Introdução às consultas

• Consultas ajudam você a encontrar e trabalhar com seus dados

• Criar uma consulta seleção

• Criar uma consulta parâmetro

• Criar uma consulta de totais

• Criar uma consulta de tabela de referência cruzada

• Criar uma consulta Criar Tabela

• Criar uma consulta de anexo

• Criar uma consulta de atualização

• Criar uma consulta exclusão

Consultas ajudam você a encontrar e trabalhar com seus dados

Em um banco de dados bem projetado, os dados que você deseja apresentar por meio de um formulário ou relatório geralmente estão localizados em várias tabelas. Uma consulta pode extrair as informações de várias tabelas e montá-la para exibição no formulário ou no relatório. Uma consulta pode ser uma solicitação de resultados de dados do banco de dados ou para ações nos dados ou para ambos. Uma consulta pode dar uma resposta a uma pergunta simples, executar cálculos, combinar dados de tabelas diferentes, adicionar, alterar ou excluir dados de um banco de dados. Como as consultas são tão versáteis, há muitos tipos de consultas e você criaria um tipo de consulta com base na tarefa.

Criar uma consulta seleção

Se você quiser examinar dados de apenas determinados campos em uma tabela ou examinar dados de várias tabelas simultaneamente ou talvez apenas ver os dados com base em determinados critérios, um tipo de consulta selecionado será sua escolha. Para obter mais informações, consulte criar uma consulta de seleção simples.

Criar uma consulta parâmetro

Se você quiser executar com frequência variações de uma consulta específica, considere usar uma consulta de parâmetro. Quando você executa uma consulta de parâmetro, a consulta solicita valores de campo e, em seguida, usa os valores fornecidos para criar critérios para sua consulta.

Continuando com o exemplo anterior em que você aprendeu a criar uma consulta selecionada que retorna pedidos para clientes localizados em Las Vegas, você pode modificar a consulta selecionada para solicitar que você especifique a cidade sempre que executar a consulta. Para acompanhar, abra o banco de dados que você criou no exemplo anterior:

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta chamada Orders by City (que você criou na seção anterior) e clique em Design View no menu de atalho.

2. Na grade de design de consulta, na linha Critérios da coluna Cidade, exclua Las Vegas e digite [Para qual cidade?].

   A cadeia de caracteres [Para qual cidade?] é o prompt de parâmetro. Os colchetes indicam que você deseja que a consulta peça entrada e o texto (nesse caso, Para qual cidade?) é a pergunta que o prompt de parâmetro exibe.

   Observação: Nem um período (.) nem um ponto de exclamação (!) pode ser usado como texto em um prompt de parâmetro.

3. Selecione a caixa marcar na linha Mostrar da coluna Cidade para que os resultados da consulta exibam a cidade.

4. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta solicita que você insira um valor para o City.

5. Digite Nova York e pressione ENTER para ver pedidos para clientes em Nova York.

   E se você não souber quais valores pode especificar? Você pode usar caracteres curinga como parte do prompt:

6. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e depois em Modo Design.

7. Na grade de design de consulta, na linha Critérios da coluna Cidade , digite Como [Para qual cidade?] &"*".

   Neste prompt de parâmetro, o like palavra-chave, o ampersand (&) e o asterisco (*) entre aspas permitem que o usuário digite uma combinação de caracteres, incluindo caracteres curinga, para retornar uma variedade de resultados. Por exemplo, se o usuário digitar *, a consulta retornará todas as cidades; se o usuário digitar L, a consulta retornará todas as cidades que começam com a letra "L;" e se o usuário digitar *s*, a consulta retornará todas as cidades que contêm a letra "s".

8. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar e, no prompt de consulta, digite Novo e pressione ENTER.

   A consulta é executada e, em seguida, exibe pedidos para clientes em Nova York.

