Utilizar o Assistente de Agendamento no Outlook na Web

1. Inicie sessão no Outlook na Web.

2. Na parte inferior da página, selecione para aceder ao Calendário.

3. Na parte superior da página, selecione Novo evento.

4. Na caixa Convidar pessoas, introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que pretende convidar.

   Selecione opcional para adicionar participantes opcionais.

5. Na parte lateral do formulário do evento, veja os seus eventos e outras informações de ocupado dos participantes na vista diária. As informações de ocupação do participante são apresentadas a vermelho sobre os eventos do seu calendário.

   

6. Clique em qualquer parte da grelha para selecionar uma nova hora para o evento.

O assistente de agendamento pode ser utilizado antes ou depois de fornecer detalhes do evento. Se fornecer a data, a hora e a duração do evento e adicionar participantes antes de abrir o assistente de agendamento, esses dados são transferidos e pode alterá-los conforme necessário.

Ao utilizar o assistente de agendamento, pode ver imediatamente o calendário de um participante e determinar a sua disponibilidade (disponível ou ocupado) para a data e hora do evento.

Abrir o Assistente de Agendamento

1. Inicie sessão no Outlook na Web.

2. Na parte inferior da página, selecione para aceder ao Calendário.

3. Na parte superior da página, selecione Novo evento.

4. Na parte superior do formulário de evento, selecione Assistente de agendamento.

No assistente de agendamento, pode adicionar participantes e uma sala e alterar a data e hora do evento, mas não pode alterar o título do evento.

Adicionar participantes

1. No assistente de agendamento, selecione Adicionar participante necessário ou Adicionar participante opcional.

2. Escreva o nome ou endereço de e-mail da pessoa que pretende adicionar e prima ENTER.

Adicionar uma sala

1. No assistente de agendamento, selecione Adicionar uma sala.

2. Selecione uma sala a partir da lista. Pode alterar prédios ao selecionar o menu pendente na parte superior da lista.

   Quando selecionar uma lista de salas, o assistente de agendamento irá apresentar as salas de conferência e a respectiva disponibilidade.

Visualizar calendários

À medida que adiciona participantes e uma localização, as informações de calendário dos participantes serão apresentadas na grelha do calendário.

• Selecione a data na parte superior do assistente de agendamento para escolher uma nova data para a sua reunião. No calendário, selecione o mês ou utilize as teclas seta para cima ou seta para baixo para alterar o mês.

• Selecione a hora de início ou a hora de fim para alterar a data de início ou de fim da reunião.

• Utilize a barra de deslocamento na parte inferior do assistente de agendamento para ver a disponibilidade dos participantes antes ou depois do tempo que selecionou.

• Em alternativa, pode selecionar uma data e hora diretamente na grelha e redimensionar a seleção na grelha para alterar a duração do evento.

Enviar o convite para a reunião

1. Selecione concluído para guardar as alterações e fechar o assistente de agendamento.

2. Selecione Enviar para enviar o convite da reunião.

O assistente de agendamento pode ser utilizado antes ou depois de fornecer detalhes do evento. Se fornecer a data, a hora e a duração do evento e adicionar participantes antes de abrir o assistente de agendamento, esses dados são transferidos e pode alterá-los conforme necessário.

Ao utilizar o assistente de agendamento, pode ver imediatamente o calendário de um participante e determinar a sua disponibilidade (disponível ou ocupado) para a data e hora do evento.

1. Na barra de ferramentas correio ou calendário , selecione novo evento do calendário.

2. Na página de detalhes do novo evento, efetue um dos seguintes procedimentos:

   • Adicione detalhes do evento, por exemplo, título e localização, data e hora de início e de fim e outras informações, conforme necessário, adicione pessoas e, em seguida, selecione Assistente de agendamento .

   • Selecione Assistente de agendamento e, em seguida, se necessário, adicione participantes e adicione uma sala.

No painel de detalhes do assistente de agendamento, pode alterar a data e a hora em que um evento ocorre, mas não pode alterar o título do evento. A página de detalhes do evento fornece opções que não estão disponíveis com o assistente de agendamento. Estas opções incluem, por exemplo, definir um lembrete de reunião, adicionar um lembrete de e-mail para enviar e fornecer uma descrição ou outros detalhes sobre o evento.

Os participantes podem ser adicionados a um evento antes ou depois de selecionar o assistente de agendamento. Se tiver adicionado participantes na página de detalhes do evento, quando abrir o assistente de agendamento, verá os calendários dos participantes numa grelha à direita do painel de detalhes. Os passos fornecidos nesta secção são exclusivamente para adicionar um participante depois de abrir o assistente de agendamento.

1. Na caixa participantes no painel de detalhes, escreva o nome da pessoa que pretende convidar para o evento.

   

   Nota: A partir do primeiro caráter que escreve, Outlook corresponde à sua entrada e oferece os nomes das pessoas que se encontram na sua organização ou pessoas com as quais correspondeu.

2. Selecione um nome na lista de sugestões que é apresentada abaixo da caixa participantes ou selecione procurar na pasta.

   Nota: Cada pessoa que adicionar será automaticamente adicionada como Obrigatória. E o calendário de cada pessoa é apresentado (na ordem em que foram escolhidos) à direita do seu calendário no painel calendário, criar uma grelha. À medida que adiciona pessoas, verá uma contagem do número total de pessoas convidadas e de quantos conflitos existem.

   

3. Para alterar o estado de um participante, clique com o botão direito do rato no nome do participante ou, se estiver a utilizar um dispositivo de toque, toque sem soltar o nome e efetue um dos seguintes procedimentos:

   • Selecione remover para eliminar o participante. Em alternativa, selecione remover junto ao nome do participante.

   • Selecione presença opcional.

Se não adicionou uma sala à localização do evento antes de abrir o assistente de agendamento, pode adicionar uma aqui. Existe um botão Adicionar sala na parte inferior do painel de detalhes do assistente de agendamento que lhe permite ver as salas de conferência a partir da lista de endereços da sua organização. O Assistente de Agendamento apenas irá mostrar automaticamente as salas que estão disponíveis na altura que definiu neste momento, mas pode ver outras salas caso pretenda.

Se a sua organização tiver mais do que algumas salas, o administrador da organização pode ter organizado as salas em listas de salas. Listas de salas são coleções de salas que normalmente incluem caraterísticas semelhantes, como salas localizadas no mesmo edifício.

1. Selecione Adicionar sala.

2. Selecione uma sala ou selecione uma lista de salas e, em seguida, selecione uma das salas disponíveis nessa lista.

   

Após selecionar uma sala, esta será adicionada à grelha do calendário. Pode alterar a sala de conferências ao selecionar alterar sala. Para remover a sala de conferência, clique na mesma com o botão direito do rato ou, caso esteja a utilizar um dispositivo tátil, toque na sala sem soltar e, em seguida, selecione Remover.

À medida que adiciona participantes e uma localização, as informações de calendário dos participantes serão apresentadas na grelha do calendário.

Pode selecionar a vista diária ou semanal na parte superior do calendário. Se selecionar a vista semanal, a grelha do calendário irá mostrar uma vista intercalada dos calendários dos participantes.

Quando terminar de trabalhar no assistente de agendamento, efetue um dos seguintes procedimentos:

• Selecione OK para guardar as suas alterações.

• Selecione eliminar para cancelar.

Será devolvido à página detalhes do novo evento, onde pode concluir a adição de mais detalhes sobre a sua reunião, se for necessário. Quando tiver terminado, efetue um dos seguintes procedimentos:

• Selecione Enviar para enviar o convite para o evento.

• Selecione descartar para cancelar todas as suas alterações.