O SharePoint oferece uma experiência escalonável e rica em recursos para o gerenciamento de conteúdo. Se você tiver um grande volume de arquivos para gerenciar, considere usar um modelo de site da Central de Documentos. Este modelo é otimizado para gerenciamento de documentos em grande escala. Isso pode economizar tempo e ajudar você a ser mais eficiente. Versões, IDs de documento, conjuntos de documentos, navegação de metadados e tipos de conteúdo estão incluídos no modelo.
Um site da Central de Documentos funciona para ambos os cenários:
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Ambiente de autor Em um ambiente de criação da Central de Documentos, os usuários criam e editam milhares de documentos ou ativos de mídia armazenados em um repositório central.
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Arquivo morto de conteúdo Em um arquivo morto de conteúdo, como uma base de dados de conhecimento, os usuários armazenam ou visualizam documentos.
Este artigo informa sobre os recursos em um modelo de site da Central de Documentos.
Para criar uma central de documentos, consulte Usar modelos para criar diferentes tipos de sites do SharePoint
O que há em um site da Central de Documentos?
O modelo de site da Central de Documentos contém recursos que facilitam e facilitam a criação e o gerenciamento de grandes conjuntos de documentos. Na maioria dos casos, um proprietário de site pode adicionar cada um desses recursos separadamente. O modelo de site da Central de Documentos habilita automaticamente os recursos de gerenciamento de documentos recomendados. As seções a seguir descrevem brevemente esses recursos.
Você pode usar um Site da Central de Documentos como ambiente de criação ou arquivo de conteúdo. Em um ambiente de criação, os usuários realizam com frequência o check-in e o check-out de arquivos e criam estruturas de pastas para esses arquivos. O versioning é habilitado e as versões anteriores de cada documento são mantidas. Além disso, os fluxos de trabalho podem controlar os ciclos de vida do documento.
Por outro lado, pouca autoria ocorre em um arquivo de conteúdo. Os usuários simplesmente exibem ou carregam documentos. O modelo de site da Central de Documentos dá suporte à criação de um tipo de arquivo morto de conteúdo chamado arquivos da base de dados de conhecimento. Normalmente, as bases de conhecimento contêm versões simples de documentos, e um site pode ser dimensionar para milhões de arquivos. Em um cenário típico, como um centro de suporte técnico para uma organização de grande porte, milhares de pessoas podem acessar o conteúdo, principalmente para lê-lo. Somente alguns carregariam o novo conteúdo para o site.
Os itens a seguir descrevem alguns recursos do SharePoint que você pode incluir em um site da Central de Documentos. Além desses recursos, algumas organizações personalizam a aparência e a navegação de uma Central de Documentos. Algumas adicionam Web Parts personalizadas.
Metadados gerenciados é um sistema que atribui determinados termos a documentos no SharePoint. Em seguida, você pode usar esses termos para classificar os documentos. Você também pode usar metadados para criar uma poderosa ferramenta de navegação para os usuários que podem ajudá-los a encontrar o que querem rapidamente.
Por exemplo, suponha que sua empresa tenha uma base de dados de conhecimento que contém artigos que ajudam as pessoas a solucionar problemas com produtos. Você pode criar termos de metadados que permitem aos usuários filtrar informações por produto, por tipo de problema ou outras propriedades.
Em um site da Central de Documentos, cada parte do conteúdo obtém uma ID exclusiva que não está relacionada ao local do documento, como um link de URL. Isso significa que, se você mover ou renomear o documento, a ID permanecerá a mesma. Você pode usar a ID para criar um link permanente para o documento e minimizar links desfeitos.
As versões são habilitadas automaticamente em um site da Central de Documentos. Isso significa que você tem automaticamente um histórico de todas as diferentes versões de um arquivo. Em um processo de revisão de documento, por exemplo, isso significa que você tem um registro de todas as atualizações inseridas durante o ciclo de revisão. Você pode controlar atualizações, respondentes de contatos e assim por diante. Além disso, se surgir um problema com a versão atual de um artigo, você poderá reverter rapidamente para a última versão boa conhecida.
Um tipo de conteúdo é um tipo específico de conteúdo juntamente com um grupo de configurações para o conteúdo. Quando alguém cria um documento de um tipo de conteúdo definido, ele recebe automaticamente todas as configurações apropriadas para esse tipo de conteúdo. Uma Central de Documentos pode ter um conjunto de tipos de conteúdo – diferentes tipos de documentos, vídeos, modelos e assim por diante.
O Organizador de Conteúdo não é incluído automaticamente em um site da Central de Documentos, no entanto, muitos usuários o adicionam. O Organizador de Conteúdo é um recurso do SharePoint que permite gerenciar a organização e a estrutura de itens em geral. Usando metadados ou tipos de conteúdo, o Organizador de Conteúdo pode rotear automaticamente documentos e outros itens para locais específicos. Por exemplo, em uma base de dados de conhecimento, você pode ter o Organizador de Conteúdo roteado automaticamente todos os novos envios para uma biblioteca especial que coleta artigos para um produto específico.
