A filtragem é uma forma útil de ver apenas os dados que pretende que sejam apresentados nas bases de dados do Access. Pode utilizar filtros para apresentar registos específicos num formulário, relatório, consulta ou folha de dados, ou para imprimir apenas determinados registos de um relatório, tabela ou consulta. Ao aplicar um filtro, pode limitar os dados numa vista sem alterar a estrutura do objeto subjacente.
Neste artigo
Como os filtros são úteis
Uma vez que a vista que obtém depois de aplicar um filtro contém apenas registos com os valores que selecionou, os restantes dados permanecem ocultos até limpar o filtro.
Nota: As colunas em folhas de dados e controlos em formulários e relatórios vinculados a expressões não suportam a filtragem.
Existem vários tipos de filtros e alguns deles são fáceis de aplicar e remover. O Access contém alguns filtros comuns incorporados em todas as vistas. A disponibilidade dos comandos de filtro depende do tipo e dos valores do campo.
Por exemplo, para ver os registos de pessoas cujos aniversários caem durante um mês específico, clique na coluna DataDeNascimento , no separador Base no grupo Ordenar & Filtro , clique em Filtro, clique em Filtros de Data na caixa de diálogo e, em seguida, selecione o período de data obrigatório.
1. Os filtros disponíveis dependem do tipo de dados na coluna selecionada.
2. O filtro Todas as Datas no Período ignora a parte do dia e do ano dos valores de data.
Nesta vista filtrada, verá apenas os registos nos quais a parte do mês do campo DataDe Nascimento está definida como Abril.
1. O ícone de filtro no cabeçalho da coluna e na barra do navegador de registos indica que a vista atual está filtrada na coluna DataDe Nascimento.
2. Na vista de folha de dados, ao pairar o rato sobre o cabeçalho da coluna, verá o critério de filtro atual.
Nota: Quando aplica um filtro a uma coluna que já está filtrada, o filtro anterior é removido automaticamente. Embora apenas um único filtro possa estar em vigor para um campo de cada vez, pode especificar um filtro diferente para cada campo na vista.
Por exemplo, para ver os nomes dos contactos que residem no Reino Unido cujos aniversários se enquadram em abril, pode filtrar a tabela Contactos no campo PaísRegião e também no campo DataDeNascimento. Quando filtra vários campos numa única vista, os filtros são combinados com o operador AND, da seguinte forma:
CountryRegion = UK AND month of BirthDate = April
Para reverter para a vista não filtrada: remova os filtros. Remover um filtro remove-o temporariamente da vista, para que possa voltar à vista original não filtrada.
Para alternar entre as vistas filtradas e não filtradas: no grupo Ordenar & Filtro no separador Base , clique em Alternar filtro.
Para remover permanentemente um filtro de uma vista: limpe o filtro. Para saber como limpar filtros, consulte a secção Limpar um filtro.
As definições de filtro permanecerão em vigor até fechar o objeto, mesmo que mude para outra vista do objeto. Por outras palavras, se filtrar um formulário na vista Folha de Dados, as definições de filtro continuarão em vigor mesmo que mude para a vista Formulário ou Vista de Esquema e permanecerão em vigor até fechar o formulário. Se guardar o objeto enquanto o filtro for aplicado, este estará disponível da próxima vez que abrir o objeto. Para saber mais sobre como guardar um filtro, consulte a secção Guardar um filtro neste artigo.
Selecionar e aplicar um tipo de filtro
Pode selecionar a partir de vários filtros prontos a utilizar para um tipo de dados. Estes filtros estão disponíveis como comandos de menu nas seguintes vistas: Folha de Dados, Formulário, Relatório e Esquema. Além destes filtros, também pode filtrar um formulário ou folha de dados ao preencher um formulário (denominado Filtrar por Formulário).
Se quiser mais flexibilidade e se estiver à vontade para escrever expressões, pode criar os seus próprios filtros com as opções no separador Filtrar documento.
