Porady dotyczące personalizowania publikacji

Dlaczego warto spersonalizować?

Klienci zazwyczaj lubią być pamiętani i pomagani — jeśli nie z innego powodu, ponieważ szybciej uzyskają to, czego chcą. Tego rodzaju osobista uwaga opiera się na lojalności klientów. Gdy sklepy i restauracje monitorują zainteresowania klientów, klienci zazwyczaj odpowiadają, wracając do nich i wydając na nie więcej czasu i pieniędzy.

Korespondencja może działać w taki sam sposób. Gdy dołączasz zawartość do korespondencji adresowej dotyczącej konkretnych zainteresowań klientów, klienci są znacznie częściej przyciągani uwagę i odpowiadać.

Zbieranie potrzebnych informacji o klientach

Śledzenie zainteresowań i cech poszczególnych klientów może być skomplikowanym zadaniem. Musisz zebrać te informacje, zapisać je w formularzu, który można łatwo pobrać, i odfiltrować pod względem cech, które są sensowne dla Twojej firmy i które pomogą Ci w jak najwięcej inwestycji wysyłkowej. Im dokładniej będzie można zidentyfikować klientów, którzy mają wspólne zainteresowania, tym większy jest prawdopodobny zwrot z inwestycji.

Program Microsoft Office Publisher może Ci pomóc. Dane klienta można wprowadzać do bazy danych, która jest tworzyć bezpośrednio w programie Microsoft Publisher lub w innych programach, takich jak Excel, Outlook, Outlook z dosłudze Business Contact Manager i Access. Można także używać list, które kupisz, na przykład list w programie Microsoft List Builder.

Po zebraniu informacji możesz je analizować, aby ustalić, co mają najczęstsi klienci, grupować klientów według ich chętnych, a także spersonalizować korespondencję, aby zwrócić uwagę na ich określone zainteresowania.

Konfigurowanie pliku danych

Adresy i informacje osobiste, które dodajesz do publikacji, muszą pochodzić gdzieś. Dlatego pierwszym krokiem w przygotowaniu się do wysyłki masowej jest skonfigurowanie pliku danych zawierającego informacje kontaktowe klientów. Do pliku danych możesz użyć arkusza programu Microsoft Office Excel, tabeli programu Microsoft Office Word, bazy danych programu Microsoft Office Access, a nawet Microsoft Office Outlook kontaktów. Lista adresowa zostanie zbudowana z tego pliku danych.

Podczas konfigurowanie pliku danych pamiętaj o następujących kwestiach (podczas czytania listy zapoznaj się z poniższym obrazem, na którym pokazano kolumny w arkuszu programu Excel i pola korespondencji seryjnej po dwóch stronach pocztówki):

Typy informacji w kolumnach Każda kolumna w pliku danych odpowiada jednej informacji, którą chcesz dodać do publikacji. Jeśli na przykład chcesz dodać adres klienta i notatkę osobistą do każdej drukowanej kopii pocztówki, w pliku danych muszą być kolumny z nazwiskiem, ulicą, miastem, województwem, kodem pocztowym i notatką osobistą.
Jeden wpis w wierszu Każdy wiersz w pliku danych zawiera informacje, które są zawarte w jednej kopii publikacji. Na przykład wszystkie informacje w drugim wierszu arkusza programu Excel trafiają do pocztówki, która jest wysyłana do klienta 1, wszystkie informacje w wierszu 3 trafiają do pocztówki, która jest wysyłana do klienta 2 i tak dalej.
Dodawanie pól w publikacji Aby użyć informacji z pliku danych, należy umieścić w publikacji pola — jedno pole dla każdej informacji, która ma być wyświetlana. Jeśli na przykład chcesz wydrukować nazwę, ulicę, miasto, województwo, kod pocztowy i notatkę osobistą na każdej kopii pocztówki, publikacja pocztówki musi zawierać pole dla każdej z tych informacji.

