Ordenar dados num intervalo ou tabela

1. Selecione uma célula na coluna que pretende ordenar.

2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, execute um dos seguintes passos:

   • Para ordenar rapidamente por ordem ascendente, clique em (Ordenar de A a Z).

   • Para ordenar rapidamente por ordem descendente, clique em (Ordenar de Z a A).

1. Selecione uma célula na coluna que pretende ordenar.

2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, execute um dos seguintes passos:

   • Para ordenar do menor para o maior, clique em (Ordenar do Menor para o Maior).

   • Para ordenar do maior para o menor, clique em (Ordenar do Maior para o Menor).

1. Selecione uma célula na coluna que pretende ordenar.

2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, execute um dos seguintes passos:

   • Para ordenar da data ou hora mais antiga para a mais recente, clique em (Ordenar da Mais Antiga para a Mais Recente).

   • Para ordenar da data ou hora mais recente para a mais antiga, clique em (Ordenar do Mais Recente ao Mais Antigo).

É recomendável ordenar por mais do que uma coluna ou linha quando quer agrupar dados pelo mesmo valor numa coluna ou linha e, em seguida, ordenar outra coluna ou linha nesse grupo de valores iguais. Por exemplo, se tiver uma coluna Departamento e uma coluna Funcionário, pode ordenar primeiro por Departamento (para agrupar todos os funcionários no mesmo departamento) e, em seguida, ordenar por nome (para colocar os nomes por ordem alfabética em cada departamento). Pode ordenar por até 64 colunas.

1. Selecione uma das células no intervalo de dados.

   

2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar.

   

3. Na caixa de diálogo Ordenar, por baixo de Coluna, na caixa Ordenar por, selecione a primeira coluna a ordenar.

   

4. Sob Ordenar, selecione o tipo de ordenação. Execute um dos seguintes passos:

   • Para ordenar por texto, número ou data e hora, selecione Valores.

   • Para ordenar por formato, selecione Cor da Célula, Cor do Tipo de Letra ou Ícone de Célula.

5. Em Ordenar, selecione como quer ordenar. Execute um dos seguintes procedimentos:

   • Para valores de texto, selecione A a Z ou Z a A.

   • Para valores de número, selecione Do Menor ao Maior ou Do Maior ao Menor.

   • Para valores de data ou hora, selecione Mais Antigo ao Mais Recente ou Mais Recente ao Mais Antigo.

   • Para ordenar com base numa lista personalizada, selecione Lista Personalizada.

6. Para adicionar outra coluna a ordenar, clique em Adicionar Nível e repita os passos três a cinco.

   

7. Para copiar uma coluna a ordenar, selecione a entrada e, em seguida, clique em Copiar Nível.

8. Para eliminar uma coluna para ordenar, selecione a entrada e, em seguida, clique em Eliminar Nível.

   Nota: Tem de manter, pelo menos, um item na lista.

9. Para alterar a ordem pela qual as colunas estão ordenadas, selecione uma entrada e, em seguida, clique na seta Para Cima ou Para Baixo, junto ao botão Opções, para alterar a ordem.
   
   As entradas com valores mais altos na lista são ordenadas antes das entradas com valores mais baixos na lista.

Se tiver formatado, manual ou condicionalmente, um intervalo de células ou uma coluna de uma tabela com cores de célula ou cores de tipo de letra, também pode ordenar por essas cores. Do mesmo modo, pode ordenar por um conjunto de ícones que criou com a formatação condicional.

1. Selecione uma célula na coluna que pretende ordenar.

2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar.

   

3. Na caixa de diálogo Ordenar, por baixo de Coluna, na caixa Ordenar por, selecione a coluna que pretende ordenar.

   

4. Em Ordenar por, selecione Cor da Célula, Cor do Tipo de Letra ou Ícone da Célula.

   

5. Em Ordenar, clique na seta junto ao botão e, em seguida, consoante o tipo de formato, selecione uma cor de célula, cor de tipo de letra ou ícone de célula.

