Tudo sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários

Dicas para usar este artigo

As informações deste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.

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Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários    Basta rolar para baixo até o segmento COMPLETE e expandi-lo. Talvez você não precise de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Se você quiser adicionar, iniciar, monitorar e manter fluxos de trabalho    Se você ainda não estiver familiarizado com essas tarefas, poderá achar útil trabalhar seu caminho através deste artigo, segmento por segmento, na primeira vez que você projetar e adicionar um fluxo de trabalho. Depois de conhecer as informações e o layout do artigo, você poderá ir direto para o segmento de que precisa em qualquer visita de retorno.

Uma observação sobre os gráficos    Imagens de tela e diagramas conceituais nesta série de artigos de fluxo de trabalho geralmente são baseados no tipo de fluxo de trabalho aprovação. Sempre que necessário para clareza conceitual ou instrucional, no entanto, imagens e diagramas neste artigo foram personalizados para coletar fluxos de trabalho de comentários.

Uma palavra sobre como imprimir este artigo    Este é um artigo longo. Se você quiser imprimir apenas segmentos selecionados, verifique se somente esses segmentos serão expandidos quando você imprimir. (Além disso, se você quiser incluir os gráficos completos em sua cópia impressa, imprima na orientação paisagística e não na orientação de retrato.)

E uma palavra sobre pesquisa    Antes de pesquisar qualquer texto ou termo neste artigo, verifique se todos os segmentos nos quais você deseja pesquisar são expandidos.

O que você deseja fazer?

Saiba mais sobre coletar fluxos de trabalho de comentários

Um fluxo de trabalho Coletar Comentários é um recurso do SharePoint que roteia um documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas para seus comentários. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza todo o processo.

O fluxo de trabalho básico do Collect Feedback incluído com funções de produtos do SharePoint como modelo. Usando este modelo, você pode adicionar vários fluxos de trabalho coletar comentários aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que você adiciona é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho básico do Collect Feedback, cada um com sua própria maneira especializada de trabalho, com base nas configurações especificadas ao adicioná-lo.

Seções neste segmento

1. O que um fluxo de trabalho do Collect Feedback pode fazer por mim?

2. O que um fluxo de trabalho do Collect Feedback não pode fazer?

3. Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

4. Como você planeja, adiciona, executa e mantém esse tipo de fluxo de trabalho?

1. O que um fluxo de trabalho do Collect Feedback pode fazer por mim?

• Quando você adiciona pela primeira vez um fluxo de trabalho Coletar Comentários à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, você pode especificar quantos participantes incluir e indicar se suas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Você pode até decidir se deve dividir as tarefas dos participantes em dois ou mais estágios separados, bem como especificar uma data de vencimento final e/ou a hora permitida para que cada tarefa seja concluída. E sempre que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente em um item, você pode modificar qualquer uma dessas configurações.

• O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: enviar comentários sobre o item, solicitar uma alteração no item, reatribuir a tarefa ou excluir a tarefa.

• Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, você pode monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) de uma única página de Status do Fluxo de Trabalho central.

• Por 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho ocorridos no curso dessa execução (ou instância) do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Status do fluxo de trabalho, para referência informal.

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2. O que um fluxo de trabalho do Collect Feedback não pode fazer?

O fluxo de trabalho Coletar Comentários não foi projetado para coletar aprovações e rejeições para um item ou para controlar a publicação de páginas da Web para um site. Se você quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes aprovam ou rejeitam o item que eles revisam, consulte o artigo Todos sobre fluxos de trabalho de aprovação, na seção Ver Também .

Além disso, os fluxos de trabalho coletar comentários não foram projetados para coletar assinaturas. Se você quiser usar um fluxo de trabalho para coletar assinaturas em um documento do Microsoft Word, uma pasta de trabalho do Microsoft Excel ou um formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo Todos sobre Coletar assinaturas de fluxos de trabalho, na seção Ver Também.

Para saber mais sobre como você pode usar Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar ainda mais qualquer um dos fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint, consulte o sistema de ajuda MSDN (Microsoft Software Developer Network).

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3. Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um    fluxo de trabalho por padrão, você deve ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

Para iniciar um    fluxo de trabalho Também por padrão, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm a permissão Editar Itens por padrão; o grupo Visitantes não.)

Como alternativa, os proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para fazer isso, selecione a caixa Exigir Permissões de Gerenciar Listas para iniciar esse fluxo de trabalho marcar, na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como você planeja, adiciona, executa e mantém esse tipo de fluxo de trabalho?

Estes são os estágios básicos:

• ANTES que o fluxo de trabalho seja executado (planeje, adicione, inicie)   
  Antes de adicionar um fluxo de trabalho, você planeja onde deseja adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca ou para toda a coleção de sites) e os detalhes de como ele funcionará. Depois de adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em um item específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em ambos os dois eventos de gatilho: quando qualquer item é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer item em uma lista ou biblioteca é alterado.

• ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluir, monitorar, ajustar)   
  Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais completam suas tarefas atribuídas. Lembretes automáticos são enviados aos participantes que não cumprem os prazos da tarefa. Enquanto isso, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorado a partir de uma página central de Status do fluxo de trabalho para essa instância específica do fluxo de trabalho. Os ajustes no fluxo de trabalho durante a execução podem ser feitos a partir dessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí.

• APÓS a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)   
  Quando o fluxo de trabalho for concluído, todo o histórico dessa execução (ou instância) poderá ser revisado por até 60 dias na página Status do fluxo de trabalho. Na mesma página, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho dessa versão do fluxo de trabalho. Por fim, se houver alguma coisa que você queira alterar sobre a forma como o fluxo de trabalho funciona, você poderá abrir e editar o formulário de associação que você concluiu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O gráfico de fluxo a seguir ilustra esses estágios da perspectiva da pessoa que está adicionando um novo fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Antes de planejar um novo fluxo de trabalho Coletar Comentários, primeiro examine o segmento ALLOW deste artigo e, em seguida, siga para o segmento PLAN .

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Permitir comentários somente no formulário de tarefa ou também no item

As duas perguntas a seguir podem ajudá-lo a chegar a uma decisão fundamental sobre seu fluxo de trabalho:

• Os participantes podem enviar comentários somente no campo Comentários no formulário de tarefa ou também podem inserir alterações e comentários rastreados no próprio item?

• Se os participantes puderem inserir alterações e comentários rastreados no item em si, eles farão isso em um ambiente colaborativo, no qual vários participantes podem editar o documento ao mesmo tempo ou cada participante marcar o documento e tem direitos de edição exclusivos durante sua própria revisão?

Aqui está um diagrama que pode ajudar a esclarecer essas alternativas.

Enquanto você continua lendo, tenha esses pontos em mente:

• Nenhum fluxo de trabalho pode começar em um item que está atualmente verificado.