Kolumny w arkuszu programu Excel odpowiadające polom w publikacji pocztówki

Porada: Jeśli chcesz scalić obrazy z publikacjami, które mają zostać wysłane pocztą e-mail, plik danych musi zawierać kolumnę zawierającą dane z nazwami plików obrazów. Każdy wiersz w tej kolumnie powinien zawierać nazwę pliku określonego obrazu, na przykład: Firstphoto.jpg. Jeśli obrazy nie znajdują się w tym samym folderze, w którym znajduje się źródło danych, dołącz ścieżkę do każdego obrazu.

Dodawanie bloku adresu i powitania

Zarówno blok adresu wydrukowany w biuletynie (zamiast zgodnej etykiety wysyłkowej), jak i pozdrowienie, które zawiera imię i nazwisko klienta, to proste techniki personalizacji wskazujące, że wysyłka jest przeznaczona specjalnie dla każdego adresata.

Dodawanie bloku adresu z nazwiskiem, adresem i innymi informacjami

Na karcie Korespondencja w grupie & Wstawianie pól kliknij pozycję Blok adresu.
W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu kliknij elementy adresu, które chcesz uwzględnić, a następnie kliknij przycisk OK.

Uwaga: Jeśli nazwy pól danych w źródle danych nie są zgodne z nazwami pól bloku adresu używanymi przez program Publisher, może być konieczne kliknięcie przycisku Dopasuj pola w oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu. W oknie dialogowym Dopasowywanie pól wybierz z list rozwijanych pola w źródle danych, które odpowiadają polom używanym przez program Publisher.

Dodawanie wiersza pozdrowienia

Na karcie Korespondencja w grupie & Wstawianie pól kliknij pozycję Wiersz pozdrowienia.
W oknie dialogowym Wstawianie wiersza pozdrowienia wybierz format wiersza pozdrowienia, który zawiera zwrot grzecznościowy, format imienia i nazwiska oraz następujące po nich znaki interpunktowe. Lub wpisz nowy wpis w każdym polu tekstowym.
Wprowadź tekst, który ma być wyświetlany w przypadkach, gdy program Publisher nie może zinterpretować nazwy adresata — na przykład gdy źródło danych nie zawiera imienia ani nazwiska adresata, a jedynie nazwę firmy.
Kliknij przycisk OK.

Uwaga: Jeśli nazwy pól danych w źródle danych nie są zgodne z nazwami pól wiersza pozdrowienia używanymi przez program Publisher, może być konieczne kliknięcie przycisku Dopasuj pola w oknie dialogowym Wiersz pozdrowienia. W oknie dialogowym Dopasowywanie pól wybierz z list rozwijanych pola w źródle danych, które odpowiadają polom używanym przez program Publisher.

Dodawanie obrazu do adresu

Możesz dodać obraz lub zdjęcie do bloku adresu, a także do dowolnego obszaru publikacji. Pokazywany obraz można dostosować do zainteresowań, wieku, płci lub innych pól danych klienta, które śledzisz.

W publikacji kliknij w miejscu, w którym chcesz wstawić pole korespondencji seryjnej do obrazu (na przykład obok bloku adresu).
Na karcie Korespondencja w grupie Wstawianie & Wstawianie pól kliknij pozycję > Wstaw obraz.
W oknie dialogowym Wstawianie pola obrazu wybierz pole odpowiadające informacjom o zdjęciu w pliku danych, a następnie kliknij przycisk OK.

Program Publisher wstawi pole korespondencji seryjnej w ramce obrazu do publikacji w wybranym punkcie wstawiania. Możesz zmienić rozmiar lub przenieść ramkę obrazu.

Dodawanie notatek i hiperlinków

Jeśli plik danych został tak skonfigurować, aby przechowywać istotne informacje osobiste o klientach zgodnie z opisem w poradach dotyczących list adresowych, możesz użyć zebranych informacji w celu dostarczania zawartości przeznaczonej specjalnie do zainteresowań klientów. Dostarczanie zawartości, która pasuje do zainteresowań klientów, to zaawansowana forma personalizacji. Możesz na przykład:

