O Microsoft Access oferece-lhe várias opções diferentes para criar etiquetas que contenham dados armazenados nas suas tabelas do Access. O mais simples é utilizar o Assistente de Etiquetas no Access para criar e imprimir um relatório formatado para se ajustar às suas etiquetas. As etiquetas podem conter dados armazenados em tabelas do Access ou dados importados ou ligados a partir de outras origens, como livros do Microsoft Excel ou listas de contactos do Microsoft Outlook. Pode criar as etiquetas como um relatório no Access ou "intercalar" os dados com um documento do Microsoft Word e, em seguida, imprimir as etiquetas de Word. Este artigo descreve os passos envolvidos.
O que pretende fazer?
Utilizar o Access para criar e imprimir etiquetas
No Access, cria etiquetas como um relatório formatado com um tamanho de página pequeno para se ajustar à etiqueta pretendida. A utilização mais comum de etiquetas é para o correio, mas todos os dados do Access podem ser impressos num formato de etiqueta para uma variedade de finalidades. No caso de etiquetas de correio, o relatório obtém os dados de endereço das tabelas ou consultas que contêm os endereços. Imprimir o relatório dá-lhe uma única etiqueta para cada endereço da origem de registos subjacente.
Para obter mais informações sobre como ligar ou importar dados de outras origens (como o Microsoft Excel ou o Microsoft Outlook) para utilizar nas suas etiquetas, consulte o artigo Introdução à importação e exportação de dados.
O Assistente de Etiquetas faz-lhe uma série de perguntas sobre as etiquetas e os dados que pretende apresentar nas mesmas. O assistente cria o relatório, que pode personalizar, se necessário.
Create etiquetas com o Assistente de Etiquetas no Access
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No Painel de Navegação, selecione o objeto que contém os dados que pretende apresentar nas etiquetas. Normalmente, trata-se de uma tabela, de uma tabela ligada ou de uma consulta, mas também pode selecionar um formulário ou relatório.
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No separador Criar, no grupo Relatórios, clique em Etiquetas.
O Access inicia o Assistente de Etiquetas.
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Se souber o fabricante e o número de produto das etiquetas:
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Selecione o fabricante na caixa Filtrar por fabricante .
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Selecione a sua etiqueta na caixa Qual o tamanho da etiqueta que pretende?
Caso contrário, tente localizar um produto cujos valores nas Dimensões e Número entre colunas correspondam às suas etiquetas.
Se não conseguir encontrar uma etiqueta semelhante:
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Clique em Personalizar e, em seguida, clique em Novo.
É apresentada a caixa de diálogo Nova Etiqueta .
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Meça as etiquetas e introduza as medidas nas caixas adequadas na caixa de diálogo Nova Etiqueta .
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Introduza um nome para as etiquetas personalizadas na caixa de texto Nome da Etiqueta , selecione o tipo de etiqueta e a orientação que pretende e, em seguida, clique em OK.
Se já tiver criado uma etiqueta personalizada e quiser selecioná-la:
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Clique em Mostrar tamanhos de etiqueta personalizados e, em seguida, clique na etiqueta personalizada que pretende.
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Selecione Feed de folha ou Contínuo em Tipo de Etiqueta e, em seguida, clique em Seguinte.
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Selecione o nome do tipo de letra, o tamanho, a espessura e a cor do texto que pretende na etiqueta e clique em Seguinte.
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Na página O que pretende na sua etiqueta de correio do assistente, selecione os campos que pretende nas etiquetas na lista Campos disponíveis e faça duplo clique nos mesmos para adicionar à caixa Etiqueta do protótipo .
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Para adicionar espaço entre os campos na caixa Etiqueta do protótipo , prima a BARRA DE ESPAÇO.
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Para criar uma nova linha, prima ENTER.
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Para se deslocar entre campos e linhas, utilize as teclas de seta.
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Para remover um campo da caixa, prima A RETROCESSO.
