Tworzenie prostego raportu

Co chcesz zrobić?

• Wybieranie źródła rekordów

• Tworzenie raportu przy użyciu narzędzia Raport

• Tworzenie raportu przy użyciu Kreatora raportów

• Tworzenie etykiet przy użyciu Kreatora etykiet

• Tworzenie raportu przy użyciu narzędzia Pusty raport

• Opis sekcji raportu

• Opis kontrolek

• Dostosowywanie raportu w widoku układu

• Dostosowywanie raportu w widoku projektu

• Dodawanie kontrolek do raportu

• Zapisywanie wyników pracy

• Wyświetlanie i drukowanie raportu oraz wysyłanie raportu jako wiadomości e-mail

• Wyświetlanie raportu

• Drukowanie raportu

• Wysyłanie raportu jako wiadomości e-mail

Wybieranie źródła rekordów

Raport składa się z informacji pobieranych z tabel lub zapytań oraz informacji przechowywanych w projekcie raportu, takich jak etykiety, nagłówki i grafika. Tabele lub zapytania zawierające dane są też określane jako źródło rekordów raportu. Jeśli wszystkie pola raportu są przechowywane w jednej tabeli, należy jej użyć jako źródła rekordów raportu. Gdy pola raportu znajdują się w wielu tabelach, należy użyć zapytania lub wielu zapytań jako źródła rekordów. Potrzebne zapytania mogą już istnieć w bazie danych, może także być konieczne utworzenie nowych zapytań specjalnie na potrzeby raportu.

Tworzenie raportu przy użyciu narzędzia Raport

Narzędzie Raport umożliwia szybkie utworzenie raportu — jest on generowany natychmiast i nie wymaga podawania dodatkowych informacji. W takim raporcie są umieszczane wszystkie pola tabeli źródłowej lub zapytania źródłowego. Narzędzie Raport nie zawsze pozwala uzyskać raport dokładnie spełniający wymagania, ale umożliwia szybkie przejrzenie danych. Można zapisać tak utworzony raport i zmodyfikować go w widoku układu lub projektu, dostosowując do własnych potrzeb.

1. W okienku nawigacji kliknij tabelę lub zapytanie, które ma być podstawą raportu.

2. Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij pozycję Raport.

   Program Access utworzy raport i wyświetli go w widoku układu.

3. Aby uzyskać więcej informacji o wyświetlaniu i drukowaniu raportu, zobacz sekcję Wyświetlanie i drukowanie raportu oraz wysyłanie raportu jako wiadomości e-mail.

Po przejrzeniu raportu można go zapisać i zamknąć raport oraz tabelę lub zapytanie użyte jako źródło rekordów. Przy następnym otwarciu raportu program Access wyświetli bieżące dane przechowywane w źródle rekordów.

Tworzenie raportu przy użyciu Kreatora raportów

Kreator raportów pozwala wybrać pola, które mają zostać ujęte w raporcie. Ponadto jest możliwe określenie sposobu grupowania i sortowania danych oraz użycie pól z wielu tabel lub zapytań, jeśli wcześniej zostały określone relacje między tabelami i zapytaniami.

• Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij pozycję Kreator raportów.

• Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na stronach Kreatora raportów. Na ostatniej stronie kliknij przycisk Zakończ.

  Korzystając z podglądu wydruku, można sprawdzić, jak będzie wyglądał raport po wydrukowaniu. Można także powiększyć widok, aby informacje szczegółowe były bardziej czytelne. Aby uzyskać więcej informacji o wyświetlaniu i drukowaniu raportu, zobacz sekcję Wyświetlanie i drukowanie raportu oraz wysyłanie raportu jako wiadomości e-mail.

Tworzenie etykiet przy użyciu Kreatora etykiet

Kreator etykiet pozwala w łatwy sposób tworzyć różnego rodzaju etykiety o standardowych rozmiarach.

1. W okienku nawigacji otwórz tabelę lub zapytanie, które ma być źródłem rekordów dla etykiet, klikając dwukrotnie tabelę lub zapytanie.

2. Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij pozycję Etykiety.

3. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na stronach Kreatora etykiet. Na ostatniej stronie kliknij przycisk Zakończ.

Program Access wyświetli etykiety w podglądzie wydruku, który przedstawia wygląd etykiet po wydrukowaniu. Suwak umieszczony na pasku stanu programu Access umożliwia sterowanie powiększeniem w celu zwiększenia czytelności szczegółów. Aby uzyskać więcej informacji o wyświetlaniu i drukowaniu raportu, zobacz sekcję Wyświetlanie i drukowanie raportu oraz wysyłanie raportu jako wiadomości e-mail.

