Editar ou publicar um banco de dados da Web no SharePoint 2010

Neste artigo / O que você deseja fazer? / Eu quero

• Visão geral

  • Como funciona

    • Formulários e relatórios executados no navegador

    • Dados são armazenados em listas do SharePoint

    • Consultas e macros de dados executadas no servidor

    • Intranet ou Internet

• Editar um banco de dados da Web

Visão geral

Serviços do Access (um componente opcional do SharePoint) fornece uma plataforma para você criar bancos de dados que você pode usar na Web. Você projeta e publica um banco de dados da Web usando o Access e o SharePoint, e as pessoas que têm contas do SharePoint usam o banco de dados da Web em um navegador da Web.

Editar um banco de dados da Web

Esta seção fornece etapas para as tarefas básicas de design que você pode fazer em um banco de dados da Web.

Nesta seção

• Antes de começar

  • Diferenças de design entre os bancos de dados de área de trabalho e da Web

  • Recursos somente para área de trabalho sem nenhuma contraparte de banco de dados da Web

• Abrir um banco de dados da Web no Access

• Criar uma tabela da Web

• Adicionar um campo

• Alterar propriedades do campo

• Adicionar um campo calculado

• Configurar regras de validação de dados

  • Configurar uma mensagem e uma regra de validação de campo

  • Configurar uma regra e uma mensagem de validação de registro

• Criar uma relação entre duas tabelas da Web

  • Criar um campo de pesquisa no modo Folha de Dados

• Modificar um campo de pesquisa no modo Folha de Dados

• Manter a integridade dos dados usando macros de dados

• Criar uma consulta da Web

• Criar um formulário da Web

• Criar um relatório da Web

• Criar um formulário de Navegação e defini-lo como o formulário padrão a ser exibido ao iniciar

  • Defina o formulário de navegação como o formulário para exibição na Web padrão

• Publicar um banco de dados da Web

• Sincronizar um banco de dados da Web

Antes de começar

Há algumas tarefas que você deve executar antes de começar a criar o banco de dados da Web. Além disso, há diferenças de design entre o banco de dados da Web e o banco de dados de desktop que você deve saber, especialmente se for um desenvolvedor experiente em Access.

• Determinar a finalidade do seu banco de dados    Tenha um plano claro para que você possa tomar boas decisões quando estiver trabalhando nos detalhes do design.

• Localizar e organizar as informações necessárias    Você não poderá usar tabelas vinculadas em um banco de dados da Web. Todos os dados que você deseja usar que não sejam provenientes do banco de dados devem ser importados antes da publicação. Se você alinhar os dados antes de começar o design, poderá evitar o reajuste do design para acomodar dados inesperados.

• Identificar o site do SharePoint que você usará para publicar    Não é possível publicar conteúdo sem o SharePoint. Se você deseja testar o design em um navegador durante sua criação (não é uma má ideia), terá que publicá-lo primeiro.

• Planejar a segurança    Você pode aproveitar a segurança do SharePoint para controlar o acesso ao seu banco de dados da Web. Planeje a segurança antecipadamente para poder incorporá-la em seu design.

Abrir um banco de dados da Web no Access

Há duas maneiras de abrir um banco de dados da Web: de um navegador ou do Access.

Para abrir de um navegador    Navegue até o site do banco de dados da Web e, no canto superior esquerdo do formulário de navegação principal (logo abaixo da área da barra de ferramentas do navegador), clique em Opçõese clique em Abrir no Access.

Para abrir do Access    Abra o arquivo como se você abrisse qualquer arquivo de banco de dados – pressione Ctrl + O e use a caixa de diálogo Abrir.

Criar uma tabela da Web

Com o banco de dados da Web aberto no Access, na faixa de opções, clique em Criare, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

Quando você cria pela primeira vez uma tabela, ela tem um único campo: um campo de ID de Numeração Automática. É possível adicionar novos campos para armazenar os itens de informações exigidos pelo assunto da tabela. Por exemplo, você pode adicionar um campo que armazene a data em que começou a controlar algo.