• O tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se alguma alteração for feita no item que está sendo revisado.

• Você só pode inserir alterações e comentários rastreados em um item quando ele está aberto na versão instalada do programa em que ele foi criado, e não quando ele está aberto em uma versão de aplicativo Web desse programa.

Seções neste segmento

1. Permitir comentários somente no formulário de tarefa

2. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão colaborativa)

3. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão de acesso exclusivo)

1. Permitir comentários somente no formulário de tarefa

Esse arranjo tem a vantagem de ser o mais simples mecanicamente. Os participantes têm apenas duas maneiras de sugerir alterações, ambas envolvendo o formulário de tarefa:

• Envie comentários.

• Solicite que uma alteração seja feita no item enquanto o fluxo de trabalho ainda está em execução.

O main desvantagem, é claro, é que os participantes não podem indicar alterações específicas diretamente no item. Quanto maior o número de alterações sugeridas, mais os participantes provavelmente desejam poder trabalhar diretamente no item.

Uma observação sobre como proteger itens contra alterações    A maneira mais simples de garantir que os participantes não façam alterações no item em si é marcar o item durante a execução. Mas como dissemos apenas um pouco de volta, os fluxos de trabalho não podem começar em nenhum item que está atualmente verificado.

Há duas maneiras de contornar isso:

• Você pode esperar até que o fluxo de trabalho tenha começado e, em seguida, marcar o item para fora durante a execução. (Se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, verifique se você está listado no campo CC na segunda página do formulário de associação. Em seguida, quando você receber a notificação de que o fluxo de trabalho começou em um item, marcar esse item.) Uma limitação desse método é que nenhum outro fluxo de trabalho será capaz de iniciar no mesmo item enquanto você o tiver verificado.

• Como alternativa, você pode deixar o item conectado, mas certifique-se de que os participantes saibam que é importante que eles não marcar o item nem façam alterações nele. É uma boa ideia, é claro, incluir essa instrução entre as anotações que você inclui nas notificações de tarefa. Se os participantes forem novos em Coletar fluxos de trabalho do Feedback, talvez seja uma boa ideia deixar o ponto ainda mais claro – enviando um email separado antes que o fluxo de trabalho comece, talvez, ou conversando pessoalmente com seus participantes.

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2. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão colaborativa)

Esse arranjo mantém o item disponível para todos os participantes o tempo todo. Ninguém tem que esperar que mais ninguém termine sua revisão antes de começar a sua própria. Essa flexibilidade é possível pelos recursos de colaboração em produtos do SharePoint.

Apenas certifique-se de que seus participantes saibam que eles devem fazer o seguinte:

• Deixe o item verificado enquanto eles fazem suas alterações.

• Abra o item na versão instalada do programa no qual ele foi criado e não em uma versão de aplicativo Web desse programa.

• Ative o controle de alterações antes de fazer alterações ou inserir comentários.

• Salve suas alterações no servidor.

Lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se alguma alteração for feita no item que está sendo revisado. Se essa opção for selecionada, a primeira vez que qualquer participante salvar alterações no item – até mesmo alterações e/ou comentários rastreados – o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.

Além disso, se você pretende permitir alterações no item em si, certifique-se de que, nas configurações de versão da lista ou biblioteca, exigir que os documentos sejam verificados antes que eles possam ser editados está definido como No.

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3. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão de acesso exclusivo)

Nesse arranjo, somente um participante pode marcar o item e fazer alterações nele a qualquer momento:

• Se as tarefas no fluxo de trabalho forem atribuídas uma de cada vez (em série), isso provavelmente não será um problema.

• Se as tarefas forem atribuídas de uma só vez (em paralelo), os participantes talvez às vezes precisem aguardar o acesso ao item enquanto outro participante termina de trabalhar nele.

Como o fluxo de trabalho não pode começar em um item quando o item é verificado, você deve garantir que os itens sejam verificados antes de executar esse fluxo de trabalho neles.

Deixe seus participantes saberem que eles devem fazer o seguinte:

• Verifique o item antes de abri-lo.

• Abra o item na versão instalada do programa no qual ele foi criado e não em uma versão de aplicativo Web desse programa.

• Ative o controle de alterações antes de fazer alterações ou inserir comentários.

• Salve suas alterações no servidor e marcar o item de volta assim que terminar de trabalhar com ele.

Novamente, lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se alguma alteração for feita no item que está sendo revisado. Se essa opção for selecionada, a primeira vez que qualquer participante salvar alterações no item – até mesmo alterações e/ou comentários rastreados – o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto para planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários, vá para o segmento PLAN deste artigo.

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Planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa tomar e as informações necessárias para montar antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho Coletar Comentários.

Se você já estiver familiarizado com como adicionar esse tipo de fluxo de trabalho e precisar apenas de um lembrete sobre as etapas específicas, poderá ir direto para o segmento ADD apropriado (lista/biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

Seções neste segmento

1. Modelos e versões

2. Introdução ao formulário de associação

3. Doze perguntas a responder

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint funcionam como master modelos nos quais os fluxos de trabalho específicos e individuais que você adiciona às suas listas, bibliotecas e coleção de sites são baseados.

Cada vez que você adiciona um fluxo de trabalho Coletar Comentários, por exemplo, você está realmente adicionando uma versão do modelo de fluxo de trabalho do Collect Feedback geral. Você fornece a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que você especifica no formulário de associação ao adicionar essa versão específica. Dessa forma, você pode adicionar vários fluxos de trabalho, todas as versões com base no modelo de fluxo de trabalho Coletar Comentários master, mas cada versão nomeada e personalizada para a maneira específica como você o usará.

Nesta ilustração, três fluxos de trabalho com base no modelo de fluxo de trabalho Aprovação foram adicionados – um para todos os tipos de conteúdo em uma única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo em uma única biblioteca e outro para um único tipo de conteúdo em uma coleção de sites inteira.

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2. Introdução ao formulário de associação

Sempre que você adiciona uma nova versão de fluxo de trabalho com base em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, você preenche um formulário de associação para especificar a maneira como deseja que sua nova versão funcione.

Na seção a seguir, você encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para concluir o formulário de associação. Primeiro, porém, leve um momento ou dois para olhar sobre o formulário e seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

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3. Doze perguntas a serem respondidas

Assim que tiver as respostas para todas as perguntas desta seção, você estará pronto para adicionar seu fluxo de trabalho.

1. Esse é o tipo de fluxo de trabalho certo?

2. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

3. Qual é um bom nome?

4. Listas de tarefas e listas de histórico: existente ou novo?

5. Como (e por quem) esse fluxo de trabalho pode ser iniciado?

6. Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm esse fluxo de trabalho?