Tworzenie raportu przy użyciu narzędzia Pusty raport

Jeśli nie chcesz tworzyć raportu za pomocą narzędzia Raport ani Kreatora raportów, możesz użyć narzędzia Pusty raport i utworzyć raport od podstaw. W ten sposób można bardzo szybko utworzyć raport, szczególnie wtedy, gdy ma on zawierać niewiele pól. Aby użyć narzędzia Pusty raport, postępuj zgodnie z poniższą procedurą:

• Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij pozycję Pusty raport.

  Zostanie wyświetlony pusty raport w widoku układu, a po prawej stronie okna programu Access pojawi się okienko Lista pól.

• W okienku Lista pól kliknij znak plus obok tabel zawierających pola, które mają być wyświetlane w raporcie.

• Przeciągnij pola pojedynczo do raportu lub przytrzymaj wciśnięty klawisz CTRL i zaznacz kilka pól, a następnie przeciągnij je wszystkie do raportu.

• Użyj narzędzi w grupie Nagłówek/stopka na karcie Projekt raportu , aby dodać do raportu logo, tytuł, numery stron lub datę i godzinę.

Opis sekcji raportu

Projekt raportu w programie Access jest podzielony na sekcje. Sekcje raportu są wyświetlane w widoku projektu. Tworzenie użytecznych raportów wymaga zrozumienia sposobu działania każdej sekcji. Należy między innymi pamiętać o tym, że sposób obliczania wyników dla kontrolki obliczeniowej przez program Access zależy od tego, w której sekcji jest umieszczona dana kontrolka. Poniższa lista zawiera podsumowanie typów sekcji i sposobów ich użycia:

• Nagłówek raportu     Ta sekcja jest drukowana tylko raz na początku raportu. Nagłówek raportu służy do umieszczania informacji, które zwykle występują na stronie tytułowej, takich jak logo, tytuł lub data. Po umieszczeniu w nagłówku raportu kontrolki obliczeniowej korzystającej z funkcji agregacji Suma suma jest obliczana dla całego raportu. Nagłówek raportu jest drukowany przed nagłówkiem strony.

• Nagłówek strony     Ta sekcja jest drukowana u góry każdej strony. Można jej użyć, aby na przykład powtórzyć tytuł raportu na każdej stronie.

• Nagłówek grupy     Ta sekcja jest drukowana na początku każdej nowej grupy rekordów. W nagłówku grupy można drukować nazwę grupy. Na przykład w raporcie grupowanym według produktów można drukować w nagłówku grupy nazwę produktu. Po umieszczeniu w nagłówku grupy kontrolki obliczeniowej korzystającej z funkcji agregacji Suma suma jest obliczana dla bieżącej grupy.

• Szczegóły     Ta sekcja jest drukowana jednorazowo dla każdego wiersza w źródle rekordów. Zawiera ona kontrolki tworzące główną treść raportu.

• Stopka grupy     Ta sekcja jest drukowana na końcu każdej grupy rekordów. Umożliwia ona drukowanie informacji podsumowujących dla grup.

• Stopka strony     Ta sekcja jest drukowana na końcu każdej strony. Stopka strony służy do drukowania numerów stron lub innych informacji dotyczących poszczególnych stron.

• Stopka raportu     Ta sekcja jest drukowana tylko raz — na końcu raportu. Stopka raportu służy do drukowania sum oraz innych informacji podsumowujących cały raport.

  Uwaga: W widoku projektu stopka raportu jest wyświetlana poniżej stopki strony. Jednak na podglądzie lub wydruku raportu stopka raportu jest umieszczana powyżej stopki strony, zaraz za ostatnią stopką grupy lub wierszem szczegółów na ostatniej stronie.

Początek strony

Opis kontrolek

Kontrolki umożliwiają wyświetlanie danych, wykonywanie akcji, a także wyświetlanie informacji zwiększających funkcjonalność interfejsu użytkownika (takich jak etykiety i obrazy) oraz pracę z tymi informacjami. Program Access obsługuje trzy typy kontrolek: powiązane, niepowiązane i obliczeniowe:

• Kontrolka powiązana     Źródłem danych takiej kontrolki jest pole tabeli lub zapytania. Kontrolki powiązane służą do wyświetlania wartości pól bazy danych. Takimi wartościami mogą być dane tekstowe, daty, liczby, wartości Tak/Nie, obrazy lub wykresy. Najczęściej spotykanym typem kontrolki powiązanej jest pole tekstowe. Pole tekstowe formularza, w którym jest wyświetlane nazwisko pracownika, może na przykład pobierać tę informację z pola Nazwisko w tabeli Pracownicy.

