Więcej o sprawdzaniu poprawności danych

W jakich sytuacjach sprawdzanie poprawności danych jest przydatne?

Sprawdzanie poprawności danych to nieoceniona funkcja w sytuacji, gdy chcesz udostępnić skoroszyt innym osobom i zagwarantować, że wprowadzane dane będą dokładne i spójne. Za pomocą sprawdzania poprawności danych można wykonywać między innymi następujące zadania:

• Ograniczanie wpisów do wstępnie zdefiniowanych pozycji na liście — Można na przykład ograniczyć działy dostępne do wyboru dla użytkownika do działu księgowości, wypłat, kadr itd.

• Ograniczanie liczb spoza określonego zakresu — Można na przykład określić maksymalną wprowadzaną wartość procentową uznaniowej podwyżki dla pracownika na, powiedzmy, 3%, lub zezwolić na wprowadzanie tylko liczb całkowitych z zakresu od 1 do 100.

• Ograniczanie dat spoza określonego przedziału czasu — Można na przykład uniemożliwić wybranie daty wcześniejszej niż data bieżąca we wniosku urlopowym pracownika.

• Ograniczanie godzin spoza określonego przedziału czasu — Można na przykład określić, że spotkania mają być planowane między godziną 8:00 a 17:00.

• Ograniczanie liczby znaków tekstowych — Można na przykład ograniczyć dozwoloną liczbę znaków tekstowych w komórce do maksymalnie 10.

• Sprawdzanie poprawności danych na podstawie formuł lub wartości w innych komórkach — za pomocą sprawdzania poprawności danych można na przykład ustawić maksymalne ograniczenie prowizji i premii na podstawie ogólnej przewidywanej wartości płacy. Jeśli użytkownik wprowadzi wartość wyższą niż wartość limitu, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.

Komunikaty wejściowe i o błędach funkcji sprawdzania poprawności danych

Po zaznaczeniu określonej komórki może być wyświetlany komunikat wejściowy. Za pomocą komunikatów wejściowych zazwyczaj prezentuje się użytkownikom wskazówki dotyczące typu danych, które powinny zostać wprowadzone w komórce. Ten typ komunikatu jest wyświetlany w pobliżu komórki. W razie potrzeby można przenieść ten komunikat — jest on widoczny do chwili przejścia do innej komórki lub naciśnięcia klawisza ESC.

Komunikat wejściowy konfiguruje się na drugiej karcie funkcji sprawdzania poprawności danych.

Gdy użytkownicy przyzwyczają się do komunikatu wejściowego, możesz wyczyścić zaznaczenie opcji Pokazuj komunikat wejściowy przy wyborze komórki.

Możesz także wybrać wyświetlanie alertu o błędzie, który jest widoczny dopiero, gdy użytkownik wprowadzi nieprawidłowe dane.

Do wyboru są trzy typy alertów o błędach:

Ikona	Typ	Zastosowanie
	Zatrzymaj	Uniemożliwia użytkownikom wprowadzanie nieprawidłowych danych w komórce. Komunikat alertu Zatrzymaj zawiera dwie opcje: Ponów próbę i Anuluj.
	Ostrzeżenie	Ostrzega użytkowników, że wprowadzane dane są nieprawidłowe, nie uniemożliwiając im wprowadzenia tych danych. Gdy zostanie wyświetlony komunikat o błędzie Ostrzeżenie, użytkownik może kliknąć przycisk Tak, aby zaakceptować nieprawidłowy wpis, przycisk Nie, aby edytować nieprawidłowy wpis, lub przycisk Anuluj, aby usunąć nieprawidłowy wpis.
	Informacje	Informuje użytkowników, że wprowadzane dane są nieprawidłowe, nie uniemożliwiając im wprowadzenia tych danych. Ten typ alertu o błędzie jest najbardziej elastyczny. Gdy zostanie wyświetlony komunikat alertu Informacje, użytkownik może kliknąć przycisk OK, aby zaakceptować nieprawidłową wartość, lub przycisk Anuluj, aby ją odrzucić.

Porady dotyczące pracy ze sprawdzaniem poprawności danych

Skorzystaj z poniższych porad i wskazówek dotyczących pracy ze sprawdzaniem poprawności danych w programie Excel.

• Szerokość listy rozwijanej zależy od szerokości komórki, dla której jest włączone sprawdzanie poprawności danych. Możesz musieć dostosować szerokości tej komórki, aby uniknąć obcinania prawidłowych wpisów, których szerokość jest większa niż szerokość listy rozwijanej.

• Jeśli chcesz włączyć ochronę arkusza lub skoroszytu, zrób to po zakończeniu określania ustawień sprawdzania poprawności. Pamiętaj, aby odblokować wszystkie sprawdzane komórki przed włączeniem ochrony arkusza. W przeciwnym razie użytkownicy nie będą mogli wpisać żadnych danych w tych komórkach. Zobacz Włączanie ochrony arkusza.

• Jeśli planujesz udostępnić skoroszyt, należy to zrobić dopiero po zakończeniu określania ustawień sprawdzania poprawności danych i ochrony. Po udostępnieniu skoroszytu nie można zmienić ustawień sprawdzania poprawności, chyba że zatrzyma się udostępnianie.

• Sprawdzanie poprawności danych można zastosować do komórek, w których już zostały wprowadzone dane. Program Excel nie będzie jednak automatycznie powiadamiał użytkownika o tym, że istniejące komórki zawierają nieprawidłowe dane. W tym scenariuszu można wyróżniać nieprawidłowe dane, instruując program Excel, aby otaczał je zakreśleniem w arkuszu. Po zidentyfikowaniu nieprawidłowych danych można ponownie ukryć te zakreślenia. Jeśli użytkownik poprawi nieprawidłowy wpis, zakreślenie zniknie automatycznie.

