Access fornece uma série de ferramentas que ajudam você a criar rapidamente relatórios atraentes e fáceis de ler que apresentam os dados de uma maneira que melhor atenda às necessidades de seus usuários. Você pode usar os comandos na guia Create para criar um relatório simples com um único clique. Você pode usar o Assistente de Relatório para criar um relatório mais complicado ou criar um relatório adicionando todos os dados e formatando os elementos por conta própria. Seja qual for o método escolhido, você provavelmente fará pelo menos algumas alterações no design do relatório para fazê-lo exibir os dados da maneira desejada. Este artigo discute o processo geral de criação de um relatório e mostra como adicionar elementos de design específicos ao relatório.
Neste artigo
Decida como expor seu relatório
Ao projetar um relatório, primeiro você deve considerar como deseja que os dados sejam organizados na página e como os dados são armazenados no banco de dados. Durante o processo de design, você pode até descobrir que o arranjo de dados nas tabelas não permitirá que você crie o relatório desejado. Isso pode ser uma indicação de que as tabelas não estão normalizadas – isso significa que os dados não são armazenados da maneira mais eficiente.
Faça um esboço do seu relatório
Essa etapa não é necessária – você pode descobrir que o Assistente de Relatório de Acesso ou a ferramenta Relatório (ambos disponíveis na guia Create, no grupo Relatórios) fornecem um design inicial suficiente para o relatório. No entanto, se você decidir projetar seu relatório sem usar essas ferramentas, talvez seja útil fazer um esboço bruto do seu relatório em um pedaço de papel desenhando uma caixa onde cada campo vai e escrevendo o nome do campo em cada caixa. Como alternativa, você pode usar programas como Word ou Visio para criar uma simulação do relatório. Seja qual for o método usado, inclua linhas suficientes para indicar como os dados se repetem.
Por exemplo, você pode usar uma linha para obter informações do produto, em seguida, várias linhas repetidas para as vendas desse produto e, finalmente, uma linha de totais de vendas para o produto. Em seguida, a sequência se repete para o próximo produto e assim por diante até o final do relatório. Ou talvez seu relatório seja uma listagem simples dos dados na tabela, nesse caso, seu esboço pode conter apenas uma série de linhas e colunas.
Observação: Essa técnica também será muito útil se você estiver projetando um relatório para outra pessoa. Nesse caso, a outra pessoa pode desenhar o esboço antes de começar a trabalhar.
Depois de criar seu esboço, determine qual tabela ou tabela contém os dados que deseja exibir no relatório. Se todos os dados estiverem contidos em uma única tabela, você poderá basear seu relatório diretamente nessa tabela. Com mais frequência, os dados desejados são armazenados em várias tabelas que você deve reunir em uma consulta, antes de poder exibi-los no relatório. A consulta pode ser inserida na propriedade RecordSource do relatório ou você pode criar uma consulta separada e salva e basear o relatório nisso.
Decidir quais dados colocar em cada seção de relatório
Cada relatório tem uma ou mais seções de relatório. A única seção que está presente em cada relatório é a seção Detalhes. Esta seção se repete uma vez para cada registro na tabela ou consulta na qual o relatório se baseia. Outras seções são opcionais e se repetem com menos frequência e geralmente são usadas para exibir informações comuns a um grupo de registros, uma página do relatório ou todo o relatório.
A tabela a seguir descreve onde cada seção está localizada e como a seção é normalmente usada.
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Seção |
Localização |
Conteúdo típico |
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Seção Cabeçalho de relatório |
Aparece apenas uma vez, na parte superior da primeira página do relatório. |
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Seção Rodapé de relatório |
Aparece após a última linha de dados, acima da seção Rodapé de Página na última página do relatório. |
Totais de relatório (somas, contagens, médias e assim por diante) |
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Seção Cabeçalho de página |
Aparece na parte superior de cada página do relatório. |
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Seção Rodapé da página |
Aparece na parte inferior de cada página do relatório. |
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Seção Cabeçalho de grupo |
Aparece apenas antes de um grupo de registros. |
O campo em que está sendo agrupado |
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Seção Rodapé de grupo |
Aparece logo após um grupo de registros. |
Totais de grupo (somas, contagens, médias e assim por diante) |
Para obter informações sobre como adicionar ou remover seções de cabeçalho e rodapé do relatório ou seções de cabeçalho e rodapé da página, confira a seção Adicionar ou remover seções de cabeçalho e rodapé do relatório ou página neste artigo. Você pode adicionar seções de cabeçalho e rodapé de grupo usando o painel Grupo, Classificação e Total na exibição layout ou design.
