Quando executa um assistente de importação ou assistente de exportação no Access, pode guardar as definições utilizadas como uma especificação para poder repetir a operação de importação ou exportação a qualquer altura.
Primeiro tem de executar uma operação de importação ou exportação para guardar uma especificação. No entanto, pode utilizar uma especificação existente para uma operação que nunca executou antes, se a sua operação cumprir uma das seguintes condições:
-
Se a única diferença entre a operação que pretende executar e uma especificação existente for o nome do ficheiro de origem (no caso de uma operação de importação) ou ficheiro de destino (no caso de uma operação de exportação), pode alterar o nome do ficheiro de origem ou destino mencionado na especificação existente e executar a especificação.
-
Se precisar de exportar dados formatados e a única diferença entre a operação que pretende efetuar e uma especificação existente forem as definições de coluna ou filtro, pode alterar as definições de coluna ou filtro na especificação. As definições de coluna ou filtro atuais irão sempre determinar o que é exportado e não as definições que estavam em vigor na altura da criação da especificação.
Executar uma especificação de importação e exportação guardada a partir do Access
Após guardar os detalhes como uma especificação, efetue os passos seguintes quando quiser repetir a operação.
Executar a especificação
-
Abra a base de dados do Access que contém a especificação, se ainda não estiver aberta. Quando executa uma especificação de importação, a base de dados atual é a base de dados de destino. Quando executa uma especificação de exportação, a base de dados atual é a base de dados de origem.
-
Se a especificação exportar dados formatados para um livro do Excel ou um documento do Word, abra o objeto e certifique-se de que os campos que pretende exportar não estão ocultos. Da mesma forma, analise as definições de filtro para garantir que todos os registos que pretende exportar estão visíveis.
-
No separador Dados Externos, clique em Importações Guardadas ou Exportações Guardadas para abrir a caixa de diálogo Gerir Tarefas de Dados.
-
Na caixa de diálogo Gerir Tarefas de Dados, no separador Importações Guardadas ou Exportações Guardadas, clique na especificação que pretende executar.
-
Se quiser alterar o ficheiro de origem (quando estiver a executar uma operação de importação) ou o ficheiro de destino (quando estiver a executar uma operação de exportação), clique no caminho do ficheiro para editá-lo.
É importante ter em conta que pode alterar os ficheiros de origem ou destino, mas o novo ficheiro que especificar tem de cumprir todos os requisitos essenciais para concluir a operação com êxito.
-
Antes de clicar em Executar, tem de garantir que os ficheiros de origem e destino existem, que os dados de origem estão prontos para a importação e que a operação não irá substituir acidentalmente os dados no seu ficheiro de destino. Faça tudo o que faria para garantir o sucesso de uma operação baseada em assistentes antes de executar uma especificação guardada.
-
Clique em Executar.
O Access apresenta uma mensagem que comunica o estado da operação. Se a operação falhar, corrija o erro da mesma forma que faria se estivesse a utilizar o assistente.
Sugestão: Se a mensagem não identificar a causa da falha, experimente iniciar o assistente de importação ou exportação e concluir os passos nas caixas de diálogo para efetuar a mesma operação.
Executar uma especificação de importação ou exportação guardada a partir do Outlook
Se tiver configurado a especificação como uma tarefa do Outlook, pode iniciar a tarefa a partir do Outlook.
Nota: Não pode alterar o nome do ficheiro ou caminho do ficheiro externo na especificação antes de iniciar a operação quando executa a especificação a partir do Outlook. Para alterar o nome do ficheiro na especificação, inicie a operação a partir do Access em vez de uma tarefa a partir do Outlook.
Antes de iniciar a operação no Outlook, certifique-se de que o Access está instalado no seu computador e que os ficheiros de origem e destino existem. Faça tudo o que faria para garantir o sucesso de uma operação baseada em assistentes antes de executar uma especificação guardada.
Executar a especificação
-
Inicie o Outlook e clique em Tarefas no Painel de Navegação. Faça duplo clique na tarefa para abri-la.
-
No separador Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importação ou Executar Exportação. Clique em OK na mensagem de confirmação para confirmar.
Se a operação for executada com êxito, não será apresentada nenhuma mensagem. Se a operação falhar, o Access apresentará uma mensagem a explicar a causa mais provável do erro. Experimente solucionar o erro da mesma forma que faria se estivesse a utilizar o assistente.
Sugestão: Se a mensagem não identificar a causa da falha, experimente iniciar o assistente de importação ou exportação e concluir os passos nas caixas de diálogo para efetuar a mesma operação.
O que mais devo saber?
-
Para obter informações sobre como agendar especificações para que sejam executadas a horas específicas, consulte o artigo Agendar uma operação de importação ou exportação.
-
Para obter informações sobre como alterar o nome de uma especificação, eliminar especificações ou atualizar os nomes dos ficheiros de origem em especificações, consulte o artigo Gerir Tarefas de Dados.