Criar uma consulta de totais

A linha Total em uma planilha de dados é muito útil, mas para perguntas mais complexas, você usa uma consulta total. Uma consulta total é uma consulta selecionada que permite agrupar e resumir dados, como quando você deseja ver o total de vendas por produto. Em uma consulta total, você pode usar a função Sum (uma função de agregação), para ver o total de vendas por produto.

Use o procedimento a seguir para modificar a consulta De subtotais do produto que você criou no exemplo anterior para que ele resume os subtotais do produto por produto.

1. Na guia Página Inicial , clique em Exibir > Exibição de Design.

   A consulta Subtotais do Produto é aberta no modo Design.

2. Na guia Design de Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.

   A linha Totals é exibida na grade de design da consulta.

• Você pode agrupar por valores de campo usando a linha Totais na grade de design.

• Você pode adicionar uma linha Total de folhas de dados aos resultados de uma consulta de totais.

• Ao usar a linha Totais na grade de design, você deve escolher uma função de agregação para cada campo. Se você não quiser executar um cálculo em um campo, poderá agrupar pelo campo.

• Na segunda coluna da grade de design, na linha Total , selecione Soma na lista suspensa.

• Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta é executada e exibe uma lista de produtos com subtotais.

• Pressione CTRL+S para salvar a consulta. Deixe a consulta aberta.

Para obter mais informações, consulte Exibir totais de coluna em uma folha de dados usando uma linha Totals.

Início da Página

Exibir dados resumidos ou agregados

Quando você usa tabelas para registrar transações ou armazenar dados numéricos regularmente, é útil poder examinar esses dados em agregação, como somas ou médias. No Access, você pode adicionar uma linha Totals a um folha de dados. A linha total é uma linha na parte inferior da folha de dados que pode exibir um total em execução ou outro valor agregado.

1. Execute a consulta Subtotais do Produto que você criou anteriormente e deixe os resultados abertos em modo Folha de Dados.

2. Na guia Início, clique em Totais. Uma nova linha é exibida na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna.

3. Clique na célula na última linha da folha de dados chamada Total.

4. Clique na seta para exibir as funções de agregação disponíveis. Como a coluna contém dados de texto, há apenas duas opções: Nenhuma e Contagem.

5. Selecione Contagem. O conteúdo da célula muda de Total para uma contagem de valores de coluna.

6. Clique na célula adjacente (a segunda coluna). Observe que uma seta aparece na célula.

7. Clique na seta e clique em Soma. O campo exibe uma soma dos valores da coluna.

8. Deixe a consulta aberta na exibição Folha de dados.

Início da Página

Criar uma consulta de tabela de referência cruzada

Agora suponha que você queira examinar os subtotais do produto, mas também deseja agregar por mês, para que cada linha mostre subtotais para um produto e cada coluna mostre subtotais do produto por um mês. Para mostrar subtotais de um produto e mostrar subtotais de produto por um mês, use um consulta de tabela de referência cruzada.

Você pode modificar a consulta Subtotais do Produto novamente para que a consulta retorne linhas de subtotais do produto e colunas de subtotais mensais.

1. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e depois em Modo Design.

2. No grupo Configuração de Consulta , clique em Adicionar Tabelas.

3. Clique duas vezes em Pedidos e clique em Fechar.

4. Na guia Design de Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Crosstab. Na grade de design, a linha Mostrar está oculta e a linha Crosstab é exibida.

5. Na terceira coluna da grade de design, clique com o botão direito do mouse na linha Campo e clique em Ampliar no menu de atalho. A caixa Zoom é aberta.

6. Na caixa Zoom , digite ou cole o seguinte: Mês: "Mês" & DatePart("m", [Data do pedido])

7. Clique em OK.

8. Na linha Crosstab , selecione os seguintes valores na lista suspensa: Título de Linha para a primeira coluna, Valor para a segunda coluna e Título de Coluna para a terceira coluna.

9. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta é executada e exibe subtotais do produto, agregados por mês.

