos
Neste procedimento, irá escrever uma expressão que utiliza a função ISe para classificar os títulos dos colaboradores.
Primeiro, crie uma tabela que contenha três campos : Title, FirstName e LastName. No campo Título, introduza os seguintes valores para quatro novos registos:
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Coordenador de Vendas Interno
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Gestor de Vendas
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Representante de Vendas
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Vice-Presidente, Vendas
Nos campos NomePróprio e Apelido dos quatro registos, introduza os nomes que pretender.
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Agora, abra a tabela na vista Folha de Dados.
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No separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/Ordenação Avançadas no menu de atalho.
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Adicione os campos que pretende, como NomePróprio, Apelido e Título, à grelha.
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Clique com o botão direito do rato na linha Campo na primeira coluna em branco, clique em Zoom e, em seguida, escreva a seguinte expressão:
ISe ([Título] = "Vice-Presidente, Vendas", 1, ISe ([Título] = "Gestor de Vendas", 2, ISe ([Título] = "Representante de Vendas", 3, ISe ([Título] = "Coordenador de Vendas Internas", 4, 5))))
Título é o nome do campo que contém os valores que estão a ser classificados. Os valores entre aspas são os valores individuais armazenados no campo. O valor numérico que se segue é a classificação atribuída ao mesmo. A expressão anterior atribui a classificação de 1 a 4 a quatro títulos diferentes e atribui a classificação 5 a todas as outras. Quando efetua a ordenação, os títulos não mencionados nesta expressão recebem a mesma classificação (5).
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Na linha Ordenar da coluna que contém a expressão, clique em Ascendente.
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No separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Alternar Filtro.
A função ISe devolve o valor numérico que corresponde ao valor no campo Título. Por exemplo, se o valor no campo Título for Gestor de Vendas, o número atribuído é 2. Se existir um valor no campo Título não listado como um argumento na função ( por exemplo, Coordenador Distrital - é atribuído o número 5. Em seguida, a consulta ordena estes números por ordem ascendente.
Ordenar um grande número de valores de campo exclusivos
Se tiver um grande número de valores para classificar, uma forma melhor de ordenar os dados é através da criação de uma tabela de referência.
Suponha que a tabela Funcionários se refere a mais de 50 títulos diferentes. Primeiro, terá de criar uma tabela de referência e preparar a tabela existente para procurar a nova tabela. Em seguida, relacione as duas tabelas e crie uma consulta.
Criar uma tabela de referência e modificar a tabela existente
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Crie uma nova tabela de referência que irá armazenar os títulos. Atribua o nome tblTitles à tabela e defina os campos para os tipos de dados indicados entre parênteses, conforme mostrado na tabela seguinte:
TitleID (Numeração Automática)
Título (Texto)
1
Vice-Presidente, Vendas
2
Gestor de Vendas
3
Representante de Vendas
4
Coordenador de Vendas Interno
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Defina o campo TitleID como a chave primária.
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Modifique a tabela Employee para que procure a tabela tblTitles.
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Na vista Estrutura, altere o nome do campo Título para TitleID.
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Na coluna Tipo de Dados , altere o Tipo de Dados para Número.
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No separador Geral , em Propriedades do Campo, altere Tamanho do Campo para Número Inteiro Longo.
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Guarde a tabela e ignore o aviso sobre a perda de dados.
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Mudar para a Vista de Folha de Dados.
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Preencha a coluna Títulos com o valor TitleID que corresponde ao valor do título.
Por exemplo, para registos em que o valor Título é Gestor de Vendas, escreva 2. Para Representante de Vendas, escreva 3.
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Guarde e feche a tabela.
Relacionar as duas tabelas
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No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Relações, clique em Relações.
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No separador Estrutura , no grupo Relações , clique em Adicionar Tabelas (ou Mostrar Tabelas no Access).
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Selecione tblTitles e Funcionários e clique em Adicionar para adicioná-los à janela Relações. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.
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Arraste o campo TitleID da tabela tblTitles para o campo TitleID na tabela Funcionários.
É aberta a caixa de diálogo Editar Relações .
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Certifique-se de que os nomes de campo apresentados nas duas colunas são TitleID e também que a caixa Tipo de Relação apresenta Um-para-Muitos. Pode alterar os nomes dos campos, se necessário.
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Selecione a caixa de verificação Impor Integridade Referencial.
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Clique em Criar para criar a relação.
A caixa de diálogo Editar Relações é fechada e guarda as alterações.
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Feche o separador Relações .
Criar uma consulta
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No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.
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Na caixa de diálogo Adicionar Tabelas (Mostrar Tabela no Access), clique no separador Tabelas , faça duplo clique em Funcionários e, em seguida, faça duplo clique em tblTitles.
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Adicione os campos EmployeeID, LastName e FirstName da tabela Funcionários e o campo Título da tabela tblTitles à grelha de estrutura da consulta.
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Mudar para a Vista de Folha de Dados.