Selecione a partir dos seguintes tipos de filtros:
Filtros comuns: para filtrar valores específicos ou um intervalo de valores.
Filtrar por Seleção: para filtrar todas as linhas numa tabela que contenham um valor que corresponda a um valor selecionado numa linha ao filtrar a vista de folha de dados.
Filtrar por formulário: para filtrar em vários campos num formulário ou folha de dados, ou se estiver a tentar encontrar um registo específico.
Filtro avançado: para filtrar, escreva onde define critérios de filtro personalizados.
Nota: Se não vir os comandos de filtro em nenhuma das vistas, o estruturador do formulário ou base de dados poderá ter desativado a filtragem. Contacte o estruturador para obter mais assistência.
Filtros comuns
Com exceção dos campos e campos do Objeto OLE que apresentam valores calculados, todos os tipos de campo oferecem filtros comuns. A lista de filtros disponíveis depende do tipo de dados e dos valores do campo selecionado.
Clique com o botão direito do rato no campo que pretende filtrar. Para filtrar em múltiplas colunas ou controlos, tem de selecionar e filtrar cada coluna ou controlo separadamente ou utilizar uma opção de filtro avançada. Veja as secções Filtrar por formulário e Filtros avançados neste artigo para obter mais informações.
Por exemplo, para ver os filtros disponíveis para o campo Datade Nascimento, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Filtro.
1. Para filtrar valores específicos, utilize a lista de caixas de verificação. A lista apresenta todos os valores atualmente apresentados no campo.
2. Para filtrar um intervalo de valores, clique num destes filtros e especifique os valores necessários. Por exemplo, para ver aniversários que se enquadram entre a data atual e o fim do ano, clique em Entre e, em seguida, especifique as datas de início e de fim adequadas na caixa de diálogo Entre . Para ver todos os aniversários que se enquadram numa data específica, clique na data e todos os aniversários incluídos nessa data específica são apresentados.
É importante ter em atenção que os valores num campo de data têm impacto na lista de filtros específicos do tipo. Se o valor de data mais recente num campo de data se enquadrar nos últimos dois anos, verá uma lista de filtros mais longa e detalhada. Se nenhuma das datas num campo tiver menos de dois anos, verá a lista de filtros mais curta.
Nota: Os filtros específicos do tipo não estão disponíveis para os campos Sim/Não, objeto OLE e anexos. A lista de valores não está disponível para campos de Texto Longo ou para campos que contenham texto formatado.
Aplicar um filtro comum
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Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes vistas: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Esquema.
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Certifique-se de que a vista ainda não está filtrada. Na barra do seletor de registos, verifique se o ícone Sem Filtro ou Sem Filtro está presente.
Sugestão: Para remover todos os filtros de um determinado objeto, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Limpar Todos os Filtros.
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Clique em qualquer parte da coluna ou controlo que corresponda ao primeiro campo que pretende filtrar e, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Filtrar.
Para aplicar um filtro comum: Aponte para Filtros de Texto (ou Número ou Data) e, em seguida, clique no filtro pretendido. Filtros como Igual a e Entre solicitam-lhe que introduza os valores necessários.
Sugestão: Determinados carateres, como *, %, e ?, têm um significado especial quando especificados numa caixa de texto de filtro. Por exemplo, * representa uma cadeia de carateres, pelo que a cadeia a* corresponderá a qualquer cadeia que comece com a e não apenas a cadeia literal a *. Para ignorar o significado especial de um caráter, coloque-o entre parênteses retos [], da seguinte forma: a[*]. Bases de dados que utilizam o tratamento padrão ANSI-89 *, ?, [, ], , -, e # como carateres especiais. As bases de dados que utilizam a norma ANSI-92 tratam os % _, [, ], ^e - como carateres especiais. Pode utilizar qualquer uma das normas com o Access, mas não pode misturar as duas normas (por exemplo, ?a*) numa expressão específica.
Para aplicar um filtro com base em valores de campo: desmarque as caixas de verificação junto aos valores nos quais não pretende filtrar e, em seguida, clique em OK.
