Edytowanie lub publikowanie bazy danych sieci Web w programie SharePoint 2010

W tym artykule / Co chcesz zrobić? / Problem

• Omówienie

  • Sposób działania

    • Formularze i raporty są uruchamiane w przeglądarce

    • Dane są przechowywane na listach programu SharePoint

    • Kwerendy i makra danych są uruchamiane na serwerze

    • Intranet lub Internet

• Edytowanie bazy danych sieci Web

Omówienie

Usługi programu Access (opcjonalny składnik programu SharePoint) stanowią platformę tworzenia baz danych, których można używać w sieci Web. Za pomocą programu Access i programu SharePoint można zaprojektować i opublikować bazę danych sieci Web, z której użytkownicy z kontami programu SharePoint będą korzystać w przeglądarce sieci Web.

Edytowanie bazy danych sieci Web

W tej sekcji przedstawiono kroki związane z podstawowymi zadaniami projektowania, wykonywanymi na bazie danych sieci Web.

W tej sekcji

• Przed rozpoczęciem

  • Różnice w projektowaniu baz danych dla komputerów stacjonarnych i baz danych sieci Web

  • Funkcje dostępne tylko w przypadku komputerów stacjonarnych, które nie mają odpowiednika w bazie danych sieci Web

• Otwieranie bazy danych sieci Web w programie Access

• Tworzenie tabeli sieci Web

• Dodawanie pola

• Zmienianie właściwości pola

• Dodawanie pola obliczeniowego

• Konfigurowanie reguł sprawdzania poprawności danych

  • Konfigurowanie reguły i komunikatu sprawdzania poprawności pola

  • Konfigurowanie reguły i komunikatu sprawdzania poprawności rekordu

• Tworzenie relacji między dwiema tabelami sieci Web

  • Tworzenie pola odnośnika w widoku arkusza danych

• Modyfikowanie pola odnośnika w widoku arkusza danych

• Zachowywanie integralności danych za pomocą makr danych

• Tworzenie zapytania sieci Web

• Tworzenie formularza sieci Web

• Tworzenie raportu sieci Web

• Tworzenie formularza nawigacji i ustawianie go jako domyślnego formularza do wyświetlenia po uruchomieniu

  • Ustawianie formularza nawigacji jako domyślnie wyświetlanego formularza w sieci Web

• Publikowanie bazy danych sieci Web

• Synchronizowanie bazy danych sieci Web

Przed rozpoczęciem

Przed rozpoczęciem projektowania bazy danych sieci Web należy wykonać kilka zadań. Ponadto pomiędzy projektowaniem baz danych sieci Web i baz danych dla komputerów stacjonarnych występują różnice, o których powinien wiedzieć zwłaszcza doświadczony deweloper programu Access.

• Określanie przeznaczenia bazy danych    Należy opracować jasny plan umożliwiający podejmowanie dobrych decyzji dotyczących szczegółów projektu.

• Wyszukiwanie i organizowanie potrzebnych informacji    W bazie danych sieci Web nie można używać tabel połączonych. Wszystkie dane, które mają być użyte w bazie danych, ale z niej nie pochodzą, trzeba zaimportować przez opublikowaniem. Wyrównanie danych przed rozpoczęciem projektowania pozwala wyeliminować konieczność ponownego dopasowania projektu w celu sprostania niespodziewanym wyzwaniom związanym z danymi.

• Identyfikowanie witryny programu SharePoint używanej do publikowania    Publikowanie bez użycia programu SharePoint nie jest możliwe. Aby przetestować projekt w przeglądarce w trakcie projektowania (co nie jest złym pomysłem), trzeba go najpierw opublikować.

• Planowanie zabezpieczeń    Można użyć zabezpieczeń programu SharePoint w celu kontrolowania dostępu do bazy danych sieci Web. Zabezpieczenia należy zaplanować na wczesnym etapie, aby można je było uwzględnić w projekcie.

Otwieranie bazy danych sieci Web w programie Access

Istnieją dwa sposoby na otwarcie bazy danych sieci Web: z poziomu przeglądarki lub w programie Access.

