O Quadro de Comunicações fornece um espaço para as equipes pensarem juntas, experimentarem ideias diferentes e criarem o melhor plano. O Quadro de Comunicações é totalmente integrado às equipes da Microsoft, o que facilita o planejamento de projetos antes, durante e após uma reunião do Teams.
Confira estas dicas para obter o máximo do Whiteboard durante sua próxima sessão de planejamento.
Preparar o quadro de comunicações com antecedência
Aqui estão algumas sugestões para preparar seu quadro de comunicações antes da reunião:
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Crie um novo quadro de comunicações na tela do seletor de quadro.
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No painel Criar, selecione Modelos> Planejamento do Projeto.
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Escolha um modelo que melhor atenda às suas necessidades. Por exemplo, escolha o modelo de stand-up diário para acompanhar a carga de trabalho e as tarefas diárias. Ou escolha o início do Project se precisar definir as metas de longo prazo da sua equipe.
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Personalize o modelo para atender às suas necessidades. Por exemplo, você pode adicionar anotações adicionais, alterar cores ou adicionar setas de realce.
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Carregar imagens ou documentos relevantes como PDFs.
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Para saber mais, confira recursos e funcionalidades do Whiteboard
Quando o quadro estiver pronto, você poderá enviar um link para sua equipe.
Assumir o controle da reunião
Depois que a reunião for iniciada, siga estas etapas para compartilhar seu quadro:
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Selecione o ícone Compartilhar na bandeja de compartilhamento da reunião.
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Na seção Quadro de Comunicações, selecione Microsoft Whiteboard.
O modo de exibição do seletor de quadro será aberto. Você pode selecionar o quadro que já preparou na lista ou iniciar um novo quadro.
Aqui estão alguns recursos adicionais do Whiteboard que você pode usar ao liderar a reunião:
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Direcione a atenção de sua equipe com a ferramenta de apontador laser.
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Use a ferramenta de realce ou formas de seta para chamar os principais conceitos.
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Adicione novas anotações autoadesivas para acompanhar a discussão.
Manter sua equipe envolvida
Lembre sua equipe de que eles podem usar as seguintes ferramentas para colaborar em tempo real:
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Adicione anotações autoadesivas para controlar novas ideias.
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Use reações de anotações autoadesivas, como marcas de seleção ou rostos sorrisos, para votar em ideias.
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Desenhe no quadro ou anotações de manuscrito com a ferramenta de escrita à tinta.
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Carregar imagens, incluindo imagens de estoque do Bing.
Cursores colaborativos facilitam o controle de quais participantes da reunião estão fazendo quais alterações.
Colocar seu plano em ação
Aqui estão algumas sugestões para acompanhar após a reunião, mantendo sua equipe informada:
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Envie uma mensagem aos participantes com o resultado e os acompanhamentos. Você também pode incluir um link para o quadro de comunicações.
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Lembre os participantes da reunião de que eles podem encontrar o quadro de comunicações no seletor de quadro.
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Envie um instantâneo do quadro de comunicações concluído para qualquer pessoa que tenha perdido a reunião. Selecione Exportar imagem no menu Configurações.
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Para saber mais, confira Continuar trabalhando em um quadro de comunicações após uma reunião.
Executar sessões de planejamento regulares
Se você quiser configurar reuniões de planejamento regulares, faça o seguinte:
Criar um canal de planejamento no Teams e adicionar um quadro de comunicações
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Navegue até sua equipe no Teams, selecione o menu . . . e adicione um canal. Seu nome deve ser o período que você está planejando (por exemplo, "Primeiro trimestre").
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No mesmo canal, selecione o botão + na parte superior, pesquise Whiteboard e selecione Salvar.
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O quadro de comunicações está anexado ao canal e você pode começar a planejar.
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Certifique-se de que sua equipe saiba sobre o canal e o quadro mencionando-os no Teams.
Concluir o processo de planejamento
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Defina a estrutura do quadro com um modelo de planejamento de projeto ou crie o seu próprio.
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Escreva instruções em um local claro no quadro para que os membros da equipe saibam como usá-lo.
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Algumas instruções podem incluir a especificação de certas cores para indicar em quais áreas certos recursos se enquadram ou quais reações representam a aceitação do recurso e assim por diante.
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Instrua os membros da equipe a preencher os itens da lista de pendências no quadro em notas adesivas codificadas por cores.
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Durante as reuniões relacionadas ao planejamento, use o quadro para mover itens na lista de pendências e facilitar as conversas relacionadas.
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Depois que um plano for definido, migre-o para o sistema de gerenciamento de projetos.
