Suplemento de privacidade do Excel

O separador Novo (Clique no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Novo) pode fornecer-lhe assistência atualizada transferida do Office.com para livros baseados em modelos. Também pode enviar feedback sobre os modelos e fornecer uma classificação numérica para cada modelo que transferir.

Quando abre um modelo ou um ficheiro baseado num modelo, os contactos do Excel (consoante as suas definições de Ajuda online) Office.com. Envia o ID desse modelo, o programa e a versão que está a utilizar atualmente, juntamente com informações padrão do computador.

O ID do modelo é utilizado para identificar o modelo original como transferido a partir de Office.com ou incluído na sua instalação do Excel. Não identifica exclusivamente o seu livro. O ID é o mesmo para todos os utilizadores do mesmo modelo.

Se optar por criar uma ligação para uma imagem, ficheiro, origem de dados ou outro documento no seu disco rígido ou num servidor, o caminho para esse ficheiro é guardado no seu livro. Em alguns casos, a ligação pode incluir o seu nome de utilizador ou informações sobre servidores na sua rede. No caso de uma ligação de dados, pode escolher guardar um nome de utilizador ou uma palavra passe na ligação de dados.

Além disso, quando aplica um Esquema XML a um livro, é guardado um caminho para o Esquema XML que criou no livro. Em alguns casos, esse caminho pode incluir o seu nome de utilizador.

Quando cria uma função de dados de folha ou um relatório de tabela dinâmica a partir de uma origem de dados externa, os dados que pedir a partir dessa origem são armazenados como parte da sua folha de cálculo, juntamente com um identificador exclusivo para a origem de dados. O nome de utilizador da pessoa que atualizou a cache pela última vez também é armazenado.

Consoante a forma como configurou o livro ou o relatório de tabela dinâmica, apenas poderá ser apresentado um subconjunto dos dados armazenados. Para remover todos estes dados armazenados, remova a ligação à origem de dados das funções de dados da folha e remova todos os pivôs que referenciam os dados.

Quando cria um gráfico no Excel, pode filtrar os dados que selecionou para o gráfico para que apenas uma parte dos dados seja apresentada. No entanto, todos os dados selecionados são armazenados com o gráfico. Para impedir que outras pessoas alterem o seu gráfico ou vejam os respetivos dados, ao copiá-lo para um programa microsoft, cole o gráfico como um mapa de bits. Se os dados no gráfico forem de uma origem de dados externa, poderá proteger o gráfico por palavra-passe para ajudar a impedir que outras pessoas atualizem o gráfico com os dados mais recentes da origem externa. Se o gráfico for baseado nos dados do seu livro, proteger a palavra-passe do gráfico pode ajudar a impedir que outras pessoas modifiquem os dados que aparecem no seu gráfico.

Quando imprime um livro do Excel e, em seguida, guarda esse livro, o Excel guarda o caminho para a impressora com o documento. Em alguns casos, o caminho pode incluir um nome de utilizador ou nome de computador.

O Excel permite-lhe adicionar e editar texto alternativo para tabelas, formas, imagens, gráficos, gráficos SmartArt e outros objetos nos seus livros. O texto alternativo é guardado com o livro e pode conter informações pessoais adicionadas por qualquer contribuidor da apresentação. Para alguns objetos, como imagens que insere no livro, o texto alternativo predefinido inclui o caminho do ficheiro para o objeto que inserir.

O texto alternativo pode ser utilizado por funcionalidades de acessibilidade, como leitores de ecrã. O texto alternativo está disponível para qualquer pessoa que tenha acesso ao seu ficheiro.

O Excel permite-lhe aceder a uma Área de Trabalho de Documentos no SharePoint. Uma Área de Trabalho de Documentos é um espaço partilhado onde pode colaborar com outros membros da equipa num ou mais livros.

Quando acede a uma Área de Trabalho de Documentos, o Excel transfere dados do site Área de Trabalho de Documentos para lhe fornecer informações sobre esse site. Estes dados incluem:

• Nome do site

• URL ou endereço do site

• Nomes, endereços de e-mail e níveis de permissão dos utilizadores do site

• Listas de documentos, tarefas e outras informações disponíveis no site

O Excel também armazena uma lista dos sites da Área de Trabalho de Documentos que visitou no seu computador, sob a forma de cookies. Esta lista é utilizada para lhe fornecer acesso rápido aos sites que visitou anteriormente. A lista de sites que visitou não é acedida pela Microsoft e não é exposta à Internet, a menos que opte por tornar a lista mais amplamente disponível.

