Como gerente de projeto, um dos aspectos mais importantes de sua função é monitorar as atribuições de cada um de seus recursos para que você possa equilibrar efetivamente suas cargas de trabalho. Alguns recursos podem ser globalizados e outros podem ser subalocados. Você pode examinar a eficiência com que suas recursos estão sendo usadas em seu projeto e se você precisa fazer quaisquer ajustes, exibindo suas cargas de trabalho e disponibilidade no Microsoft Project.
O que você deseja fazer?
Examinar cargas de trabalho de recurso usando a exibição Uso de Recursos
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Na guia Tarefa ou Recurso , clique em Uso de Recursos no menu suspenso Exibir .
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Examine os nomes de recursos e suas tarefas atribuídas na parte tabela da exibição Uso do Recurso.
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Examine a parte escala de tempo do modo de exibição para ver como o trabalho é alocado durante o período de tempo selecionado.
Em muitas exibições de recursos, incluindo a exibição Uso de Recursos, os recursos globalizados são mostrados em vermelho. Uma geralização ocorre sempre que o unidades máximas de um recurso é excedido por qualquer período de tempo. Nas planilhas de recursos, o campo indicador para recursos globalizados também inclui o indicador de nivelamento de recursos, que indica que o recurso seja nivelado. Verifique o indicador e examine as atribuições de tarefa para avaliar se a globalização é aceitável.
Por exemplo, suponha que duas tarefas tenham uma duração de quatro horas e que ambas comecem e terminem ao mesmo tempo. Se você atribuir ambas as tarefas a Bob, ele é tecnicamente globalizado, porque durante esse período de quatro horas das duas tarefas, Bob está trabalhando em 200%. No entanto, se o nivelamento é definido como uma base diária, Bob não precisa ser nivelado, porque durante todo o dia ele não excede sua capacidade total de oito horas de trabalho.
Observação: Junto com as atribuições de recursos para tarefas no projeto atualmente aberto, a exibição Uso de Recursos também exibe atribuições de recurso de resumo. Atribuições de recurso de resumo indicam a quantidade total de trabalho a que um recurso é atribuído em todos os outros projetos. As atribuições de recurso de resumo só são mostradas se você estiver conectado ao Microsoft Project Server e se tiver uma projeto da empresa aberta. Se você não quiser que as linhas de atribuição de resumo afetem os totais mostrados na exibição Uso do Recurso, selecione as linhas de atribuição de resumo e pressione DELETE.
Você também pode exibir e modificar a exibição Uso de Recursos para ver todas as atribuições de recurso e seus percentuais de alocação de trabalho em uma folha de tempo. Essa exibição mostra todas as atribuições por recurso e mostra como esses recursos são alocados para tarefas atribuídas ao longo do tempo.
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Na guia Tarefa ou Recurso , clique em Uso de Recursos no menu suspenso Exibir .
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Na guia Formatar , clique em Adicionar Detalhes.
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Na lista Campos disponíveis , clique em Alocação por Porcentagem e clique em Mostrar.
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Examine a parte escala de tempo do modo de exibição. No % Alloc. linha que você acabou de adicionar, você pode ver a porcentagem do total disponível do recurso período de trabalho que é alocado para atribuições durante o período de tempo selecionado. Além disso, a parte de escala de tempo do modo de exibição mostra o trabalho globalizado do recurso e seu percentual de alocação em vermelho, tornando possível identificar exatamente quando o recurso se torna globalizado.
Dica: Você pode ampliar o período de tempo mostrado na escala de tempo (por exemplo, você pode alterar a exibição de dias para horas) clicando em Zoom In (+) localizado no canto inferior direito da janela. Da mesma forma, você pode reduzir o zoom do período de tempo (por exemplo, você pode alterar a exibição de dias para semanas) clicando em Zoom Out (-).
Examine a disponibilidade dos recursos corporativos usando Project Online
Para encontrar recursos globalizados ou sublocados dentro de um projeto ou em projetos, você pode acessar Project Online e exibir um grafo e uma tabela de disponibilidade de recursos.
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No Centro de Projetos Project Online, clique em Recursos no menu do lado esquerdo.