6. Em seguida, selecione a forma como quer ordenar. Execute um dos seguintes procedimentos:

   • Para mover a cor da célula, a cor do tipo de letra ou ícone para a parte superior ou para a esquerda, selecione Na Parte Superior para ordenação por coluna e Na Esquerda para ordenação por linha.

   • Para mover a cor da célula, a cor do tipo de letra ou ícone para a parte inferior ou para a direita, selecione Na Parte Inferior para ordenação por coluna e Na Direita para ordenação por linha.

     Nota: Não existe uma sequência de ordenação predefinida de cor da célula, cor do tipo de letra ou ícone. Tem de especificar a ordem que quer para cada operação de ordenação.

7. Para especificar a próxima cor da célula, cor do tipo de letra ou ícone para ordenar, clique em Adicionar Nível e, em seguida, repita os passos três a cinco.

   Certifique-se de que seleciona a mesma coluna na caixa Depois por e que efetua a mesma seleção em Ordenar.

   Repita o processo para cada cor de célula, cor de tipo de letra ou ícone que pretende incluir na ordenação.

Pode utilizar uma lista personalizada para ordenar por uma sequência definida pelo utilizador. Por exemplo, uma coluna poderá conter valores pelos quais quer ordenar, como Alto, Médio e Baixo. Como pode ordenar de forma a que as linhas que contêm Alto apareçam em primeiro lugar, seguidas das que contêm Médio e Baixo? Se quiser ordenar alfabeticamente, uma ordenação de "A a Z" colocaria Alto na parte superior, mas Baixo estaria antes de Médio. Se ordenasse de "Z a A", Médio estaria em primeiro lugar e Baixo estaria no meio. Independentemente da ordem, quer "Médio" sempre no meio. Ao criar a sua própria lista, poderá contornar este problema.

1. Opcionalmente, crie uma lista personalizada:

   1. Num intervalo de células, introduza os valores que pretende ordenar, pela ordem pretendida, de cima para baixo, como neste exemplo.

      

   2. Selecione o intervalo que introduziu. No exemplo anterior, selecione as células A1:A3.

   3. Aceda a Ficheiro > Opções > Avançadas > Geral > Editar Listas Personalizadas. Em seguida, na caixa de diálogo Listas Personalizadas, clique em Importar e, em seguida, clique em OK duas vezes.

      Notas: 

      • Pode criar uma lista personalizada baseada apenas num valor (texto, número e data ou hora). Não pode criar uma lista personalizada baseada num formato (cor da célula, cor do tipo de letra ou ícone).

      • O tamanho máximo para uma lista personalizada é de 255 carateres, e o primeiro caráter não pode ser um número.

2. Selecione uma célula na coluna que pretende ordenar.

3. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar.

   

4. Na caixa de diálogo Ordenar, por baixo de Coluna, na caixa Ordenar por ou Depois por, selecione a coluna que pretende ordenar por uma lista personalizada.

5. Sob Ordem, selecione Lista personalizada.

6. Na caixa de diálogo Listas Personalizadas, selecione a lista que quer. Utilizando a lista personalizada que criou no exemplo anterior, clique em Alto, Médio, Baixo.

7. Clique em OK.

1. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar.

   

2. Na caixa de diálogo Ordenar, clique em Opções.

   

3. Na caixa de diálogo Opções de Ordenação, selecione Maiúsculas e Minúsculas.

   

4. Clique duas vezes em OK.

O mais comum é ordenar de cima para baixo, mas também pode ordenar da esquerda para a direita.

1. Selecione uma célula no intervalo que pretende ordenar.

2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar.

   

3. Na caixa de diálogo Ordenar, clique em Opções.

   

4. Na caixa de diálogo Opções e Ordenação, sob Orientação, clique em Ordenar da Esquerda Para a Direita e clique em OK.

   

5. Por baixo de Linha, na caixa Ordenar por, selecione a linha que pretende ordenar. Normalmente, será a linha 1, se quiser ordenar pela linha de cabeçalho.