Para filtrar um ou apenas alguns valores numa lista longa, desmarque primeiro a caixa de verificação (Selecionar Tudo) e, em seguida, selecione os valores que pretende.
Para filtrar por valores nulos (um valor nulo indica a ausência de dados) em campos de texto, número e data: na lista de caixas de verificação, desmarque a caixa de verificação (Selecionar Tudo) e, em seguida, selecione a caixa de verificação junto a (Em Branco).
Filtrar por Seleção
Para ver todas as linhas numa tabela que contêm um valor que corresponde ao valor numa linha, pode filtrar rapidamente a vista de folha de dados ao selecionar um valor específico e, em seguida, clicar no comando Seleção . A lista pendente apresenta as opções de filtragem disponíveis. Estas opções variam consoante o tipo de dados do valor selecionado. Outra forma de aceder às opções de filtro de seleção é clicar com o botão direito do rato na célula específica.
Por exemplo, se o valor 21/2/2/1967 estiver atualmente selecionado no campo Datade Nascimento, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Seleção para apresentar o filtro por comandos de seleção e, em seguida, selecione a sua opção de filtragem..
A lista de comandos também depende da quantidade do valor selecionado. Por exemplo, se selecionar apenas alguns dos carateres no valor, verá uma lista diferente de comandos, consoante a parte do campo que selecionou.
1. Filtre com o início de um valor de campo...
2. ... o meio de um valor de campo...
3. ... ou o fim de um valor de campo.
Nota: A filtragem numa seleção parcial não está disponível para campos de valores múltiplos. O comando Seleção não está disponível para anexos.
Para remover um filtro, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Alternar Filtro ou clique em Avançadas e clique em Limpar Todos os Filtros.
Aplicar um filtro com base numa seleção
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Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes vistas: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Esquema.
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Certifique-se de que a vista ainda não está filtrada. Na barra do seletor de registos, verifique se o ícone Sem Filtro ou Sem Filtro está presente.
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Desloque-se para o registo que contém o valor que pretende utilizar como parte do filtro e, em seguida, clique no interior da coluna (na vista Folha de Dados) ou no controlo (na vista Formulário, Relatório ou Esquema).
Para filtrar com base numa seleção parcial; selecione os carateres pretendidos, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Seleção e, em seguida, clique no filtro que pretende aplicar.
Filtrar por formulário
Este filtro é útil quando pretende filtrar vários campos num formulário ou folha de dados ou se estiver a tentar encontrar um registo específico. O Access cria um formulário ou folha de dados em branco semelhante ao formulário ou folha de dados original e, em seguida, permite-lhe concluir o número de campos que pretender. Quando terminar, o Access localiza os registos que contêm os valores especificados.
Nota: Não pode especificar valores de campo para campos de valores múltiplos através de filtro por formulário, nem para campos com tipo de dados Texto Longo, Hiperligação, Sim/Não ou Objeto OLE, embora possa especificar valores para outros campos no conjunto de registos.
Por exemplo, se quiser localizar todos os registos de Clientes onde o título da pessoa de contacto é Proprietário e essa pessoa estiver localizada em Portland ou em Eugene, abra a folha de dados ou formulário Clientes e, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtrar por Formulário.
Introduza o primeiro conjunto de valores e, em seguida, clique no separador Ou na parte inferior da folha de dados ou formulário e, em seguida, introduza o próximo conjunto de valores. Tenha em atenção que se pretender que um valor de campo funcione como um filtro independentemente de outros valores de campo, tem de introduzir esse valor no separador Procurar e em cada separador Ou . Cada separador Ou representa um conjunto alternativo de valores de filtro.
Para ver apenas os registos que correspondem à sua entrada: No separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Alternar Filtro.
Aplicar um filtro preenchendo um formulário
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Abra uma tabela ou consulta na vista Folha de Dados ou um formulário na vista Formulário.
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Certifique-se de que a vista ainda não está filtrada. Na barra do seletor de registos, verifique se o ícone Sem Filtro ou Sem Filtro está presente.