• Kontrolka niepowiązana     Jest to kontrolka bez źródła danych (pola lub wyrażenia). Kontrolki niepowiązane służą do wyświetlania informacji, linii, prostokątów i obrazów. Przykładem może być etykieta wyświetlająca tytuł raportu.

• Kontrolka obliczeniowa     Źródłem danych takiej kontrolki nie jest pole, tylko wyrażenie. Wartość kontrolki jest definiowana przez wyrażenie jako źródła danych kontrolki. Wyrażenie może zawierać operatory (na przykład = i +), nazwy kontrolek, nazwy pól, funkcje zwracające pojedynczą wartość i wartości stałe. Na przykład następujące wyrażenie oblicza cenę towaru przy rabacie wynoszącym 25 procent, mnożąc wartość w polu Cena jednostkowa przez wartość stałą (0,75).

  = [Cena jednostkowa] * 0,75

  Wyrażenie może używać danych z pola tabeli lub zapytania źródłowego raportu albo z kontrolki w raporcie.

Podczas tworzenia raportu zwykle najlepiej jest najpierw dodać i rozmieścić wszystkie kontrolki powiązane, zwłaszcza wtedy, gdy stanowią one większość kontrolek w raporcie. Następnie można dodać kontrolki niepowiązane i obliczeniowe, które uzupełniają projekt, za pomocą narzędzi w grupie Kontrolki na karcie Projekt raportu .

Kontrolkę można powiązać z polem, wskazując pole, z którego mają być pobierane dane kontrolki. Kontrolkę powiązaną z wybranym polem można utworzyć, przeciągając pole z okienka Lista pól do raportu. W okienku Lista pól są wyświetlane pola tabeli lub zapytania źródłowego raportu. Aby wyświetlić okienko Lista pól , na karcie Projekt raportu w grupie Narzędzia kliknij pozycję Dodaj istniejące pola.

Pole można także powiązać z kontrolką, wpisując nazwę pola w kontrolce lub w polu zawierającym wartość właściwości ŹródłoFormantu w arkuszu właściwości kontrolki. Arkusz właściwości umożliwia zdefiniowanie cech kontrolki, takich jak nazwa, źródło danych i ich format.

Tworzenie kontrolki przy użyciu okienka Lista pól jest najlepszą metodą z dwóch powodów:

• Do kontrolki powiązanej jest dołączana etykieta zawierająca domyślnie nazwę pola (lub etykietę zdefiniowaną dla niego w tabeli lub zapytaniu źródłowym), dzięki czemu nie trzeba jej wpisywać samodzielnie.

• Kontrolka powiązana dziedziczy wiele ustawień pola z tabeli lub zapytania źródłowego, na przykład właściwości Format, MiejscaDziesiętne i MaskaWprowadzania. Dzięki temu możesz mieć pewność, że właściwości pola pozostaną takie same dla każdej powiązanej z nim kontrolki.

Aby powiązać z polem utworzoną wcześniej kontrolkę niepowiązaną, ustaw nazwę pola jako wartość właściwości ŹródłoFormantu kontrolki. Szczegółowe informacje na temat właściwości ŹródłoFormantu można uzyskać, wyszukując w Pomocy hasło „ŹródłoFormantu”.

Początek strony

Dostosowywanie raportu w widoku układu

Po utworzeniu raportu można w łatwy sposób dostosować jego projekt, korzystając z widoku układu. Po wyświetleniu rzeczywistych danych raportu można dopasować szerokości i zmienić układ kolumn, a także dodać poziomy grupowania i sumy. Można umieszczać pola w projekcie raportu oraz ustawiać właściwości raportu i jego kontrolek.

Aby przełączyć się do widoku układu, w okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę raportu, a następnie kliknij polecenie Widok układu.

Program Access wyświetli widok układu raportu.

Do modyfikowania właściwości raportu, jego kontrolek i sekcji służy arkusz właściwości. Aby wyświetlić arkusz właściwości, naciśnij klawisz F4.

