Facilitar a leitura dos dados de resumo com uma consulta cruzada

Ao utilizar a vista Estrutura para criar a sua consulta cruzada, pode utilizar todas as origens de registos (tabelas e consultas) que pretender. No entanto, pode manter a estrutura simples ao criar primeiro uma consulta selecionar que devolve todos os dados pretendidos e, em seguida, utilizar essa consulta como a única origem de registos da sua consulta cruzada. Para obter mais informações sobre a criação de uma consulta selecionar, consulte a secção Consulte Também.

Quando cria uma consulta cruzada na vista Estrutura, utilize as linhas Total e Cruzada na grelha de estrutura para especificar que valores de campo irão tornar-se cabeçalhos de coluna, que valores de campo irão tornar-se cabeçalhos de linha e quais os valores de campo a somar, a calcular a média, a contar ou a calcular de outra forma.

1. As definições nestas linhas determinam se o campo é um cabeçalho de linha, cabeçalho de coluna ou valor de resumo.

2. Esta definição apresenta os valores de campo como cabeçalhos de linha.

3. Esta definição apresenta os valores de campo como cabeçalhos de coluna.

4. Estas definições produzem os valores de resumo.

Criar a consulta

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

   

2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, faça duplo clique em cada tabela ou consulta que pretende utilizar como origem de registos.

   Se utilizar mais do que uma origem de registos, certifique-se de que as tabelas ou consultas estão associadas aos campos que têm em comum. Para obter mais informações sobre a associação de tabelas e consultas, consulte a secção Consulte Também.

3. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

4. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Cruzada.

5. Na janela de estrutura da consulta, faça duplo clique em cada campo que pretender utilizar como origem de cabeçalhos de linha. Pode selecionar até três campos para cabeçalhos de linha.

6. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Cruzada de cada campo de cabeçalho de linha, selecione Cabeçalho da Linha.

   Pode introduzir uma expressão na linha Critérios para limitar os resultados para esse campo. Também pode utilizar a linha Ordenar para especificar uma sequência de ordenação para um campo.

7. Na janela de estrutura da consulta, faça duplo clique no campo que pretende utilizar como a origem dos cabeçalhos de coluna. Só pode selecionar um campo para cabeçalhos de coluna.

8. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Cruzada para o campo de cabeçalho de coluna, selecione Cabeçalho da Coluna.

   Pode introduzir uma expressão na linha Critérios para limitar os resultados para o campo de cabeçalho de coluna. Contudo, a utilização de uma expressão de critérios com o campo de cabeçalho de coluna não limita o número de colunas devolvidas pela consulta cruzada. Em vez disso, limita as colunas que contêm dados. Por exemplo, suponha que tem um campo de cabeçalho de coluna com três valores possíveis: vermelho, verde e azul. Se aplicar o critério='azul' ao campo de cabeçalho de coluna, a consulta cruzada continua a apresentar uma coluna para vermelho e uma coluna para verde, mas apenas a coluna para azul contém dados.

   Se quiser limitar os valores que são apresentados como cabeçalhos de coluna, pode especificar uma lista de valores fixos com a propriedade Cabeçalhos de Coluna da consulta. Para obter mais informações, consulte a secção seguinte.

9. Na janela de estrutura da consulta, faça duplo clique no campo que pretende utilizar para calcular valores de resumo. Só pode selecionar um campo a utilizar para os valores de resumo.

10. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Total para o campo de valores de resumo, selecione uma função de agregação a utilizar para calcular os valores.

11. Na linha Cruzada para o campo de valores de resumo, selecione Valor.

    Não pode especificar critérios para ordenar num campo de valores de resumo.

12. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

Especificar valores fixos para cabeçalhos de coluna

Se pretender especificar valores fixos para utilizar cabeçalhos de coluna, pode definir a propriedade Cabeçalhos de Coluna da consulta.

1. Abra a consulta cruzada na vista Estrutura.

2. Se a folha de propriedades não estiver visível, prima F4 para a apresentar.

3. Na folha de propriedades, mesmo por cima do separador Geral, certifique-se de que o Tipo de seleção é Propriedades da Consulta. Se não for, clique num ponto vazio no espaço acima da grelha de estrutura da consulta.

4. Na folha de propriedades, no separador Geral, na propriedade Cabeçalhos de Coluna, introduza uma lista de valores separados por vírgulas que pretende utilizar como cabeçalhos de coluna.

   Alguns carateres (tal como a maioria dos sinais de pontuação) não são permitidos nos cabeçalhos de coluna. Se utilizar estes carateres na lista de valores, o Access substitui um caráter de sublinhado (_) por cada um desses carateres.

Sintaxe SQL para uma consulta cruzada

Uma consulta cruzada é expressa em SQL como uma instrução TRANSFORM. Uma instrução TRANSFORM tem a seguinte sintaxe:

Transform aggfunction
selectstatement
Campo dinâmico DINÂMICO [IN (valor1[, valor2[, ...]])]