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Para adicionar outro texto ou pontuação (por exemplo, uma vírgula a seguir ao nome da cidade), clique para colocar o cursor onde pretende que o texto seja apresentado e comece a escrever. Este texto será o mesmo em cada etiqueta.
Nota: Só pode adicionar campos dos seguintes tipos de dados através do Assistente de Etiquetas: Texto Curto (Texto), Texto Longo (Memorando), Número, Data/Hora, Moeda, Sim/Não ou Anexo. Para adicionar campos de outros tipos de dados, abra o relatório de etiquetas na vista Estrutura depois de concluir o Assistente de Etiquetas e, em seguida, utilize o painel Lista de Campos para adicionar os campos. Para abrir o painel Lista de Campos enquanto o relatório está aberto na vista Estrutura, prima Alt+F8.
Quando tiver os campos dispostos na etiqueta da forma que pretende, clique em Seguinte.
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Na página seguinte, pode escolher os campos nos quais pretende ordenar as etiquetas. Por exemplo, poderá querer ordenar por código postal para uma mensagem de correio grande. Selecione os campos pelos quais pretende ordenar a partir da lista Campos disponíveis e faça duplo clique nos mesmos para adicionar à caixa Ordenar por . Quando tiver terminado, clique em Seguinte.
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Na última página, introduza um nome para as suas etiquetas e clique em Concluir.
Se tiver escolhido Ver as etiquetas como serão impressas na última página do Assistente de Etiquetas, o Access apresentará as etiquetas em Pré-visualizar. Pode clicar na etiqueta para ampliar e reduzir ou utilizar o controlo de zoom na barra de estado.
Se escolheu Modificar a estrutura da etiqueta na última página do Assistente de Etiquetas, o Access apresenta o relatório de etiquetas na vista Estrutura.
Nota: Pré-visualizar é a única vista na qual pode ver as colunas tal como as expôs. Se vir o relatório na Vista de Relatório ou na Vista de Esquema, o Access apresenta todos os dados numa única coluna.
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Personalizar o aspeto da etiqueta
Se as etiquetas resultantes não irão ter o aspeto pretendido, pode personalizar o esquema ao abrir o relatório na vista Estrutura e efetuar as suas alterações. Ao trabalhar com etiquetas, normalmente é mais fácil utilizar a vista Estrutura, onde tem um controlo mais preciso sobre o esquema. Para ver os resultados das alterações efetuadas na vista Estrutura, mude para Pré-visualizar.
Se o Access apresentar uma mensagem sobre não ter espaço horizontal suficiente para apresentar os dados
Esta mensagem, quando é apresentada, é um efeito colateral das medidas de algumas etiquetas. Normalmente, ocorre quando as etiquetas se aproximam muito dos limites esquerdo e direito da folha de etiquetas. Isto pode fazer com que o assistente especifique algumas medidas que estão fora do intervalo de impressão normal e que, por sua vez, faz com que a mensagem seja apresentada quando pré-visualiza ou imprime as etiquetas.
Se estiver satisfeito com o alinhamento do texto nas etiquetas e não estiver a receber uma página em branco em todas as outras páginas, poderá querer deixar a estrutura do relatório tal como está e clicar em OK na mensagem sempre que for apresentada. Caso contrário, pode tentar ajustar algumas das opções de configuração da página, conforme descrito na secção seguinte.
Se os seus dados não estiverem a alinhar corretamente com as etiquetas
Em muitos casos, pode corrigir pequenos problemas com o esquema de etiqueta ao fazer ajustes na vista Estrutura. Pode mover os controlos e ajustar o tamanho da etiqueta alterando a largura ou altura da secção Detalhes.
Para mudar para a vista Estrutura, clique com o botão direito do rato no relatório no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista Estrutura no menu de atalho.
Se precisar de alterar as margens ou o espaçamento entre etiquetas, pode utilizar a caixa de diálogo Configurar Página na vista Estrutura:
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No separador Configurar Página , no grupo Esquema de Página , clique em Colunas. A caixa de diálogo Configurar Página é apresentada com o separador Colunas selecionado.
