Tym więcej wiadomości e-mail wysyłasz i odbierasz, tym większa może być skrzynka pocztowa programu Outlook. Otwieranie i wyszukiwanie dużych skrzynek pocztowych może trwać dłużej, a wielu dostawców poczty e-mail, w tym Microsoft 365, ogranicza maksymalny rozmiar skrzynki pocztowej. Jeśli zostanie wyświetlony komunikat informujący o przekroczeniu limitu rozmiaru skrzynki pocztowej, usunięcie wiadomości i folderów może okazać się pomocne, ale jeśli przechowujesz informacje w pliku danych programu Outlook (pst) lub pliku danych programu Outlook trybu offline (ost), ten plik danych może nie zmniejszać się automatycznie.
Uwaga: W przypadku korzystania z konta POP wszystkie informacje o koncie e-mail, w tym foldery, wiadomości e-mail, kontakty, kalendarz i informacje o zadaniach, są przechowywane w pliku danych programu Outlook (pst). Jeśli korzystasz z konta Microsoft 365, Exchange, IMAP lub Outlook.com, kopia skrzynki pocztowej jest przechowywana w pliku danych programu Outlook trybu offline (ost).
Aby zmniejszyć rozmiar pliku danych programu Outlook (pst) lub pliku danych programu Outlook trybu offline (ost), możesz ręcznie skompaktować plik danych. Wybierz swoją wersję programu Outlook poniżej, aby zobaczyć instrukcje dotyczące zmniejszania rozmiaru pliku pst lub ost.
Istnieje kilka sposobów zmniejszania rozmiaru skrzynki pocztowej.
Za pomocą narzędzia Oczyszczanie skrzynki pocztowej możesz wyświetlić rozmiar skrzynki pocztowej i poszczególnych folderów. To narzędzie może również ułatwić wyszukiwanie starszych lub bardzo dużych wiadomości, które można usunąć lub przenieść do pliku danych programu Outlook (pst).
Często przyczyną dużej skrzynki pocztowej jest duży folder Elementy usunięte. Narzędzie udostępnia przycisk umożliwiający wyświetlanie rozmiaru folderu Elementy usunięte i opróżnianie folderu Elementy usunięte.
Czasami program Outlook przechowuje elementy będące w konflikcie w folderze o nazwie Konflikty. Konflikty występują, gdy kopia elementu przechowywanego na serwerze poczty e-mail nie jest zsynchronizowana z kopią elementu przechowywanego na komputerze lokalnym. Narzędzie Oczyszczanie skrzynki pocztowej może usunąć te konflikty za Ciebie.
Uruchamianie narzędzia Oczyszczanie skrzynki pocztowej
-
Kliknij kartę Plik.
-
Kliknij pozycję Narzędzia > Oczyszczanie skrzynki pocztowej.
-
Wybierz pozycję Wyświetl rozmiar skrzynki pocztowej, Znajdź elementy starsze niż, Znajdź elementy większe niż, Wyświetl rozmiar elementów usuniętych, Opróżnij folder Elementy usunięte , Wyświetl konflikty rozmiaru lub Puste konflikty , aby wykonać odpowiednie zadanie.
Usuwanie zbędnych wiadomości za pomocą funkcji oczyszczania konwersacji
W długim wątku wiadomości e-mail często istnieje wiele wiadomości zawierających wszystkie te same informacje co poprzednie wiadomości. Funkcja oczyszczania konwersacji może automatycznie usuwać zbędne wiadomości. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Usuwanie zbędnych wiadomości za pomocą funkcji oczyszczania konwersacji.
Wyszukiwanie dużych wiadomości
W polu wyszukiwania programu Outlook możesz wyszukać wszystkie wiadomości większe niż określony rozmiar. Kliknij w polu wyszukiwania i wpisz: rozmiar wiadomości:>5 mb. Spowoduje to znalezienie wszystkich wiadomości większych niż 5 MB. Możesz usunąć niektóre lub wszystkie te wiadomości albo przenieść je do innego pliku danych programu Outlook (pst). Aby uzyskać więcej informacji na temat przenoszenia elementów, zobacz Przenoszenie lub kopiowanie wiadomości między folderami.
Jeśli usuniesz elementy z pliku danych programu Outlook (pst) lub pliku danych programu Outlook trybu offline (ost), program Outlook automatycznie skompaktuje plik w tle w czasie bezczynności, gdy nie korzystasz z komputera, ale program Outlook jest nadal uruchomiony.
Uwaga: Program Outlook kompaktywuje plik tylko wtedy, gdy w pliku jest więcej niż 20% odstępu (nieużywanego miejsca).
Możesz również wykonać poniższe czynności, aby od razu rozpocząć proces kompaktowania, co może potrwać kilka minut.
-
Usuń wszystkie elementy, których nie chcesz zachować, i opróżnij folder Elementy usunięte .
-
Kliknij pozycję > Ustawienia kont > Ustawienia kont.
-
Na karcie Pliki danych kliknij plik danych, który chcesz skompaktować, a następnie kliknij pozycję Ustawienia.Uwaga: Jeśli korzystasz z konta e-mail programu Exchange lub Outlook.com, musisz dodatkowo kliknąć kartę Zaawansowane > Ustawienia pliku danych programu Outlook.
-
W oknie dialogowym Plik danych programu Outlook kliknij pozycję Kompaktuj teraz , a następnie kliknij przycisk OK.
Uwaga: Po kompaktoweniu pliku danych programu Outlook nie trzeba zamykać programu Outlook.