O serviço de fax permite-lhe enviar um fax através da Internet e organizar os faxes que enviou no Microsoft Outlook. Para utilizar o serviço de fax, tem de se inscrever com um fornecedor de serviços de fax, separado da Microsoft, que processa os faxes e os envia através da Internet. A Microsoft não recolhe quaisquer dados através da funcionalidade de serviço de fax.

Quando se inscreve no serviço de fax, o fornecedor de serviços de fax cria um pacote de registo que é armazenado pelo fornecedor de serviços de fax e pelo Excel. O pacote consiste no endereço do Web site do fornecedor de serviços de fax e num "token" que confirma o acesso ao fornecedor de serviços de fax. Quando envia um fax do Excel, este pacote de registo é anexado ao documento.

Também pode utilizar o serviço de fax para calcular o preço de um fax sem realmente enviar o fax. Se optar por calcular o preço de um fax, o Excel utiliza uma ligação encriptada para enviar o token de registo, o número de telefone para onde o fax será enviado e o número de páginas do fax para o fornecedor de serviços de fax. A Microsoft não recebe nem armazena estas informações.

O Excel permite-lhe pedir informações sobre um determinado termo ou expressão de vários fornecedores de conteúdos premium. Quando pede uma pesquisa numa determinada palavra ou expressão, o Excel utiliza a Internet para enviar o texto que pediu, o produto de software que está a utilizar atualmente, a região para a qual o sistema está definido e as informações de autorização que indicam que tem o direito de transferir informações de pesquisa, se necessário por terceiros.

O Excel envia estas informações para um serviço fornecido pela Microsoft ou por um fornecedor de terceiros que selecione. Este serviço devolve informações sobre a palavra ou expressão que pediu.

Frequentemente, as informações que recebe incluem uma ligação para informações adicionais do Web site do serviço. Se clicar nesta ligação, o fornecedor do serviço poderá adicionar um cookie ao seu sistema para o identificar para transações futuras. A Microsoft não é responsável pelas práticas de privacidade de web sites e serviços de terceiros. A Microsoft não recebe nem armazena nenhuma destas informações, a menos que tenha consultado um serviço da Microsoft.

Pode desativar a pesquisa e a referência ao fazer o seguinte:

O Excel permite-lhe traduzir todo ou parte do seu documento com um dicionário bilingue ou uma tradução automática. Pode escolher como quer traduzir o seu documento.

Pode selecionar ou introduzir uma palavra ou expressão que pretenda traduzir ou pode optar por traduzir todo o documento, em ambos os casos, ao selecionar a opção de tradução aplicável no painel Pesquisa e Referência.

Se selecionar ou introduzir uma palavra ou expressão que pretenda traduzir, a expressão que introduziu é comparada com um dicionário bilingue. Alguns dicionários bilingues estão incluídos no software e outros estão disponíveis em Office.com. Se uma palavra ou expressão introduzida não estiver no dicionário bilingue incluído no software, a palavra ou expressão é enviada desencriptado para uma Microsoft ou um serviço de tradução de terceiros.

Se quiser traduzir todo o livro, este será enviado sem encriptação para um serviço de tradução da Microsoft ou de terceiros. Tal como acontece com qualquer informação enviada sem encriptação através da Internet, poderá ser possível que outras pessoas vejam a palavra, expressão ou livro que está a traduzir.

Se optar por utilizar um dos dicionários disponíveis no Office.com ou num serviço de tradução de terceiros, o Excel utiliza a Internet para enviar o texto que pediu, o tipo de software que tem e a região e o idioma para o qual o sistema está definido. Para serviços de tradução de terceiros, o Excel também pode enviar informações de autenticação em cache anteriormente indicando que se inscreveu anteriormente para aceder ao Web site.

O Microsoft SharePoint fornece sites partilhados baseados na Web, onde pode colaborar em documentos ou reuniões.