A instrução TRANSFORM tem as seguintes partes:

Parte	Descrição
funçãodeagregação	Uma função de agregação SQL que funciona nos dados selecionados.
instruçãoselect	Uma instrução SELECT.
campodinâmico	O campo ou a expressão que pretende utilizar para criar cabeçalhos de coluna no conjunto de resultados da consulta.
valor1, valor2	Os valores fixos utilizados para criar os cabeçalhos de coluna.

A vista de SQL não limita o número de tabelas ou consultas que pode utilizar como origens de registos para uma consulta cruzada. No entanto, pode ajudar a manter a estrutura simples ao criar primeiro uma consulta selecionar que devolve todos os dados que pretende utilizar na sua consulta cruzada e, em seguida, utilizar essa consulta selecionar como a origem de registos. Para obter mais informações sobre a criação de uma consulta selecionar, consulte a secção Consulte Também.

1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Estrutura da Consulta.

2. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

3. No separador Estrutura, no grupo Vistas, clique em Ver e, em seguida, clique em Vista de SQL.

4. No separador objeto SQL, escreva ou cole o seguinte SQL:

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. Na primeira linha, depois de TRANSFORM, escreva uma expressão a utilizar para calcular valores de resumo. Por exemplo: Sum([Montante]).

   Se estiver a utilizar mais do que uma tabela ou consulta como origem de registos, inclua o nome da tabela ou consulta como parte do nome de cada campo. Por exemplo: Sum([Despesa].[Montante]).

6. Na segunda linha, depois de SELECIONAR, escreva uma lista de campos ou expressões de campo que pretende utilizar para cabeçalhos de linha. Separe os itens de lista utilizando vírgulas; por exemplo, [Orçamento].[Dept_ID], [Despesa]. [Tipo].

7. Na terceira linha, depois de FROM, escreva uma lista de tabelas e consultas que está a utilizar como origens de registos. Por exemplo: Orçamento, Despesa.

8. Na quarta linha, depois de GROUP BY, escreva a mesma lista de campos que utilizou na cláusula SELECT, no passo 6.

9. Na quinta linha, depois de PIVOT, escreva o nome de um campo ou expressão que pretende utilizar para cabeçalhos de coluna. Por exemplo: PIVOT [Orçamento].[Ano].

Por vezes, em vez de utilizar todos os valores de um campo em cabeçalhos de coluna ou linha, poderá querer agrupar os valores de um campo em intervalos e, em seguida, utilizar esses intervalos para cabeçalhos de linha ou coluna. Por exemplo, suponhamos que utiliza um campo "Idade" para cabeçalhos de coluna. Em vez de utilizar uma coluna para cada idade, poderá preferir utilizar colunas que representem intervalos de idade.

Pode utilizar a Função ISe numa expressão para criar intervalos a utilizar em cabeçalhos de linha e coluna.

1. Abra a consulta cruzada na vista Estrutura.

2. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Campo, clique com o botão direito do rato numa coluna vazia e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalho.

3. Na caixa Zoom, escreva um alias de campo, seguido de dois pontos (:).

4. Escreva ISe().

5. Dentro dos parâmetros a seguir a ISe, escreva uma expressão de comparação que defina o primeiro intervalo de valores de campo.

   Por exemplo, suponha que está a criar intervalos para um campo Idade e pretende que cada intervalo seja de vinte anos. A expressão de comparação para o primeiro intervalo é [Idade]<21.

6. Escreva uma vírgula a seguir à expressão de comparação e, em seguida, escreva um nome para o intervalo, entre aspas. O nome fornecido é o cabeçalho da consulta cruzada para valores que se inserem no intervalo.

   Por exemplo, a seguir a [Idade]<21, escreva uma vírgula e, em seguida, escreva "0 a 20 anos".

7. Escreva uma vírgula a seguir ao nome do intervalo (fora das aspas) e, em seguida, siga um dos seguintes procedimentos:

   • Para criar outro intervalo, escreva ISe() e, em seguida, repita os passos 5, 6 e 7.

   • Para o último intervalo, escreva apenas um nome para o intervalo.

     Por exemplo, uma expressão ISe totalmente aninhada que separa um campo Idade em intervalos de vinte anos poderá ter o seguinte aspeto (foram adicionadas quebras de linha por motivos de legibilidade):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     Nota: Quando o Access avalia a expressão, deixa de avaliar assim que uma das instruções ISe for avaliada como verdadeira. Não é necessário especificar o limite inferior de cada intervalo, uma vez que qualquer valor que seja inferior ao limite inferior de um determinado intervalo já terá sido avaliado como verdadeiro.

8. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Total, selecione Agrupar Por.

9. Na linha Cruzada, especifique se pretende utilizar os intervalos como cabeçalhos de linha ou cabeçalhos de coluna. Lembre-se que pode especificar entre um a três cabeçalhos de linha e um cabeçalho de coluna.

