Este artigo explica como contar os dados devolvidos por uma consulta no Access. Por exemplo, num formulário ou relatório, pode contar o número de itens num ou mais campos ou controlos de tabela. Também pode calcular os valores médios e encontrar os valores mais pequenos, maiores, mais antigos e mais recentes. Além disso, Access fornece uma funcionalidade denominada Linha Total que pode utilizar para contar dados numa folha de dados sem ter de alterar a estrutura da consulta.
O que pretende fazer?
Compreender formas de contar dados
Pode contar o número de itens num campo (uma coluna de valores) com a função Contar . A função Contar pertence a um conjunto de funções denominadas funções de agregação. Pode utilizar funções de agregação para efetuar um cálculo numa coluna de dados e devolver um único valor. O Access fornece várias funções de agregação para além da Contagem, tais como:
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Soma, para somar uma coluna de números.
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Média, para uma média de uma coluna de números.
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Máximo, para localizar o valor mais alto num campo.
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Mínimo, para localizar o valor mais baixo num campo.
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Desvio Padrão , para medir a largura dos valores dispersos a partir de um valor médio (uma média).
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Variância, para medir a variância estatística de todos os valores na coluna.
Access fornece duas formas de adicionar a Contagem e outras funções de agregação a uma consulta. Pode:
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Abra a consulta na vista Folha de Dados e adicione uma linha Total. A Linha Total permite-lhe utilizar uma função de agregação numa ou mais colunas de um conjunto de resultados de consulta sem ter de alterar a estrutura da consulta.
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Crie uma consulta de totais. Uma consulta de totais calcula subtotais entre grupos de registos. Por exemplo, se quiser subtotalar todas as vendas por cidade ou por trimestre, utilize uma consulta de totais para agrupar os seus registos pela categoria pretendida e, em seguida, somar os valores de vendas. Por outro lado, uma linha Total calcula os totais gerais de uma ou mais colunas (campos) de dados.
Nota: As secções de procedimentos neste documento realçam a utilização da função Contar , mas lembre-se de que pode utilizar outras funções de agregação nas linhas e consultas Totais. Para obter mais informações sobre como utilizar as outras funções de agregação, veja Referência de funções de agregação mais adiante neste artigo.
Para obter mais informações sobre formas de utilizar as outras funções de agregação, consulte o artigo Apresentar totais de colunas numa folha de dados.
Os passos nas secções seguintes explicam como adicionar uma linha Total e como utilizar uma consulta de totais para contar dados. À medida que avança, lembre-se de que a função Contar funciona num número maior de tipos de dados do que as outras funções de agregação. Por exemplo, pode executar uma função Contar em qualquer tipo de campo, exceto um que contenha dados escalares complexos e repetidos, como um campo de listas de valores múltiplos.
Por outro lado, muitas das funções de agregação só funcionam em dados em campos definidos para um tipo de dados específico. Por exemplo, a função Soma só funciona com campos definidos para os tipos de dados Número, Decimal ou Moeda. Para obter mais informações sobre os tipos de dados necessários para cada função, veja Referência de funções de agregação, mais adiante neste artigo.
Para obter informações gerais sobre tipos de dados, consulte o artigo Modificar ou alterar o conjunto de tipos de dados de um campo.
Contar dados com uma linha Total
Adicione uma linha Total a uma consulta ao abrir a consulta na vista Folha de Dados, adicionar a linha e, em seguida, selecionar a função Contar ou outra função de agregação, como Soma, Mínimo, Máximo ou Média. Os passos nesta secção explicam como criar uma consulta selecionar básica e adicionar uma linha Total.
Criar uma consulta selecionar básica
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No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.
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Faça duplo clique na tabela ou tabelas que pretende utilizar na consulta e, em seguida, clique em Fechar.
A tabela ou tabelas selecionadas são apresentadas como janelas na secção superior do estruturador de consultas. Esta figura mostra uma tabela típica no estruturador de consultas:
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Faça duplo clique nos campos das tabelas que pretende utilizar na sua consulta.
Pode incluir campos que contenham dados descritivos, como nomes e descrições, mas tem de incluir o campo que contém os valores que pretende contar.
Cada campo aparece numa coluna na grelha de estrutura da consulta.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
Os resultados da consulta são apresentados na vista de Folha de Dados.
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Opcionalmente, volte à vista Estrutura e ajuste a consulta. Para tal, clique com o botão direito do rato no separador do documento da consulta e clique em Vista Estrutura. Em seguida, pode ajustar a consulta conforme necessário ao adicionar ou remover campos de tabela. Para remover um campo, selecione a coluna na grelha de estrutura e prima DELETE.
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Opcionalmente, guarde a consulta.
