Este tópico descreve as técnicas que pode utilizar para modificar um relatório do Access existente. Access fornece duas vistas que pode utilizar para efetuar alterações ao seu relatório: Vista esquema e Vista estrutura. A sua escolha da vista a utilizar depende da tarefa específica que está a tentar realizar. Pode acabar por utilizar ambas as vistas para fazer as suas alterações.
O que pretende fazer?
Compreender a vista Esquema
A vista esquema é a vista mais intuitiva a utilizar para modificação de relatórios e pode ser utilizada para quase todas as alterações que pretende fazer a um relatório no Access. Na vista Esquema, o relatório está realmente em execução, para que possa ver os seus dados como serão apresentados quando impressos. No entanto, também pode fazer alterações à estrutura do relatório nesta vista. Uma vez que pode ver os dados enquanto está a modificar o relatório, é uma vista muito útil para definir larguras de colunas, adicionar níveis de agrupamento ou efetuar praticamente qualquer outra tarefa que afete o aspeto e legibilidade do relatório. A ilustração seguinte mostra um relatório do Customer Phone Book na vista Esquema.
O relatório que vê na vista Esquema não é exatamente o mesmo que o relatório impresso. Por exemplo, não existem quebras de página na vista Esquema. Além disso, se tiver utilizado a Configuração da Página para formatar o relatório com colunas, as colunas não serão apresentadas na vista Esquema. No entanto, a vista Esquema dá-lhe uma aproximação muito próxima do relatório impresso. Se quiser ver o aspeto do relatório quando for impresso, utilize a opção Pré-visualizar.
Determinadas tarefas não podem ser executadas na vista Esquema e exigem que mude para a vista Estrutura. Em determinadas situações, o Access irá apresentar uma mensagem a informar que tem de mudar para a vista Estrutura para fazer uma alteração específica.
Compreender a vista Estrutura
A vista Estrutura dá-lhe uma vista mais detalhada da estrutura do seu relatório. Pode ver as bandas de cabeçalho e rodapé do relatório, página e grupos. O relatório não está realmente em execução na vista Estrutura, pelo que não pode ver os dados subjacentes enquanto trabalha; no entanto, existem determinadas tarefas que pode realizar mais facilmente na vista Estrutura do que na vista Esquema. Pode:
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Adicione uma maior variedade de controlos ao seu relatório, como etiquetas, imagens, linhas e retângulos.
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Editar as origens de controlo das caixas de texto nas próprias caixas de texto sem utilizar a folha de propriedades.
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Alterar determinadas propriedades que não estão disponíveis na vista Esquema.
A ilustração seguinte mostra um relatório do Customer Phone Book na vista Estrutura.
Alternar entre vistas
O Access fornece uma variedade de métodos para alternar entre vistas. Se o relatório já estiver aberto, pode mudar para outra vista ao efetuar um dos seguintes procedimentos:
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Clique com o botão direito do rato no relatório no Painel de Navegação e, em seguida, clique na vista que pretende no menu de atalho.
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Clique com o botão direito do rato no separador do documento ou na barra de título do relatório e, em seguida, clique na vista pretendida no menu de atalho.
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No separador Base , no grupo Ver , clique no botão Ver para alternar entre as vistas disponíveis. Em alternativa, pode clicar na seta em Ver e, em seguida, selecionar uma das vistas disponíveis no menu.
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Clique com o botão direito do rato numa área em branco do próprio relatório e, em seguida, clique na vista pretendida. Se o relatório estiver aberto na vista Estrutura, tem de clicar com o botão direito do rato fora da grelha de estrutura.
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Clique num dos pequenos ícones de vista na barra de estado do Access.
Se o relatório não estiver aberto, faça duplo clique no relatório no Painel de Navegação para o abrir na vista Relatório. Para abrir o relatório noutra vista, clique com o botão direito do rato no relatório no Painel de Navegação e, em seguida, clique na vista pretendida no menu de atalho.
Nota: Se estiver a modificar um relatório no qual utilizou a Configuração da Página para criar múltiplas colunas (por exemplo, um relatório de etiqueta de correio), só pode ver as colunas em Pré-visualizar. Quando vê o relatório na vista relatório ou na vista Esquema, o Access apresenta os dados numa única coluna.
Modificar o relatório na Vista de Esquema
Esta secção descreve algumas das modificações comuns do relatório que pode efetuar na vista Esquema.
Alterar a largura da coluna ou do campo na vista Esquema
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Clique num item na coluna que pretende ajustar.
É desenhado um limite à volta do item para indicar que o campo está selecionado.