7. Participantes: Quais pessoas, em qual ordem?

8. Quais informações adicionais os participantes precisam?

9. Comentários somente no formulário de tarefa ou também no item?

10. Quando as tarefas devem ser executadas?

11. Quando esse fluxo de trabalho termina?

12. Quem precisa ser notificado?

01. Esse é o tipo de fluxo de trabalho certo?

Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Coletar Comentários – SharePoint 2010. Se você não tiver certeza de que esse tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para você, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint, na seção Ver Também .

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02. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

Você pode disponibilizar sua nova versão do fluxo de trabalho Coletar Comentários somente em uma única lista ou biblioteca ou disponibilizá-la em toda a coleção de sites.

• Se você adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, poderá configurá-lo para executar em todos os tipos de conteúdo ou apenas em um único tipo de conteúdo.

• No entanto, se você adicionar o fluxo de trabalho para toda a coleção de sites, deverá configurá-lo para ser executado somente em um único tipo de conteúdo do site.

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico quanto Documento ou Planilha do Excel, ou tão altamente especializado quanto Contrato Legal ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis em produtos do SharePoint por padrão, mas você pode personalizá-los e adicionar outros que você mesmo cria.

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03. Qual é um bom nome?

Dê à sua versão do fluxo de trabalho um nome que:

• Indica claramente para o que ele é usado.

• Claramente o distingue de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que você é membro de um grupo de editores. Seu grupo deseja usar dois fluxos de trabalho diferentes do Collect Feedback:

• Você executará o primeiro fluxo de trabalho em cada documento enviado por um membro do seu próprio grupo. Esse fluxo de trabalho coleta comentários somente dogerente do seu grupo.

• Você executará o segundo fluxo de trabalho em cada documento enviado por pessoas fora do seu próprio grupo. Esse fluxo de trabalho coleta comentários decada membro do seu grupo.

Você pode nomear o primeiro fluxo de trabalho Dentro de Comentários de Envio e o segundo comentários de envio externos.

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04. Listas de tarefas e listas de histórico: existentes ou novas?

Você pode fazer com que seu fluxo de trabalho use a lista de tarefas padrão do site e a lista Histórico, use outras listas existentes ou solicite novas listas apenas para esse fluxo de trabalho.

• Se seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverão várias tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (Gerenciar listas excessivamente longas é uma das coisas que podem retardar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)

• Se as tarefas e o histórico desse fluxo de trabalho conterem dados confidenciais ou confidenciais que você deseja manter separados das listas gerais, você deverá indicar definitivamente que deseja novas listas separadas para esse fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões apropriadas sejam definidas para as novas listas.)

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05. Como (e por quem) esse fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, somente automaticamente ou de qualquer maneira:

• Quando você inicia manualmente um fluxo de trabalho Coletar Comentários em um documento ou item específico, outro formulário, o formulário de iniciação, é apresentado. O formulário de iniciação contém a maioria das configurações da segunda página do formulário de associação . Dessa forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas configurações (somente para a instância atual), poderá fazê-lo antes de clicar em Iniciar.

• Com um início automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, portanto, as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem alterações.

A ilustração a seguir mostra a diferença entre inícios manuais e inícios automáticos.

Todas as alterações feitas no formulário de iniciação são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configurações permanentes e padrão do fluxo de trabalho, você edita o formulário de associação original, conforme explicado no segmento CHANGE deste artigo.

Inícios manuais

Se você permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item qualificado a qualquer momento.

As vantagens de um início manual são que você e seus colegas podem executar o fluxo de trabalho somente quando e se você optar por, e que cada vez que você executá-lo, você terá a chance de alterar algumas configurações usando o formulário de iniciação.

Um exemplo rápido    Se você quiser executar seu fluxo de trabalho apenas em itens criados por um escritor de fora de sua equipe, iniciá-lo manualmente impedirá que ele seja executado automaticamente em itens criados por você e seus companheiros de equipe. (Uma solução alternativa: manter uma lista ou biblioteca para itens de autores em sua equipe e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Dessa forma, você pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas somente na lista de autores externos.)

A principal desvantagem das partidas manuais é que alguém precisa lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado fazê-lo.

Início automático

Você pode configurar o fluxo de trabalho a ser iniciado automaticamente por cada um dos seguintes eventos:

• Um novo item é criado ou carregado na lista ou biblioteca.

• Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém precisa lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Ele é executado sempre que ocorre um evento de gatilho.

Um exemplo rápido    Imagine que o contador da sua organização precisa examinar todos os orçamentos carregados ou criados em sua biblioteca de Orçamentos. Você pode adicionar um fluxo de trabalho Coletar Comentários a essa biblioteca e especificar seu contador como o único participante. Você pode configurar o fluxo de trabalho para começar automaticamente sempre que um novo item for adicionado à lista ("criada em"). Dessa forma, seu contador sempre será mantido atualizado.

Duas desvantagens para início automático:

• Não é possível impedir que o fluxo de trabalho seja executado sempre que ocorrer um evento de gatilho.

• Você não pode alterar nenhuma configuração no início de uma instância individual.

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06. Os tipos de conteúdo herdados deste também obtêm esse fluxo de trabalho?

Quando você adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para toda a coleção de sites, você recebe a opção de também adicionar o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual você está adicionando o fluxo de trabalho. (Se você estiver adicionando um fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, essa opção não aparecerá no formulário de associação.)

Anotações

• A operação que realiza toda a adição adicional pode levar muito tempo para ser concluída.

• Se a herança tiver sido quebrada para quaisquer sites ou subsites em que você deseja que esse fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, verifique se você é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar essa operação.

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07. Participantes: quais pessoas, em qual ordem?

Você precisará fornecer o nome ou endereço de email para cada pessoa a quem as tarefas de revisão serão atribuídas.

Um estágio ou vários estágios    ? Você pode optar por ter apenas uma fase de tarefas de revisão ou ter vários estágios. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão executados um após o outro.

Revisões paralelas ou revisões em série    ? Para os participantes em qualquer estágio, você pode optar por ter suas tarefas de revisão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas de revisão atribuídas uma após a outra (em série) na ordem que você indicar. A opção serial pode ser útil se, por exemplo, você configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição – ou se quiser que os participantes possam examinar os comentários de participantes anteriores como parte do contexto de suas revisões.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de vários estágios e revisões serial:

Imagine que Frank está adicionando um novo fluxo de trabalho coletar comentários. Ele quer que seus colegas Anna e Sean revisem cada item primeiro, antes que ele mesmo revise. Dessa forma, ele pode ver seus comentários antes de começar sua própria revisão. Frank pode configurar isso de duas maneiras:

• Usando uma    revisão serial, Frank configura uma revisão serial de estágio único na qual Anna e Sean são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro.
  Nesse acordo, Anna deve enviar seus comentários antes que a tarefa de Sean seja atribuída; e, em seguida, Sean deve enviar seus comentários antes que a tarefa de Frank seja atribuída.
  Aqui está como Frank configura sua revisão serial de estágio único.
  