Decidir como organizar os dados de detalhes
A maioria dos relatórios é organizada em um layout tabular ou empilhado, mas Access lhe dá a flexibilidade de usar praticamente qualquer arranjo de registros e campos desejados.
Layout tabular Um layout tabular é semelhante a uma planilha. Os rótulos estão na parte superior e os dados são alinhados em colunas abaixo dos rótulos. Tabular refere-se à aparência de tabela dos dados. Esse é o tipo de relatório que Access cria quando você clica em Relatório no grupo Relatórios da guia Create. O layout tabular é bom de usar se o relatório tiver um número relativamente pequeno de campos que você deseja exibir em um formato de lista simples. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionário criado usando um layout tabular.
Layout empilhado Um layout empilhado se assemelha a um formulário que você preenche quando abre uma conta bancária ou faz uma compra de um varejista online. Cada pedaço de dados é rotulado e os campos são empilhados uns sobre os outros. Esse layout é bom para relatórios que contêm campos demais para serem exibidos em um formato tabular – ou seja, a largura das colunas excederia a largura do relatório. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionário criado usando um layout empilhado.
Observação: No Assistente de Relatório, esse layout é chamado de layout columnar.
Layout misto Você pode misturar elementos de layouts tabulares e empilhados. Por exemplo, para cada registro, você pode organizar alguns dos campos em uma linha horizontal na parte superior da seção Detalhe e organizar outros campos do mesmo registro em um ou mais layouts empilhados abaixo da linha superior. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionário criado usando um layout misto. Os campos ID, Sobrenome e Nome são organizados em um layout de controle tabular e os campos Título de Trabalho e Telefone Comercial são organizados em um layout empilhado. Neste exemplo, as linhas de grade são usadas para fornecer uma separação visual de campos para cada funcionário.
Layout justificado Se você usar o Assistente de Relatório para criar seu relatório, poderá optar por usar um layout justificado. Esse layout usa a largura total da página para exibir os registros da forma mais compacta possível. É claro que você pode obter os mesmos resultados sem usar o Assistente de Relatório, mas pode ser um processo minucioso para alinhar exatamente os campos. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionário criado usando o layout justificado do Assistente de Relatório.
O layout justificado é um bom layout a ser usado se você estiver exibindo um grande número de campos no relatório. No exemplo anterior, se você usar um layout tabular para exibir os mesmos dados, os campos se estenderão para fora da borda da página. Se você usar um layout empilhado, cada registro ocupa muito mais espaço vertical, o que desperdiça papel e torna o relatório mais difícil de ler.
Usar layouts de controle para alinhar seus dados
Os layouts de controle são guias que você pode adicionar a um relatório enquanto ele está aberto no modo de exibição layout ou exibição design. Access adiciona layouts de controle automaticamente quando você usa o Assistente de Relatório para criar um relatório ou ao criar um relatório clicando em Relatório no grupo Relatórios da guia Create. Um layout de controle é como uma tabela, cada célula da qual pode conter um rótulo, uma caixa de texto ou qualquer outro tipo de controle. A ilustração a seguir mostra um layout de controle tabular em um relatório.
As linhas laranjas indicam as linhas e colunas do layout de controle e ficam visíveis somente quando o relatório está aberto na exibição layout ou no modo design. Os layouts de controle ajudam você a obter um alinhamento uniforme de dados em linhas e colunas e facilitam a adição, redimensionamento ou remoção de campos. Usando as ferramentas nos grupos Tabela e Posição na guia Organizar (disponível na exibição layout ou exibição design), você pode alterar um tipo de layout de controle para outro e remover controles de layouts para que você possa posicionar os controles onde quiser no relatório.
Adicionar ou remover seções de relatório ou cabeçalho de página e rodapé
Conforme mencionado anteriormente neste artigo, cabeçalhos e rodapés são seções de relatório que você pode usar para exibir informações comuns a todo o relatório ou a cada página de um relatório. Por exemplo, você pode adicionar uma seção Rodapé de Página para exibir um número de página na parte inferior de cada página ou adicionar uma seção Cabeçalho de Relatório para exibir um título para todo o relatório.
Adicionar seções de cabeçalho e rodapé de relatório ou página
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório que você deseja alterar e clique em Exibição de Design no menu de atalho.
