As pastas públicas no Outlook dão-lhe um ótimo local para recolher, organizar e partilhar informações sobre tópicos ou projetos específicos numa organização. "Público" neste caso significa visualizável por todos dentro da organização e não pelo mundo em geral. Quando publica uma mensagem numa pasta pública, não a está a enviar por e-mail a ninguém, pelo que a Caixa de Entrada de ninguém fica desorganização. Em vez disso, as pessoas podem verificar a pasta sempre que quiserem procurar mensagens interessantes.
Importante: Precisa de um servidor com o Microsoft Exchange Server e de uma conta de e-mail do Exchange para utilizar pastas públicas com o Outlook. A maioria das contas de e-mail pessoais e domésticas não utiliza o Exchange.
Passo 1: contacte o administrador do Exchange
A sua organização pode não permitir pastas públicas ou pode ter políticas sobre como utilizá-las. Contacte o administrador para que esteja no caminho certo. Se a sua organização permitir e suportar a utilização de pastas públicas, mas ainda não existir uma pasta pública de nível superior, peça ao administrador do Exchange para criar uma.
Quando a pasta de nível superior estiver disponível, basta premir Ctrl + 6 para vê-la e o respetivo conteúdo no painel Pastas do Outlook.
Passo 2: criar e atribuir um nome à pasta
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Prima Ctrl+6 para ver Pastas Públicas no Painel de Pastas.
Importante: Se não vir uma secção Pastas Públicas no Painel de Pastas, consulte o seu administrador de e-mail local do Exchange. Eles têm de o preparar para ti.
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Clique com o botão direito do rato em Pastas Públicas e clique em Nova Pasta.
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Atribua um nome à pasta e clique em OK.
Sugestões:
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Pode adicionar uma pasta pública às suas pastas Favoritos . Em seguida, no Outlook Web App, pode executar determinadas funções nessas mesmas pastas públicas, tais como criar, atualizar ou eliminar itens. Estas ações podem ser efetuadas nas pastas públicas Calendário, Contacto, Correio e Publicação.
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Para adicionar uma pasta pública aos seus Favoritos, clique com o botão direito do rato na pasta e, em seguida, selecione Adicionar aos Favoritos....
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Para obter informações sobre como utilizar pastas Favoritas no Outlook Web App, consulte Trabalhar com pastas de mensagens no Outlook Web App.
Passo 3: Definir permissões de pastas para utilizadores e grupos
Por predefinição, o Outlook concede permissões apenas a si, como criador da pasta pública, pelo que terá de conceder especificamente permissões às pessoas para que possam ler e publicar conteúdos na pasta. Saiba como Alterar permissões para uma pasta pública.
Começar a utilizar pastas públicas
Seguem-se algumas formas típicas de utilizar pastas públicas numa organização:
Debates online
Armazene cada tópico de debate na sua própria subpasta. Conforme necessário, defina as permissões para cada subpasta (poderá querer restringir o acesso a pastas que contenham informações confidenciais ou confidenciais). Um tópico pode ter o seu próprio moderador para controlar se um item é publicado e eliminar publicações que não cumprem os padrões organizacionais ou violam a política.
Partilhar calendários, listas de contactos e listas de tarefas
Anexe calendários, contactos e tarefas ou listas de tarefas a publicações para partilhar informações com pessoas que têm acesso à pasta. Este tipo de localização centralizada facilita a comunicação e a colaboração em projetos de equipa.
Diferenças entre pastas de correio e pastas públicas
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Quando muda de uma pasta de e-mail para uma pasta pública, o botão Nova Publicação acima do Painel de Pastas muda para Novo Email porque normalmente publica itens em vez de enviar mensagens de e-mail numa pasta pública.
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Quando responde a uma mensagem numa pasta pública, não existe nenhum botão Responder a Todos . Qualquer pessoa que veja o conteúdo da pasta pode ver a sua publicação.