Quando acede a um site do SharePoint, utilizando o seu browser ou qualquer programa do Office, o site guarda cookies no seu computador se tiver permissões para criar um novo subsite nesse site. Juntos, estes cookies formam uma lista de sites para os quais tem permissões. Esta lista é utilizada por vários programas do Office para lhe fornecer acesso rápido aos sites que visitou anteriormente.

A lista de sites que visitou não é acedida pela Microsoft e não é exposta à Internet, a menos que opte por tornar a lista mais amplamente disponível.

No SharePoint, quando cria um novo Web site ou lista, ou adiciona ou convida pessoas para um Web site ou lista existente, o site guarda o seguinte para cada pessoa, incluindo:

• Nome completo

• Endereço de e-mail

É adicionado um ID de utilizador a cada elemento adicionado ou modificado no site, por si ou pelos outros utilizadores. Tal como acontece com todo o conteúdo no site do SharePoint, apenas os administradores e membros do próprio site devem ter acesso a estas informações.

Todos os elementos do site SharePoint incluem dois campos: Criado Por e Modificado Por. O campo Criado Por é preenchido com o nome de utilizador da pessoa que criou originalmente o elemento e a data em que foi criado. O campo Modificado Por é preenchido com o nome de utilizador da pessoa que modificou o livro pela última vez e a data da última modificação.

Os administradores dos servidores onde estão alojados os sites do SharePoint têm acesso a alguns dados destes sites, que são utilizados para analisar os padrões de utilização do site e melhorar a percentagem de tempo que o site está disponível. Estes dados só estão disponíveis para os administradores dos servidores e não são partilhados com a Microsoft, exceto se a Microsoft estiver a alojar o site do SharePoint. Os dados capturados especificamente incluem os nomes, endereços de e-mail e permissões de todas as pessoas com acesso ao site.

Todos os utilizadores com acesso a um site específico do SharePoint podem procurar e ver todo o conteúdo disponível nesse site.

O Microsoft SharePoint fornece funcionalidades de auditoria que permitem aos administradores manter um registo de auditoria fiável sobre a forma como os utilizadores estão a trabalhar com determinados conteúdos.

Quando os administradores do SharePoint ativam a funcionalidade Auditoria, o servidor regista automaticamente na base de dados de conteúdos do SharePoint determinadas ações executadas pelo utilizador. Estas ações incluem ver, editar, dar entrada e dar saída. Para cada ação registada, o servidor regista informações de identificação sobre o ficheiro, a ação e ID do SharePoint do utilizador. Não são enviados dados à Microsoft como parte desta funcionalidade.

Esta funcionalidade está desativada por predefinição e só está disponível para os administradores dos sites do SharePoint onde o conteúdo está armazenado.

O Excel permite-lhe enviar mensagens instantâneas a partir do próprio programa e fornece-lhe a capacidade de ser alertado quando as pessoas estão online ou quando são efetuadas determinadas alterações a livros ou áreas de trabalho partilhados.

O Excel pode utilizar um cliente de mensagens instantâneas para lhe fornecer a capacidade de ver a presença online de outras pessoas e enviar-lhes mensagens. O Excel inclui um controlo Web que permite que a presença de mensagens instantâneas seja apresentada numa página Web. As páginas do Microsoft SharePoint utilizam este controlo. Estas páginas não transmitem dados de presença de volta para o servidor Web.

Este controlo Web pode ser utilizado para transmitir dados de presença do seu programa de mensagens instantâneas para o servidor Web. Por predefinição, os dados de presença só podem ser enviados para sites da intranet, sites fidedignos e sites no computador local.

O Excel utiliza formatos de ficheiro baseados em XML. Estes formatos de ficheiro XML são extensíveis, o que significa que os utilizadores podem especificar esquemas ou etiquetas adicionais nos ficheiros. Um suplemento ou outro código de terceiros também pode anexar informações de metadados adicionais a estes formatos de ficheiro XML que não são visíveis no Excel.

Pode verificar os metadados associados a um ficheiro XML ao vê-lo num visualizador de texto.

Por predefinição, se guardar comentários num ficheiro, o Excel adiciona as suas iniciais a cada comentário. Estas informações ficam disponíveis para todas as pessoas que tiverem acesso ao ficheiro.

Pode remover as suas informações pessoais destes comentários ao fazer o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Informações.

3. Clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.

Por predefinição, quando efetua alterações a um ficheiro com a funcionalidade Registar Alterações ativada, o seu nome de utilizador e/ou iniciais são armazenados no livro e associados às alterações efetuadas. Estas informações, incluindo o texto original e revisto, estão então disponíveis para qualquer pessoa que tenha acesso ao seu ficheiro.

Depois de estas alterações terem sido aceites ou rejeitadas, o seu nome é removido. Também pode remover as suas informações pessoais destas alterações ao fazer o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Informações.

3. Clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.

Em determinadas instâncias, o Excel armazena o seu nome para lhe proporcionar uma melhor experiência ao utilizar algumas funcionalidades. Por exemplo, o seu nome é armazenado nestas localizações:

• Campos de autor

• Propriedade do ficheiro AuthorName

Pode remover o seu nome destes campos e propriedades ao fazer o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Informações.

3. Clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.

As soluções do Microsoft Office criadas por outras empresas também podem incluir o seu nome ou outras informações pessoais nas propriedades personalizadas associadas ao seu ficheiro.

Se utilizar o Controlo Web do Microsoft Office, o Acesso a Dados do Microsoft Excel, o DataCalc ou outras funcionalidades que lhe permitam ligar-se diretamente a outra origem de dados, as suas informações de autorização (ID de utilizador e palavra-passe) poderão ser guardadas no seu livro. Para alterar ou eliminar estas informações de autorização, terá de alterar as propriedades da ligação com o método específico do método de ligação.

Por predefinição, todos os ficheiros guardados pelo Excel incluem propriedades de ficheiro, como as seguintes:

• Autor

• Gestor

• Empresa

• Última Gravação Por

• Nomes dos revisores de livros

Além disso, outras propriedades podem ser guardadas no ficheiro consoante as funcionalidades ou soluções de terceiros que utilizar. Por exemplo, se o livro fizer parte de um fluxo de trabalho de documentos, são guardadas propriedades de ficheiro adicionais para controlar o fluxo de trabalho.

Estas informações ficam disponíveis para todas as pessoas que tiverem acesso ao ficheiro.

Pode remover o seu nome destas propriedades ao fazer o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Informações.

3. Clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.

A funcionalidade Inspecionar Documento também pode ser utilizada para remover outros tipos de dados que podem não estar disponíveis em todas as vistas, como comentários e revisões. A Microsoft recomenda que execute a opção Inspecionar Documento em qualquer livro que pretenda disponibilizar publicamente.

Os dados e metadados ocultos também podem ser incluídos em ficheiros do Microsoft Office através do Modelo de Objetos do Microsoft Office. Por exemplo, pode tornar as imagens invisíveis no Modelo de Objetos do Microsoft Office, o que significa que não podem ser vistas quando abre o ficheiro, mas a imagem é armazenada no ficheiro e pode ser mais tarde visível.

A gravação de macros permite-lhe gravar uma sequência de ações para que possa reproduzir as ações posteriormente. Se optar por gravar uma macro, o seu nome de utilizador é guardado como um comentário no código quando a macro é criada inicialmente. Pode remover manualmente o seu nome de utilizador desta localização.

Uma assinatura digital é uma funcionalidade opcional que pode ajudá-lo a autenticar a identidade da pessoa que lhe enviou um livro. Uma assinatura digital é um valor encriptado exclusivo dos dados no livro que está a assinar. Quando envia um livro com uma assinatura digital, a assinatura é enviada para o destinatário, juntamente com os dados no livro e um certificado digital fidedigno de si (o remetente). O certificado digital é emitido por uma Autoridade de Certificação, como o VeriSign, e contém informações para autenticar o remetente e verificar se os conteúdos originais do livro não foram alterados. O Excel pode contactar automaticamente a autoridade de certificação online para verificar a assinatura digital.

Quando assina um livro, vê uma caixa de diálogo que mostra as informações incluídas na assinatura digital, como a data e hora do sistema, o número da versão do sistema operativo, o número da versão do Microsoft Office e o número da versão do Excel.

A Gestão de Direitos de Informação (IRM) permite-lhe conceder a determinados utilizadores ou grupos o direito de aceder e modificar um livro. Apesar de algumas semelhanças, a IRM não é igual à Proteção de Documentos. A IRM permite-lhe definir permissões para todo o livro para ações muito específicas, como imprimir o documento ou reencaminhar o documento para outras pessoas, bem como para ler ou editar o livro.