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Arraste o limite direito ou esquerdo do limite até a coluna ter a largura pretendida.
Alterar a altura da linha ou do campo na vista Esquema
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Clique num item na linha que pretende ajustar.
É desenhado um limite à volta do item para indicar que o campo está selecionado.
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Arraste o limite superior ou inferior do limite até a linha ter a altura pretendida.
Adicionar um campo na vista Esquema
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No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.
É apresentada a lista de campos disponíveis. Se existirem campos disponíveis noutras tabelas, estes serão apresentados em Campos disponíveis noutras tabelas:.
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Arraste um campo da Lista de Campos para o relatório. À medida que move o campo, uma área realçada indicará onde o campo será colocado quando soltar o botão do rato.
Nota: Para adicionar múltiplos campos ao mesmo tempo, mantenha premida a tecla CTRL e clique em cada campo na Lista de Campos que pretende. Em seguida, solte a tecla CTRL e arraste os campos para o relatório. Os campos serão colocados adjacentes uns aos outros.
Compreender os esquemas de controlo
Os esquemas de controlo são guias que alinham os seus controlos horizontal e verticalmente para dar um aspeto uniforme ao relatório. Pode pensar num esquema de controlo como uma tabela, em que cada célula da tabela contém um controlo. Os procedimentos seguintes mostram-lhe como adicionar, remover ou reorganizar controlos em esquemas de controlo.
Os esquemas de controlo são fornecidos em duas variedades: tabular e empilhado.
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Nos esquemas de controlo tabulares, os controlos são dispostos em linhas e colunas, como uma folha de cálculo, com etiquetas na parte superior. Os esquemas de controlo tabular abrangem sempre duas secções de um relatório; independentemente da secção em que os controlos se encontram, as etiquetas encontram-se na secção acima. A ilustração seguinte mostra um esquema de controlo tabular básico.
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Em esquemas empilhados, os controlos são dispostos verticalmente, como pode ver num formulário de papel, com uma etiqueta à esquerda de cada controlo. Os esquemas empilhados estão sempre contidos numa única secção de relatório. A ilustração seguinte mostra um esquema de controlo empilhado básico.
Pode ter vários esquemas de controlo de ambos os tipos num relatório. Por exemplo, pode ter um esquema tabular para criar uma linha de dados para cada registo e, em seguida, um ou mais esquemas empilhados por baixo, contendo mais dados do mesmo registo.
Create um novo esquema de controlo
O Access cria automaticamente esquemas de controlo de colunas nas seguintes circunstâncias:
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Pode criar um novo relatório ao clicar em Relatório
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Para criar um novo relatório, clique em Relatório em Branco
Num relatório existente, pode criar um novo esquema de controlo ao fazer o seguinte:
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Selecione um controlo que pretenda adicionar ao esquema.
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Se quiser adicionar outros controlos ao mesmo esquema, mantenha premida a tecla SHIFT e selecione esses controlos.
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Execute um dos seguintes passos:
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No separador Dispor , no grupo Tabela , clique em Tabela ou Empilhada.
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Clique com o botão direito do rato no controlo ou controlos selecionados, aponte para Esquema e, em seguida, clique em Tabular ou Empilhado .
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O Access cria o esquema de controlo e adiciona-lhe os controlos selecionados.
Mudar um esquema de controlo de tabela para empilhada ou de empilhada para tabular
Para mudar um esquema completo de um tipo de esquema para o outro:
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Selecione o esquema de controlo ao clicar no seletor de esquema laranja no canto superior esquerdo do esquema.
Todas as células no esquema estão selecionadas.
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Siga um dos seguintes procedimentos:
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No separador Dispor , no grupo Tabela , clique no tipo de esquema que pretende (Tabular ou Empilhado).
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Clique com o botão direito do rato no esquema de controlo, aponte para Esquema e, em seguida, clique no tipo de esquema pretendido.
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O Access reorganiza os controlos para o tipo de esquema que selecionou.
Dividir um esquema de controlo em dois esquemas
Pode dividir um esquema de controlo em dois esquemas através do seguinte procedimento:
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Mantenha premida a tecla SHIFT e clique nos controlos que pretende mover para o novo esquema de controlo.
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Execute um dos seguintes passos:
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No separador Dispor , no grupo Tabela , clique no tipo de esquema que pretende para o novo esquema (Tabular ou Empilhado).
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Clique com o botão direito do rato nos controlos selecionados, aponte para Esquema e, em seguida, clique no tipo de esquema que pretende para o novo esquema.
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O Access cria um novo esquema de controlo e adiciona-lhe os controlos selecionados.
