Maneiras de compartilhar um banco de dados da área de trabalho do Access

Neste artigo

• Uma visão geral das maneiras de compartilhar dados do Access

• Compartilhar um único banco de dados

• Compartilhar um banco de dados dividido

• Compartilhar dados em um site do SharePoint

• Compartilhar dados usando um servidor de banco de dados

Uma visão geral das maneiras de compartilhar dados do Access

Os aplicativos de banco de dados mudam e crescem ao longo do tempo. Muitos fatores afetam as necessidades e o desempenho, incluindo o número de usuários simultâneos, o ambiente de rede, a taxa de transferência, a latência, o tamanho do banco de dados, os horários de pico de uso e as taxas de crescimento esperadas. Em suma, se sua solução de banco de dados for bem-sucedida, ela provavelmente precisará evoluir. Felizmente, o Access tem um caminho evolutivo, de simples a avançado, que você pode aproveitar o tempo para dimensionar efetivamente sua solução. A tabela a seguir resume cenários e cargas de trabalho de acesso para ajudá-lo a escolher esse caminho.

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Compartilhar um único banco de dados

Esta é a opção mais simples e a que tem menos requisitos, mas também oferece menos funcionalidade. Neste método, o arquivo de banco de dados é armazenado em uma unidade de rede compartilhada, e todos os usuários compartilham o arquivo de banco de dados simultaneamente. Algumas das limitações são a confiabilidade e a disponibilidade, se houver vários usuários simultâneos alterando dados, já que todos os objetos de banco de dados são compartilhados. Essa técnica também pode reduzir o desempenho, pois todos os objetos de banco de dados são enviados pela rede.

Essa opção pode ser adequada se você espera que apenas algumas pessoas usem o banco de dados ao mesmo tempo e se eles não precisam personalizar o design do banco de dados. Mas esse método é menos seguro do que outros métodos de compartilhamento de um banco de dados, pois cada usuário tem uma cópia completa do arquivo de banco de dados, aumentando o risco de acesso não autorizado.

Para compartilhar um banco de dados usando uma pasta compartilhada:

1. Em um ambiente doméstico ou de pequenas empresas, compartilhe uma pasta com pessoas específicas. Para obter mais informações, consulte Compartilhamento de arquivos em uma rede no Windows.

2. Verifique se o Access está definido para abrir no modo compartilhado nos computadores de todos os usuários. Essa é a configuração padrão, mas você deve se certificar, porque se um usuário abrir o banco de dados no modo exclusivo, isso interferirá na disponibilidade dos dados.

   1. Inicie o Access e em Arquivo, clique em Opções.

   2. Na caixa Opções do Access, clique em Configurações do Cliente.

   3. Na seção Avançado , em Modo aberto padrão, selecione Compartilhado, clique em OK e, em seguida, saia do Access.

3. Copie o arquivo de banco de dados na pasta compartilhada. Depois que você fizer isso, verifique se os atributos de arquivo estão configurados para permitir acesso de leitura/gravação ao arquivo de banco de dados. Os usuários devem ter esse tipo de acesso para utilizar o banco de dados.

4. No computador de cada usuário, crie um atalho para o arquivo de banco de dados. Para obter mais informações, consulte Criar um atalho de área de trabalho para um programa ou arquivo do Office.

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Compartilhar um banco de dados dividido

Esta é uma boa opção se você não tem um site do SharePoint ou um servidor de banco de dados. Você pode compartilhar um banco de dados dividido em uma LAN (Rede de Área Local). Quando divide um banco de dados, você o reorganiza em dois arquivos — um banco de dados back-end que contém as tabelas de dados e um banco de dados front-end que contém todos os demais objetos de banco de dados, como consultas, formulários e relatórios. Cada usuário interage com os dados usando uma cópia local do banco de dados front-end.

Os benefícios da divisão de um banco de dados incluem o seguinte:

• Melhor desempenho    Somente os dados são compartilhados na rede, não nas tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos.

• Maior disponibilidade    Transações de banco de dados, como edições de registro, são concluídas mais rapidamente.

• Segura aprimorada    Os usuários acessam o banco de dados de back-end por meio de tabelas vinculadas; é menos provável que os invasores possam obter acesso não autorizado aos dados por meio do banco de dados front-end.

• Confiabilidade aprimorada    Se um usuário encontrar um problema e o banco de dados fechar inesperadamente, qualquer corrupção de arquivo de banco de dados geralmente será limitada à cópia do banco de dados front-end que o usuário havia aberto.

• Ambiente de desenvolvimento flexível    Cada usuário pode desenvolver consultas, formulários, relatórios e outros objetos de banco de dados de forma independente sem afetar outros usuários. Da mesma forma, você pode desenvolver e distribuir uma nova versão do banco de dados front-end sem atrapalhar o acesso aos dados armazenados no banco de dados back-end.

Para obter mais informações, consulte Dividir um banco de dados de acesso.