• Usando dois    estágios se Frank quiser que Anna e Sean sejam atribuídos suas revisões ao mesmo tempo, para que Sean não precise esperar que Anna termine antes que ela possa começar, ele pode configurar duas etapas no fluxo de trabalho: o primeiro um estágio paralelo para as críticas de Anna e Sean, e o segundo um estágio separado apenas para sua própria revisão. Se o primeiro estágio não for concluído, o segundo estágio nunca será iniciado.
  Aqui está como Frank configura sua revisão paralela de dois estágios.
  

Aqui estão diagramas de ambas as soluções.

Participantes externos    Há um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Nesse processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo.

Aqui está um diagrama desse processo:

Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou uma a cada membro do grupo?    Se você incluir um endereço de grupo ou uma lista de distribuição entre os participantes do fluxo de trabalho, poderá fazer com que o fluxo de trabalho atribua uma tarefa a cada membro do grupo ou atribua apenas uma tarefa a todo o grupo (mas ainda envie uma notificação dessa tarefa única para cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, qualquer membro do grupo pode reivindicar e concluir essa tarefa única. (Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento COMPLETE deste artigo.)

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08. Quais informações adicionais os participantes precisam?

Há um campo de texto no formulário de associação em que você pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos e assim por diante.

Perguntas que você pode abordar neste campo de texto:

• Se os participantes tiverem dificuldades ou perguntas, com quem devem entrar em contato?

• Os revisores podem enviar comentários apenas no formulário de tarefa ou também podem inserir alterações e comentários rastreados no item itself?

• Se os revisores puderem inserir alterações e comentários rastreados no item em si, eles devem marcar o item antes de fazer alterações nele ou devem deixá-lo verificado para que vários revisores possam trabalhar nele simultaneamente?

• Se o fluxo de trabalho atribuir apenas uma tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, menção aqui que um único membro de cada grupo deve reivindicar a tarefa antes de completá-la. Dessa forma, outros membros do grupo não perdem tempo iniciando a mesma tarefa. (Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento COMPLETE deste artigo.)

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09. Comentários somente no formulário de tarefa ou também no item?

Há várias considerações relacionadas a esta importante questão. Se você ainda não fez isso, abra e leia o segmento ALLOW deste artigo para obter mais informações.

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10. Quando as tarefas devem ser executadas?

Você pode indicar quando as tarefas de fluxo de trabalho devem ser executadas de duas maneiras:

Por data de calendário    Você pode especificar uma única data de calendário pela qual todas as tarefas devem ser realizadas.

• Se você configurar seu fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente não deverá usar essa opção. Isso ocorre porque o valor de data especificado não se ajustará automaticamente em relação à data atual sempre que o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente.

Por duração da tarefa    Você pode especificar vários dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, começando quando essa tarefa é atribuída.

• Uma data de vencimento do calendário substitui uma duração de tarefa especificada. Ou seja: se hoje for 10 de junho, e hoje estou atribuído a uma tarefa que tem uma duração de três dias, mas que também tem uma data de vencimento do calendário de 11 de junho, então a tarefa será vencida em 11 de junho (a data de vencimento do calendário) e não em 13 de junho (o último dia da duração de três dias).

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11. Quando esse fluxo de trabalho termina?

Para evitar o tempo perdido gasto em revisões desnecessárias, você pode optar por cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se alguma alteração for feita no item.

Se você selecionar essa opção, os participantes poderão fornecer comentários apenas em seus formulários de tarefa. Ou seja, eles não podem inserir alterações e comentários rastreados no próprio item, pois isso alteraria o item, o que, por sua vez, cancelaria o fluxo de trabalho. Se você selecionar essa opção, não deixe de incluir uma nota no campo Solicitação , instruindo os participantes a não fazer nenhuma alteração diretamente no item para revisão.

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12. Quem precisa ser notificado?

No campo CC , na segunda página do formulário de associação, você pode inserir nomes ou endereços para qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que esse fluxo de trabalho for iniciado ou encerrado.

• Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho para essa pessoa.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e parada sem precisar ser especificada neste campo.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que originalmente o adicionou recebe as notificações de início e parada sem a necessidade de ser especificada neste campo.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto para adicionar seu novo fluxo de trabalho Coletar Comentários à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, acesse o segmento ADD apropriado (lista/biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

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Adicionar um fluxo
de trabalho coletar comentários (para apenas uma lista ou biblioteca)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil examinar os segmentos LEARN, ALLOW e PLAN anteriores neste artigo antes de prosseguir com as etapas neste segmento.

Seções neste segmento

1. Antes de começar

2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões precisam estar em ordem para que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email e lembretes, o email deve estar habilitado para seu site do SharePoint. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, marcar com o administrador do SharePoint.

Permissões    As configurações padrão exigem que você tenha a permissão Gerenciar Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

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2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

1. Abra a lista ou a biblioteca para a qual você deseja adicionar o fluxo de trabalho.

2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca .

   Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário, essa guia se chama Calendário.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações de fluxo de trabalho.

4. Na página Configurações de Fluxo de Trabalho, especifique um único tipo de conteúdo para o fluxo de trabalho a ser executado ou Todos (para todos os tipos de conteúdo) e clique em Adicionar um fluxo de trabalho.
   

5. Conclua a primeira página do formulário de associação.
   (Instruções seguem a ilustração.)

1. Quando todas as configurações neste formulário forem da maneira que você deseja, clique em Avançar.

2. Conclua a segunda página do formulário de associação.
   (Instruções seguem a ilustração.)

   Observação: Os produtos do SharePoint apresentam as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação – números de um a sete na ilustração a seguir, de Atribuir a até CC – sempre que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que você possa fazer alterações nessas opções apenas para uma instância.

1. Quando você tiver todas as configurações nesta página da maneira desejada, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos do SharePoint criam sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto, acesse o segmento START deste artigo e inicie a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

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Adicionar um fluxo
de trabalho coletar comentários (para uma coleção de sites inteira)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil examinar os segmentos LEARN, ALLOW e PLAN anteriores neste artigo antes de prosseguir com as etapas neste segmento.

Seções neste segmento

1. Antes de começar

2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões precisam estar em ordem para que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email e lembretes, o email deve estar habilitado para seu site. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, marcar com o administrador do SharePoint.

Permissões    As configurações padrão do SharePoint exigem que você tenha a permissão Gerenciar Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

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2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

1. Acesse a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).

2. Clique no ícone Configurações e clique em Configurações do Site.

3. Na página Configurações do Site, em Galerias do Web Designer, clique em Tipos de conteúdo do site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site para o qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

   Observação: Um fluxo de trabalho adicionado a toda a coleção de sites deve ser adicionado apenas para itens de um único tipo de conteúdo.

