Można się do tego przyznać — do zarządzania projektami używasz arkusza kalkulacyjnego programu Microsoft Excel i nie widzisz powodów do zmiany. Nie jesteś sam.
Rozpoczęcie planu projektu w programie Excel jest kuszące, ponieważ ułatwia szybkie wyświetlanie listy wszystkich projektów, rozmieszczanie ich w żądany sposób, a nawet tworzenie czegoś, co przypomina widok Wykres Gantta. Jednak arkusz kalkulacyjny nie jest w stanie obliczyć zmian w projekcie.
Gdy znajdziesz się żonglowanie wieloma projektami, przerwanymi harmonogramami i udostępnionymi zasobami, utrzymywanie harmonogramu w arkuszu kalkulacyjnym staje się przytłaczającym zadaniem. Dzięki dynamicznemu aparatowi planowania, narzędziom do zarządzania zasobami i obsłudze lepszej komunikacji program Microsoft Project ułatwia śledzenie informacji.
Co chcesz zrobić?
Korzystaj z możliwości zarządzania zasobami w całym przedsiębiorstwie
Co się stanie, gdy pojedynczy zasób zostanie przydzielony do wielu projektów za pomocą arkuszy kalkulacyjnych? Musisz zarządzać zasobami poza planem projektu ręcznie lub za pomocą programu innej firmy. Zasoby często są przypadkowo nadmiernie z nadmierną alokacją i możesz poświęcić dużo czasu na ponowny termin pracy.
Za pomocą programu Microsoft Project Server wszystkie projekty w organizacji mogą czerpać z centralnej pula zasobów dla całego przedsiębiorstwa. Dzięki temu menedżerowie projektów mogą szybko zobaczyć dostępność zasobu przed przydzieleniem tego zasobu do zadania.
Pozwól, aby program Project obliczył efekt zmian daty
Załóżmy, że śledzisz projekt w arkuszu kalkulacyjnym. Ten projekt ma zadanie, które nie może się rozpocząć, dopóki inny projekt nie uzyska określonego element dostarczany. Ten element dostarczany ma zostać wykonany 18 czerwca. Jest teraz 25 czerwca i nadal na to czekasz. Jak długo będzie trwać aktualizowanie arkusza kalkulacyjnego o nową datę zadania zależną od tego elementu dostarczanego? Może nie długo, jeśli zadanie jest pod koniec projektu, ale co zrobić, jeśli jest na początku? A co, jeśli twój projekt ma ponad 50 zadań? Ponad 100 zadań?
Program Project może ułatwić szybkie dostosowanie harmonogramu projektu i przydziałów zasobów za pomocą dynamicznego aparatu planowania. Bezproblemowo obsługuje zmianę daty i jej efekty, uwzględniając wszystkie zależności, elementy dostarczane i przydziały zasobów. Program Project nie tylko automatycznie oblicza ponownie harmonogram, ale także wyróżnia zmienione daty, dzięki czemu można szybko zobaczyć efekt każdej zmiany harmonogramu.
Korzystanie z elastycznych metod raportowania
Masz spontaniczne spotkanie z menedżerem w ciągu dziesięciu minut, aby omówić stan projektu. Chcesz przedstawić raport o postępie projektu, ale w tak krótkim czasie najlepiej jest wydrukować arkusz kalkulacyjny i mieć nadzieję, że wszystkie dane będą dokładne. Chcesz udostępnić kierownikowi bardziej niezawodny raport dotyczący projektu, ale nie jest to możliwe w tak krótkim czasie, gdy korzystasz z arkusza kalkulacyjnego.
W programie Project można szybko wygenerować raport wizualny używający szablonu eksportującego dane do diagramu przestawnego w programie Microsoft Visio Professional. Możesz wybrać pola, które chcesz wyróżnić w raporcie, w tym wszystkie pola niestandardowe skonfigurowane dla projektu, i przedstawić przejrzysty, zwięzły raport dla spotkania z kierownictwem.
Integracja z programem Excel
Eksportując dane projektu do programu Excel, możesz nadal korzystać z jego zaawansowanych funkcji arkusza kalkulacyjnego, korzystając z programu Project do śledzenia harmonogramu i zasobów projektu. Możesz również zaimportować lub osadzić dane programu Excel w planie projektu.