Adicionar um campo

Você pode escolher entre vários campos prontos para adicionar à sua tabela. Há duas maneiras igualmente fáceis:

• Na faixa de opções, clique em Campose, em seguida, no grupo Adicionar & Excluir clique no tipo de campo que você deseja;

• Ou, na folha de dados da tabela, clique em Cliqueem Adicionar e selecione um tipo de campo.

Alterar propriedades do campo

A formatação e as propriedades determinam como um campo se comporta, por exemplo, qual tipo de dados ele pode armazenar. Você pode alterar essas configurações de forma que o campo se comporte da maneira que você desejar.

1. Selecione o campo que tem a formatação e as propriedades que você deseja alterar.

2. Na faixa de opções, clique na guia Campos.

3. Use os comandos dos grupos Formatação e Propriedades para alterar as configurações.

Adicionar um campo calculado

Você pode adicionar um campo que exibe um valor calculado com base em outros dados da mesma tabela. Os dados de outras tabelas não podem ser usados como a fonte dos dados calculados. Algumas expressões não têm suporte de campos calculados.

1. Com a tabela aberta, clique em Clique para Adicionar.

2. Aponte para Campo Calculado e clique no tipo de dados desejado para o campo.

   O Construtor de Expressões é aberto.

3. Use o Construtor de Expressões para criar o cálculo para o campo. Lembre-se de que você só pode usar outros campos da mesma tabela como fontes de dados para o cálculo. Para ajudar a usar o Construtor de Expressões, consulte o artigo Criar uma expressão.

Configurar regras de validação de dados

Você pode usar uma expressão para validar a entrada da maioria dos campos. Também pode usar uma expressão para validar a entrada de uma tabela, o que pode ser útil se você desejar validar a entrada de um campo que não suporte validação ou uma entrada de campo com base no valor de outros campos da tabela. Para obter uma explicação mais detalhada sobre validação, consulte o artigo Restringir a entrada de dados usando uma regra de validação.

Também é possível especificar a mensagem exibida quando uma regra de validação impede a entrada, conhecida como mensagem de validação.

Criar uma relação entre duas tabelas da Web

As relações de tabela são a maneira como você indica que duas tabelas têm dados em comum – que uma delas usa dados da outra e, talvez, também vice-versa. Digamos, por exemplo, que cada Tarefa tenha um Funcionário responsável e esse fato seja representado na tabela Tarefas pelo campo EmployeeID – a chave primária da tabela Funcionário. Ao olhar para os dados sobre uma tarefa, você pode incluir dados sobre o funcionário responsável procurando-os na tabela Funcionários usando o EmployeeID – ou melhor, o Access faz isso para você.

Para criar um relacionamento em um banco de dados da Web, use o Assistente de Busca para criar um campo de busca. O campo de pesquisa é incluído na tabela que está no lado "muitos" da relação e aponta para a tabela que está no lado "um" da relação.

Modificar um campo de pesquisa no modo Folha de Dados

1. Abra a tabela que possui o campo de pesquisa que você deseja modificar.

2. Siga um destes procedimentos:

   • Na guia Campos, no grupo Propriedades, clique em Modificar Pesquisas.

   • Clique com o botão direito do mouse no campo de pesquisa e clique em Modificar Pesquisas.

3. Siga as etapas no Assistente de Pesquisa.

Manter a integridade dos dados usando macros de dados

Você pode implementar atualizações em cascata e exclusões usando macros de dados. Você pode usar comandos na guia Tabela para criar macros inseridas que modificam dados.

Criar uma consulta da Web

Você pode usar uma consulta como fonte de dados para formulários e relatórios. Consultas são executadas no servidor, ajudando a reduzir o tráfego na rede.

Por exemplo, suponha que você use um banco de dados da Web para controlar contribuições de caridade. Você deseja ver quem fez doações durante um evento. Você poderia usar uma consulta para selecionar os dados e prepará-los para uso em formulários e relatórios.

Este procedimento usa o modelo de contribuições de caridade como exemplo. Você pode prosseguir se criar um novo banco de dados usando o modelo de banco de dados de contribuições de caridade.

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em em Consulta.

2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes em cada tabela que você deseja incluir e clique em Fechar.

   Neste exemplo, clique duas vezes em Colaboradores, Doações, Eventos e ParticipantesDoEvento.

