Quanto mais email você envia e recebe, maior a caixa de correio do Outlook pode crescer. Caixas de correio grandes podem levar mais tempo para abrir e pesquisar, e muitos provedores de email, incluindo Microsoft 365, limitam o tamanho máximo da sua caixa de correio. Se você receber uma mensagem de que sua caixa de correio está acima do limite de tamanho, excluir mensagens e pastas pode ajudar, mas se você armazenar suas informações em um Arquivo de Dados do Outlook (.pst) ou Arquivo de Dados offline do Outlook (.ost), esse arquivo de dados pode não diminuir de tamanho automaticamente.
Observação: se você usar uma conta POP, todas as informações de sua conta de email, incluindo suas pastas, mensagens de email, contatos, calendário e informações de tarefa serão armazenadas em um Arquivo de Dados do Outlook (.pst). Se você usar uma conta Microsoft 365, Exchange, IMAP ou Outlook.com, uma cópia da caixa de correio será armazenada em um Arquivo de Dados offline do Outlook (.ost).
Para reduzir o tamanho do arquivo de dados do Outlook (.pst) ou do Arquivo de Dados offline do Outlook (.ost), você pode compactar manualmente o arquivo de dados. Selecione sua versão do Outlook abaixo para ver instruções sobre como reduzir o tamanho de um arquivo .pst ou .ost.
Há várias maneiras de reduzir o tamanho da caixa de correio.
Você pode usar a ferramenta Limpeza da Caixa de Correio para exibir o tamanho de sua caixa de correio e pastas individuais. Essa ferramenta também pode ajudá-lo a pesquisar mensagens mais antigas ou muito grandes que talvez você queira excluir ou mover para um Arquivo de Dados do Outlook (.pst).
Geralmente, a causa de uma caixa de correio grande é uma pasta de Itens Excluídos grande. A ferramenta fornece um botão para exibir o tamanho da pasta Itens Excluídos e esvaziar sua pasta Itens Excluídos.
Ocasionalmente, o Outlook armazenará itens conflitantes em uma pasta chamada Conflitos. Conflitos acontecem quando uma cópia de um item armazenado em seu servidor de email está fora de sincronização com uma cópia de um item armazenado em seu computador local. A ferramenta Limpeza da Caixa de Correio pode excluir esses conflitos para você.
Executar a ferramenta Limpeza de Caixa de Correio
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Clique na guia Arquivo.
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Clique em Ferramentas > Limpeza da Caixa de Correio.
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Selecione Exibir Tamanho da Caixa de Correio, Localizar itens mais antigos do que, Localizar itens maiores que, Exibir Tamanho dos Itens Excluídos, Pasta Itens Excluídos Vazios , Exibir Tamanho de Conflitos ou Conflitos Vazios para executar a tarefa desejada.
Usar o Conversation Clean Up para remover mensagens redundantes
Em um thread de email longo, muitas vezes há várias mensagens que contêm todas as mesmas informações que as mensagens anteriores. A Limpeza de Conversa pode remover essas mensagens redundantes automaticamente. Para obter mais informações, consulte Usar a Limpeza de Conversa para excluir mensagens redundantes.
Pesquisar mensagens grandes
Você pode pesquisar todas as mensagens maiores que um tamanho específico na caixa de pesquisa do Outlook. Clique na caixa Pesquisar e digite: messagesize:>5 mb. Isso encontrará todas as mensagens maiores que 5 MB. Você pode excluir algumas ou todas essas mensagens ou movê-las para outro Arquivo de Dados do Outlook (.pst). Para obter mais informações sobre itens móveis, consulte Mover ou copiar uma mensagem entre pastas.
Se você excluir itens de um Arquivo de Dados do Outlook (.pst) ou arquivo de dados offline do Outlook (.ost), o Outlook compacta automaticamente o arquivo em segundo plano durante o tempo ocioso, quando você não está usando seu computador, mas o Outlook ainda está em execução.
Observação: o Outlook só compacta o arquivo se houver mais de 20% de "espaço em branco" (espaço não utilizado) no arquivo.
Você também pode usar as etapas a seguir para iniciar manualmente o processo compacto imediatamente, o que pode levar vários minutos para ser concluído.
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Exclua todos os itens que você não deseja manter e esvazie a pasta Itens Excluídos .
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Clique em Configurações da conta > arquivo > configurações da conta.
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Na guia Arquivos de Dados , clique no arquivo de dados que você deseja compactar e clique em Configurações.Observação: se você estiver usando uma conta de email do Exchange ou Outlook.com, precisará clicar adicionalmente na guia Avançado > Configurações do Arquivo de Dados do Outlook.
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Na caixa de diálogo Arquivo de Dados do Outlook, clique em Compact Agora e clique em OK.
Observação: Você não precisa sair do Outlook depois de compactar um Arquivo de Dados do Outlook.
