Gerir intervalos de dados externos e respectivas propriedades

Um intervalo de dados externos é um nome definido ou nome de tabela que define a localização dos dados que são trazidos para uma folha de cálculo. Quando se liga a dados externos, o Excel cria automaticamente um intervalo de dados externos. A única exceção é um relatório de tabela dinâmica que está ligado a uma origem de dados – um relatório de tabela dinâmica não utiliza um intervalo de dados externos. No Excel, pode formatar e definir um intervalo de dados externos ou utilizá-lo em cálculos, tal como acontece com outros dados.

Propriedades do intervalo de dados externos

Um intervalo de dados externo tem propriedades adicionais (não confundir com propriedades de consulta ou de ligação) que pode utilizar para controlar os dados, como a preservação da formatação das células e a largura das colunas. Pode alterar estas propriedades do intervalo de dados externos ao clicar em Propriedades no grupo Ligações no separador Dados . Em seguida, faça as alterações efetuando o seguinte:

• Para intervalos de dados externos criados a partir do Microsoft Query e do Assistente de Ligação de Dados, utilize a caixa de diálogo Propriedades de Dados Externos .

• Para intervalos de dados externos criados a partir de um ficheiro de texto importado ou consulta Web que obtém dados HTML, utilize a caixa de diálogo Propriedades do Intervalo de Dados Externos .

• Para intervalos de dados externos criados a partir de uma consulta Web que obtém dados XML, utilize a caixa de diálogo Propriedades do Mapa XML .

1. Selecione a folha de cálculo na qual pretende procurar um intervalo de dados externos.

2. No barra de fórmulas, clique na seta junto à Caixa de Nome e, em seguida, clique no nome do intervalo de dados externo que pretende.

1. Selecione Fórmulas > Gestor de Nomes.

2. Na caixa de diálogo Gestor de Nomes , clique no nome do intervalo de dados externos e, em seguida, clique em Editar. Também pode fazer duplo clique no nome.

3. Na caixa de diálogo Editar Nome , escreva o novo nome para a referência na caixa Nome .

Pode alterar a consulta subjacente de um intervalo de dados externos criado a partir do Microsoft Query, de um ficheiro de texto importado, de uma consulta Web ou do Assistente de Ligação de Dados.

1. Na barra de fórmulas, clique na seta junto à Caixa de Nome e selecione o nome do intervalo de dados externos que pretende copiar.

   Para uma tabela do Excel, selecione o nome do intervalo e, em seguida, prima CTRL+T para selecionar os cabeçalhos da tabela.

   Se quiser incluir etiquetas de coluna ou fórmulas que não façam parte do intervalo de dados externos, selecione as células que contêm as etiquetas de coluna ou fórmulas que pretende copiar. Clique na seta junto à Caixa de Nome na barra de fórmulas e clique no nome do intervalo de dados externos que pretende copiar.

2. Selecione Base > Copiar.

3. Mude para o livro no qual pretende colar o intervalo de dados externos.

4. Clique na célula superior esquerda do área de colagem.

   Para garantir que o dados externos não substitui os dados existentes, certifique-se de que a folha de cálculo não tem dados em ou à direita da célula em que clica.

5. No separador Base, no grupo Área de Transferência, clique em Colar.

Pode controlar como lidar com um conjunto de dados mais pequeno ou maior que é devolvido ao Excel quando os dados são atualizados.

1. Selecione Propriedades do> de Dados .

2. Na caixa de diálogo Propriedades do Intervalo de Dados Externos , em Se o número de linhas no intervalo de dados for alterado após a atualização, clique numa das seguintes opções:

   • Inserir células para novos dados, eliminar células não utilizadas

     Notas: 

     • Quando uma ou mais linhas são adicionadas à origem de dados, as células diretamente abaixo do intervalo de dados externos são movidas para baixo, mas as células à direita do intervalo de dados externos não se movem.

     • Quando uma ou mais linhas são eliminadas na origem de dados, as células diretamente abaixo do intervalo de dados externos movem-se para cima, mas as células à direita do intervalo de dados externos não se movem.

   • Inserir linhas inteiras para novos dados, limpar células não utilizadas

     Notas: 

     • Quando uma ou mais linhas são adicionadas à origem de dados, as células diretamente abaixo e à direita do intervalo de dados externos movem-se para baixo.

     • Quando uma ou mais linhas são eliminadas na origem de dados, as células diretamente abaixo e à direita do intervalo de dados externos não são movidas.

   • Substituir células existentes por novos dados, limpar células não utilizadas

     Notas: 

     • Quando uma ou mais linhas são adicionadas à origem de dados, as células diretamente abaixo do intervalo de dados externos são substituídas, mas as células à direita do intervalo de dados externos não são movidas.

     • Quando uma ou mais linhas são eliminadas na origem de dados, as células diretamente abaixo e à direita do intervalo de dados externos não são movidas.

1. Selecione Propriedades do> de Dados .

2. Em Formatação e esquema de dados, efetue um ou mais dos seguintes procedimentos:

   • Para incluir nomes de campos como primeira linha, selecione a caixa de verificação Incluir nomes de campos .

   • Para adicionar uma coluna de números de linha, selecione a caixa de verificação Incluir números de linha .

     Nota: Esta caixa de verificação não está disponível para um ficheiro de texto importado, ficheiro XML ou consulta Web.

   • Para preservar a formatação de células que aplicar, selecione a caixa de verificação Preservar formatação de células .

     Nota: Para uma consulta Web, esta opção é automaticamente desmarcada quando seleciona Formatação HTML Completa na caixa de diálogo Opções . Pode aceder à caixa de diálogo Opções a partir da caixa de diálogo Editar Consulta .

   • Para preservar as larguras das colunas definidas, selecione a caixa de verificação Ajustar largura da coluna .

   • Para preservar a ordenação, filtragem e esquema de colunas que aplica, selecione a caixa de verificação Preservar ordenação/filtro/esquema de colunas .

     Nota: Esta caixa de verificação não está disponível para uma consulta Web.

   • Para preservar a filtragem de colunas que aplicar, selecione a caixa de verificação Preservar filtro de coluna .

     Nota: Esta caixa de verificação só está disponível para uma consulta Web baseada em dados XML.

O congelamento de um intervalo de dados externos retém os dados, mas não a consulta subjacente, pelo que não é possível atualizar um intervalo de dados externos congelado.

1. Clique na folha de cálculo que contém o intervalo de dados externos que pretende eliminar.

2. Na barra de fórmulas, clique na seta junto à Caixa de Nome e, em seguida, clique no nome do intervalo de dados externos que pretende eliminar.

   Se o intervalo de dados externos for uma tabela do Excel, prima CTRL+T para selecionar a tabela inteira.

3. Para eliminar o intervalo de dados externos, prima DELETE.

4. Para eliminar a consulta subjacente, clique em Sim quando o Excel lhe pedir.