10. Pressione CTRL+S para salvar a consulta.

    Para obter mais informações sobre consultas cruzadas, consulte Tornar os dados de resumo mais fáceis de ler usando uma consulta cruzada.

Início da Página

Criar uma consulta criar tabela

Você pode usar uma consulta make-table para criar uma nova tabela a partir de dados armazenados em outras tabelas.

Por exemplo, suponha que você queira enviar dados para pedidos de Chicago para um parceiro de negócios de Chicago que usa o Access para preparar relatórios. Em vez de enviar todos os dados do pedido, você deseja restringir os dados enviados para dados específicos para pedidos de Chicago.

Você pode criar uma consulta selecionada que contém dados de pedidos de Chicago e, em seguida, usar a consulta de seleção para criar a nova tabela usando o seguinte procedimento:

1. Abra o banco de dados de exemplo do exemplo anterior.

   Para executar uma consulta de tabela de make, talvez seja necessário habilitar o conteúdo do banco de dados.

   Observação: Se você vir uma mensagem abaixo da Faixa de Opções sobre como habilitar o banco de dados, clique em Habilitar conteúdo.Se o banco de dados já estiver em um local confiável, você não verá a Barra de Mensagens.

2. Na guia Criar , no grupo Consulta , clique em Design de Consulta.

3. Clique duas vezes em Detalhes e Pedidos de Pedidos.

4. Na tabela Pedidos , clique duas vezes na ID do Cliente e na Cidade do Navio para adicionar esses campos à grade de design.

5. Na tabela Detalhes do Pedido , clique duas vezes em ID do Pedido, ID do Produto, Quantidade, Preço Unitário e Desconto para adicionar esses campos à grade de design.

6. Na coluna Cidade do Navio da grade de design, desmarque a caixa na linha Mostrar . Na linha Critérios , digite "Chicago" (inclua as aspas individuais). Verifique os resultados da consulta antes de usá-los para criar a tabela.

7. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.

8. Pressione Ctrl + S para salvar a consulta.

9. Na caixa Nome da Consulta, digiteConsulta de Pedidos de Chicago e clique em OK.

10. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e depois em Modo Design.

11. Na guia Design de Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Fazer Tabela.

12. Na caixa de diálogo Criar Tabela , na caixa Nome da Tabela , digite Pedidos de Chicago e clique em OK.

13. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.

14. Na caixa de diálogo de confirmação, clique em Sim e veja a nova tabela exibida no Painel de Navegação.

    Observação: Se já houver uma tabela com o mesmo nome especificado, o Access excluirá essa tabela antes de executar a consulta.

Para obter mais informações sobre como usar consultas de tabela de criação, consulte Criar uma consulta de tabela de criação.

Início da Página

Criar uma consulta de anexo

Você pode usar uma consulta de anexo para recuperar dados de uma ou mais tabelas e adicionar esses dados a outra tabela.

Por exemplo, suponha que você tenha criado uma tabela para compartilhar com um associado comercial de Chicago, mas percebe que o associado também trabalha com clientes na área de Milwaukee. Você deseja adicionar linhas que contêm dados da área de Milwaukee à tabela antes de compartilhar a tabela com seu associado. Você pode adicionar dados da área de Milwaukee à tabela Chicago Orders usando o seguinte procedimento:

1. Abra a consulta chamada "Consulta de Pedidos de Chicago" que você criou anteriormente no modo design.

2. Na guia Design de Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Acrescentar. A caixa de diálogo Append é aberta.

3. Na caixa de diálogo Append , clique na seta na caixa Nome da Tabela , selecione Pedidos de Chicago na lista suspensa e clique em OK.

4. Na grade de design, na linha Critérios da coluna Ship City, exclua 'Chicago' e digite 'Milwaukee'.

5. Na linha Acrescentar Para , selecione o campo apropriado para cada coluna.

   Neste exemplo, os valores de linha Append To devem corresponder aos valores da linha Field , mas isso não é necessário para que as consultas de acréscimo funcionem.

6. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.

Para saber mais sobre consultas acréscimo, confira Adicionar registros a uma tabela usando uma consulta acréscimo.

Início da Página

Criar uma consulta de atualização

Você pode usar uma consulta de atualização para alterar os dados em suas tabelas e pode usar uma consulta de atualização para inserir critérios para especificar quais linhas devem ser atualizadas. Uma consulta de atualização oferece uma oportunidade de examinar os dados atualizados antes de executar a atualização.

No exemplo anterior, você anexou linhas à tabela Ordens de Chicago. Na tabela Pedidos de Chicago, o campo ID do produto mostra a ID numérica do produto. Para tornar os dados mais úteis em relatórios, você pode substituir as IDs do produto por nomes de produto, use o seguinte procedimento:

1. Abra a tabela Pedidos de Chicago na exibição Design.

2. Na linha ID do produto, altere o Tipo de Dados de Número para Texto.

3. Salve e feche a tabela Ordens de Chicago.

4. Na guia Criar , no grupo Consulta , clique em Design de Consulta.

5. Clique duas vezes em Pedidos e Produtos de Chicago.

6. Na guia Design de Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Atualizar.

7. Na grade de design, as linhas Classificar e Mostrar desaparecem e a linha Atualizar para é exibida.

8. Na tabela Pedidos de Chicago , clique duas vezes na ID do produto para adicionar esse campo à grade de design.

9. Na grade de design, na linha Atualizar para da coluna ID do produto , digite ou cole o seguinte: [Products].[ Nome do produto]

   Dica: Você pode usar uma consulta de atualização para excluir valores de campo usando uma cadeia de caracteres vazia ("") ou NULL na linha Atualizar para .

10. Na linha Critérios , digite ou cole o seguinte: [ID do produto] Like ([Products].[ ID])

11. Você pode examinar quais valores serão alterados por uma consulta de atualização exibindo a consulta no modo folha de dados.

12. Na guia Design , clique em Exibir > Exibição de Folha de Dados. A consulta retorna uma lista de IDs do produto que serão atualizadas.

13. Na guia Design de Consulta , clique em Executar.

    Ao abrir a tabela Pedidos de Chicago, você verá que os valores numéricos no campo ID do produto foram substituídos pelos nomes do produto da tabela Produtos.

Para saber mais sobre consultas atualização, veja Criar e executar uma consulta atualização.

Início da Página

Criar uma consulta exclusão

Você pode usar uma consulta de exclusão para excluir dados de suas tabelas e pode usar uma consulta de exclusão para inserir critérios para especificar quais linhas devem ser excluídas. Uma consulta de exclusão oferece a você a oportunidade de examinar as linhas que serão excluídas antes de executar a exclusão.

Por exemplo, diga que, enquanto você estava se preparando para enviar a tabela Chicago Orders do exemplo anterior, para o seu associado comercial de Chicago, você nota que algumas das linhas contêm uma série de campos vazios. Você decidiu remover essas linhas antes de enviar a tabela. Você pode apenas abrir a tabela e excluir as linhas manualmente, mas se tiver muitas linhas a serem excluídas e tiver critérios claros para quais linhas devem ser excluídas, talvez seja útil usar uma consulta de exclusão.

Você pode usar uma consulta para excluir linhas na tabela Chicago Orders que não têm um valor para ID do pedido usando o seguinte procedimento:

1. Na guia Criar, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes em Ordens de Chicago.

3. Na guia Design de Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Excluir. Na grade de design, as linhas Classificar e Mostrar desaparecem e a linha Excluir é exibida.

4. Na tabela Ordens de Chicago , clique duas vezes em ID do pedido para adicioná-la à grade.

5. Na grade de design, na linha Critérios da coluna ID do pedido, digite Null.

6. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.

Para obter mais informações sobre consultas de exclusão, consulte Criar e executar uma consulta de exclusão.

Início da Página