Caixa postal

1. Em Caixa postal, escolha Saudações.

2. Escolha o tipo de saudação que você deseja gravar.

   

3. Escolha Ligue-me para reproduzir ou gravar a saudação selecionada.

4. Insira seu número de telefone e escolha Discar.

   

5. Siga as instruções na mensagem gravada para gravar a saudação.

6. Quando concluir a gravação, clique em Salvar.

   

Observação: se a saudação que permite aos chamadores saberem que você estará ausente por um período de tempo prolongado , as regras de atendimento de chamadas gravadas anteriormente são ignoradas e somente a saudação gravada para esta opção é reproduzida.

Use regras de atendimento de chamadas para determinar o que acontece quando um chamador atingir sua caixa postal. Por exemplo, se você ativar as Respostas Automáticas, poderá configurar a regra para transferir o chamador para um número diferente. Caso tenha várias regras, você pode definir a ordem na qual elas se aplicam.

Se você não criar regras de atendimento de chamada, os chamadores de entrada serão enviados diretamente para sua caixa postal quando você não estiver disponível.

Se você criar uma regra de atendimento de chamada, mas não especificar uma ação, seu chamador ouvirá a seguinte mensagem: "você atingiu a caixa de correio de nome <>. Volte a ligar mais tarde. Adeus. "e a chamada será encerrada.

Para criar uma regra

1. Em Caixa postal, escolha Regras de atendimento de chamadas.

2. Clique no novo botão.

   

3. Digite um nome para a regra.

4. Escolha uma opção em Se o chamador atingir minha caixa postal e.

5. Se desejar adicionar outra condição à regra, escolha Adicionar condição. Você pode adicionar várias condições à regra, mas faça-o de forma moderada para que as regras não fiquem muito complexas.

6. Escolha uma opção em Fornecer estas opções ao chamador. Algumas opções solicitam informações adicionais, como um número de telefone alternativo ou o texto a ser lido para o chamador.

7. Se desejar adicionar outra opção à regra, escolha Adicionar opção.

8. Selecione OK.

9. Use a caixa de seleção na página Regras de atendimento de chamadas para ativar ou desativar a regra.

Para editar uma regra

1. Em Caixa postal, escolha Regras de atendimento de chamadas.

2. Escolha a regra que pretende editar e clique no botão Editar.

   

Para excluir uma regra

1. Em Caixa postal, escolha Regras de atendimento de chamadas.

2. Escolha a regra que pretende excluir e clique no botão Excluir.

   

Para alterar a ordem de aplicação das regras

1. Em Caixa postal, escolha Regras de atendimento de chamadas.

2. As regras são enumeradas por ordem de aplicação, portanto, escolha a regra cuja ordem deseja mudar e clique nas setas para movê-la para cima ou para baixo.

   

Com as notificações, o sistema alerta quando você perde chamadas ou recebe mensagens de caixa postal. Você pode determinar como e quando deseja receber um alerta. Por exemplo, você pode receber um email quando perder uma chamada ou receber uma mensagem de texto quando alguém deixar uma mensagem na caixa postal. Por padrão, você receberá um email sempre que perder uma chamada, mas as notificações de mensagem de texto estão desativadas.

Configurar notificações de mensagem de texto

1. Em Caixa postal, escolha Notificações.

2. Clique em Configurar o sistema de mensagem de texto.

3. Escolha o país em que o telefone está registrado.

   Observação: O recurso de notificações de mensagem de texto tem suporte apenas em determinadas regiões e para provedores de serviços móveis específicos. Se seu provedor de serviços não estiver listado, você não poderá configurar o sistema de mensagem de texto.

4. Escolha o provedor de serviços móveis e clique em Avançar.

5. Insira o número de telefone e clique em Avançar.

6. Você receberá uma mensagem de texto com a senha. Insira essa senha na tela Configuração do sistema de mensagem de texto e clique em Concluir.

   

7. Escolha quando deseja receber notificações de mensagem de texto e clique em Salvar.

Editar configurações de notificação de mensagens de texto

1. Em Caixa postal, escolha Notificações.

2. Clique em Editar as configurações do sistema de mensagem de texto.

3. Escolha uma opção de mensagem de texto e clique em Salvar.

O Outlook Voice Access permite usar o telefone para acessar a caixa postal, o email, o calendário e os contatos. As opções definidas no Outlook Voice Access incluem a ordem na qual você acessa novas mensagens e a pasta na qual você disca, por exemplo, a Caixa de Entrada.

Qual é o número de telefone do Outlook Voice Access? O administrador fornece o número de telefone e o PIN ao configurar sua caixa postal. Fale com o administrador para obter assistência.

O recurso Tocar no telefone permite reproduzir mensagens de caixa postal por telefone usando o número de telefone que você especificar.

Por padrão, sua organização atribui o número de telefone a você, mas também pode ser um endereço de email ou número de telefone celular. Nesse caso, você deve reproduzir a caixa postal em sua Caixa de Entrada de email.

Para definir o número das mensagens de voz

1. Em Caixa postal, escolha Tocar no telefone.

2. Digite o endereço de email ou número de telefone que deseja usar para as mensagens de voz.

3. Clique em Salvar.

O PIN permite acessar a caixa de correio e as informações de calendário através do Outlook Voice Access. Quando você redefine o PIN, nosso sistema envia um PIN temporário para sua Caixa de Entrada de email. Use o PIN temporário na próxima vez que ligar para o Outlook Voice Access. Nessa ocasião, você será solicitado a criar um PIN permanente.

Para redefinir o PIN do Outlook Voice Access

1. Em Caixa postal, escolha Redefinir PIN.

2. Clique em Redefinir o PIN da caixa postal.

3. Clique em Sim para confirmar a redefinição.

A visualização da caixa postal permite visualizar o texto das mensagens de voz recebidas. Também é possível incluir visualizações de texto com as mensagens de voz que você enviar.

Para ativar o recurso Visualização da caixa postal

1. Em Caixa postal, escolha Visualização da caixa postal.

2. Marque ou desmarque as opções desejadas. As duas opções são selecionadas por padrão.

3. Clique em Salvar.