Os quadros de horários são a base do que você, enquanto membro da equipe, fará no Project Online.
Como preencher o meu quadro de horários?
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No Início Rápido, clique em Quadro de Horários.
O modo de exibição Quadro de Horários inclui dois lados e um divisor no meio da tabela.
O lado esquerdo lista as suas tarefas, bem como coisas como férias e licença médica.
O lado direito é onde você insere as horas reais que você gastou em cada dia nas suas tarefas.
Dicas:
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Deslize o divisor no meio para ver mais de um dos lados do modo de exibição.
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Agora que você está no modo de exibição Quadro de Horários, veja algumas das coisas que você pode fazer:
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Depois de inserir as horas em um quadro de horários, a próxima etapa é enviá-lo ao seu gerente para aprovação.
Clique na guia Quadro de Horários na faixa de opções.
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Clique em Enviar > Entregar Quadro de Horários Final.
Dica: Quando você escolhe Entregar Quadro de Horários Final, seu quadro de horários está bloqueado para edição. Se você não estiver pronto para confirmar, clique em Enviar o Andamento de Todas as Tarefas ou Enviar o Andamento das Tarefas Selecionadas.
Por que os quadros de horários são importantes?
Ninguém gosta de preencher quadros de horários. Se você estiver trabalhando em muitas tarefas diferentes ao mesmo tempo, pode ser difícil descobrir quanto tempo do seu dia foi gasto em cada tarefa. Às vezes, também é difícil conseguir trabalhar apenas um determinado número de horas. Talvez você acredite que deveria trabalhar mais horas, ou talvez você ache que está trabalhando demais. Em ambos os casos, é possível que você ache que não deva dar muita atenção às suas horas de trabalho.
Quando se trata de gerenciamento de projetos, o foco não está, de fato, na seu ética de trabalho, embora, obviamente, ela seja importante. O foco está em a garantir que as coisas certas sejam feitas no prazo e dentro do orçamento. É garantir que haja pessoas o suficiente para concluir o trabalho sem sobrecarregar ninguém ou gerar custos além dos planejados à organização.
Os gerentes de projeto usam os dados do quadro de horários para ajudá-los a descobrir quantas pessoas precisam ser atribuídas para tarefas semelhantes em projetos futuros. O seu departamento de RH pode usar esses dados para garantir que tem o número de funcionários apropriado para certas funções. E sim, os quadros de horários podem ser traduzidos em dólares no seu bolso, caso você seja pago por hora. Mas é importante lembrar que os dados do seu quadro de horários não servem só para isso...há benefícios gerais para a sua organização, que resultam em melhor planejamento e maior eficiência no futuro.
E você também verá os benefícios desse melhor planejamento e maior eficiência, pois você acabará não tendo que fazer muitas horas extras para tentar realizar o seu trabalho dentro do prazo. O seu gerente de projeto terá uma expectativa realista do tempo necessário para executar cada tarefa ou de quantas pessoas são, de fato, necessárias para uma determinada tarefa, o que pode garantir a você os seus finais de semana de volta!
Como funcionam os quadros de horários no Project Online?
Nos bastidores, um administrador configura os períodos do quadro de horários da sua organização. Por exemplo, cada semana pode ter um quadro de horários distinto.
Quando o seu gerente do projeto atribui uma tarefa para você, essa tarefa aparece no seu quadro de horários durante o período em que ela está programada no plano do projeto.
Você preenche o tempo real gasto em cada tarefa durante o período do quadro de horários e, em seguida, o envia.
Todas as pessoas em Project Online têm um gerente de quadro de horários (às vezes, mais de um). O seu gerente de quadro de horários pode ser o gerente de projeto, ou pode ser outra pessoa, como um gerente de recursos responsável pelo pessoal na organização.
O seu gerente do quadro de horários recebe o quadro de horários que você enviou e o revisa. Se tudo estiver certo, o seu quadro de horários é aprovado. Se algo estiver diferente do esperado, o seu gerente de quadro de horários pode rejeitá-lo e adicionar comentários com os motivos pelos quais ele está sendo rejeitado.
Se o seu quadro de horários for aprovado, o tempo que você enviou entra na contagem do número de horas trabalhadas em uma determinada tarefa e a quantidade de trabalho restante da tarefa é reduzida. Isso fica registrado no plano geral do projeto, para que o gerente do projeto possa calcular, com precisão, se o projeto está avançando conforme o esperado.
PRÓXIMA ETAPA...
A seguir, saiba mais sobre a Etapa 3: Atualizar o progresso.