Reorganizar controlos num esquema de controlo
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Pode mover um controlo dentro de um esquema de controlo ao arrastá-lo para a localização pretendida. À medida que arrasta o campo, uma barra horizontal ou vertical indica onde será colocada quando soltar o botão do rato.
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Pode mover um controlo de um esquema de controlo para outro esquema de controlo do mesmo tipo. Por exemplo, pode arrastar um controlo de um esquema empilhado para outro esquema empilhado, mas não para um esquema tabular.
Adicionar controlos a um esquema de controlo
Para adicionar um novo campo do painel Lista de Campos a um esquema de controlo existente
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Basta arrastar o campo do painel Lista de Campos para o esquema. Uma barra horizontal ou vertical indica onde o campo será colocado quando soltar o botão do rato.
Para adicionar controlos existentes a um esquema de controlo existente
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Selecione o primeiro controlo que pretende adicionar ao esquema de controlo.
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Se quiser adicionar outros controlos ao mesmo esquema, mantenha premida a tecla SHIFT e selecione esses controlos. Pode selecionar controlos noutros esquemas de controlo.
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Siga um dos seguintes procedimentos:
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Se o relatório estiver aberto na vista Estrutura, arraste os campos selecionados para o esquema. Uma barra horizontal ou vertical indica onde os campos serão colocados quando soltar o botão do rato.
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Se o relatório estiver aberto na vista Esquema:
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No separador Dispor , no grupo Tabela , clique no tipo de esquema ao qual está a adicionar. Se estiver a adicionar a um esquema tabular, clique emTabela. Se estiver a adicionar a um esquema empilhado, clique emEmpilhado.
O Access cria um novo esquema e adiciona-lhe os controlos selecionados.
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Arraste o novo esquema para o esquema existente. Uma barra horizontal ou vertical indica onde os campos serão colocados quando soltar o botão do rato.
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Remover controlos de um esquema de controlo
Remover um controlo de um esquema de controlo permite-lhe colocá-lo em qualquer parte do relatório sem afetar o posicionamento de quaisquer outros controlos.
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Selecione o controlo que pretende remover do esquema. Para selecionar vários controlos, mantenha premida a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos controlos que pretende remover. Para selecionar todos os controlos no esquema, clique na caixa do seletor de esquema no canto superior esquerdo do esquema.
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Clique com o botão direito do rato num dos controlos selecionados, aponte para Esquema e, em seguida, clique em Remover Esquema.
O Access remove os controlos selecionados do esquema.
Sugestão: Para impedir que um controlo seja inserido num esquema de controlo à medida que o move, prima sem soltar a tecla CTRL e, em seguida, arraste o controlo para onde pretende.
Eliminar um campo ou coluna
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Clique no campo ou coluna a eliminar ou clique no respetivo cabeçalho de etiqueta ou coluna.
O Access desenha um limite à volta do item para indicar que está selecionado.
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Prima Delete.
Alterar a configuração da página
Utilize os grupos Tamanho da Página e Esquema de Página no separador Configurar Página para alterar o tamanho, a orientação, as margens, etc.
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Clique no separador Configurar Página .
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No grupo Tamanho da Página , clique em Tamanho para selecionar um tamanho de papel diferente.
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No grupo Tamanho da Página , clique em Margens para fazer ajustes às margens do relatório.
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No grupo Esquema de Página , clique em Vertical ou Horizontal para alterar a orientação do papel.
Alterar a formatação de um campo
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Selecione o campo que pretende formatar.
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No separador Formatar , utilize as ferramentas no grupo Tipo de Letra para aplicar a formatação que pretende.
Vincular uma caixa de texto a um campo diferente (alterar a origem de controlo de um controlo)
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Clique dentro da coluna ou do campo para o qual pretende alterar a origem de controlo.
É desenhado um limite à volta do item para indicar que o campo está selecionado.
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Se a folha de propriedades não for apresentada atualmente, prima F4 para a apresentar.
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No separador Dados da folha de propriedades, defina a propriedade OrigemDoControlo para o novo campo. Pode selecionar um campo na lista pendente ou escrever uma expressão na caixa.
Alterar a origem de registos do relatório
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Se a folha de propriedades não for apresentada, prima F4 para a apresentar.
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Na lista pendente na parte superior da folha de propriedades, clique em Relatório.
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Na folha de propriedades, clique no separador Dados.