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No separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtrar por Formulário no menu de atalho.
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Consoante esteja a trabalhar na vista Folha de Dados ou na vista Formulário, efetue um dos seguintes procedimentos:
Vista de folha de dados: Clique na primeira linha na coluna na qual pretende filtrar, clique na seta apresentada e, em seguida, selecione um valor. Para adicionar valores adicionais, basta clicar no separador Ou na parte inferior da folha de dados e selecionar outro valor.
Vista de formulário: clique na seta que aparece no controlo e selecione um valor no qual pretende filtrar. Para adicionar valores adicionais, clique no separador Ou na parte inferior do formulário e selecione outro valor.
Sugestões: Não pode especificar valores de campo para campos de valores múltiplos com o filtro por formulário, mas pode especificar valores para um campo não de valores múltiplos no conjunto de registos.
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Para especificar uma lista de valores possíveis para um campo, utilize o operador ou . Por exemplo, especifique "Portland" ou "Oregon" no campo Cidade para filtrar por registos que contenham qualquer um dos valores.
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Para filtrar com base no estado de um controlo, como uma caixa de verificação ou botão, clique no controlo para que esteja no estado pretendido. Para devolver o controlo a uma posição neutra, para que não seja utilizado como critério para filtrar registos, certifique-se de que está indisponível (aparece desativado).
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Para filtrar por registos que tenham valores nulos (em falta), não nulos, em branco (vazios ou ""), ou que não estejam em branco, escreva É Nulo, Não É Nulo, "" ou Não "" no campo.
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Se quiser especificar dois conjuntos alternativos de critérios, por exemplo, para ver apenas os nomes dos contactos cujo valor PaísRegião é EUA e cujos aniversários se enquadram em abril, pode efetuar um dos seguintes procedimentos:
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Para obter todos os registos que cumprem qualquer um dos múltiplos conjuntos de critérios, especifique os critérios ao introduzir o primeiro conjunto de critérios, Clique no separador Ou e, em seguida, introduza o próximo conjunto de critérios. Tenha em atenção que se pretender que um valor de campo funcione como um filtro independentemente de outros valores de campo, tem de introduzir esse valor no separador Procurar e em cada separador Ou . Por outras palavras, o separador Procurar e cada separador Ou representa um conjunto alternativo de valores de filtro.
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Tenha também em atenção que sempre que adicionar um critério de campo ao separador Ou , o Access cria outro separador Ou . Isto permite-lhe especificar vários critérios "ou". O filtro devolve qualquer registo que contenha todos os valores especificados no separador Procurar ou todos os valores especificados no primeiro separador Ou ou todos os valores especificados no segundo separador Ou , etc.
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Para remover um filtro e mostrar todos os registos, clique novamente em Ativar/Desativar Filtro .
Para modificar um filtro por formulário, clique em Avançadas e, em seguida, clique novamente em Filtrar Por Formulário . O conjunto de critérios de filtro atual é apresentado.
Filtro avançado
Ocasionalmente, poderá querer aplicar um filtro que seja um tipo de filtro avançado e poderá ter de escrever o critério de filtro manualmente. Por exemplo, para localizar registos que contenham datas que ocorram nos últimos sete dias ou nos últimos seis meses.
A utilização dos filtros avançados requer a escrita de expressões. As expressões são semelhantes às fórmulas no Excel e aos critérios que especificar ao estruturar uma consulta.
Um exemplo de onde pode utilizar um filtro avançado é encontrar os nomes desses contactos cujos aniversários ocorreram durante os últimos sete dias. Depois de aplicar um filtro avançado, pode limitar ainda mais os resultados àqueles cujo país/região é EUA.
Aplicar um filtro avançado
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Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes vistas: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Esquema.
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Certifique-se de que a vista ainda não está filtrada. Na barra do navegador de registos, verifique se Nenhum Filtro aparece desativado (não está disponível). Se a barra do navegador de registos não estiver visível, clique em Avançadas no grupo Ordenar & Filtro no separador Base e, em seguida, clique em Limpar Todos os Filtros (se a opção Limpar Todos os Filtros aparecer desativada , não existem filtros em vigor).
