Quando configurar SharePoint no Microsoft 365 em Microsoft 365, provavelmente tem documentos e ficheiros que pretende adicionar ao seu Site de Equipa. Aqui estão algumas formas de adicionar diferentes tipos de conteúdo ao seu site.
Nota: Para obter um artigo sobre como configurar sites OneDrive para o trabalho ou para a escola e Team para que possa usá-los juntos, consulte o Armazenamento e partilha de ficheiros do Office 365.
Neste artigo
Antes de começar
Antes de começar a mover ficheiros, verifique quanto armazenamento tem para SharePoint no Microsoft 365 em Microsoft 365. Para obter informações sobre os limites de armazenamento para SharePoint no Microsoft 365, consulte Os Limites do SharePoint.
Sugestão: É importante lembrar que em Microsoft 365, os limites de armazenamento para SharePoint no Microsoft 365 (o seu Team Site) diferem dos limites de armazenamento para Exchange Online (para contas de e-mail). Para obter mais informações sobre os limites de armazenamento de caixas de correio, consulte destinatários,no Microsoft 365 Descrições de Serviço para Troca Online.
O próximo passo é analisar o conteúdo que tem atualmente. Isto inclui documentos, imagens, formulários, e assim por diante.
Sugestão: No File Explorer, procure os ficheiros existentes por tamanho e data. Isto pode ajudá-lo a identificar rapidamente os ficheiros que foram usados recentemente, ou são muito grandes.
Pense na quantidade de conteúdo que é usado regularmente e se pretende guardar tudo em Microsoft 365. Tal como farias quando te mudas para uma casa mais pequena, o objetivo é decidir o que vai caber no novo site. Por exemplo, se a sua organização agora usa mais armazenamento do que o limite de Microsoft 365 para SharePoint no Microsoft 365, tem de tomar decisões como estas:
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Que ficheiros pretende mover?
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Quer comprar mais espaço de armazenamento?
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Deve pretender ter espaço para o seu site crescer? (Definitivamente vai)
Se a sua organização for grande ou complexa, considere convidar um especialista para o ajudar. Pode encontrar assistência respeitável no Microsoft Pinpoint. A Pinpoint é uma forma rápida e fácil para empresas de todo o mundo encontrarem especialistas e serviços profissionais certificados da Microsoft
Criar pastas, bibliotecas e subsites
Depois de identificar o conteúdo que quer mover, pense em como quer organizá-lo. Pode querer começar por enviar ficheiros para a biblioteca de documentos no seu Site de Equipa. É uma boa ideia organizar o conteúdo, especialmente se espera que venha a ter muitos ficheiros. À medida que o volume de conteúdo cresce, pode criar bibliotecas documentais adicionais, formar bibliotecas e bibliotecas de imagens para armazenar esse conteúdo. Também pode criar subsites para diferentes tipos de documentos ou projetos.
Para obter mais informações sobre como planear uma estrutura para organizar o conteúdo no seu site, consulte Planear o conteúdo para o seu Site de Equipa.
Upload de documentos, fotos e ficheiros
Para fazer upload de ficheiros, tais como documentos do Word, ficheiros PDF ou fotos JPG, faça o upload para uma biblioteca ou uma pasta numa biblioteca.
Nota: O tamanho máximo do ficheiro para um único ficheiro que pode ser enviado para uma biblioteca SharePoint no Microsoft 365 é atualmente de 2GB. Além disso, só é possível carregar 100 ou menos ficheiros de cada vez.
A melhor maneira de o fazer depende do número de ficheiros. Primeiro navegue pela biblioteca de destino e, em seguida, use esta tabela para escolher um método:
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Número de ficheiros |
Método de upload |
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Documento único |
Selecione Novo Documento > CARREGAR O FICHEIRO EXISTENTEe, em seguida, navegue para o ficheiro no seu computador. |
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Muitos documentos e pastas |
Selecione o botão Abrir com Explorador no separador Biblioteca da fita. Em seguida, arraste e largue os ficheiros utilizando o File Explorer. |
Para obter mais informações, consulte upload, criar ou apagar ficheiros numa biblioteca.
Nota: Existem certos tipos de ficheiros que não podem ser enviados para uma biblioteca. Para obter uma lista destes, consulte o artigo Tipos de ficheiros que não podem ser adicionados a uma lista ou biblioteca.