Poderá pretender que a consulta cruzada solicite dados quando for executada. Por exemplo, suponha que está a utilizar vários cabeçalhos de linha, um dos quais é País/Região. Em vez de apresentar sempre dados para cada país ou região, poderá pretender que a consulta solicite um nome e, em seguida, apresente os dados de acordo com os dados introduzidos pelo utilizador.

Pode adicionar um pedido de parâmetro a qualquer campo de cabeçalho de linha.

1. Abra a consulta cruzada na vista Estrutura.

2. Na linha Critérios para o campo de cabeçalho de linha para o qual pretende pedir introdução de dados ao utilizador, escreva o texto da pergunta entre parênteses retos. O texto da pergunta irá aparecer como um pedido quando a consulta for executada.

   Por exemplo, se escrever [Que país ou região?] na linha Critérios, quando a consulta for executada, é apresentada uma caixa de diálogo com a pergunta "Que país ou região?," uma caixa de introdução e um botão OK.

   Sugestão: Se quiser que o parâmetro seja flexível, efetue a concatenação da expressão com carateres universais, ao utilizar o operador Como. Por exemplo, em vez de utilizar [Que país ou região?] como critério, pode utilizar Como [Que país ou região?]&"*" para fazer com que o parâmetro corresponda a um intervalo de dados mais vasto. A utilização de Como não altera o aspeto do pedido de parâmetro.

3. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Parâmetros.

4. Na caixa de diálogo Parâmetros da Consulta, na coluna Parâmetros, introduza o mesmo pedido de parâmetro utilizado na linha Critérios. Inclua os parênteses retos, mas não inclua quaisquer carateres universais concatenados nem o operador Como.

5. Na coluna Tipo de Dados, selecione o tipo de dados para o parâmetro. O tipo de dados deve corresponder ao tipo de dados do campo de cabeçalho de linha.

Se o campo que pretender utilizar para calcular valores de resumo na consulta cruzada contiver valores nulos, esses valores são ignorados por qualquer função de agregação que utilizar. Para algumas funções de agregação, os resultados podem ser afetados. Por exemplo, para calcular uma média, adicione todos os valores e divida o resultado pelo número de valores. Mas se o campo contiver quaisquer valores nulos, esses valores nulos não contam como parte do número de valores.

Em alguns casos, poderá preferir substituir quaisquer valores nulos por zeros, de modo a que os valores sejam contados durante os cálculos de agregação. Pode utilizar a função Nz para substituir valores nulos por zeros.

Sintaxe de Nz

Nz ( variante [, valorsenulo ] )

A sintaxe da função Nz tem os seguintes argumentos:

Argumento	Descrição
variante	Obrigatório. Uma variável do tipo de dados Variante.
valorsenulo	Opcional (a menos que seja utilizado numa consulta). Uma Variante que fornece um valor a ser devolvido se o argumento da variante for Nulo. Este argumento permite-lhe devolver um valor diferente de zero ou uma cadeia de comprimento zero. Nota: Se utilizar a função Nz numa expressão de uma consulta sem utilizar o argumento valorsenulo, os resultados serão uma cadeia de comprimento zero nos campos que contêm valores nulos.

1. Com a consulta aberta na vista Estrutura, na grelha de estrutura da consulta, clique com o botão direito do rato no campo Valor.

2. No menu de atalho, clique em Zoom.

3. Na caixa Zoom, coloque a expressão ou o nome do campo entre parênteses e, em seguida, escreva Nz à frente dos parênteses.

4. Escreva , 0 dentro do parêntese direito.

   Por exemplo, se tiver utilizado Nz com um campo denominado "Horas Perdidas" para transformar valores nulos em zeros, a expressão concluída terá o seguinte aspeto:

Nz([Hours Lost], 0)

• Mantenha-a simples    As consultas cruzadas podem tornar-se difíceis de ler à medida que o número de combinações de linha for aumentando. Não utilize mais cabeçalhos de linha do que os necessários.

• Considere criar a consulta cruzada por passos    Não se limite a utilizar apenas tabelas. Pode começar, muitas vezes, por criar uma consulta de totais e, em seguida, utilizar essa consulta como a origem de registos para uma consulta cruzada.

• Escolha cuidadosamente o campo de cabeçalho da coluna    As folhas de dados cruzadas tendem a ser mais fáceis de ler quando o número de cabeçalhos de coluna permanece relativamente pequeno. Depois de identificar os campos que pretende utilizar como cabeçalhos, considere utilizar o campo com menos valores distintos para produzir cabeçalhos de coluna. Por exemplo, se a sua consulta calcular um valor por idade e género, considere utilizar o sexo para cabeçalhos de coluna em vez de idade, porque o sexo normalmente tem menos valores possíveis do que a idade.

• Utilizar uma subconsulta numa cláusula WHERE    Pode utilizar uma subconsulta como parte de uma cláusula WHERE numa consulta cruzada.

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