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Verifique quais seções já estão no relatório. As seções são separadas por barras horizontais sombreadas chamadas seletores de seção. O rótulo em cada seletor de seção indica qual é a seção diretamente abaixo dela.
Cada relatório tem uma seção Detalhamento e também pode conter seções Cabeçalho de Relatório, Cabeçalho de Página, Rodapé de Página e Rodapé de Relatório. Além disso, se houver níveis de agrupamento no relatório, você poderá ver cabeçalhos de grupo ou rodapés (como o Cabeçalho arquivo como mostrado na ilustração anterior). Por padrão, cabeçalhos de grupo e rodapés são nomeados usando o nome do campo ou expressão que é a base do grupo. Nesse caso, o nome do campo de agrupamento é "Arquivo Como".
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Para adicionar seções de cabeçalho e rodapé de página ou cabeçalho de relatório e rodapé ao relatório, clique com o botão direito do mouse em qualquer seletor de seção e clique em Cabeçalho/Rodapé de Página ou Cabeçalho de Relatório/Rodapé no menu de atalho.
Cuidado: Se a seção já estiver presente no relatório, o Access avisará que ele excluirá a seção existente e os controles que ele contém.
Agora você pode mover controles existentes ou adicionar novos controles às novas seções.
Access sempre adiciona seções de cabeçalho e rodapé de página e relatório em pares. Ou seja, você não pode adicionar uma seção de cabeçalho de página ou relatório sem adicionar também a seção rodapé correspondente. Se você não precisar de ambas as seções, não poderá excluir uma seção, mas poderá redimensionar a seção não utilizado para uma altura de zero (0) para evitar adicionar espaçamento vertical extra ao relatório. Posicione o ponteiro na parte inferior da seção não utilizado até que ele se transforme em uma seta de cabeça dupla 
Remover seções de cabeçalho e rodapé de relatório ou página
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório que você deseja alterar e clique em Exibição de Design no menu de atalho.
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Clique com o botão direito do mouse em qualquer seletor de seção e clique em Cabeçalho/Rodapé da Página ou Cabeçalho/Rodapé de Relatório no menu de atalho.
Se você estiver removendo um par de cabeçalho e rodapé e essas seções contiverem controles, Access avisará que excluir as seções também excluirá os controles e que você não poderá desfazer a ação. Clique em Sim para remover as seções e excluir os controles ou clique em Não para cancelar a operação.
Dicas para formatar diferentes tipos de dados
Quando você cria um relatório usando a ferramenta Relatório (disponível na guia Create, no grupo Relatórios) ou usando o Assistente de Relatório, Access adiciona os campos ao relatório para você e cria o controle mais apropriado para exibir cada campo, com base no tipo de dados do campo. Se você estiver adicionando campos a um relatório por conta própria, o método preferido é arrastar cada campo da Lista de Campos para o relatório. Assim como acontece com o Assistente de Relatório ou a ferramenta Relatório , Access cria o controle mais apropriado para cada campo, dependendo do tipo de dados do campo. Para a maioria dos tipos de dados, o controle mais apropriado (padrão) a ser usado é a caixa de texto.
As seções a seguir fornecem dicas sobre como formatar alguns dos tipos de dados de caso especial.
Campos de valores múltiplos O controle padrão de um campo multivalido é uma caixa de combinação. Isso pode parecer uma escolha estranha para um controle em um relatório, pois você não pode clicar na seta em uma caixa de combinação em um relatório. No entanto, no contexto de um relatório, uma caixa de combinação se comporta como uma caixa de texto. A seta fica visível apenas no modo design.
Se o campo contiver vários valores, esses valores serão separados por vírgulas. Se a caixa de combinação não for larga o suficiente para exibir todos os valores em uma linha e a propriedade CanGrow da caixa de combinação for definida como Sim, os valores serão encapsulados para a próxima linha. Caso contrário, os valores são truncados. Para definir a propriedade CanGrow para um controle, abra o relatório na exibição Design ou layout, clique no controle e pressione F4 para exibir a folha de propriedades do controle. A propriedade CanGrow está localizada na guia Formatar e na guia Todos da folha de propriedades para o controle.
Campos de texto avançados O controle padrão para um campo de texto avançado é uma caixa de texto. Se a caixa de texto não for larga o suficiente para exibir todos os valores em uma linha e a propriedade CanGrow da caixa de texto for definida como Sim, os valores serão encapsulados para a próxima linha. Caso contrário, os valores são truncados. Para definir a propriedade CanGrow para um controle, abra o relatório na exibição Design ou layout, clique no controle e pressione F4 para exibir a folha de propriedades do controle. A propriedade CanGrow está localizada na guia Formatar e na guia Todos da folha de propriedades para o controle.
