Microsoft Lync Web Scheduler to oparty na sieci Web program do tworzenia spotkań programu Lync dla użytkowników, którzy nie mają programu Microsoft Outlook lub korzystają z systemu operacyjnego innego niż Windows. Dzięki narzędziu Web Scheduler można tworzyć nowe spotkania, modyfikować spotkania już istniejące i wysyłać zaproszenia za pomocą ulubionego programu poczty e-mail.
Zespół pomocy technicznej Twojej firmy przekaże Ci link do portalu narzędzia Web Scheduler oraz nazwę użytkownika i hasło do zalogowania się. Gdy jesteś na stronie, kliknij karty, aby uzyskać dostęp do różnych opcji, lub użyj przycisku Klawisz Tab na klawiaturze, aby przejść do odpowiedniej opcji.
Tworzenie spotkania programu Lync
-
Przejdź do strony narzędzia Web Scheduler podanej Ci przez zespół pomocy technicznej Twojej firmy.
-
Zaloguj się przy użyciu swojej nazwy użytkownika i hasła.
-
Kliknij pozycję Utwórz nowe spotkanie.
-
Wypełnij pole Temat tworzonego spotkania.
-
Możesz pozostawić lokalizację spotkania ustawioną na opcję Spotkanie programu Lync albo, jeśli niektórzy uczestnicy mają pojawić się osobiście, dodać lokalizację, taką jak sala konferencyjna.
-
W polu Wiadomość wpisz krótką wiadomość lub plan spotkania (opcjonalnie).
-
Wybierz opcję Strefa czasowa, a także datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania.
-
Domyślnie wszyscy, w tym osoby spoza Twojej firmy, mogą pominąć wirtualną poczekalnię, która pozwala wpuszczać osoby lub odmawiać im dostępu. Aby uzyskać informacje na temat zmieniania tych opcji, zobacz Dostęp i osoby prowadzące.
-
Domyślnie wszystkie osoby z Twojej firmy mają uprawnienia osób prowadzących. Aby uzyskać informacje na temat zmieniania tych opcji, zobacz Dostęp i osoby prowadzące.
-
W sekcji Uczestnicy i audio dodaj nazwiska lub adresy e-mail zaproszonych osób, rozdzielając je średnikami (;).
-
Kliknij opcję Sprawdź nazwy, aby sprawdzić, czy nazwy są poprawne.
W przypadku zaproszonych osób spoza Twojej firmy wpisz pełne adresy e-mail, takie jak contoso@contoso.com.
Uwaga: Zalecamy wpisywanie pełnych adresów e-mail zapraszanych osób. Narzędzie Web Scheduler rozpoznaje nazwiska pracowników Twojej firmy tylko pod warunkiem, że są unikatowe, czyli że nie ma przypadku dwóch osób o tej samej nazwie (tym samym imieniu i nazwisku).
-
Jeśli na Twoim koncie skonfigurowano dostawcę konferencji audio, zaproszenie będzie zawierać numer bezpłatny, numer płatny i kod uczestnika. Uczestnicy spotkania mogą skorzystać z obsługi dźwięku na komputerze lub nawiązać ze spotkaniem połączenie telefoniczne.
-
Kliknij przycisk Zapisz.
Wysyłanie zaproszeń do uczestników spotkania
Aby wysłać zaproszenie na spotkanie, wybierz jedną z następujących metod:
-
Wysyłanie zaproszeń za pomocą programu do obsługi poczty e-mail
Ta metoda polega na skopiowaniu informacji o spotkaniu z narzędzia Web Scheduler i wklejeniu ich do wezwania na spotkanie utworzonego w ulubionym programie poczty e-mail.
-
Po zakończeniu tworzenia spotkania kliknij przycisk Zapisz.
-
Zostanie otwarte okno z informacjami o spotkaniu.
-
Zaznacz informacje o spotkaniu, w tym adres URL spotkania, numer konferencji audio i identyfikator konferencji.
-
Kliknij tekst prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Kopiuj.