3. Crie quaisquer associações necessárias arrastando campos de um objeto para outro na janela de design da consulta.

   Neste exemplo, arraste o campo de identificação de Colaboradores para o campo IDdoColaborador em Doações e arraste o campo IDdoColaborador de Doações para o campo IDdoColaborador em ParticipantesDoEvento.

4. Adicione os campos que você deseja usar. É possível arrastar os campos até a grade ou clicar em um campo duas vezes para adicioná-lo.

   Neste exemplo, adicione o Evento da tabela Eventos, Data da Doação da tabela Doações e Saudação, Nome e Sobrenome da tabela Colaboradores.

5. Adicione os critérios que você deseja aplicar.

   Neste exemplo, você deseja limitar a Data de Doação para que ela ocorra entre a Data Inicial e a Data Final do evento. Na grade de design da consulta, na linha Critérios, em Data da Doação, digite >=[Data Inicial] e <=[Data Final].

Criar um formulário da Web

Formulários são a principal forma de inserir e editar dados no banco de dados da Web e também são úteis para revisar dados. Eles são executados no navegador, ajudando a otimizar o desempenho. Quando você abre um formulário, o navegador recupera os dados necessários do servidor do SharePoint. Você pode filtrar e classificar os dados no formulário sem ter que recuperá-los novamente do servidor.

1. Selecione uma tabela ou consulta para usá-la como fonte de dados.

   Observação: Se você deseja criar um formulário não associado, pule esta etapa.

2. Na guia Criar, no grupo Formulários, clique em um dos seguintes botões:

   • Forma    Crie um formulário simples que mostre um registro de cada vez, usando o objeto selecionado como fonte de dados.

     Observação: Se estiver criando um formulário não associado, este botão não estará disponível.

   • Vários itens    Crie um formulário que mostre vários registros de cada vez, usando o objeto selecionado como fonte de dados.

     Observação: Se estiver criando um formulário não associado, este botão não estará disponível.

   • Formulário em branco    Crie um formulário em branco.

   • Folha de dados    Crie um formulário que se pareça e se comporte como uma folha de dados, usando o objeto selecionado como fonte de dados.

     Observação: Se estiver criando um formulário não associado, este botão não estará disponível.

Criar um relatório da Web

Relatórios são a principal maneira de revisar ou imprimir dados do banco de dados da Web. Eles são executados no navegador, ajudando a otimizar o desempenho. Quando você abre um relatório, o navegador recupera os dados necessários do servidor do SharePoint. Você pode filtrar e classificar dados no relatório sem ter que recuperá-los novamente do servidor.

1. Selecione uma tabela ou consulta para usá-la como fonte de dados.

2. Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em um dos seguintes botões:

   • Relatório    Crie um relatório básico usando o objeto selecionado como fonte de dados.

   • Relatório em Branco    Crie um relatório em branco.

Criar um formulário de Navegação e defini-lo como o formulário padrão a ser exibido ao iniciar

As pessoas precisam de uma maneira de navegar no aplicativo. Lembre-se : o Painel de Navegação não está disponível em um navegador da Web. Para que as pessoas usem seus objetos de banco de dados, você deve fornecer a elas um meio. Você pode criar um formulário de navegação e especificar que ele será exibido sempre que alguém abrir seu aplicativo em um navegador da Web. Além disso, se você não especificar um formulário a ser exibido quando o aplicativo for iniciado, nenhum formulário será aberto, tornando difícil para qualquer pessoa usar o aplicativo.

Existe a opção de esperar até o fim para criar o Formulário de navegação, para que você possa adicionar todos os objetos ao formulário quando criá-lo.

1. Na faixa de opções, clique na guia Criar.

2. No grupo Formulários, clique em Navegação e selecione um layout de navegação na lista.

3. Para adicionar um item, arraste-o do Painel de Navegação para o Controle de navegação.

   Observação: É possível adicionar formulários e relatórios somente a um Controle de navegação.

4. Adicione outros controles desejados ao corpo do Formulário de navegação. Por exemplo, você pode desejar fornecer a funcionalidade de pesquisa em todos os formulários adicionando alguns controles ao Formulário de navegação.

Publicar e sincronizar as alterações no aplicativo