O SharePoint oferece uma experiência escalável e rica em funcionalidades para gerir conteúdos. Se tiver um grande volume de ficheiros para gerir, considere usar um modelo de site do Centro de Documentos. Este modelo está otimizado para a gestão de documentos em larga escala. Pode poupar tempo e ajudá-lo a ser mais eficiente. Versões, IDs de documentos, conjuntos de documentos, navegação de metadados e tipos de conteúdo estão incluídos no modelo.
Um site do Centro de Documentos funciona para ambos os cenários:
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Ambiente de autoria Num ambiente de autoria do Document Center, os utilizadores criam e editam milhares de documentos ou meios de comunicação que estão armazenados num repositório central.
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Arquivo de conteúdos Num arquivo de conteúdos, como uma base de conhecimento, os utilizadores armazenam ou visualizam documentos.
Este artigo diz-lhe sobre as funcionalidades num modelo do site do Document Center.
Para criar um centro de documentos, consulte usando modelos para criar diferentes tipos de sites SharePoint
O que há num site do Centro de Documentos?
O modelo do site do Centro de Documentos contém funcionalidades que tornam mais fácil e eficiente criar e gerir grandes conjuntos de documentos. Na maioria dos casos, um proprietário do site pode adicionar cada uma destas funcionalidades separadamente. O modelo do site do Centro de Documentos ativa automaticamente as funcionalidades recomendadas de gestão do documento. As seguintes secções descrevem brevemente estas características.
Pode utilizar um site do Centro de Documentos como um ambiente de criação ou um arquivo de conteúdo. Num ambiente de criação, os utilizadores frequentemente dão entrada e saída de ficheiros e criam estruturas de pastas para esses ficheiros. A versão está ativada e as versões anteriores de cada documento são mantidas. Além disso, os fluxos de trabalho podem controlar os ciclos de vida dos documentos.
Em contraste, muito pouca autoria ocorre num arquivo de conteúdos. Os utilizadores só podem visualizar ou carregar documentos. O modelo do site do Centro de Documentos suporta a criação de um tipo de arquivo de conteúdo chamado arquivos base de conhecimento. Normalmente, as bases de conhecimento contêm versões únicas de documentos, e um site pode escalar para milhões de ficheiros. Num cenário típico, como um centro de suporte técnico para uma grande organização, milhares de pessoas podem aceder ao conteúdo, principalmente para o ler. Apenas alguns iriam enviar novos conteúdos para o site.
Os seguintes itens descrevem algumas funcionalidades do SharePoint que pode incluir num site do Centro de Documentos. Além destas capacidades, algumas organizações personalizam o aspeto e a navegação de um Centro de Documentos. Alguns adicionam peças web personalizadas.
Metadados geridos é um sistema que atribui determinados termos a documentos no SharePoint. Em seguida, pode usar esses termos para classificar os documentos. Também pode usar metadados para criar uma poderosa ferramenta de navegação para os utilizadores que os ajudem a encontrar o que querem rapidamente.
Por exemplo, suponha que a sua empresa tem uma base de conhecimento que contém artigos que ajudam as pessoas a resolver problemas com produtos. Pode criar termos de metadados que permitem aos utilizadores filtrar informações por produto, por tipo de problema ou outras propriedades.
Num site do Document Center, cada pedaço de conteúdo obtém um ID único que não está relacionado com a localização do documento, como uma ligação URL. Isto significa que se mover ou mudar o nome do documento, o ID permanece o mesmo. Pode utilizar o ID para criar um link permanente para o documento e minimizar ligações partidas.
As versões são automaticamente ativadas num site do Centro de Documentos. Isto significa que tem automaticamente um histórico de todas as diferentes versões de um ficheiro. Num processo de revisão de documentos, por exemplo, isto significa que tem um registo de todas as atualizações que foram inseridas durante o ciclo de revisão. Pode rastrear atualizações, contactos e assim por diante. Além disso, se surgir um problema com a versão atual de um artigo, pode reverter rapidamente para a versão de última boa nota.
Um tipo de conteúdo é um tipo específico de conteúdo, juntamente com um grupo de definições para o conteúdo. Quando alguém cria um documento de um tipo de conteúdo definido, recebe automaticamente todas as definições apropriadas para esse tipo de conteúdo. Um Centro de Documentos pode ter uma coleção de tipos de conteúdo – diferentes tipos de documentos, vídeo, modelos, e assim por diante.
O Organizador de Conteúdos não está incluído automaticamente num site do Centro de Documentos, no entanto, muitos utilizadores acrescentam-no. O Content Organizer é uma funcionalidade sharePoint que permite gerir a organização global e estrutura de itens. Ao utilizar metadados ou tipos de conteúdo, o Content Organizer pode encaminhar automaticamente documentos e outros itens para locais específicos. Por exemplo, numa base de conhecimento, poderá ter o Content Organizer a encaminhar automaticamente todas as novas submissões para uma biblioteca especial que recolhe artigos para um produto específico.