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No separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/Ordenação Avançadas no menu de atalho.
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Adicione os campos nos quais pretende filtrar para a grelha.
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Na linha Critérios de cada campo, especifique um critério. Os critérios são aplicados como um conjunto e só são apresentados registos que correspondam a todos os critérios na linha Critérios . Para especificar critérios alternativos para um único campo, escreva o primeiro critério na linha Critérios e o segundo critério na linha Ou , etc.
Sugestões:
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Todo o conjunto de critérios na linha Or é aplicado como alternativa ao conjunto de critérios na linha Critérios . Qualquer critério que pretenda aplicar a ambos os conjuntos de critérios tem de ser escrito na linha Critérios e na linha Ou . Clique em Ativar/Desativar Filtro para ver as linhas filtradas.
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Uma boa forma de aprender a escrever critérios é aplicar um filtro comum ou um filtro baseado na seleção que produz um resultado próximo do que procura. Em seguida, com o filtro aplicado à vista, apresente o separador Filtrar objeto
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Comandos especiais no separador Filtrar documento
Estão disponíveis dois comandos especiais no separador Filtrar documento. Quando clica com o botão direito do rato em qualquer parte acima da grelha de estrutura no separador, os comandos Carregar da Consulta e Guardar Como Consulta estão disponíveis no menu de atalho.
O comando Carregar a partir da Consulta carrega a estrutura de uma consulta selecionada para a grelha. Isto permite-lhe utilizar os critérios de consulta como critérios de filtro.
O comando Guardar Como Consulta permite-lhe guardar as definições de filtro como uma nova consulta.
Remover ou aplicar novamente um filtro
Para mudar para a vista não filtrada dos dados, remova os filtros ao clicar em Filtrado na barra do navegador de registos para reverter para a vista completa.
Quando remove os filtros atuais, os filtros são temporariamente removidos de todos os campos na vista. Por exemplo, se aplicar primeiro filtros nos campos PaísRegião e DataDeNascimento e, em seguida, remover os filtros, verá todos os registos novamente.
Para reaplicar os filtros mais recentes, clique em Não Filtrado na barra do navegador de registos.
Limpar um filtro
Limpe um filtro quando já não precisar dele. Limpar um filtro elimina-o da vista e já não pode voltar a aplicá-lo ao clicar em Não Filtrado na barra de estado. Pode limpar um único filtro de um único campo ou limpar todos os filtros de todos os campos na vista.
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Para limpar um único filtro de um único campo: clique com o botão direito do rato na coluna ou controlo filtrado e, em seguida, clique em Limpar filtro do nome do campo.
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Para limpar todos os filtros de todos os campos: no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Limpar Todos os Filtros no menu de atalho.
Guardar um filtro
Poderá ser útil guardar um filtro se voltar a utilizá-lo. As definições de filtro que estão em vigor no momento em que fecha uma tabela, consulta, formulário ou relatório são guardadas automaticamente juntamente com o objeto e estão disponíveis para reaplicação. No entanto, por predefinição, as definições de filtro não são aplicadas automaticamente quando abrir o objeto em seguida.
Para garantir que os filtros atuais são aplicados automaticamente quando abre uma tabela, consulta, formulário ou relatório, a partir da folha de propriedades do objeto, defina a propriedade FilterOnLoad do objeto como Sim. A propriedade FilterOnLoad é aplicada da próxima vez que abrir o objeto. Sempre que alterar esta definição, tem de fechar o objeto e reabri-lo para aplicar a nova definição.
Nota: A definição da propriedade FilterOnLoad só é aplicada quando o objeto é carregado. Definir esta propriedade para um objeto na vista Estrutura e, em seguida, mudar para outra vista não fará com que a definição seja aplicada. Tem de fechar e reabrir o objeto para que as alterações à definição da propriedade FilterOnLoad entrem em vigor..