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Na lista pendente Origem dos Registos , selecione a tabela ou consulta que pretende utilizar para uma origem de registos ou clique em
Nota: Se o relatório for atualmente baseado numa tabela, o Access pergunta se pretende criar uma consulta com base na tabela. Clique em Sim para apresentar o Construtor de Consultas e criar a consulta ou clique em Não para cancelar a operação. Se optar por criar uma consulta, a nova consulta tornar-se-á a origem de registos do relatório. Será criada como uma consulta "incorporada", ou seja, uma consulta armazenada na propriedade OrigemDosRegistos do relatório, em vez de como um objeto de consulta separado.
Moldar texto num campo
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Se a folha de propriedades não for apresentada, clique com o botão direito do rato no campo no qual pretende que o texto seja moldado e clique em Propriedades. Caso contrário, basta clicar no campo para selecioná-lo.
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No separador Formatar da folha de propriedades, defina a propriedade CanGrow comoSim.
Adicionar linhas de grelha
Se os controlos estiverem contidos num esquema de controlo, pode adicionar linhas de grelha para proporcionar uma maior separação visual entre os controlos.
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Clique em qualquer campo num esquema de controlo.
É desenhado um limite à volta do campo para indicar que está selecionado.
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No separador Dispor , no grupo Tabela , clique em Linhas de Grelha.
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Selecione o estilo de linhas de grelha que pretende na lista pendente.
Nota: Também pode adicionar linhas de grelha ao clicar com o botão direito do rato em qualquer campo num esquema de controlo, apontar para Esquema, apontar para Linhas de Grelha e, em seguida, selecionar o tipo de linhas de grelha que pretende.
Adicionar ou modificar um logótipo ou outra imagem
Os procedimentos seguintes mostram-lhe como adicionar um logótipo a um relatório com a ferramenta Logótipo e como redimensionar um controlo de imagem ou uma imagem dentro de um controlo de imagem.
Adicionar um logótipo
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No separador Estrutura , no grupo Cabeçalho/Rodapé , clique em Logótipo.
A caixa de diálogo Inserir Imagem é apresentada.
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Navegue para a pasta onde o ficheiro de logótipo está armazenado e faça duplo clique no ficheiro.
O Access adiciona o logótipo ao canto superior esquerdo do relatório.
Redimensionar um controlo que contém um logótipo ou outra imagem
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Clique no controlo que contém a imagem.
É desenhado um limite à volta do controlo para indicar que está selecionado.
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Coloque o ponteiro sobre o limite. Quando o ponteiro se transformar numa seta de duas pontas, pode arrastá-lo nas direções indicadas pelas setas para aumentar ou diminuir o controlo de imagem.
Tenha em atenção que o valor predefinido para a propriedade Modo de Tamanho de uma imagem é Clip, o que significa que a imagem permanecerá do mesmo tamanho, independentemente do tamanho ou tamanho do controlo da imagem. Se quiser que a imagem fique maior ou menor à medida que redimensiona o controlo, faça o seguinte:
Redimensionar o logótipo ou a imagem dentro do controlo
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Selecione a imagem.
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Se a folha de propriedades ainda não tiver sido apresentada, prima F4 para a apresentar.
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No separador Formatar da folha de propriedades, defina a propriedade Modo de Tamanho para a opção pretendida:
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Definição |
Descrição |
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Clip |
A imagem permanece do mesmo tamanho, independentemente do tamanho ou da dimensão do controlo da imagem. Se tornar o controlo de imagem mais pequeno do que a imagem, a imagem é recortada. |
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Esticar |
A imagem é esticada vertical e horizontalmente para corresponder ao tamanho do controlo de imagem. A proporção original da imagem não é preservada, pelo que esta definição pode resultar numa imagem distorcida, a menos que defina com precisão a altura e largura do controlo de imagem. |
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Zoom |
À medida que o controlo de imagem é redimensionado, a imagem ajusta-se para ser o maior possível sem afetar a proporção original da imagem. |
Adicionar ou editar um título de relatório
Os seguintes procedimentos mostram-lhe como adicionar ou editar uma etiqueta que contém o título do relatório.
Adicionar um título a um relatório
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No separador Estrutura , no grupo Cabeçalho/Rodapé , clique em Título.
É adicionada uma nova etiqueta ao cabeçalho do relatório e o nome do relatório é introduzido como o título do relatório.
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Quando a etiqueta é criada, o texto na etiqueta é selecionado automaticamente para que, se quiser alterar o texto, possa começar a escrever o título que pretende.
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Prima ENTER quando terminar.
Editar o título do relatório
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Faça duplo clique na etiqueta que contém o título do relatório para colocar o cursor na etiqueta.
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Escreva o texto que pretende utilizar como título do relatório e prima ENTER quando terminar.
