Os projetos podem ser usados rapidamente. Antes de conhecê-lo, um projeto de construção simples se torna uma colagem de projetos menores, como design, escavação, trabalho de fundação e marketing. Você pode ter mais controle sobre seu projeto criando projetos menores no Project e vinculando-os a um único arquivo project para mostrar onde eles se encaixam em seu projeto master.
Neste artigo
Visão geral de projetos de master
Pense em um projeto mestre como uma coleção de projetos consolidados que mostram uma hierarquia entre vários projetos relacionados. Os projetos inseridos em um projeto master são chamados de subprojetos.
Quando você insere um subprojeto no projeto master, os dois projetos são vinculados e você pode exibir todas as informações no subprojeto do projeto master.
Quando você atualiza um subprojeto do projeto master, ele também é atualizado em seu arquivo de origem. Se você precisar combinar arquivos para criar um relatório ou imprimir uma exibição de informações de projeto combinado, também poderá consolidá-los temporariamente em um modo de exibição.
Criar um projeto master e subprojetos permite que você divida um projeto grande e delega suas partes para as pessoas necessárias. Em termos de gerenciamento de projeto, atribuir subprojetos dessa maneira dá responsabilidade àqueles que fazem o trabalho e correspondem à autoridade com a responsabilidade. Em termos de projeto, a criação de subprojetos em um projeto master ajuda os gerentes de projeto a obter acesso e controle sobre suas partes da agenda.
Para determinar se você deve dividir um projeto grande em um projeto master e subprojetos, considere o seguinte:
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Seu projeto é muito grande e detalhado. Se o projeto contiver mais de algumas centenas de tarefas, dividi-lo em subprojetos poderá facilitar o gerenciamento. Se algumas partes do projeto contiverem trabalho que é dividido em mais detalhes do que outras, pode fazer sentido transformar essas partes em subprojetos para que a maioria dos usuários veja apenas uma descrição enrolada do subprojeto, mas as partes interessadas podem exibi-las com mais detalhes. Um único arquivo é quase sempre a alternativa mais rápida, mas ser capaz de se concentrar em apenas uma parte do projeto pode valer a pena a compensação.
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Sua organização não está centralizada. Em uma organização descentralizada ou distribuída, um projeto master e subprojetos dão aos trabalhadores mais controle sobre seu próprio trabalho do que um arquivo de projeto centralizado.
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Você deseja aumentar a eficácia dos métodos de planejamento da sua organização. Se os gerentes de nível inferior forem responsáveis e souberem quais tarefas são necessárias no projeto, pode fazer mais sentido permitir que eles planejem o trabalho de suas equipes e consolidem seus arquivos de projeto em um projeto master. Se o planejamento de cima para baixo for a norma, talvez você queira reorganizar o plano inicial em subprojetos quando ele for implementado para que gerentes de projeto individuais ou equipes tenham acesso e controle sobre seus próprios agendamentos.
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Você trabalha em vários projetos. Os gerentes de projeto podem ter um conjunto de projetos em que trabalham o tempo todo, se os projetos estão interrelacionados ou não. Em vez de abri-los um por um, você pode abrir todos os subprojetos ao mesmo tempo ao abrir o projeto master. Essa abordagem também facilita a geração de relatórios em vários projetos. Se os projetos estiverem interrelacionados, o gerente de projeto poderá criar dependências entre tarefas entre tarefas em projetos diferentes. A criação de dependências entre projetos torna mais fácil para diferentes gerentes de projeto ver como o trabalho de outros gerentes de projeto afeta seus agendamentos.
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Alguns projetos são subordinados a outros. Você pode refletir com precisão a hierarquia de vários projetos inserindo vários projetos em outros arquivos. A estrutura resultante de subprojetos deve refletir as prioridades e as responsabilidades dos membros da equipe, bem como as inter-relações entre tarefas em diferentes áreas e o prazo geral.
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Várias pessoas podem modificar seu projeto. Idealmente, um arquivo de projeto é de propriedade, gerenciado e modificado por um único gerente de projeto. Mas, muitas vezes, um projeto faz parte de um programa maior que os gerentes de nível superior podem precisar gerenciar. Os membros da equipe do projeto podem manter o foco em seu trabalho exibindo-o como um arquivo separado e o gerente de projeto que controla o projeto master pode coordenar a agenda de cada equipe de subprojeto.
Pode fazer sentido fazer com que os marcos do master projeto impulsionem os marcos de cada equipe de subprojeto para manter os agendamentos coordenados por um prazo. Você pode coordenar marcos criando uma dependência entre os marcos ou copiando e colando as tarefas de marco do projeto master para cada subprojeto.