-
Otwórz dowolny program do obsługi poczty e-mail i utwórz normalne wezwanie na spotkanie.
-
Do wezwania wklej szczegóły spotkania programu Lync (skopiowane w kroku 4).
-
Dodaj uczestników, sprawdź datę i godzinę spotkania oraz wpisz plan spotkania, a następnie wyślij wezwanie.
-
Wysyłanie zaproszeń w formacie iCalendar
Format iCalendar pozwala użytkownikom różnych systemów poczty e-mail wymieniać się informacjami z kalendarza. Adresaci wezwań w formacie iCalendar muszą mieć odpowiednie oprogramowanie pozwalające otworzyć wezwanie na spotkanie i odpowiedzieć na nie.
-
W sekcji Moje spotkania wybierz spotkanie na podstawie tematu, a następnie kliknij pozycję Eksportuj jako iCalendar.
-
Po wyświetleniu monitu w programie poczty e-mail kliknij pozycję Otwórz.
-
Po otwarciu elementu kalendarza prześlij go dalej do uczestników dodanych podczas planowania spotkania.
-
Zaproszone osoby będą mogły otworzyć i zapisać plik iCalendar w preferowanym programie poczty e-mail, takim jak Outlook, Notes czy iCal.
Dostęp i osoby prowadzące
Domyślne opcje spotkań są najlepsze dla typowych spotkań zespołów. Opcje spotkania możesz dostosować, aby lepiej pasowały do Twoich wymagań, typu spotkania lub uczestników.
Podczas tworzenia nowego spotkania w obszarze Dostęp i osoby prowadzące określ, kto może pomijać poczekalnię i kto może być osobą prowadzącą.
Kto pominie poczekalnię
|
Opcje dostępu |
Efekt |
Polecane zastosowanie... |
|
Tylko organizator (zablokowane) |
Jesteś jedyną osobą, która ma bezpośredni dostęp do spotkania. Wszyscy pozostali muszą czekać na wpuszczenie. |
Spotkanie o wysokim poziomie zabezpieczeń, na którym są poruszane tematy poufne. |
|
Osoby z mojej firmy, które zapraszam |
Tylko zaproszone osoby uzyskują bezpośredni dostęp do spotkania. Wszyscy pozostali muszą czekać na wpuszczenie. |
Omawiane są informacje poufne i chcesz, aby do spotkania mogły dołączyć tylko konkretne osoby. |
|
Osoby z mojej firmy |
Każda osoba z organizacji może uzyskać bezpośredni dostęp do spotkania, nawet jeśli nie została zaproszona. |
W spotkaniu nie biorą udziału uczestnicy zewnętrzni i nie są omawiane informacje poufne. |
|
Wszyscy włącznie z osobami spoza mojej firmy |
Każda osoba, która ma dostęp do linku do spotkania, uzyskuje do niego bezpośredni dostęp. |
Zapraszasz uczestników z zewnątrz i nie są omawiane poufne informacje. |
Ważne: Nawet jeśli poczekalnia spotkania jest włączona, uczestnicy dołączający do spotkania przez telefon automatycznie pomijają poczekalnię.
Kto jest osobą prowadzącą
|
Opcje prezentera |
Kto jest osobą prowadzącą |
Polecane zastosowanie... |
|
Tylko organizator |
Będziesz jedyną osobą prowadzącą. |
Prezentacje, w których uczestnicy nie muszą wchodzić w interakcje z zawartością spotkania. W trakcie spotkania możesz wyznaczyć kolejnych prezenterów. |
|
Osoby z mojej firmy |
Każda osoba z Twojej firmy będzie mieć uprawnienia osoby prowadzącej. |
Ta opcja jest przeznaczona dla nieformalnych spotkań ze współpracownikami, podczas których wszyscy uczestnicy mogą udostępniać i zmieniać zawartość. |
|
Wszyscy, w tym osoby spoza mojej firmy (brak ograniczeń) |
Każda zaproszona osoba będzie mieć uprawnienia osoby prowadzącej. |
Użyj tej opcji, gdy w spotkaniu biorą udział uczestnicy zewnętrzni i powinni móc je prowadzić lub prezentować zawartość. |
|
Osoby, które wybiorę |
Ty i wybrane przez Ciebie osoby. |
Wybierz tę opcję, gdy chcesz, aby osobami prowadzącymi były określone osoby. |
Uwaga: Jeśli wybierzesz opcję Osoby, które wybiorę, kliknij pozycję Wybierz prezenterów i przenieś uczestników z obszaru Uczestnik do obszaru Osoby prowadzące. Przy użyciu tej opcji nie można dodać jako osób prowadzących osób z zewnątrz ani z list dystrybucyjnych. Jednak można nadać uprawnienia osoby prowadzącej określonym osobom podczas spotkania.