Um campo de texto avançado ajuda você a formatar texto de várias maneiras. Por exemplo, várias palavras em um campo podem ser sublinhadas e várias outras palavras no mesmo campo podem estar em itálico. No entanto, você ainda pode definir um estilo de formatação geral para a caixa de texto que contém o texto avançado. A formatação da caixa de texto se aplica apenas ao texto que não foi especificamente formatado usando uma formatação de texto avançada.
Definir estilos de formatação para uma caixa de texto que exibe um campo de texto avançado
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Clique com o botão direito do mouse no relatório no Painel de Navegação e clique em Modo de Exibição de Layout no menu de atalho.
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Clique na caixa de texto que exibe o campo de texto avançado e, na guia Formatar , no grupo Fonte , clique no estilo de formatação que você deseja aplicar.
Access aplica a formatação a todos os textos no campo de texto avançado que ainda não teve esse tipo (mas não valor) de formatação aplicada em uma exibição que dá suporte à entrada de dados, como a exibição datasheet para uma tabela ou consulta ou exibição de formulário para um formulário. Por exemplo, se uma parte do texto no campo for formatada com uma cor de fonte vermelha e você aplicar uma cor de fonte azul à caixa de texto, Access transformará todo o texto azul, exceto o que foi formatado individualmente como vermelho. Como outro exemplo, se uma parte do texto no campo for formatada com um tamanho de fonte de 11 pontos e você aplicar um tamanho de fonte de 14 pontos à caixa de texto, Access aplicará o tamanho da fonte de 14 pontos a todo o texto, exceto o que foi formatado individualmente em 11 pontos.
Campos de anexo Os campos de anexo usam um controle especial que não é usado para nenhum outro tipo de dados. Você pode anexar vários arquivos a um registro usando um único campo Anexo, mas o campo só pode exibir informações sobre um anexo por vez. Por padrão, o controle de anexo exibe um ícone ou uma imagem, dependendo do tipo de arquivo do anexo exibido atualmente pelo controle. Se desejar, você pode definir as propriedades para o controle de anexo para que todos os arquivos anexados sejam exibidos como ícones ou para que o campo simplesmente exiba um ícone de clipe de papel e o número de anexos. Supondo que você já use um controle de anexo em seu relatório, você pode usar o procedimento a seguir para ajustar as propriedades do controle para diferentes usos do controle.
Defina as propriedades de exibição para um campo Anexo
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Clique com o botão direito do mouse no relatório no Painel de Navegação e clique em Modo de Exibição de Layout no menu de atalho.
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Clique no controle de anexo. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la. Na folha de propriedades, clique na guia Formatar .
Use a tabela a seguir como um guia para definir as propriedades do controle de anexo.
Propriedade
Configuração
Exibir como
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Imagem/Ícone exibe gráficos como imagens e todos os outros arquivos como ícones. Essa é a configuração padrão.
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O ícone exibe todos os arquivos como ícones.
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Paperclip exibe um ícone de clipe de papel seguido pelo número de anexos em parênteses.
Imagem padrão
Para fazer uma imagem padrão aparecer no controle de anexo quando não houver arquivos anexados, clique em
Observação: A imagem padrão não será exibida se a propriedade Display As estiver definida como Paperclip.
Alinhamento de imagem
Selecione o alinhamento desejado na lista. A configuração padrão é Central. Ajustar essa configuração pode produzir resultados inesperados, dependendo da configuração da propriedade Modo de Tamanho da Imagem .
Modo tamanho da imagem
Essa configuração estará disponível somente se a propriedade Exibir Como estiver definida como Imagem/Ícone.
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Clip exibe a imagem em seu tamanho real. A imagem será cortada se for muito grande para caber dentro do controle.
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Stretch estende a imagem para que ela preencha todo o controle.
Observação: A menos que o controle de anexo tenha o mesmo tamanho exato da imagem, usar essa configuração distorcerá a imagem, fazendo com que ela pareça estendida vertical ou horizontalmente.
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O zoom exibe a imagem o maior possível sem cortar ou distorcer a imagem. Essa é a configuração padrão.
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Se você estiver usando o controle para exibir gráficos, ajuste o tamanho do controle de anexo para que você possa ver a quantidade de detalhes desejada.
