Use o modelo de Controle de Ativos de Acesso para acompanhar computadores, equipamentos do office ou qualquer outra coisa que seja de propriedade ou mantida por pessoas. Essa versão de um modelo popular do Access também permite pesquisar detalhes do Ativo, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de email e mapear endereços dos proprietários de ativos.
Deseja watch um vídeo sobre como usar esse modelo? Confira este artigo, Use o Modelo de Banco de Dados de Rastreamento de Ativos.
Observação: O modelo de banco de dados de rastreamento de ativos foi atualizado nos últimos anos. Essas instruções referem-se à versão mais recente do modelo disponível para download. Se as etapas abaixo não corresponderem ao que você está vendo, provavelmente você está usando uma versão mais antiga do modelo.
Introdução
Neste artigo, abordamos as etapas básicas do uso do modelo de Rastreamento de Ativos.
Preparar o banco de dados para uso
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Quando você abre o banco de dados pela primeira vez, o Access exibe o formulário De boas-vindas. Para impedir que esse formulário exiba na próxima vez que você abrir o banco de dados, desmarque a caixa Mostrar Boas-vindas quando esse banco de dados for aberto marcar caixa.
Feche o formulário De boas-vindas para começar a usar o banco de dados.
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Para garantir que todo o conteúdo do banco de dados esteja habilitado, na Barra de Mensagens, clique em Habilitar esse conteúdo.
Para obter mais informações sobre como habilitar o conteúdo do banco de dados, consulte o artigo Decidir se deve confiar em um banco de dados.
Mostrar ou ocultar ativos aposentados
Ativos aposentados são itens que têm uma Data Desativada em ou antes da data atual. Os ativos podem se aposentar quando estão desatualizados, quebrados ou não utilizados. Você pode mostrar ou ocultar ativos aposentados no formulário Lista de Ativos.
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No formulário Lista de Ativos, selecione ou desmarque a caixa Mostrar Marcar Aposentado.
Pesquisar um ativo ou um contato
A caixa Pesquisa Rápida permite encontrar rapidamente um ativo no formulário Lista de Ativos e um Contato no formulário Lista de Contatos .
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Digite o texto que você deseja pesquisar na caixa Pesquisa Rápida e pressione ENTER.
O acesso filtra a lista para mostrar apenas os registros que contêm o texto que você pesquisou. Para retornar à lista completa, clique em Limpar a pesquisa atual. (É o X dentro da caixa de pesquisa.)
Filtrar a lista Ativos
No formulário Lista de Ativos , você pode filtrar a lista de Ativos e salvar seus filtros favoritos para uso futuro.
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Aplique filtros clicando com o botão direito do mouse no formulário e selecionando os filtros desejados.
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Clique em Salvar Filtro.
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No formulário Detalhes do Filtro , insira um nome de filtro e uma descrição e clique em Fechar.
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Use a caixa Filtrar Favoritos para aplicar um filtro salvo ou clique em (Limpar Filtro) para remover o filtro.
Mostrar ou ocultar colunas
No formulário Lista de Ativos e no formulário Lista de Contatos , alguns campos (colunas) são ocultos por padrão. Para alterar quais campos são exibidos:
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Clique em Mostrar/Ocultar Campos.
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Na caixa de diálogo Colunas Unhide, selecione a caixa de marcar ao lado de cada coluna que você deseja mostrar. Desmarque a caixa marcar para ocultar a coluna.
Exibir detalhes de ativo ou contato
O formulário Detalhes do Ativo e o formulário Detalhes de Contato permitem exibir e inserir mais informações sobre um item. Para exibir os Detalhes do Ativo ou o formulário Detalhes de Contato :
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No formulário Lista de Ativos ou no formulário Lista de Contatos , clique em Abrir ao lado do item que você deseja ver.
Adicionar uma imagem
No formulário Detalhes do Ativo e no formulário Detalhes de Contato , você pode adicionar imagens e outros anexos.
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No quadro de imagem no formulário Detalhes do Ativo , clique em Adicionar ou Remover Anexos.
No quadro de imagem no formulário Detalhes de Contato , clique em Editar Imagem.
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Na caixa de diálogo Anexos , clique em Adicionar.
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Na caixa de diálogo Escolher Arquivo , navegue até a pasta que contém o arquivo.
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Selecione o arquivo que você deseja adicionar e clique em Abrir.
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Na caixa de diálogo Anexos , clique em OK.
Observação: Você pode anexar vários arquivos para cada item, incluindo diferentes tipos de arquivo, como documentos ou planilhas.
Adicionar contatos do Microsoft Outlook
Se você usar o Microsoft Outlook, poderá adicionar contatos ou proprietários de ativos desse programa sem precisar rees digitá-los novamente.
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No formulário Lista de Contatos , clique em Adicionar do Outlook.
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Na caixa de diálogo Selecionar Nomes para Adicionar , selecione os nomes que você deseja adicionar ao banco de dados.
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Clique em Adicionar e em OK.
Exibir um mapa do endereço de um contato
No formulário Detalhes de Contato , se você inseriu um endereço de rua para o contato, poderá exibir um mapa desse local:
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Clique em Mapear este endereço.
Exibir relatórios
O Controle de Ativos inclui vários relatórios, incluindo Todos os Ativos, Detalhes do Ativo, Ativos Desativados, Catálogo de Endereços de Contato e muito mais. Para exibir um relatório:
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No Painel de Navegação, em Relatórios, clique duas vezes no relatório que você deseja exibir.
Você pode criar seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo Create um relatório simples.
Modificar o banco de dados de rastreamento de ativos
Você pode personalizar o banco de dados de Rastreamento de Ativos adicionando um novo campo à tabela Ativos e, em seguida, adicionando esse campo ao formulário Lista de Ativos , ao formulário Detalhes do Ativo e ao relatório Detalhes do Ativo .
Adicionar um campo à tabela Ativos
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Feche todas as guias abertas.
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No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela Ativos .
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Role para a direita até ver a coluna chamada Adicionar Novo Campo. Clique duas vezes no título da coluna e digite o nome do campo.
Na primeira vez que você inserir dados na coluna, o Access define o tipo de dados para você.
Adicionar um campo a um formulário ou relatório
Depois que um campo for adicionado a uma tabela, você poderá adicioná-lo a um formulário ou relatório.
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Clique com o botão direito do mouse no formulário ou relatório no Painel de Navegação e clique em Modo de Exibição de Layout.
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Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.
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Arraste o campo desejado da Lista de Campos para o formulário ou relatório.