   

   Sugestão: Se a sua linha de cabeçalho for texto, mas quiser ordenar as colunas por números, pode adicionar uma nova linha por cima do seu intervalo de dados e adicionar números de acordo com a ordem que pretende.

6. Para ordenar por valor, selecione uma das opções do menu pendente Ordenar:

   1. Para valores de texto, selecione A a Z ou Z a A.

   2. Para valores de número, selecione Do Menor ao Maior ou Do Maior ao Menor.

   3. Para valores de data ou hora, selecione Mais Antigo ao Mais Recente ou Mais Recente ao Mais Antigo.

7. Para ordenar por cor da célula, cor do tipo de letra ou ícone de célula, efetue o seguinte:

   1. Em Ordenar por, selecione Cor da Célula, Cor do Tipo de Letra ou Ícone da Célula.

   2. Por baixo de Ordenar selecione uma cor de célula, cor de tipo de letra ou ícone e, em seguida, selecione À Esquerda ou À Direita.

Para ordenar por uma parte de um valor numa coluna, como um código de número de peça (789-WDG-34), apelido (Sónia Teixeira) ou nome próprio (Teixeira, Sónia), tem de dividir primeiro a coluna em duas ou mais colunas para que o valor pelo qual pretende ordenar esteja na respetiva coluna. Para o fazer, pode utilizar funções de texto para separar as partes das células ou pode utilizar o Assistente de Conversão de Texto para Colunas. Para obter exemplos e mais informações, consulte Dividir texto por diferentes células e Dividir texto entre colunas utilizando funções.

Felizmente, o Excel irá avisá-lo quando tentar fazer isto:

Se não queria ordenar desta forma, prima a opção Expandir a seleção. Caso contrário, selecione Continuar com a seleção atual.

Se os resultados não forem os pretendidos, clique em Anular .

Se obtiver resultados inesperados ao ordenar os seus dados, faça o seguinte:

Verificar se os valores devolvidos por uma fórmula mudaram    Se os dados que quer ordenar contiverem uma ou mais fórmulas, os valores devolvidos dessas fórmulas podem mudar quando a folha de cálculo for recalculada. Nesse caso, certifique-se de que reaplica a ordenação para obter resultados atualizados.

Mostrar linhas e colunas antes de ordenar    As colunas ocultas não são movidas quando ordena colunas e as linhas ocultas não são movidas quando ordena linhas. Antes de ordenar os dados, é boa ideia mostrar as colunas e linhas ocultas.

Verificar a definição de local    As sequências de ordenação variam consoante a definição de local. Certifique-se de que tem a definição de local adequada em Definições Regionais ou Opções Regionais e de Idioma no Painel de Controlo no seu computador. Para obter informações sobre mudar a definição de local, consulte o sistema de ajuda do Windows.

Introduza cabeçalhos de coluna em apenas uma linha    Se precisar de múltiplas etiquetas de linhas, molde o texto na célula.

Ative ou desative a linha de cabeçalho    É recomendado ter uma linha de cabeçalho quando ordena uma coluna para facilitar a compreensão do significado dos dados. Por predefinição, o valor no cabeçalho não é incluído na operação de ordenação. Ocasionalmente, poderá ter de ativar ou desativar o cabeçalho para que o valor no cabeçalho seja ou não incluído na operação de ordenação. Execute um dos seguintes procedimentos:

• Para excluir a primeira linha de dados da ordenação porque é um cabeçalho de coluna, no separador Base, no grupo Editar, clique em Ordenar e Filtrar, clique em Ordenação Personalizada e, em seguida, selecione Os meus dados têm cabeçalhos.

• Para incluir a primeira linha de dados na ordenação porque não é um cabeçalho de coluna, no separador Base, no grupo Editar, clique em Ordenar e Filtrar, clique em Ordenação Personalizada e, em seguida, desmarque Os meus dados têm cabeçalhos.