Considere criar listas de SharePoint para contactos, calendários e folhas de cálculo
Todas as empresas têm dados de várias formas, tais como calendários, tarefas e folhas de cálculo. Para este tipo de dados, pode mover ou converter esse conteúdo numa lista no seu site. Por exemplo, pode converter a sua lista de contactos comerciais numa lista de Contactos. Além disso, pode converter calendários para um calendário SharePoint, que é um tipo especial de lista.
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Para aprender a criar um calendário de grupo em SharePoint no Microsoft 365, veja este vídeo: Vídeo: Crie o seu próprio calendário.
Se utilizar agora as folhas de cálculo do Microsoft Excel para rastrear as informações, pode enviar estas folhas de cálculo diretamente para uma biblioteca de documentos em SharePoint no Microsoft 365. Ou pode importar uma folha de cálculo como SharePoint listas. Como muitas pessoas podem atualizar uma lista ao mesmo tempo, SharePoint listas ajudam a incentivar a colaboração. Pode criar diferentes pontos de vista de listas para expor exatamente a informação que pretende.
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Para saber mais sobre trabalhar com listas, consulte Formação: Criar e configurar uma lista.
Considere soluções SharePoint para necessidades normais de negócio
Outra forma de mover o conteúdo é usar uma solução SharePoint para gerir melhor uma tarefa existente. Por exemplo, a maioria das organizações quer capturar e partilhar o conhecimento do dia-a-dia das pessoas que lá trabalham. Um wiki no seu site pode ser ótimo para exatamente este tipo de partilha.
Esta tabela descreve SharePoint funcionalidades que podem ajudá-lo a gerir processos de negócio.
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Processo de negócios |
Descrição |
|---|---|
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Use um wiki para partilhar conhecimentos de equipa e colaborar |
Os Wikis são sites especiais onde uma comunidade de utilizadores cria e mantém informações. O Wikis pode ser uma ótima ferramenta para capturar e partilhar informações de processo ou informações gerais de referência que sejam importantes para o seu trabalho. |
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Mover o agendamento de recursos para SharePoint calendários de grupo |
Um calendário de grupo pode ser uma boa maneira de agendar recursos comuns, tais como salas de conferências, equipamentos audiovisuais, e assim por diante. Como um calendário de grupo vive num site SharePoint no Microsoft 365, todos na sua equipa podem vê-lo facilmente no SharePoint ou no Outlook. |
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Converter programas de base de dados numa aplicação Access |
Pode utilizar o Microsoft Access 2013 para conceber e publicar uma base de dados e, em seguida, criar uma aplicação Access para utilizar a base de dados no site da sua equipa. |
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Automatizar processos de negócio com fluxos de trabalho |
Os fluxos de trabalho automatizam e acompanham as tarefas-chave num processo de negócio. São ótimos para tarefas como processos de aprovação ou recolha de feedback. |
Ajude os utilizadores do site a encontrar o seu conteúdo
Depois de transferir os seus documentos e ficheiros para o seu Site de Equipa, informe outros utilizadores do site sobre o mesmo. Você pode oferecer várias maneiras diferentes que eles podem usar para encontrar conteúdo no site.
Esta tabela descreve diferentes métodos que pode usar.
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Método |
Descrição |
|---|---|
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Use a pesquisa para localizar o conteúdo |
A forma mais fácil de localizar o conteúdo num site SharePoint no Microsoft 365 é utilizar a funcionalidade de pesquisa.
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Configure pontos de vista sobre listas e bibliotecas para tornar os conteúdos detetados |
Pode selecionar os elementos que aparecem numa vista. Por exemplo, numa visão, pode mostrar o título e o autor. Numa visão diferente, pode querer mostrar apenas os itens que foram adicionados após uma determinada data. |
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Personalizar navegação no site |
Pode personalizar a navegação para o seu site da Equipa para facilitar a localização do conteúdo pelos utilizadores do site. |
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Procure conteúdo online quando estiver offline |
Pode utilizar OneDrive escolar ou profissional ou Outlook para procurar conteúdo que esteja no site SharePoint no Microsoft 365 quando estiver offline |
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Acompanhe as atualizações de conteúdo |
Para saber mais sobre formas de ajudar os utilizadores do site a encontrar conteúdos facilmente, consulte o Guia de Planeamento Planeie o conteúdo para os seus sites da Equipa.
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