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Selecione o recurso ou os recursos cujas informações de disponibilidade você deseja exibir selecionando a caixa marcar ao lado do nome e, na guia Recursos, clique em Planejamento de Capacidade na seção Navegar.
Para selecionar recursos adjacentes na lista, mantenha o SHIFT suspenso enquanto você clica no primeiro e depois no último recurso. Para selecionar recursos não locais, mantenha a CTRL suspensa enquanto você clica em cada recurso.
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Na seção Exibições da guia Disponibilidade , selecione uma exibição de recurso.
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Para exibir o trabalho de atribuição agrupado primeiro pelos recursos e, em seguida, pelos projetos em que o recurso aparece, selecione Trabalhar por Recurso.
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Para exibir o trabalho de atribuição agrupado pelos projetos em que o recurso aparece, selecione Utilização de Recursos por Projeto.
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Para exibir o tempo que o recurso tem disponível para funcionar durante um período de tempo especificado, selecione Disponibilidade Restante.
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Para exibir a quantidade de trabalho que o recurso é atribuído a fazer, selecione Utilização de Recursos.
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Se você selecionou vários recursos na página anterior, clique na legenda no gráfico para selecionar os recursos que deseja exibir no grafo.
A tabela Detalhes abaixo do grafo mostra uma escala de tempo que exibe quanto trabalho o recurso é atribuído durante o período de tempo especificado.
Dica: Para ver um intervalo de datas diferente no gráfico, clique em Definir Intervalos de Datas na guia Disponibilidade e selecione novas datas nas caixas Definir Intervalo de Datas .
Usar um grafo para exibir cargas de trabalho individuais
O modo de exibição Resource Graph exibe uma exibição gráfico barra da carga de trabalho e disponibilidade de um recurso individual. Essa exibição permite que você descubra rapidamente se o recurso selecionado está globalizado ou suballocado por um período específico de tempo. Você também pode ver o percentual de unidades alocados para atribuições, juntamente com a disponibilidade unidades máximas do recurso.
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Na guia Recurso, selecione a exibição Resource Graph na seção Exibir.
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Examine o nome do primeiro recurso na exibição Resource Graph rolando para a esquerda ou para a direita na janela esquerda.
Se o nome do recurso estiver listado em vermelho, o recurso será globalizado. Os recursos listados em preto são alocados exatamente em ou sob sua capacidade total.
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Examine o gráfico de barras para ver o nível de overallocation ou suballocação.
Barras azuis (por padrão) indicam a quantidade de trabalho alocado que está em ou abaixo da unidade máxima do recurso e período de trabalho disponibilidade para esse período. Barras vermelhas (por padrão) indicam que o recurso está globalizado porque o recurso excedeu sua unidade máxima e disponibilidade de tempo de trabalho por um determinado período de tempo.
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Examine os maiores percentuais de alocação que ocorrem no período de tempo mostrado – ou seja, o unidades de pico para o recurso no período de tempo.
As unidades de pico são listadas na parte inferior do gráfico.
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Para exibir o grafo de barras do próximo recurso, pressione PAGE DOWN ou use a barra de rolagem ou as teclas de seta.
Exibir uma lista de recursos que estão globalizados
Você pode ver uma lista apenas dos recursos que são globalizados exibindo a exibição folha de recursos ou a exibição Uso de Recursos e filtrando para recursos globalizados.
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Na seção Exibir , clique em Folha de Recursos ou Uso de Recursos na lista suspensa.
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Na guia Exibir , clique no menu suspenso Filtrar na seção Dados e clique em Recursos Globalizados.
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Para ver a lista completa de recursos novamente, clique no menu suspenso Filtrar e clique em Não Filtrar.
Observação: Mesmo sem filtrar recursos globalizados, você pode ver facilmente quais recursos são globalizados, pois seus nomes são mostrados em vermelho em qualquer modo de exibição de recurso. Além disso, nas exibições folha de recursos e uso de recursos, o campo indicador sugerirá que os recursos globalizados sejam nivelados.
As exibições de tarefa também podem ser usadas para exibir overallocations, embora não mostrem overallocations em vermelho da maneira que as exibições de recursos fazem. Se você estiver trabalhando em uma exibição de tarefa, poderá passar por cada tarefa que tenha overallocações de recursos, embora uma exibição de tarefa não mostre quais recursos (ou quantos) são globalizados.