Quando armazena um livro com a IRM ativada, o Excel guarda no livro uma lista de todos os utilizadores que têm direitos sobre esse livro e quais são as respetivas permissões. Estas informações são encriptadas para que apenas os proprietários do livro possam aceder a estas informações.

Além disso, os livros com IRM ativada contêm licenças de conteúdo. Uma licença de conteúdo contém um endereço de e-mail, permissões e informações de autenticação. Sempre que alguém tentar abrir um livro com a IRM ativada, o Excel verifica as licenças de conteúdo guardadas no livro em relação à identidade do utilizador. Se o utilizador nunca abriu o livro, o Excel contacta um servidor IRM, verifica a identidade do utilizador, transfere uma nova licença de conteúdo para o utilizador (desde que o utilizador tenha os direitos necessários) e guarda essa licença de conteúdo no livro.

Os proprietários de livros têm a opção de evitar guardar licenças de conteúdo no livro. No entanto, se esta licença de conteúdo não for guardada no livro, o Excel tem de contactar o servidor IRM sempre que o livro for aberto. Se o Excel não estiver ligado a uma rede ou não conseguir contactar o servidor IRM, não é possível abrir o livro.

A Proteção de Livros permite-lhe proteger o seu livro do Excel de várias formas, tais como conceder apenas a determinados utilizadores os direitos de edição, fazer comentários ou ler o livro.

Quando utiliza a Proteção do Livro, é-lhe pedido que introduza os IDs de utilizador. Estes IDs de utilizador podem estar sob a forma de contas de Domínio do Windows NT (por exemplo, DOMÍNIO\nome de utilizador) ou endereços de e-mail do Windows Live ID (por exemplo, someone@example.com). Estes IDs de utilizador são armazenados sempre que concede a um utilizador os direitos de leitura ou alteração de um intervalo de texto.

É possível proteger o livro do Excel sem utilizar uma palavra-passe. Se optar por proteger o livro sem uma palavra-passe, qualquer pessoa que leia o livro pode ver os IDs de utilizador daqueles a quem foi concedido acesso. Além disso, se o livro for guardado como XML ou HTML, os IDs de utilizador estão disponíveis para qualquer pessoa que leia o ficheiro.

Se quiser restringir ainda mais o acesso aos IDs de utilizador, pode optar por guardar este ficheiro com uma palavra-passe ou com a Gestão de Direitos de Informação (IRM). Apenas o utilizador e outras pessoas a quem foi concedido acesso podem ver estes IDs de utilizador.

Quando abre determinadas versões anteriores de ficheiros do Excel no Microsoft Office, a validação de ficheiros do Office verifica se a estrutura de ficheiros corresponde à especificação da Microsoft para esse formato de ficheiro. Se o ficheiro falhar esta validação, o Microsoft Office abre-o numa Vista Protegida.

Uma cópia de cada ficheiro que falha na validação de ficheiros do Office é guardada no seu computador depois de sair do Excel. O Relatório de Erros da Microsoft pergunta periodicamente se concorda em enviar uma cópia destes ficheiros à Microsoft. Para obter mais informações sobre o Relatório de Erros da Microsoft, incluindo uma declaração de privacidade completa, consulte Declaração de Privacidade do Relatório de Erros da Microsoft.

O Excel guarda automaticamente cópias do seu livro enquanto as edita. Isto ajuda-o a recuperar livros se fechar acidentalmente um livro sem guardar as alterações. Pode optar por não guardar automaticamente cópias dos livros ao fazer o seguinte:

Pode aceder e eliminar as últimas versões guardadas dos livros guardados anteriormente ao clicar no separador Ficheiro , clicar em Informações e, em seguida, clicar no livro que pretende em Versões. Pode aceder e eliminar as últimas versões guardadas automaticamente para livros recentemente criados clicando no separador Ficheiro , clicando em Informações, clicando em Gerir Versões e, em seguida, clicando em Recuperar Livros Não Guardados. O Excel elimina periodicamente os livros guardados automaticamente se não os abrir e utilizar. Para obter mais informações, consulte Recuperar os seus ficheiros do Office.

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