   

   1. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.
      

   2. Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho .
      

   3. Conclua a primeira página do formulário de associação.
      (Instruções seguem a ilustração.)

1. Quando todas as configurações nesta página forem do jeito que você deseja, clique em Avançar.

2. Conclua a segunda página do formulário de associação.
   (Instruções seguem a ilustração.)

   Observação: Os produtos do SharePoint apresentam as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação – números um a sete na ilustração a seguir, de Revisores a CC – sempre que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que você possa fazer alterações nessas opções apenas para uma instância.

1. Quando você tiver todas as configurações nesta página da maneira desejada, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos do SharePoint criam sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto, acesse o segmento START deste artigo e inicie a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

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Iniciar um fluxo de trabalho coletar comentários

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, somente automaticamente ou de qualquer maneira:

• Manualmente a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

• Automaticamente sempre que ocorre um evento de gatilho especificado – ou seja, sempre que um item é adicionado à lista ou biblioteca e/ou sempre que um item já está na lista é alterado de qualquer maneira.
  (O evento ou eventos de gatilho são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a adição e configuração originais do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, confira o segmento PLAN deste artigo.)

Seções neste segmento

1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

3. Iniciar manualmente na lista ou biblioteca

4. Iniciar manualmente de dentro de um programa do Microsoft Office

1. Inicie o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, sempre que ocorrer um evento de gatilho, o fluxo de trabalho será executado no item que o acionou.

Quando ele é iniciado, o fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada atribuído. Enquanto isso, ele também envia notificações iniciais (distintas das notificações de tarefa) para a pessoa que originalmente adicionou o fluxo de trabalho e a qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

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2. Inicie o fluxo de trabalho manualmente

Uma observação sobre permissões    Normalmente, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm essa permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode escolher, em uma base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, exigir a permissão Gerenciar Listas para pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao escolher essa opção, os proprietários podem essencialmente especificar que somente eles e outros proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, confira o segmento Learn deste artigo.)

Dois lugares para começar

Você pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente de qualquer um dos dois locais:

• Na lista ou biblioteca em que o item é armazenado

• De dentro do próprio item, aberto no programa do Microsoft Office no qual ele foi criado. (Observe que este deve ser o programa completo, instalado e não uma versão do aplicativo Web.)

As duas seções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

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3. Comece manualmente na lista ou biblioteca

1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item no qual você deseja executar o fluxo de trabalho está armazenado.

2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho , clique em Fluxos de Trabalho.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no fluxo de trabalho que você deseja executar.
   

4. No formulário de iniciação, faça todas as alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Observação: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

1. Quando você tiver todas as configurações no formulário de iniciação da maneira desejada, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

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4. Comece manualmente de dentro de um programa do Microsoft Office

1. Abra o item no programa do Office instalado em seu computador.

2. No item aberto, clique na guia Arquivo , clique em Salvar & Enviar e clique no fluxo de trabalho que você deseja executar no item.

3. Se você vir a mensagem a seguir, informando que o fluxo de trabalho precisa que o arquivo seja verificado, clique no botão Check In.

4. Clique no botão Iniciar Fluxo de Trabalho grande.

5. Na página Alterar um fluxo de trabalho, no formulário de iniciação, faça todas as alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Observação: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

   

1. Quando você tiver as configurações no formulário de iniciação da maneira desejada, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

O que vem a seguir?

• Se essa for a primeira vez que esse fluxo de trabalho é executado, os outros participantes precisarão de informações e assistência para concluir suas tarefas atribuídas? (Eles podem achar útil o segmento COMPLETE deste artigo.)

• Além disso, é uma boa ideia marcar se os participantes estão recebendo seus notificações por email, e particularmente que as notificações não estão sendo mal tratadas por seus filtros de email de lixo eletrônico.

• E, claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir a si mesmo. Acesse o segmento COMPLETE deste artigo para obter os detalhes.

• Enquanto isso, para descobrir como você pode acompanhar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, acesse o segmento MONITOR deste artigo.

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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários

Se essa for a primeira vez que você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho Coletar Comentários, talvez seja útil examinar este segmento do artigo na íntegra antes de concluir sua tarefa. Dessa forma, você estará ciente de todas as opções que podem estar abertas a você.

Primeiro, verifique se você tem o artigo certo

Diferentes tipos de fluxos de trabalho exigem ações de tarefa diferentes.

Portanto, antes de começar, verifique se a tarefa atribuída é de fato uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários e não uma tarefa para algum outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Examine em qualquer um dos seguintes locais:

• Na linha Assunto do de notificação
  de tarefa

• Na barra de mensagens no item a ser revisado
  

• No título da tarefa na página
  Status do Fluxo de Trabalho

Se você não vir o texto Por favor, examine o texto nesses locais, marcar com a pessoa que iniciou ou originalmente adicionou o fluxo de trabalho para descobrir em qual modelo de fluxo de trabalho ele se baseia ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Você encontrará links para artigos sobre como usar os outros tipos de fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint na seção Ver Também deste artigo.

No entanto, se sua tarefa for uma tarefa Coletar Comentários, continue lendo!

Seções neste segmento

1. Uma visão geral do processo

2. Acessar o item e o formulário de tarefa da mensagem de notificação de tarefa

3. Acessar o item e o formulário de tarefa da lista ou biblioteca

4. Examinar o item

5. Concluir e enviar o formulário de tarefa

6. Notificações atrasadas

7. Reivindicar uma tarefa de grupo antes de concluí-la (opcional)

8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

9. Reatribua sua tarefa para outra pessoa (opcional)

10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Uma visão geral do processo

Quando você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho, você geralmente descobre sobre a tarefa de uma das três maneiras:

• Você recebe uma notificação de tarefa por email.

• Você abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que informa que você recebeu uma tarefa relacionada.

• Você marcar site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas estão atribuídas a você no momento.

Quando você descobre que recebeu uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários, você geralmente faz duas coisas:

• Examinar o item    Abra e examine o item.

• Concluir a tarefa    Você usa o formulário de tarefa para enviar os resultados de sua revisão.

Muitas vezes, portanto, os três itens a seguir estão envolvidos na conclusão da tarefa:

• A mensagem de notificação (que você recebe como email)

• O item enviado para sua revisão (que você abre e revisa)

• O formulário de tarefa (que você abre, conclui e envia)

Veja como são esses três itens.

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2. Acesse o item e o formulário de tarefa da mensagem de notificação de tarefa

Siga as seguintes etapas:

1. Na mensagem de notificação de tarefa, no Para concluir esta tarefa , clique no link para o item.

2. No item aberto, clique no botão Abrir essa tarefa na barra de mensagens.

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3. Acesse o item e o formulário de tarefa da lista ou biblioteca

Siga as seguintes etapas:

1. Na lista ou biblioteca em que o item a ser revisado é armazenado, clique no link Em Andamento associado ao item e ao fluxo de trabalho.

