Criar um organograma automaticamente a partir de dados de funcionários

Gerar automaticamente um organograma a partir de uma fonte de dados existente

Quando você seleciona para criar um gráfico a partir do modelo, o Assistente de Gráfico de Organização é iniciado. Na primeira página do assistente, selecione Informações já armazenadas em um arquivo ou banco de dados e siga as instruções do assistente.

Criar um organograma a partir de um novo arquivo de dados

Se você ainda não tem seus dados em outro programa, mas deseja fazê-lo, o Visio abre o Excel ou um editor de texto com dados de exemplo em um formato de amostra adequado. Substitua os dados de exemplo pelos seus dados reais e conclua o assistente para gerar o organograma.

1. Para iniciar o Assistente de Gráfico da Organização, selecione Arquivo > Novo e selecione a categoria Gráfico da Organização e selecione Criar.

   No Visio 2016, selecione Arquivo > Novo > Business > Organization Chart e selecione Criar.

2. Na primeira página do assistente, selecione Informações que insira usando o assistente e selecione Avançar.

3. Selecione Excel ou Texto delimitado, digite um nome para o novo arquivo e selecione Avançar.
   Se você selecionar o Excel, uma planilha do Microsoft Excel será aberta com texto de exemplo. Se selecionar Texto delimitado, será aberta uma página do Bloco de Notas com o texto de exemplo.

4. Quando o Excel ou o Bloco de Notas for aberto, use o texto de exemplo como amostra do tipo de informação a ser incluído e digite suas informações sobre o texto existente. As colunas do nome do funcionário e do superior são obrigatórias, mas você pode adicionar ou excluir outras colunas.

5. Saia do Excel ou do Bloco de Notas e conclua o assistente.

Alterar o layout, alterar formas e inserir imagens

Os modelos Organograma adicionam uma guia Organograma à faixa de opções. Use as ferramentas dessa guia para fazer grandes alterações na aparência do diagrama.

Os grupos Layout e Organizar têm ferramentas para alterar o layout e a hierarquia das formas.

Use a galeria Formas para escolher o estilo das formas do gráfico. Use as ferramentas do grupo Imagem para inserir uma imagem na forma selecionada, excluir a imagem de espaço reservado e alterar a imagem após ter sido inserida em uma forma. Se você não adicionou imagens a todas as formas usando o assistente, pode fazê-lo agora. Na guia Gráfico da Organização , selecione Inserir > Várias Imagens. Todas as imagens precisam estar em uma única pasta, com o nome de arquivo no formato "Nome do Funcionário.TipoArquivo" – por exemplo, Jordão Moreno.jpg (o nome precisa corresponder exatamente ao nome na fonte de dados).

O grupo Dados da Organização tem ferramentas para importar dados de uma fonte externa usando o assistente, exportar dados da organização para o Excel ou um arquivo de texto, e comparar os dados do diagrama com uma fonte de dados externa.

Mostrar equipes usando a Estrutura da Equipe ou as linhas pontilhadas

Após criar um organograma, você poderá reorganizar as informações para refletir as relações da equipe virtual. Mova as formas relacionadas para perto umas das outras e adicione os conectores de linha pontilhada para mostrar as estruturas de subordinação secundárias. Ou realce uma equipe virtual com uma Estrutura da Equipe. Arraste a forma de Estrutura da Equipe da janela Formas para o desenho e depois use as alças de dimensionamento nos lados para fazê-la incluir os indivíduos na equipe virtual.

Atualizar um organograma que usa uma fonte de dados externa

Para refletir as alterações na estrutura de uma organização, você pode atualizar os dados do gráfico ou atualizar o organograma manualmente:

• Selecione Dados > Dados Externos > Atualizar Tudo.

Se os novos dados não corresponderem exatamente aos dados com os quais o gráfico foi criado, talvez seja necessário mover os indivíduos manualmente.

Se você tiver um novo gráfico, use o Visio para compará-lo com seu gráfico antigo e informar a você o que foi alterado.

1. Abra a versão nova ou a antiga do organograma.

2. Selecione Org Chart > Organization Data > Compare. Na caixa Comparar Dados da Organização, localize a versão com a qual você quer comparar.

3. Em Tipo de comparação , selecione a situação, dependendo de qual versão você abriu.

4. Em Tipo de relatório, escolha a opção desejada.

5. Selecione OK.

Se você ainda não conseguir atualizar o gráfico como quer, talvez seja necessário recriar o gráfico.

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