Adicionar uma linha Total
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Abra a consulta na vista Folha de Dados. Clique com o botão direito do rato no separador do documento da consulta e clique em Vista de Folha de Dados.
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No Painel de Navegação, faça duplo clique na consulta. Esta ação executa a consulta e carrega os resultados para uma folha de dados.
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No separador Base, no grupo Registos, clique em Totais.
É apresentada uma nova linha Total abaixo da última linha de dados na sua folha de dados.
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Na linha Total , clique no campo que pretende somar e, em seguida, selecione Contar na lista.
Ocultar uma linha Total
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No separador Base, no grupo Registos, clique em Totais.
Para obter mais informações sobre como utilizar uma linha Total, consulte o artigo Apresentar totais de colunas numa folha de dados.
Contar dados com uma consulta de totais
Pode contar dados com uma consulta de totais em vez de uma linha Total quando precisar de contar alguns ou todos os registos devolvidos por uma consulta. Por exemplo, pode contar o número de transações de vendas ou o número de transações numa única cidade.
Normalmente, utiliza uma consulta de totais em vez de uma linha Total quando precisa de utilizar o valor resultante noutra parte da base de dados, como um relatório.
Contar todos os registos numa consulta
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No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.
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Faça duplo clique na tabela que pretende utilizar na consulta e, em seguida, clique em Fechar.
A tabela é apresentada numa janela na secção superior do estruturador de consultas.
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Faça duplo clique nos campos que pretende utilizar na consulta e certifique-se de que inclui o campo que pretende contar. Pode contar campos da maioria dos tipos de dados, sendo a exceção campos que contêm dados escalares complexos e repetidos, como um campo de listas de valores múltiplos.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.
A linha Total aparece na grelha de estrutura e a opção Agrupar Por é apresentada na linha para cada campo na consulta.
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Na linha Total , clique no campo que pretende contar e selecione Contar na lista resultante.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
Os resultados da consulta são apresentados na vista de Folha de Dados.
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Opcionalmente, guarde a consulta.
Contar registos num grupo ou categoria
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No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.
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Faça duplo clique na tabela ou tabelas que pretende utilizar na consulta e, em seguida, clique em Fechar.
A tabela ou tabelas aparecem numa janela na secção superior do estruturador de consultas.
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Faça duplo clique no campo que contém os dados da categoria e também no campo que contém os valores que pretende contar. A consulta não pode conter outros campos descritivos.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.
A linha Total aparece na grelha de estrutura e a opção Agrupar Por é apresentada na linha para cada campo na consulta.
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Na linha Total , clique no campo que pretende contar e selecione Contar na lista resultante.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
Os resultados da consulta são apresentados na vista de Folha de Dados.
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Opcionalmente, guarde a consulta.
Referência de função de agregação
A tabela seguinte lista e descreve as funções de agregação que o Access fornece para utilização na linha Total e em consultas. Lembre-se de que o Access fornece mais funções de agregação para consultas do que para a linha Total.
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Função |
Descrição |
Utilize com os seguintes tipos de dados |
|---|---|---|
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Soma |
Soma os itens numa coluna. Funciona apenas com dados numéricos e monetários. |
Número, Decimal, Moeda |
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Média |
Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna tem de conter dados numéricos, monetários ou de data/hora. A função ignora valores nulos. |
Número, Decimal, Moeda, Data/Hora |
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Contar |
Conta o número de itens numa coluna. |
Todos os tipos de dados, exceto os que contêm dados escalares de repetição complexos, como uma coluna de listas de valores múltiplos. Para obter mais informações sobre listas de valores múltiplos, consulte o artigo Criar ou eliminar um campo de valores múltiplos. |
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Máximo |
Devolve o item com o valor mais alto. Para dados de texto, o valor mais alto é o último valor alfabético e o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos. |
Número, Decimal, Moeda, Data/Hora |
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Mínimo |
Devolve o item com o valor mais baixo. Para dados de texto, o valor mais baixo é o primeiro valor alfabético e o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos. |
Número, Decimal, Moeda, Data/Hora |
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Desvio Padrão |
Mede a largura dos valores dispersos a partir de um valor médio (uma média). Para obter mais informações sobre como utilizar esta função, consulte o artigo Apresentar totais de colunas numa folha de dados. |
Número, Decimal, Moeda |
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Variância |
Mede a variância estatística de todos os valores numa coluna. Apenas pode utilizar esta função em dados numéricos e monetários. Se a tabela contiver menos de duas linhas, o Access devolve um valor nulo. Para obter mais informações sobre funções de variância, consulte o artigo Apresentar totais de colunas numa folha de dados. |
Número, Decimal, Moeda |