Otwieranie w przeglądarce    Przejdź do witryny bazy danych sieci Web i w lewym górnym rogu głównego formularza nawigacji (poniżej obszaru paska narzędzi przeglądarki) kliknij pozycję Opcje, a następnie kliknij pozycję Otwórz w programie Access.

Otwieranie w programie Access    Otwórz plik, tak jak otwierasz każdy inny plik bazy danych — naciśnij klawisze Ctrl + O i skorzystaj z okna dialogowego Otwieranie.

Tworzenie tabeli sieci Web

Po otwarciu bazy danych sieci Web w programie Access przejdź na wstążkę i kliknij pozycję Utwórz, a następnie w grupie Tabele kliknij pozycję Tabela.

Nowo utworzona tabela ma jedno pole: pole identyfikatora Autonumerowanie. Można dodać nowe pola w celu przechowywania elementów informacji wymaganych w przypadku danego tematu tabeli. Można na przykład dodać pole na potrzeby przechowywania danych o rozpoczęciu śledzenia jakiegoś elementu.

Dodawanie pola

W galerii pól są dostępne liczne gotowe pola do wyboru, które można dodawać do tabeli. Możesz skorzystać z dwóch równie łatwych sposobów:

• Na wstążce kliknij kartę Pola, a następnie w grupie Dodawanie i usuwanie kliknij odpowiedni typ pola.

• Możesz również przejść do arkusza danych tabeli i kliknąć pozycję Kliknij, aby dodać, a następnie wybrać typ pola.

Zmienianie właściwości pola

Formatowanie i właściwości określają zachowanie pola oraz typ danych, które można w nim przechowywać. Ustawienia te można zmienić, tak aby pole zachowywało się w odpowiedni sposób.

1. Wybierz pole z formatowaniem i właściwościami, które chcesz zmienić.

2. Na wstążce kliknij kartę Pola.

3. Aby zmienić ustawienia, użyj poleceń dostępnych w grupach Formatowanie i Właściwości.

Dodawanie pola obliczeniowego

Można dodać pole wyświetlające wartość obliczoną na podstawie innych danych z tej samej tabeli. Dane z innych tabel nie mogą być używane jako źródło obliczanych danych. Niektóre wyrażenia nie są obsługiwane w polach obliczeniowych.

1. Przy otwartej tabeli kliknij pozycję Kliknij, aby dodać.

2. Wskaż polecenie Pole obliczeniowe, a następnie kliknij typ danych wybrany dla tego pola.

   Zostanie otwarty Konstruktor wyrażeń.

3. Za pomocą Konstruktora wyrażeń utwórz obliczenie dla pola. Pamiętaj, że jako źródła danych do obliczeń możesz używać tylko innych pól z tej samej tabeli. Aby uzyskać pomoc w zakresie używania Konstruktora wyrażeń, zobacz artykuł Tworzenie wyrażenia.

Konfigurowanie reguł sprawdzania poprawności danych

W celu zweryfikowania danych wejściowych w przypadku większości pól można użyć wyrażenia. Wyrażenia można też użyć do zweryfikowania danych wejściowych tabeli, co pozwala na przykład na zweryfikowanie danych wejściowych pola nieobsługującego weryfikowania lub zweryfikowanie danych wejściowych pola na podstawie wartości innych pól w tabeli. Aby uzyskać bardziej szczegółowe wyjaśnienie dotyczące weryfikowania, zobacz artykuł Ograniczanie wprowadzania danych przy użyciu reguły poprawności.

Można też określić komunikat wyświetlany w sytuacji, gdy reguła sprawdzania poprawności uniemożliwia wprowadzenie danych, nazywany komunikatem sprawdzania poprawności.

Tworzenie relacji między dwiema tabelami sieci Web

Relacje między tabelami oznaczają, że dwie tabele zawierają wspólne dane — jedna z nich korzysta z danych zawartych w drugiej, a być może także na odwrót. Na przykład załóżmy, że do każdego Zadania jest oddelegowany Pracownik — ten fakt jest widoczny w tabeli Zadania obok pola IDpracownika, będącego kluczem podstawowym tabeli Pracownik. W danych dotyczących zadania możesz dołączyć informacje na temat odpowiedzialnego pracownika, przeszukując tabelę Pracownicy z uwzględnieniem IDpracownika — a tak naprawdę robi to za Ciebie program Access.