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Seu projeto tem vários stakeholders que se preocupam com diferentes partes do projeto. Quando as pessoas querem examinar detalhes diferentes, os gerentes de projeto podem colocar todos os arquivos do projeto em um servidor e personalizar diferentes exibições para vários stakeholders. O mesmo arquivo de projeto pode ser usado como um subprojeto em diferentes projetos master para personalizar as informações exibidas.
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Você deseja que seus subprojetos sejam somente leitura. Você pode manter controle adicional sobre partes de um projeto movendo tarefas para um subprojeto e restringindo o acesso a pessoas-chave.
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Você deseja analisar o caminho crítico para cada fase, além do projeto geral. Cada projeto individual contém um caminho crítico. A consolidação de vários projetos em um projeto master facilita a visualização do quadro geral como vários caminhos críticos no projeto master, mantendo caminhos críticos separados para cada subprojeto.
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Trabalhar com subprojetos em um projeto de master
Quando você insere um subprojeto em um projeto master, o subprojeto é representado como uma tarefa de resumo na lista de tarefas e um indicador de ícone do Project é exibido no campo Indicadores. O subprojeto é recuado no nível de contorno da linha em que você a insere, mas você pode indentá-la ou superá-la da mesma forma que qualquer outra tarefa. Como o subprojeto é representado como uma tarefa de resumo, você não pode editar suas informações de resumo, mas pode expandir o contorno para mostrar as tarefas do subprojeto e editar as informações do projeto no arquivo de projeto master.
Observação: Qualquer formatação aplicada a tarefas de resumo ou barras Gantt em um subprojeto não aparece no projeto master. As informações de formatação são armazenadas em cada arquivo e devem ser aplicadas separadamente ao projeto master.
Quando você salva o projeto master, as alterações no subprojeto também são salvas no arquivo de origem do subprojeto. Se você quiser trabalhar diretamente no arquivo de origem sem abrir o arquivo de projeto master, as alterações no arquivo de origem do subprojeto serão atualizadas automaticamente no arquivo de projeto master.
Observação: Se você não precisar mais manter o projeto master e o subprojeto sincronizados, você poderá desvincular eles. Em seguida, se forem feitas alterações no subprojeto ou no projeto master, o outro arquivo permanecerá inalterado.
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Como os recursos são afetados quando você combina arquivos
Depois de consolidar arquivos em um arquivo de projeto master, os recursos para ambos os arquivos permanecem separados, assim como as tarefas em um subprojeto permanecem no subprojeto. Você pode alterar as informações de recurso no projeto master e as alterações serão replicadas no arquivo de origem do subprojeto. Você pode exibir todos os recursos no master projeto e subprojetos juntos na exibição Folha de Recursos, mas não é possível atribuir um recurso a nenhum projeto diferente do subprojeto de onde ele veio.
Observação: Se os mesmos recursos forem usados em vários subprojetos, você verá nomes de recursos duplicados porque os recursos não são combinados. No entanto, se você quiser atribuir os recursos em diferentes subprojetos e resolve nomes de recursos duplicados, você poderá combiná-los em um pool de recursos e disponibilizá-los para os outros arquivos.
Outras maneiras de combinar arquivos
Projetos mestres e subprojetos permitem criar uma hierarquia de projetos que refletem a relação entre eles e, em alguns casos, a estrutura da sua organização. Mas você pode ter outros motivos para consolidar arquivos de projeto. Por exemplo, talvez você queira combiná-los temporariamente para uma revisão rápida ou para impressão.
Consolidar arquivos não relacionados
Use arquivos consolidados se você tiver vários arquivos que deseja combinar em uma janela, se os arquivos estão relacionados ou não. A combinação de arquivos não relacionados em um projeto consolidado facilita a visualização de informações de vários projetos em vários modos de exibição e imprimi-los. Você pode consolidar arquivos de projeto se precisar acompanhar muitos projetos em andamento, como quando estiver desenvolvendo produtos diferentes ao mesmo tempo. Você pode classificar e agrupar por nomes de produto, prazos de projeto e gerentes para localizar e avaliar as informações específicas de que você precisa. Por exemplo, você pode imprimir um Modo de exibição Gráfico de Gantt que inclui todos os seus projetos.
Criar um workspace
Uma alternativa à consolidação de projetos é criar um workspace que contenha arquivos de projeto individuais, cada um aberto em sua própria janela. Use um workspace se você trabalhar com os mesmos arquivos de projeto com frequência e não quiser consolidá-los em um grande projeto.
Quando você abre os arquivos e os salva como um workspace, o Project salva os arquivos e as configurações atuais em um único arquivo de workspace. Em seguida, quando você abre o arquivo do workspace, você abre todos os arquivos incluídos ao mesmo tempo. Cada projeto tem seu próprio botão na barra de tarefas, facilitando a alternância de um projeto para outro.
Para criar um workspace, selecione ou abra os arquivos do projeto e escolha Arquivo >Salvar Workspace.