Dołączanie do spotkania programu Lync
Kliknij link do spotkania w wezwaniu na spotkanie, aby się zalogować.
Możesz też użyć karty Dołącz do spotkania w narzędziu Web Scheduler:
-
W obszarze Moje spotkania kliknij spotkanie, do którego chcesz dołączyć.
-
Kliknij pozycję Dołącz do spotkania w prawej części strony.
-
Odpowiedni klient programu Lync zostanie otwarty i zaloguje Cię do spotkania.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dołączanie do spotkania programu Skype dla firm (Lync).
Wyświetlanie lub edytowanie istniejących spotkań
Wszystkie zorganizowane przez siebie spotkania możesz wyświetlić w obszarze Moje spotkania w narzędziu Web Scheduler. Pamiętaj, że narzędzie Web Scheduler wyświetla tylko spotkania zorganizowane przez Ciebie, a nie spotkania, na które otrzymujesz wezwania.
-
Przejdź do obszaru Moje spotkania, a następnie kliknij temat spotkania, aby otworzyć stronę szczegółów.
-
Kliknij pozycję Edytuj spotkanie.
-
Wprowadź żądane zmiany i kliknij przycisk Zapisz.
-
Kliknij przycisk OK w oknie z alertem o powodzeniu i sprawdź zmienione informacje.
Ważne: Gdy zaktualizujesz spotkanie, musisz ręcznie wysłać zaktualizowane informacje do zaproszonych osób. Program Web Scheduler nie aktualizuje automatycznie kalendarza.
-
Jeśli do wysłania zaproszeń został użyty format iCalendar, ponownie kliknij pozycję Eksportuj w formacie iCalendar, aby otworzyć wezwanie, i wyślij aktualizację.
-
Jeśli szczegóły spotkania programu Lync zostały skopiowane do zwykłego wezwania na spotkanie, otwórz to zaproszenie, zaktualizuj je przy użyciu nowych szczegółów spotkania i ponownie wyślij do uczestników.
Usuwanie lub anulowanie spotkania
Spotkania wygasają po 14 dniach od zaplanowanego czasu zakończenia, ale możesz usunąć spotkanie, jeśli chcesz wyczyścić narzędzie Web Scheduler lub anuluj spotkanie.
-
W obszarze Na karcie Moje spotkania kliknij spotkanie, które chcesz usunąć.
-
Na stronie szczegółów spotkania kliknij kartę Usuń spotkanie.
-
W oknie potwierdzenia kliknij przycisk Tak.
Ważne: Trzeba wysłać uczestnikom informację o anulowaniu, ponieważ narzędzie Web Scheduler nie aktualizuje automatycznie kalendarza.
-
Jeśli do wysłania wezwań na spotkanie został użyty format iCalendar, otwórz zaproszenie i kliknij pozycję Anuluj. Spowoduje to wysłanie informacji o anulowaniu do uczestników.
-
Jeśli szczegóły spotkania programu Lync zostały skopiowane do zwykłego wezwania na spotkanie, otwórz to zaproszenie, a następnie kliknij pozycję Anuluj, aby wysłać informację o anulowaniu do zaproszonych osób.