Pode alterar as seguintes definições nas três secções da caixa de diálogo Configurar Página :
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Section |
Opção |
Descrição |
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Definições da Grelha |
Número de Colunas |
Deve ser igual ao número de etiquetas na página. |
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Espaçamento entre Linhas |
Introduza um novo valor para aumentar ou diminuir o espaço vertical entre as linhas de etiquetas. |
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Espaçamento entre Colunas |
Introduza um novo valor para aumentar ou diminuir o espaço horizontal entre as colunas de etiquetas. |
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Tamanho da Coluna |
Largura |
Tenha em atenção as definições de margem e o espaçamento entre colunas ao definir este valor. Pode verificar e ajustar as margens ao clicar em Opções de Impressão na caixa de diálogo Configurar Página . |
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Altura |
Ajuste a altura de cada etiqueta, conforme necessário. |
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O mesmo que Detalhe |
Quando selecionada, define a largura e altura da coluna iguais à largura e altura da secção Detalhe na vista Estrutura. |
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Esquema de Coluna |
Para baixo e, em seguida, para o outro lado |
Quando selecionada, os dados da etiqueta são impressos na primeira coluna e, em seguida, na segunda coluna e assim sucessivamente. |
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Do outro lado e, em seguida, para baixo |
Quando selecionada, os dados da etiqueta são impressos na primeira linha e, em seguida, na segunda linha e assim sucessivamente. |
Nota: Também pode abrir a caixa de diálogo Configurar Página enquanto estiver em Pré-visualizar ao clicar em Colunas no separador Pré-visualizar . Quando clica em OK para fechar a caixa de diálogo, as alterações são imediatamente refletidas na Pré-visualização.
Imprimir as etiquetas
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Abra o relatório em qualquer vista (ou selecione o relatório no Painel de Navegação).
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No separador Ficheiro , clique em Imprimir e, em seguida, clique em Imprimir.
O Access mostra a caixa de diálogo Imprimir.
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Introduza as suas opções tal como impressora, intervalo de impressão e número de cópias.
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Clique em OK.
Imprimir dados do Access com o Assistente de Impressão em Série no Microsoft Word
Se os seus endereços estiverem armazenados no Access, mas quiser exportá-los para Word para que possa utilizar a respetiva funcionalidade de impressão em série para formatar e imprimir as suas etiquetas, pode utilizar o Assistente de Impressão em Série no Word.
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No Painel de Navegação, selecione a tabela ou consulta que contém os dados que pretende imprimir.
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No separador Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Word Intercalar.
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Na caixa de diálogo Assistente de Impressão em Série do Microsoft Word, se já tiver criado um documento e quiser associar os seus dados ao mesmo, clique em Ligar os seus dados a um documento do Microsoft Word existente. Caso contrário, clique em Create um novo documento e, em seguida, ligue os dados ao mesmo.
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Clique em OK.
Se escolheu Ligar os seus dados a um documento existente do Microsoft Word, é aberta a caixa de diálogo Selecionar Documento do Microsoft Word. Selecione o documento que pretende e clique em Abrir. O documento será aberto no Word.
Se optar por criar um novo documento, Word abre com um documento em branco.
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No Word, siga as instruções no painel de tarefas Impressão em Série. Quando chegar ao passo 3 do processo Word Impressão em Série (Selecionar destinatários), a origem de dados que escolheu no passo 1 deste procedimento já estará selecionada. Para obter mais informações sobre o Assistente de Impressão em Série Word, consulte Word Ajuda.
Nota: Pode utilizar Word para imprimir os seus endereços, independentemente do local onde os endereços estão armazenados. A partir de Word, pode ligar a listas de endereços armazenadas em vários programas, como o Excel, o Outlook e o Access. Em alternativa, se não tiver uma lista de endereços, pode criar uma em Word e, em seguida, imprimir etiquetas. Para obter mais informações, consulte Word Ajuda.