Enquanto estiver em qualquer exibição de tarefa, como o Gráfico de Gantt ou Diagrama de Rede, na guia Recurso , clique em Avançar Overallocation na seção Nível .
Agrupar recursos que são globalizados
Na exibição Folha de Recursos ou Uso de Recursos, você pode grupo recursos que estão globalizados. Você também pode agrupar recursos por seus unidades de pico, que indicam suas alocações percentuais máximas em atribuições durante o projeto. Examinar os recursos globalizados pela extensão de suas globalizações pode ajudá-lo a se concentrar nos recursos mais amplamente globalizados primeiro.
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Na seção Exibir , clique em Folha de Recursos ou Uso de Recursos.
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Na guia Exibir , clique no menu Suspenso Grupo por grupo e clique em Novo Grupo Por.
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Na caixa Nome do Campo , selecione Overallocated.
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Na caixa Ordem , selecione Ascending ou Descending.
Se você clicar em Ascending, o grupo de recursos que não são globalizados será exibido primeiro e o grupo de recursos globalizados será o segundo.
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Para criar um agrupamento aninhado de unidades de pico, clique na caixa Então por e clique em Pico.
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Forneça um nome para o agrupamento e clique em Aplicar.
A exibição é agrupada de acordo com suas especificações. Qualquer recurso que tenha qualquer atribuição que exceda 100% das unidades de pico a qualquer momento durante o projeto é agrupado em Overallocated: Sim. Se você especificar um agrupamento aninhado de unidades de pico, poderá ter agrupamentos adicionais em títulos como Peak: 200%,Peak: 300% e assim por diante.
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Para ver os recursos listados em sua ordem original na caixa Grupo por caixa, clique em [Nenhum Grupo].
Localizar recursos que tenham tempo disponível
Se você tiver recursos globalizados, talvez deseje identificar recursos no projeto que têm tempo disponível, para que você possa distribuir a carga de trabalho de forma mais uniforme. Essa capacidade também será útil se houver tarefas adicionais não assinadas e você quiser descobrir quem está disponível para assumir mais trabalho.
A disponibilidade de recursos é calculada usando a seguinte fórmula:
Disponibilidade de recursos = Capacidade de recurso – (Atribuição de recurso de resumo + exceções de calendário)
A Atribuição de Recurso de Resumo é a soma de todo o trabalho feito pelo recurso e Exceções de Calendário são exceções no calendário base do recurso.
Para encontrar recursos que possam trabalhar horas adicionais em um trabalho, você pode exibir e modificar a exibição Uso de Recursos para ver a quantidade de tempo (horas, dias ou semanas) que um recurso tem disponível para atribuições adicionais. Você também pode usar essa exibição para redistribuir o trabalho de recursos globalizados para os suballocados.
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Na seção Exibir , clique em Uso de Recursos.
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Na guia Formatar, na seção Detalhes, marcar a caixa Disponibilidade Restante.
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No Rem. Avail. Linha (disponibilidade restante), examine a quantidade de trabalho que representa a disponibilidade restante ou subalocação para cada período de tempo.
Você também pode exibir e modificar a exibição Resource Graph para exibir um gráfico de barras da carga de trabalho de um recurso individual, o que pode ajudá-lo a descobrir quem pode trabalhar horas adicionais em uma tarefa. Você pode examinar informações sobre um recurso sublocado por vez na exibição Resource Graph. Você pode ver a quantidade de trabalho disponível por período.
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Na seção Exibir, clique em Resource Graph.
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Na guia Formatar , clique no menu suspenso Do Grafo e selecione Disponibilidade de Trabalho.
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Para o recurso selecionado, examine a quantidade de trabalho disponível mostrada no gráfico de barras. Role o escala de tempo para ver subalocações durante períodos variados de tempo.
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Examine a quantidade de tempo disponível para o recurso selecionado na parte inferior do gráfico.
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Para mover para o próximo recurso que tem tempo disponível, pressione PAGE DOWN ou use a barra de rolagem ou as teclas de seta no painel esquerdo.