Adicionar números de página, a data atual ou a hora atual
Os procedimentos seguintes mostram-lhe como adicionar números de página a um relatório e como adicionar a data atual ou a hora atual.
Adicionar números de página
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No separador Estrutura , no grupo Cabeçalho/Rodapé , clique em Números de Página.
É apresentada a caixa de diálogo Números de Página .
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Selecione o formato, a posição e o alinhamento que pretende para os números de página.
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Desmarque a caixa de verificação Mostrar Número da Primeira Página se não pretender um número na primeira página.
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Clique em OK.
Os números de página são adicionados ao relatório. Mude para Pré-visualizar para ver o aspeto dos números ao imprimir o relatório.
Adicionar a data ou hora
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No separador Estrutura , no grupo Cabeçalho/Rodapé , clique em Data e Hora.
A caixa de diálogo Data e Hora é apresentada.
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Se não quiser incluir a data, anule a seleção da caixa de verificação Incluir Data.
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Se quiser incluir a data, clique no formato de data que pretende.
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Se não quiser incluir a hora, anule a seleção da caixa de verificação Incluir Hora.
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Se quiser incluir a hora, clique no formato de hora que pretende.
É apresentado um exemplo da data e hora, nos formatos que escolheu, na área Exemplo da caixa de diálogo.
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Clique em OK.
Modificar o relatório na vista Estrutura
Em alguns casos, não pode efetuar determinadas modificações ao relatório na vista Esquema e, em vez disso, tem de utilizar a vista Estrutura.
Adicionar números de linha
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No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique em Caixa de Texto.
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Clique numa área aberta da secção onde pretende que os números de linha sejam apresentados. Na maioria dos casos, esta será a secção Detalhes. Irá mover a caixa de texto para a localização final mais tarde.
Quando clica no relatório, o Access cria uma nova caixa de texto desvinculada.
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Clique na etiqueta (à esquerda da nova caixa de texto) e prima DELETE.
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Clique uma vez na nova caixa de texto para selecioná-lo e, em seguida, clique novamente para posicionar o cursor na caixa de texto.
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Escreva =1 e, em seguida, prima ENTER.
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Se a folha de propriedades ainda não tiver sido apresentada, prima F4 para a apresentar.
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No separador Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Soma Em Execução como Acima de Tudo.
Nota: Se for um relatório agrupado e pretender que a numeração comece em 1 para cada grupo, defina a propriedade como Sobre Grupo.
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Redimensione a caixa de texto para uma largura mais pequena, posicionando o ponteiro sobre a alça de redimensionamento na margem direita da caixa de texto e arrastando-a para a esquerda. Deixe espaço suficiente para o maior número de linha que espera ver neste relatório.
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Se necessário, crie espaço para a caixa de texto na extremidade esquerda da secção Detalhe ao arrastar os controlos existentes nessa secção para a direita ou ao redimensionar o controlo mais à esquerda nessa secção.
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Arraste a nova caixa de texto para a localização pretendida no relatório.
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Mude para a vista Relatório, Pré-visualizar ou Vista de Esquema para ver os números de linha.
Fazer com que um cabeçalho de grupo apareça na parte superior de cada página
Para grupos que abrangem múltiplas páginas, é útil que o cabeçalho do grupo apareça na parte superior de cada página para que possa ver facilmente em que grupo se encontram os dados. Pode selecionar um cabeçalho de grupo na vista Esquema, mas é mais fácil fazê-lo na vista Estrutura.
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Faça duplo clique no seletor de secção do cabeçalho do grupo (a barra horizontal acima da secção do cabeçalho do grupo).
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No separador Formatar da folha de propriedades, defina a propriedade Repetir Secção como Sim.
Abrir um sub-relatório na sua própria janela de vista Estrutura
Quando abre um relatório na vista Estrutura, todos os sub-relatórios contidos no relatório também são abertos na vista Estrutura. No entanto, cada sub-relatório é apresentado dentro do respetivo controlo de sub-relatório, não como uma janela separada. Uma vez que o controlo do sub-relatório é, muitas vezes, demasiado pequeno para trabalhar facilmente, normalmente é mais conveniente abrir o sub-relatório na sua própria janela e, em seguida, editá-lo. Para abrir um sub-relatório numa nova janela, efetue um dos seguintes procedimentos:
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Selecione o sub-relatório e, em seguida, no separador Estrutura , no grupo Ferramentas , clique em Sub-relatório em Nova Janela.
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Clique uma vez fora do controlo de sub-relatório para se certificar de que não está selecionado e, em seguida, clique com o botão direito do rato dentro do controlo de sub-relatório e, em seguida, clique em Sub-relatório em Nova Janela.