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Compartilhar dados em um site do SharePoint

Há várias maneiras de compartilhar dados do Access em um site do SharePoint:

• Ligando    O processo de vinculação se conecta aos dados em outro programa, para que você possa exibir e editar os dados mais recentes no SharePoint e no Access sem criar e manter uma cópia dos dados no Access. Se você não quiser copiar uma lista do SharePoint no banco de dados access, mas quiser executar consultas e gerar relatórios com base no conteúdo dessa lista, você poderá vincular-se aos dados.

• Movendo    Ao mover dados do Access para um site do SharePoint, você cria listas no site do SharePoint que permanecem vinculadas a tabelas em seu banco de dados. O Assistente de Exportação de Tabelas para SharePoint ajuda você a mover os dados de todas as tabelas ao mesmo tempo e a manter seus relacionamentos.

Para obter mais informações, consulte Importar, vincular ou mover dados para o SharePoint.

Aviso    Embora você possa salvar um arquivo de banco de dados access no OneDrive ou em uma biblioteca de documentos do SharePoint, recomendamos que você evite abrir um banco de dados access desses locais. O arquivo pode ser baixado localmente para edição e carregado novamente depois de salvar suas alterações no SharePoint. Se mais de uma pessoa abrir o banco de dados access do SharePoint, várias cópias do banco de dados poderão ser criadas e alguns comportamentos inesperados poderão ocorrer. Essa recomendação se aplica a todos os tipos de arquivos access, incluindo um único banco de dados, um banco de dados dividido, e os formatos de arquivo .accdb, .accdc, .accde e .accdr. Para obter mais informações sobre como implantar o Access, consulte Implantar um aplicativo access.

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Compartilhar dados usando um servidor de banco de dados

Você pode usar o Access com um produto de servidor de banco de dados, como o SQL Server para compartilhar o banco de dados. Esse método oferece muitos benefícios, mas não requer software adicional — um produto de servidor de banco de dados.

Este método é semelhante à divisão de um banco de dados, pois as tabelas são armazenadas na rede, e cada usuário tem uma cópia local de um arquivo de banco de dados do Access que contém links para as tabelas, junto com consultas, formulários, relatórios e outros objetos de banco de dados. Os benefícios desse método de compartilhamento dependem do software de servidor de banco de dados utilizado, mas geralmente incluem contas de usuário e acesso seletivo aos dados, excelente disponibilidade de dados e boas ferramentas de gerenciamento de dados integradas. Além disso, a maioria dos softwares de servidor de banco de dados funciona bem com versões anteriores do Access, então nem todos os usuários precisam usar a mesma versão. Somente as tabelas são compartilhadas. Para obter mais informações, consulte Migrar um banco de dados access para SQL Server, Importar ou vincular a dados em um banco de dados SQL Server e Vincular ou importar dados de um banco de dados do servidor SQL do Azure.

Benefícios de compartilhar um banco de dados usando um servidor de banco de dados

• Alto desempenho e escalabilidade    Em muitas situações, um servidor de banco de dados oferece um desempenho melhor do que apenas um arquivo de banco de dados access. Muitos produtos de servidor de banco de dados também fornecem suporte para bancos de dados grandes, de muitos terabytes, aproximadamente 500 vezes o limite atual para um arquivo de banco de dados do Access (dois gigabytes). Os produtos de servidor de banco de dados geralmente funcionam de modo muito eficiente processando consultas em paralelo (usando vários threads nativos em um único processo para lidar com as solicitações do usuário) e minimizando os requisitos de memória adicionais, à medida que mais usuários forem adicionados.

• Maior disponibilidade    A maioria dos produtos do servidor de banco de dados permite fazer backup do banco de dados enquanto ele estiver em uso. Consequentemente, não é necessário obrigar os usuários a sair do banco de dados para fazer backup dos dados. Além disso, os produtos de servidor de banco de dados geralmente administram a edição e o bloqueio de registros simultâneo com eficiência.

• Segurança aprimorada    Nenhum banco de dados pode ser totalmente seguro. No entanto, os produtos de servidor de banco de dados oferecem segurança avançada que o ajudará a proteger seus dados contra o uso não autorizado. A maioria dos produtos de servidor de banco de dados oferece segurança baseada em contas, o que lhe permite especificar quem pode ver quais tabelas. Mesmo que o front-end do Access seja obtido indevidamente, o uso não autorizado de dados é impedido pela segurança baseada na conta.

• Recuperabilidade automática    Em caso de falha do sistema (como falha no sistema operacional ou interrupção de energia), alguns produtos do servidor de banco de dados têm mecanismos de recuperação automáticos que recuperam um banco de dados para o último estado de consistência em questão de minutos, sem intervenção do administrador de banco de dados.

• Processamento baseado em servidor    O uso do Access em uma configuração cliente/servidor ajuda a reduzir o tráfego de rede processando consultas de banco de dados no servidor antes de enviar resultados ao cliente. Em geral, a execução do processamento pelo servidor é mais eficiente, em especial durante o trabalho com grandes conjuntos de dados.

• SQL do Azure    Além dos benefícios do SQL Server, oferece escalabilidade dinâmica sem tempo de inatividade, otimização inteligente, escalabilidade e disponibilidade globais, eliminação de custos de hardware e administração reduzida.

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