Okienko Lista pól umożliwia dodawanie pól z tabeli lub zapytania źródłowego do projektu raportu. Aby wyświetlić okienko Lista pól, wykonaj jedną z poniższych czynności:

• Na karcie Projekt układu raportu w grupie Narzędzia kliknij pozycję Dodaj istniejące pola. 

• Naciśnij klawisze ALT+F8.

Następnie można dodać pola, przeciągając je z okienka Lista pól do raportu.

Początek strony

Dostosowywanie raportu w widoku projektu

Szczegółowe dostosowanie projektu raportu jest również możliwe w widoku projektu. Pozwala on dodawać nowe kontrolki i pola do raportu przez dodanie do siatki projektu. Arkusz właściwości udostępnia wiele właściwości, które ułatwiają dostosowywanie raportu.

Aby przełączyć się do widoku projektu, w okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę raportu, a następnie kliknij polecenie Widok projektu.

Program Access wyświetli widok projektu raportu.

Do modyfikowania właściwości raportu, jego kontrolek i sekcji służy arkusz właściwości. Aby wyświetlić arkusz właściwości, naciśnij klawisz F4.

Okienko Lista pól umożliwia dodawanie pól z tabeli lub zapytania źródłowego do projektu raportu. Aby wyświetlić okienko Lista pól, wykonaj jedną z poniższych czynności:

• Na karcie Projekt raportu w grupie Narzędzia kliknij pozycję Dodaj istniejące pola. 

• Naciśnij klawisze ALT+F8.

Następnie można dodać pola, przeciągając je z okienka Lista pól do raportu.

Początek strony

Dodawanie kontrolek do raportu

Niektóre kontrolki są tworzone automatycznie, na przykład powiązana kontrolka pola tekstowego utworzona podczas dodawania pola z okienka Lista pól do raportu. Wiele innych kontrolek można tworzyć w widoku projektu przy użyciu narzędzi w grupie Kontrolki na karcie Projekt raportu .

Zapisywanie wyników pracy

Po zapisaniu projektu raportu można tworzyć raport w dowolnym momencie. Projekt nie zmieni się, ale wydrukowany lub wyświetlony raport zawsze będzie zawierał bieżące dane. Jeśli będzie potrzebny nieco inny raport, można zmodyfikować jego projekt lub utworzyć nowy, podobny raport, oparty na wcześniej utworzonym.

Wyświetlanie i drukowanie raportu oraz wysyłanie raportu jako wiadomości e-mail

Zapisanego projektu raportu można używać wielokrotnie. Projekt nie zmieni się, ale wydrukowany lub wyświetlony raport zawsze będzie zawierał bieżące dane. Jeśli będzie potrzebny nieco inny raport, można zmodyfikować jego projekt lub utworzyć nowy, podobny raport, oparty na wcześniej utworzonym.

Wyświetlanie raportu

Raport można wyświetlać na wiele sposobów. Właściwa metoda zależy od tego, jakie czynności związane z raportem i danymi będą wykonywane:

• Jeśli przed wydrukowaniem raportu chcesz tymczasowo zmienić ujęte w nim dane albo skopiować dane z raportu do schowka, użyj widoku raportu.

• Jeśli chcesz zmienić projekt raportu podczas przeglądania danych, użyj widoku układu.

• Jeśli chcesz tylko sprawdzić, jak będzie wyglądał raport po wydrukowaniu, użyj podglądu wydruku.

Drukowanie raportu

Raport można wydrukować, jeśli jest otwarty w dowolnym widoku, a nawet jeśli jest zamknięty. Przed rozpoczęciem drukowania sprawdź ustawienia strony, takie jak marginesy i orientacja strony. W programie Access ustawienia strony są zapisywane razem z raportem, dzięki czemu wystarczy określić je tylko raz. Ustawienia można zmieniać, dostosowując je do zmieniających się potrzeb drukowania.

Wysyłanie raportu jako wiadomości e-mail

Zamiast drukować kopię na papierze, można wysłać raport do odbiorców jako wiadomość e-mail:

1. Kliknij odpowiedni raport w okienku nawigacji. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Eksportowanie kliknij przycisk Wyślij wiadomość e-mail. 

2. W oknie dialogowym Wysyłanie obiektu jako na liście Wybierz format wyjściowy kliknij format pliku, którego chcesz użyć.

3. Ukończ wypełnianie opcji pozostałych okien dialogowych.

4. W aplikacji poczty e-mail wpisz szczegóły wiadomości, a następnie wyślij ją.

Początek strony