2. Na página Status do fluxo de trabalho, clique no título da tarefa.

3. No formulário de tarefa, na tarefa Esta tarefa de fluxo de trabalho se aplica à barra de mensagens , clique no link para o item.

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4. Examine o item

Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.

Observe as duas barras de mensagem amarelas na parte superior do documento:

Leitura do servidor-   Somente Este documento está aberto no modo somente leitura – ou seja, você pode ler o documento, mas não pode fazer nenhuma alteração nele.

A pessoa que executa o fluxo de trabalho tem a opção de permitir comentários apenas no formulário de tarefa ou também permitir alterações e comentários rastreados no próprio item. Se você não tiver certeza se deve trabalhar no item em si, marcar com a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou a pessoa que o adicionou originalmente. Se você deve inserir alterações e comentários rastreados, clique no botão Editar Documento .

Algumas coisas para ter certeza de:

• Verifique se você deve marcar o documento antes de inserir alterações e comentários rastreados ou se você deve deixá-lo verificado para que vários revisores possam trabalhar nele simultaneamente.

• Ative o controle de alterações antes de inserir alterações ou comentários. Para obter mais informações, consulte o segmento ALLOW neste artigo.

• Salve suas alterações no servidor quando terminar de trabalhar no item. Se você verificou o item, marcar-o novamente.

Workflow    Tarefa Quando estiver pronto para concluir e enviar o formulário de tarefa, clique no botão Abrir essa tarefa .

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5. Conclua e envie o formulário de tarefa

O formulário de tarefa para uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários tem uma aparência semelhante a essa.

Observe que os dois primeiros controles (Excluir Item e Essa tarefa de fluxo de trabalho se aplicam ao Título do Item) não aparecem no formulário de tarefa quando ele é aberto de dentro do item para revisão.

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6. Notificações atrasadas

Se uma tarefa ou uma instância de fluxo de trabalho inteira estiver atrasada para conclusão, as notificações serão enviadas automaticamente para:

• A pessoa a quem a tarefa é atribuída.

• A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se a inicialização foi automática, para a pessoa que originalmente adicionou o fluxo de trabalho).

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7. Reivindicar uma tarefa de grupo antes de concluí-la (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao qual você pertence, qualquer membro do grupo poderá reivindicar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Reclame a tarefa antes de examinar o item. Assim que você reivindicar a tarefa, ela será atribuída a você e nenhum outro membro do grupo poderá completá-la. (Dessa forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

1. Na página Status do fluxo de trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao grupo até que uma seta seja exibida.

2. Clique na seta, clique em Editar Item e, no formulário de tarefa, clique no botão Tarefa de Declaração .
   

Quando a página Status do Fluxo de Trabalho for atualizada, você poderá ver que a tarefa não está mais atribuída ao grupo, mas agora especificamente a você.

Posteriormente, se você quiser liberar a tarefa para o grupo novamente sem completá-la, use as mesmas etapas para retornar ao formulário de tarefa, mas agora clique no botão Tarefa de Liberação .

Voltar para Examinar o item

8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

Antes de iniciar esse processo, observe que o fluxo de trabalho pode ser configurado para terminar imediatamente se alguma alteração for feita no item. Pode ser uma boa ideia marcar com a pessoa que iniciou ou originalmente adicionou o fluxo de trabalho para garantir que está tudo bem para que uma alteração seja feita e que o fluxo de trabalho termine nesse ponto.

Demonstraremos a opção de solicitação de alteração colocando-a em um cenário:

Primeiro, imagine que seu nome seja Frank.

Então, imagine que um colega de trabalho chamado Anna iniciou um fluxo de trabalho do Collect Feedback em um documento que ela criou.

Ao examinar o novo documento de Anna, você sente que a Introdução é muito longa.

Clique no botão Alterar Solicitação na parte inferior do formulário de tarefa do fluxo de trabalho e conclua esse formulário.

Quando você tiver todas as entradas do formulário da maneira que deseja, clique em Enviar e sua tarefa atual é marcada comoConcluir. (Mas você ainda não terminou. Você receberá uma tarefa de revisão novamente depois que Anna concluir a tarefa de alteração.)

Enquanto isso, Anna recebe a seguinte notificação por email:

Anna pode dizer após apenas uma olhada na linha Assunto (número 1 na ilustração) que esta não é uma notificação comum coletar comentários, mas sim uma solicitação para alterar algo sobre o item. Ela encontra as informações sobre a alteração específica que foi solicitada na alteração solicitada de texto (número 2).

Anna verifica o item, faz as alterações solicitadas (ou não), salva suas alterações (se houver) e verifica o item de volta. (Lembre-se de que, se o fluxo de trabalho estiver configurado para terminar assim que qualquer alteração for feita no item, essa ação fará com que o fluxo de trabalho termine.)

Em seguida, Anna vai para a página Status do fluxo de trabalho e abre sua tarefa de solicitação de alteração da área Tarefas lá.

Anna adiciona qualquer informação que deseja no campo Comentários e, em seguida, clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:

• Ela marca a tarefa de solicitação de alteração de Anna como Concluída.

• Ele atribui uma nova tarefa de revisão a você (com os comentários de Anna adicionados na área Comentários Consolidados ) e envia uma notificação sobre essa tarefa.

Agora você pode ir em frente e concluir sua revisão do item alterado.

Enquanto isso, todas essas ações são rastreadas e visíveis na seção Histórico do fluxo de trabalho da página Status do fluxo de trabalho, conforme mostrado na ilustração a seguir.

Aqui está um diagrama de todo o processo.

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9. Reatribua sua tarefa para outra pessoa (opcional)

Se você quiser que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho atribuída a você, clique no botão Tarefa reatribuir no formulário de tarefa do fluxo de trabalho.

Esse formulário é exibido.

Quando o formulário for concluído, clique em Enviar. Sua tarefa está marcada como Concluída, uma nova tarefa é atribuída à pessoa agora responsável pela tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Todas as novas informações fornecidas estão incluídas no Texto Delegado na nova notificação de tarefa (número 1 na ilustração a seguir).

Enquanto isso, todas essas alterações são rastreadas e visíveis nas seções Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho, conforme mostrado aqui.

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10. Conclua uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Há um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Nesse processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo:

1. Inclua o endereço de email do participante externo no estágio Atribuir ao apropriado na segunda página do formulário de associação.

2. O fluxo de trabalho atribui a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, ao membro que originalmente adicionou o fluxo de trabalho. Essa pessoa a quem a tarefa é realmente atribuída atua como o proxy do participante externo.

3. Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão para o participante externo. (Enquanto isso, o participante externo recebe uma cópia da notificação da tarefa, que pode funcionar como um alerta ou aviso útil.)

4. O membro do site ao qual a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item para o participante externo.

5. O participante externo examina o item e envia de volta sua resposta ao membro do site.

6. Quando a resposta do participante externo chega, o membro do site conclui a tarefa em produtos do SharePoint em nome do participante externo.

Aqui está um diagrama do processo.

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Monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho do Collect Feedback em execução

O local central do qual você pode monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página Status do fluxo de trabalho para essa instância do fluxo de trabalho.

Primeiro mostraremos como chegar a essa página, depois mostraremos como usar as opções e as informações que você encontrar lá. Por fim, mostraremos outras duas páginas em que você pode obter informações adicionais de monitoramento.

Seções neste segmento

1. Acessar a página Status do fluxo de trabalho

2. Usar a página Status do Fluxo de Trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

5. Cancelar ou encerrar essa execução do fluxo de trabalho

6. Descubra quais fluxos de trabalho estão em execução em um item

7. Monitorar fluxos de trabalho para toda a coleção de sites

1. Acesse a página Status do fluxo de trabalho

Na lista ou biblioteca em que o item está localizado, clique no link Em Andamento para o item e o fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento chamado Keynote Draft e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.

A página Status do Fluxo de Trabalho é aberta.

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2. Use a página Status do fluxo de trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, na ilustração de cada seção da página Status do Fluxo de Trabalho, você encontrará as perguntas de monitoramento que a seção responde.

Seção Informações do fluxo de trabalho

Perguntas respondidas:

• Quem iniciou essa instância do fluxo de trabalho?

• Quando essa instância foi iniciada?

• Quando ocorreu a última ação nesta instância?

• Em qual item essa instância está em execução?

• Qual é o status atual dessa instância?

Seção Tarefas

Perguntas respondidas:

• Quais tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é a status atual?

• Quais tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado para cada uma dessas tarefas?

• Qual é a data de vencimento para cada tarefa que já foi criada e atribuída?

Tarefas que foram excluídas e tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta seção.

Seção Histórico do fluxo de trabalho

Perguntas respondidas:

• Quais eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

• Observe que tarefas atrasadas e notificações de tarefas atrasadas não aparecem nessa área.

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3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Há duas maneiras de alterar tarefas que já estão atribuídas, mas ainda não concluídas:

• Alterar uma única tarefa ativa

• Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

Permissões Para fazer qualquer alteração em uma única tarefa atribuída a alguém diferente de si mesmo, você deve ter a permissão Gerenciar Listas. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Portanto, é possível, por exemplo, ter permissões que permitem iniciar um fluxo de trabalho, mas não fazer alterações na tarefa de outro participante.)

Se você tiver as permissões necessárias:

1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa na lista Tarefas .
   

2. Use o formulário de tarefa para concluir, excluir ou reatribuir a tarefa ou solicitar uma alteração no item.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como usar o formulário de tarefa, consulte o segmento COMPLETE deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas o linkEncerrar esse fluxo de trabalhonão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Atualizar tarefas ativas do Link Coletar Comentários .

2. Faça suas alterações no formulário aberto e clique em OK.

   • As mensagens que refletem suas alterações são enviadas para as pessoas que atualmente recebem tarefas nesta execução.

   • As tarefas já concluídas ou excluídas e as tarefas ainda não atribuídasnão são afetadas pelas alterações feitas neste formulário.

   • Se você quiser fazer alterações em tarefas ainda não atribuídas, confira a seção a seguir neste segmento, Alterar tarefas futuras.

     

1. Quando você tiver todos os campos no formulário da maneira desejada, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.

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4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas o linkEncerrar esse fluxo de trabalhonão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar ou atualizar revisores do link Coletar Comentários .

2. Faça suas alterações no formulário aberto e clique em ATUALIZAR.

   Observação: As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações feitas neste formulário.

1. Quando você tiver todos os campos no formulário da maneira desejada, clique em OK.

Todas as tarefas futuras na instância atual refletirão suas alterações.

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5. Cancelar ou encerrar essa execução de fluxo de trabalho

Há duas maneiras de parar uma instância de fluxo de trabalho em execução antes de sua conclusão normal:

• Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho.

• Encerrar esse fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e são excluídas da área Tarefas da página Status do fluxo de trabalho. (No entanto, elas ainda são refletidas na área Histórico de Fluxo de Trabalho.)

As instruções para ambos os métodos seguem.

Cancelar (todas as tarefas canceladas, mas retidas na lista tarefas e no histórico)

Permissões Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas o linkEncerrar esse fluxo de trabalhonão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho não for mais necessária ou desejada, ela poderá ser interrompida.

• Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Cancelar todas as tarefas de Coletar Comentários .

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com uma status de Cancelado. As tarefas canceladas ainda estão listadas na área Tarefas e na área Histórico de Fluxo de Trabalho .

Encerrar (todas as tarefas excluídas da lista Tarefas, mas retidas no Histórico)

Permissões Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas o linkEncerrar esse fluxo de trabalhonão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, ele poderá ser encerrado.

• Na página Status do fluxo de trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Encerrar este fluxo de trabalho .

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e excluídas da área Tarefas na página Status do fluxo de trabalho, embora ainda sejam refletidas na área Histórico de Fluxo de Trabalho . O fluxo de trabalho termina com um status de Cancelado.

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6. Descubra quais fluxos de trabalho estão em execução em um item

Na página Fluxos de trabalho para qualquer item, você encontrará uma lista dos fluxos de trabalho em execução no momento nesse item.

1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item é armazenado.

2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho , clique em Fluxos de Trabalho.

3. Na página Fluxos de trabalho: Nome do item , em Executar fluxos de trabalho, você encontrará uma lista de instâncias de fluxo de trabalho em execução no item.

Topo do segmento

7. Monitorar fluxos de trabalho para toda a coleção de sites

Os administradores da coleção de sites podem exibir rapidamente:

• Quantos fluxos de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção de sites.

• Se cada modelo de fluxo de trabalho em si está ativo ou inativo no conjunto de sites.

• Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na coleção de sites.

Veja como:

1. Abra a página inicial da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).

2. Clique no ícone Configurações e clique em Configurações do Site.

3. Na página Configurações do Site, em Administração de Site, clique em Fluxos de trabalho.

A página Fluxos de trabalho é aberta, exibindo as informações.

O que vem a seguir?

Se essa for a primeira vez que essa versão do fluxo de trabalho for executada, você poderá usar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para exibir os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como você deseja.

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Examine Coletar resultados do fluxo de trabalho de comentários e crie relatórios

Depois que sua instância de fluxo de trabalho for concluída, você poderá examinar os eventos registrados em seu histórico. (Você pode acessar o registro de qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)

Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho entre instâncias.