  

  Aby zastosować zakreślenia, zaznacz komórki, które chcesz ocenić, i wybierz pozycję Dane > Narzędzia danych > Sprawdzanie poprawności danych > Zakreśl nieprawidłowe dane.

  

• Aby szybko usunąć sprawdzanie poprawności danych dla komórki, zaznacz ją, a następnie wybierz pozycję Dane > Narzędzia danych > Sprawdzanie poprawności danych > Ustawienia> Wyczyść wszystko.

• Aby znaleźć komórki w arkuszu, dla których jest włączone sprawdzanie poprawności danych, na karcie Narzędzia główne w grupie Edytowanie należy kliknąć przycisk Znajdź i zaznacz, a następnie kliknąć polecenie Sprawdzanie poprawności danych. Po znalezieniu komórek, dla których jest włączone sprawdzanie poprawności danych, można zmienić, skopiować lub usunąć ustawienia sprawdzania poprawności.

• Podczas tworzenia listy rozwijanej można za pomocą polecenia Definiuj nazwę (karta Formuły, grupa Nazwy zdefiniowane) zdefiniować nazwę zakresu zawierającego tę listę. Po utworzeniu listy w innym arkuszu można ukryć arkusz zawierający tę listę, a następnie włączyć ochronę skoroszytu, aby użytkownicy nie mieli dostępu do tej listy.

• Jeśli zmienisz ustawienia sprawdzania poprawności dla komórki, możesz automatycznie zastosować te zmiany do innych komórek, które mają te same ustawienia. W tym celu na karcie Ustawienia zaznacz pole wyboru Zastosuj te zmiany we wszystkich komórkach z tymi samymi ustawieniami.

• Jeśli sprawdzanie poprawności danych nie działa, upewnij się, że są spełnione następujące warunki:

  • Użytkownicy nie kopiują ani nie wypełniają danych — Sprawdzanie poprawności danych ma za zadanie wyświetlanie komunikatów i zapobieganie nieprawidłowym wpisom tylko w sytuacji, gdy użytkownicy wpisują dane bezpośrednio w komórce. Gdy dane są kopiowane lub wypełniane, komunikaty nie są wyświetlane. Aby uniemożliwić użytkownikom kopiowanie i wypełnianie danych przez przeciąganie i upuszczanie komórek, wybierz pozycję Plik > Opcje > Zaawansowane > Opcje edytowania i wyczyść pole wyboru Włącz uchwyt wypełniania oraz przeciąganie i upuszczanie komórek, a następnie włącz ochronę arkusza.

  • Ręczne ponowne obliczanie jest wyłączone — Jeśli ręczne ponowne obliczanie jest włączone, nieobliczone komórki mogą uniemożliwić prawidłowe sprawdzanie poprawności danych. Aby wyłączyć ręczne ponowne obliczanie, na karcie Formuły w grupie Obliczanie kliknij pozycję Opcje obliczania, a następnie kliknij pozycję Automatyczne.

  • Formuły nie zawierają błędów — Upewnij się, że formuły w sprawdzanych komórkach nie powodują błędów, takich jak #ADR! lub #DZIEL/0!. Program Excel będzie ignorować sprawdzanie poprawności danych, dopóki nie poprawisz błędu.

  • Komórki, do których odwołują się formuły, są poprawne — Jeśli komórka, której dotyczy odwołanie, zmieni się tak, że formuła w sprawdzanej komórce będzie obliczać nieprawidłowy wynik, komunikat sprawdzania poprawności dla tej komórki nie będzie wyświetlany.

  • Tabela programu Excel nie jest połączona z witryną programu SharePoint — Sprawdzania poprawności danych nie można dodać do tabeli programu Excel, która jest połączona z witryną programu SharePoint. Aby dodać sprawdzanie poprawności danych, należy rozłączyć tabelę programu Excel lub przekonwertować ją na zakres.

  • Dane nie są właśnie wprowadzane — Polecenie Sprawdzanie poprawności danych jest niedostępne podczas wprowadzania danych w komórce. Aby zakończyć wprowadzanie danych, naciśnij klawisz ENTER lub klawisz ESC, aby zakończyć.

  • Arkusz nie jest chroniony ani udostępniony — Ustawień sprawdzania poprawności danych nie można zmienić, jeśli skoroszyt jest udostępniony lub chroniony. Najpierw trzeba zakończyć udostępnianie lub chronienie skoroszytu.

Jak zaktualizować lub usunąć sprawdzanie poprawności danych w skoroszycie dziedziczonym

Jeśli odziedziczysz skoroszyt ze sprawdzaniem poprawności danych, możesz go zmodyfikować lub usunąć, chyba że arkusz jest chroniony. Jeśli jest on chroniony hasłem, którego nie znasz, spróbuj skontaktować z poprzednim właścicielem w celu uzyskania pomocy w wyłączeniu ochrony arkusza, ponieważ w programie Excel nie można odzyskać nieznanego bądź utraconego hasła. Możesz też skopiować dane do innego arkusza, a następnie wyłączyć sprawdzanie poprawności danych.

Jeśli podczas wprowadzania lub modyfikowania danych w komórce zobaczysz alert o błędzie sprawdzania poprawności danych i nie wiesz, jakiego typu dane możesz wprowadzić, skontaktuj się z właścicielem skoroszytu.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Zawsze możesz zadać pytanie ekspertowi w społeczności technicznej programu Excel lub uzyskać pomoc techniczną w Społecznościach.