Você pode admitir isso – você tem usado uma planilha do Microsoft Excel para gerenciar seus projetos e não vê realmente uma boa razão para mudar. Você não está sozinho.
É tentador iniciar um plano de projeto no Excel porque ele ajuda você a listar rapidamente todos os seus projetos, organizá-los como quiser e até mesmo criar algo que se assemelhe a um Modo de exibição Gráfico de Gantt. Mas uma planilha fica aquém quando se trata de calcular alterações em seu projeto.
Quando você se encontra fazendo malabarismo com vários projetos, agendas interrompidas e recursos compartilhados, manter uma agenda em uma planilha torna-se uma tarefa esmagadora. Com seu mecanismo de agendamento dinâmico, ferramentas de gerenciamento de recursos e suporte para uma melhor comunicação, o Microsoft Project pode ajudá-lo a manter o controle.
O que você deseja fazer?
Aproveitar o gerenciamento de recursos em toda a empresa
Quando você usa planilhas para rastrear projetos, o que acontece quando um único recurso é atribuído a vários projetos? Você deve gerenciar recursos fora do seu plano de projeto, manualmente ou com um programa de terceiros. Os recursos geralmente acabam globalizados involuntariamente, e você pode passar muito tempo tentando reagendar o trabalho.
Usando o Microsoft Project Server, todos os projetos em sua organização podem extrair de um pool de recursos central em toda a empresa . Isso permite que os gerentes de projeto vejam rapidamente o disponibilidade de um recurso antes de atribuir esse recurso a uma tarefa.
Permitir que o Project calcule o efeito das alterações de data
Digamos que você esteja acompanhando um projeto em uma planilha. Este projeto tem uma tarefa que não pode ser iniciada até que um projeto diferente produza uma resultado final específica . Essa entrega está prevista para ser feita em 18 de junho. Agora é 25 de junho, e você ainda está esperando por isso. Quanto tempo você levará para atualizar sua planilha com uma nova data para a tarefa que depende dessa entrega? Talvez não muito tempo se a tarefa estiver perto do fim do projeto, mas e se estiver perto do início? E se seu projeto tiver mais de 50 tarefas? Mais de 100 tarefas?
O Project pode ajudá-lo a ajustar rapidamente sua agenda de projetos e atribuições de recursos com seu mecanismo de agendamento dinâmico. Ele lida com uma alteração de data e seus efeitos perfeitamente, contabilizando todas as dependências, entregas e atribuições de recursos. Ele não só recalcula automaticamente a agenda, mas o Project também realça as datas alteradas para que você possa ver rapidamente o efeito de cada turno de agendamento.
Usar métodos de relatórios flexíveis
Você tem uma reunião improvisada com seu gerente em dez minutos para discutir o status do seu projeto. Você deseja trazer um relatório do progresso do seu projeto, mas em tão pouco tempo, o melhor que você pode fazer é imprimir sua planilha e esperar que todos os dados sejam precisos. Você gostaria de fornecer ao seu gerente um relatório mais robusto sobre seu projeto, mas isso não é possível em tão pouco tempo quando você estiver usando uma planilha.
Com o Project, você pode gerar rapidamente um relatório visual que usa um modelo que exporta os dados para um PivotDiagram no Microsoft Visio Professional. Você pode escolher quais campos deseja destacar no relatório, incluindo todos os campos personalizados configurados para seu projeto e apresentar um relatório limpo e conciso para sua reunião com o gerenciamento.
Integrar com o Excel
Ao exportar seus dados de projeto para o Excel, você pode continuar a usar sua poderosa funcionalidade de planilha, aproveitando o Project para acompanhar a agenda e os recursos do projeto. Você também pode importar ou inserir dados do Excel em seu plano de projeto.