Dostosowywanie osobnych korespondencji według płci Ogłaszaj nową linię produktu tylko dla mężczyzn lub tylko kobiet, uwzględniając płeć każdego klienta ("mężczyzna" lub "kobieta") do listy adresowej, a następnie przefiltruj według poszczególnych płci lub po prostu przefiltruj listę według poszczególnych wpisów w polu Tytuł ("Pan" i "Ms."). Możesz dołączyć adres URL (w druku) lub link bezpośrednio do strony internetowej (w wiadomości e-mail) dla każdej płci, która opisuje ich opcje. W tym celu dodaj odpowiedni adres URL do każdego rekordu w kolumnie przeznaczonej do tego celu.
Koncentracja na adresatach w określonym wieku Powiadamianie klientów o produktach lub usługach odpowiednich do etapu życia tych klientów (na przykład o planowaniu wycofania ich dwudziestych lat lub planowaniu wycofania z pracy w 2016 r.), zbierając daty urodzenia swoich klientów jako daty urodzenia(na przykład "1945").

Jeśli chcesz zaoferować bon promocyjny wszystkim klientom, których urodziny przypadają w bieżącym miesiącu, możesz zebrać ich daty urodzenia jako miesiąc, dzień, rok (na przykład "1 stycznia 2008").
Korzystanie z historii zakupów Wysyłaj specjalne ogłoszenia do osób, które dokonały ostatnich głównych zakupów, lub powiadamiaj klientów, gdy masz nowe modele ulubionych marek. Jeśli śledzisz ich określone zakupy, możesz posortować plik danych w celu zidentyfikowania historii zakupów marki, gdy otrzymasz nową wysyłkę linii produktu, lub poinformować ich o powiązanych produktach kupionych przez innych klientów ("Klienci, którzy kupili ten produkt również znalazł ten produkt jako przydatny").

Dodawanie notatki osobistej

Możesz wysłać niestandardową wiadomość TEKSTową do każdego segmentu klientów, który ma wspólne zainteresowania. W tym celu dodaj do pliku danych pole (lub kolumnę) zawierające te wiadomości, a następnie dodaj odpowiedni komunikat do każdego rekordu (lub wiersza). Możesz skojarzyć określoną wiadomość z klientami, którzy mają tę samą płeć, mają ten sam wiek lub datę urodzenia albo którzy dokonano zakupów w ciągu ostatnich sześciu miesięcy. Aby uzyskać więcej informacji na temat przygotowywania listy adresowej, zobacz Porady dotyczące list adresowych.

Kliknij w publikacji pole tekstowe, w którym mają być wyświetlane spersonalizowane informacje. Ewentualnie kliknij pozycję Rysuj pole tekstowe na karcie Narzędzia główne, a następnie przeciągnij prostokąt o rozmiarze, który chcesz.
- Jeśli w polu tekstowym znajduje się już tekst, który chcesz zamienić, również go zaznacz.
- Jeśli w polu tekstowym znajduje się już tekst, a chcesz zachować ten tekst, umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić spersonalizowaną wiadomość.
Na liście okienko zadań kliknij odpowiednie pole korespondencji seryjnej w polu listy w okienko zadań.

Dodawanie spersonalizowanego hiperlinku

Możesz dołączyć hiperlink, który wskazuje klientom stronę internetową, która odnosi się do ich określonych zainteresowań lub atrybutów. Możesz dodać nazwy klientów lub inne pola danych do tekstu hiperlinku, aby był faktycznie osobisty.

Na karcie Korespondencja w grupie & Wstawianie pól kliknij pozycję Wstaw spersonalizowany hiperlink.
W oknie dialogowym Wstawianie spersonalizowanego hiperlinku wpisz tekst, który ma być wyświetlany, oraz adres witryny internetowej, do której mają przejść adresaci po kliknięciu hiperlinku.
Jeśli chcesz użyć pola danych w tekście wyświetlanym, kliknij tekst wyświetlany, a następnie w polu listy po prawej stronie kliknij pole danych, które chcesz wstawić.

Uwaga: Wstawiając pole danych, można określić podstawiony tekst wyświetlany i adres internetowy dla wszystkich pustych wpisów odpowiadających wstawionemu polu danych. Zaznacz pole wyboru Użyj tekstu domyślnego dla pustych wpisów i użyj domyślnego hiperlinku dla pustych wpisów (w razie potrzeby), a następnie wpisz tekst zastępczy i adres internetowy.