Seções neste segmento

1. Revisar eventos na instância mais recente

2. Histórico de instâncias de acesso por até 60 dias

3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

1. Examine os eventos na instância mais recente

Enquanto um item permanecer na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, o histórico da instância mais recente pode ser acessado da lista ou biblioteca.

Para exibir a página Status do Fluxo de Trabalho para a instância mais recente de uma execução de fluxo de trabalho em qualquer item:

• Na lista ou biblioteca em que o item está localizado, clique no link status para o item e o fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado Keynote draft e o fluxo de trabalho é Aprovação do Novo Doc.

Na página Status do fluxo de trabalho, a seção Histórico do Fluxo de Trabalho está localizada perto da parte inferior.

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2. Histórico da instância de acesso por até 60 dias

E se você quiser examinar o histórico de uma instância depois de executar o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (Sessenta dias é quanto tempo os produtos do SharePoint mantêm o histórico de tarefas para fluxos de trabalho.)

Na lista ou biblioteca

1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item é armazenado.

2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho , clique em Fluxos de Trabalho.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxos de Trabalho Concluídos, clique no nome ou status da instância de fluxo de trabalho que você deseja examinar.
   
   A página Status do fluxo de trabalho para essa instância é aberta.

Na notificação de conclusão do fluxo de trabalho

• Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para a instância que você deseja examinar e clique no link Exibir o histórico do fluxo de trabalho .

A página Status do fluxo de trabalho para essa instância é aberta.

Para manter todas as notificações de conclusão, talvez você queira criar uma regra do Outlook. Configure a regra para copiar todas as mensagens de entrada que tenham o texto concluído na linha Assunto em sua própria pasta separada. (Verifique se a regra do Outlook copia as mensagens de entrada e não as move simplesmente ou elas também não serão exibidas na caixa de entrada.) Para saber mais sobre como criar regras do Outlook, consulte o artigo Gerenciar mensagens de email com regras.

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3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber como uma de suas versões de fluxo de trabalho está sendo executada em geral – ao longo do tempo e em várias instâncias – você pode criar um ou dois relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração da Atividade    Use este relatório para ver as médias de quanto tempo ele está levando para que cada atividade dentro de um fluxo de trabalho seja concluída, bem como quanto tempo leva cada execução completa ou instância desse fluxo de trabalho para ser concluída.

• Relatório de cancelamento e erro    Use este relatório para ver se um fluxo de trabalho está sendo frequentemente cancelado ou encontrando erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Status desse fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações status.
   

2. Na página Status do fluxo de trabalho, em Histórico de fluxo de trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
   

3. Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e clique no nome do relatório que deseja exibir.
   

4. Na página Personalizar, mantenha ou altere o local em que o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
   
   O relatório é criado e salvo no local especificado.

5. Quando o relatório for concluído, você poderá clicar no link mostrado na ilustração a seguir para exibi-lo. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Posteriormente, quando estiver pronto para exibir o relatório, você o encontrará no local especificado na etapa anterior.)
   

O que vem a seguir?

Se o fluxo de trabalho funcionar da maneira desejada, você está pronto para começar a usá-lo.

Se houver algo que você queira alterar sobre como ele funciona, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

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Alterar, desabilitar ou remover um fluxo de trabalho Coletar Comentários

Depois de executar a primeira instância do novo fluxo de trabalho Coletar Comentários e examinar os resultados, talvez você queira fazer uma ou mais alterações na forma como o fluxo de trabalho está configurado.

Além disso, talvez você queira, em vários momentos no futuro, fazer alterações adicionais na configuração.

Por fim, você pode, em algum momento, desejar desabilitar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo – ou você pode, de fato, optar por removê-lo completamente.

Seções neste segmento

1. Alterar configurações permanentes para um fluxo de trabalho

2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar configurações permanentes para um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, você abre e edita o formulário de associação que foi originalmente usado para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou a biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca .

   Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário, essa guia se chama Calendário.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações de fluxo de trabalho.

4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique em para alterar configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual deseja alterar as configurações.

   Observação: Se o fluxo de trabalho Coletar Comentários que você deseja não aparecer na lista, ele poderá estar associado a apenas um tipo de conteúdo. Quais fluxos de trabalho aparecem nesta lista são controlados pelas associações mostrar fluxo de trabalho desse tipo de controle, localizadas logo acima da lista. (Confira a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu suspenso para descobrir qual delas exibe o fluxo de trabalho desejado. Quando o fluxo de trabalho desejado for exibido na lista, clique no nome do fluxo de trabalho.

5. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça e salve as alterações desejadas.

   Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado (lista/biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

1. Abra a página inicial da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).

2. Clique no ícone Configurações e clique em Configurações do Site.

3. Na página Configurações do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo do Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.

5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emConfigurações, clique emConfigurações de fluxo de trabalho.

6. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique em para alterar configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual deseja alterar as configurações.

7. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça e salve as alterações desejadas.

   Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado (lista/biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

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2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou a biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca .

   Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário, essa guia se chama Calendário.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações de fluxo de trabalho.

4. Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho .
   

5. Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, habilitar novamente ou remover fluxos de trabalho.
   

Há cinco colunas no formulário:

• Workflow    Nome do fluxo de trabalho.

• Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho em execução atualmente em itens.

• Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.

• Sem novas instâncias    Opção que permite que todas as instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho sejam concluídas, mas desabilita o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para habilitar novamente o fluxo de trabalho posteriormente, retorne a esta página e selecione Permitir.)

• Remover    Opção que remove o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca completamente. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna para esse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação não é reversível.)

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Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

1. Abra a página inicial da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).

2. Clique no ícone Configurações e clique em Configurações do Site.

3. Na página Configurações do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo do Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.

5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emConfigurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.

6. Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho .

7. Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, habilitar novamente ou remover fluxos de trabalho.
   

Há cinco colunas no formulário:

• Workflow    Nome do fluxo de trabalho.

• Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho em execução atualmente em itens.

• Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.

• Sem novas instâncias    Opção que permite que todas as instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho sejam concluídas, mas desabilita o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para habilitar novamente o fluxo de trabalho posteriormente, retorne a esta página e selecione Permitir.)

• Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da coleção de sites. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna para esse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação nãoé reversível.)

O que vem a seguir?

Se você tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para marcar os efeitos das alterações.

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Personalizando ainda mais

Há uma ampla variedade de maneiras de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint.

Você pode até mesmo criar fluxos de trabalho personalizados do zero.

Você pode usar qualquer um ou todos os seguintes programas:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizar formulários, ações e comportamentos de fluxo de trabalho.

• Microsoft Visual Studio    Crie suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de ajuda MSDN (Microsoft Software Developer Network).

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