Para se certificar de que o Word consegue localizar uma coluna no seu ficheiro de dados que corresponda a todos os endereços ou elementos de saudação, poderá ter de corresponder os campos de impressão em série no Word às colunas no seu ficheiro de dados.
Quando clica em Corresponder Campos no grupo Escrever & Inserir Campos do separador Mailings , é aberta a caixa de diálogo Corresponder Campos .
Os elementos de um endereço e saudação são listados à esquerda. Os cabeçalhos de coluna do ficheiro de dados são listados à direita.
O Word procura a coluna que corresponde a cada elemento. Na ilustração, o Word correspondeu automaticamente a coluna Título do ficheiro de dados a Título de Cortesia. Mas não conseguiu a correspondência com outros elementos. A partir deste ficheiro de dados, por exemplo, o Word não consegue corresponder ao Nome do Meio.
Na lista à direita, pode selecionar a coluna do ficheiro de dados que corresponde ao elemento à esquerda. Não há problema que o Título de Cortesia, Identificador Exclusivo não seja correspondido. A etiqueta de impressão em série não precisa de utilizar todos os campos. Se adicionar um campo que não contém dados ao ficheiro de dados, será apresentado no documento intercalado como um marcador de posição vazio – normalmente uma linha em branco ou um campo oculto.
Atualmente, o Word para Mac não fornece uma forma de corrigir campos sem correspondência. Como solução, abra a sua origem de dados no Excel, Word ou outra aplicação para rever os títulos dos campos e fazer as correções no Word ou na origem de dados.
