Quanto mais e-mails enviar e receber, maior será a sua caixa de correio do Outlook. As caixas de correio grandes podem demorar mais tempo a abrir e a procurar, e muitos fornecedores de e-mail, incluindo Microsoft 365, limitam o tamanho máximo da sua caixa de correio. Se receber uma mensagem a informar que a sua caixa de correio ultrapassou o limite de tamanho, eliminar mensagens e pastas pode ajudar, mas se armazenar as suas informações num Ficheiro de Dados do Outlook (.pst) ou ficheiro de dados offline do Outlook (.ost), esse ficheiro de dados poderá não diminuir automaticamente.
Nota: se utilizar uma conta POP, todas as informações da sua conta de e-mail, incluindo as suas pastas, mensagens de e-mail, contactos, calendário e informações de tarefa são armazenadas num Ficheiro de Dados do Outlook (.pst). Se utilizar uma conta Microsoft 365, Exchange, IMAP ou Outlook.com, é armazenada uma cópia da sua caixa de correio num Ficheiro de Dados do Outlook (.ost) Offline.
Para reduzir o tamanho do Ficheiro de Dados do Outlook (.pst) ou do Ficheiro de Dados do Outlook Offline (.ost), pode compactar manualmente o ficheiro de dados. Selecione a sua versão do Outlook abaixo para ver instruções sobre como reduzir o tamanho de um ficheiro .pst ou .ost.
Existem várias formas de reduzir o tamanho da sua caixa de correio.
Pode utilizar a ferramenta Limpeza da Caixa de Correio para ver o tamanho da sua caixa de correio e pastas individuais. Esta ferramenta também pode ajudá-lo a procurar mensagens mais antigas ou muito grandes que possa querer eliminar ou mover para um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst).
Muitas vezes, a causa de uma caixa de correio grande é uma grande pasta Itens Eliminados. A ferramenta fornece um botão para ver o tamanho da pasta Itens Eliminados e esvaziar a pasta Itens Eliminados.
Ocasionalmente, o Outlook armazena itens em conflito numa pasta denominada Conflitos. Os conflitos ocorrem quando uma cópia de um item armazenado no servidor de e-mail está dessincronizada com uma cópia de um item armazenado no seu computador local. A ferramenta Limpeza da Caixa de Correio pode eliminar estes conflitos automaticamente.
Executar a ferramenta Limpeza da Caixa de Correio
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Clique no separador Ficheiro.
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Clique em Ferramentas > Limpeza da Caixa de Correio.
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Selecione Ver Tamanho da Caixa de Correio, Localizar itens mais antigos do que, Localizar itens maiores do que, Ver Tamanho dos Itens Eliminados, Pasta Itens Eliminados Vazios , Ver Tamanho de Conflitos ou Conflitos Vazios para efetuar a tarefa pretendida.
Utilizar a Limpeza de Conversação para remover mensagens redundantes
Num tópico de e-mail longo, muitas vezes existem inúmeras mensagens que contêm todas as mesmas informações que as mensagens anteriores. A Limpeza de Conversação pode remover essas mensagens redundantes automaticamente. Para obter mais informações, consulte Utilizar a Limpeza de Conversação para eliminar mensagens redundantes.
Procurar mensagens grandes
Pode procurar todas as mensagens maiores do que um tamanho específico na caixa De pesquisa do Outlook. Clique na caixa Procurar e escreva: messagesize:>5 mb. Esta ação irá encontrar todas as mensagens com mais de 5 MB. Pode eliminar algumas ou todas estas mensagens ou movê-las para outro Ficheiro de Dados do Outlook (.pst). Para obter mais informações sobre como mover itens, consulte Mover ou copiar uma mensagem entre pastas.
Se eliminar itens de um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst) ou ficheiro de dados offline do Outlook (.ost), o Outlook compacta automaticamente o ficheiro em segundo plano durante o tempo de inatividade, quando não está a utilizar o computador, mas o Outlook continua em execução.
Nota: o Outlook só compacta o ficheiro se existir mais de 20% de "espaço em branco" (espaço não utilizado) no ficheiro.
Também pode utilizar os seguintes passos para iniciar manualmente o processo compacto imediatamente, o que pode demorar vários minutos a concluir.
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Elimine os itens que não pretende manter e esvazie a pasta Itens Eliminados .
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Clique em Definições de Conta de > de Ficheiros > Definições da Conta.
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No separador Ficheiros de Dados , clique no ficheiro de dados que pretende compactar e, em seguida, clique em Definições.Nota: se estiver a utilizar uma conta de e-mail do Exchange ou Outlook.com, terá de clicar no separador Avançadas > Definições de Ficheiro de Dados do Outlook.
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Na caixa de diálogo Ficheiro de Dados do Outlook, clique em Compactar Agora e, em seguida, clique em OK.
Nota: Não tem de sair do Outlook depois de compactar um Ficheiro de Dados do Outlook.