Aby utworzyć relację w bazie danych sieci Web, użyj Kreatora odnośników, który utworzy pole odnośnika. Pole odnośnika znajduje się w tabeli będącej po stronie „wiele” relacji i wskazuje na tabelę będącą po stronie „jeden” relacji.

Modyfikowanie pola odnośnika w widoku arkusza danych

1. Otwórz tabelę zawierającą pole odnośnika, które chcesz zmodyfikować.

2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Na karcie Pola w grupie Właściwości kliknij pozycję Modyfikuj odnośniki.

   • Kliknij prawym przyciskiem myszy pole odnośnika, a następnie kliknij polecenie Modyfikuj odnośniki.

3. Postępuj zgodnie z instrukcjami Kreatora odnośników.

Zachowywanie integralności danych za pomocą makr danych

Za pomocą makr danych można stosować aktualizacje i usunięcia kaskadowe. Posługując się poleceniami na karcie Tabela, można tworzyć makra osadzone, które modyfikują dane.

Tworzenie kwerendy sieci Web

Kwerendę można wykorzystać jako źródło danych formularzy i raportów. Kwerendy są uruchamiane na serwerze, co pozwala na zminimalizowanie ruchu w sieci.

Załóżmy na przykład, że baza danych sieci Web jest używana do śledzenia działalności charytatywnej. Użytkownik chciałby sprawdzić, kto przekazał pieniądze w trakcie imprezy. Za pomocą kwerendy może wybrać dane i przygotować je do użycia w formularzach i raportach.

Przykładem w tej procedurze jest szablon działalności charytatywnej. Można skorzystać z tej procedury w przypadku tworzenia nowej bazy danych na podstawie takiego szablonu.

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij polecenie Kwerenda.

2. W oknie dialogowym Pokazywanie tabeli kliknij dwukrotnie każdą tabelę, którą chcesz uwzględnić, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

   W tym przykładzie kliknij dwukrotnie obiekty Składniki, Datki, Wydarzenia oraz UczestnicyWydarzenia.

3. Utwórz wszystkie wymagane sprzężenia, przeciągając pola między obiektami w oknie projektowania kwerendy.

   W ramach tego przykładu przenieś pole Identyfikator z obiektu Składniki do pola IdentyfikatorSkładnikaOfiarodawcy w obiekcie Datki, a następnie przenieś pole IdentyfikatorSkładnikaOfiarodawcy z obiektu Datki do pola IdentyfikatorSkładnika w obiekcie UczestnicyWydarzenia.

4. Dodaj pola, których chcesz użyć. Możesz przeciągnąć pola na siatkę lub kliknąć dwukrotnie wybrane pole, aby je dodać.

   W tym przykładzie dodaj pole Wydarzenie z tabeli Wydarzenia, pole DataDatku z tabeli Datki oraz pola Pozdrowienie, Imię i Nazwisko z tabeli Składniki.

5. Dodaj kryteria, które chcesz zastosować.

   W tym przykładzie wymagane jest ograniczenie wartości pola DataDatku tak, aby należała ona do zakresu określanego przez pola DataRozpoczęcia i DataZakończenia dla zdarzenia. W siatce projektu kwerendy w wierszu Kryteria pola DataDatku wpisz wartość >=[DataRozpoczęcia] Oraz <=[DataZakończenia].

Tworzenie formularza sieci Web

Formularze są główną metodą wprowadzania i edycji oraz przeglądania danych w bazie danych sieci Web. Formularze są uruchamiane w przeglądarce, co pomaga w optymalizacji wydajności. Po otwarciu formularza przeglądarka pobiera wymagane dane z serwera programu SharePoint. Dane w formularzu można filtrować i sortować bez ponownego pobierania ich z serwera.

1. Wybierz tabelę lub kwerendę, która ma pełnić funkcję źródła danych.

   Uwaga: Pomiń ten krok, jeśli chcesz utworzyć formularz niepowiązany.

2. Na karcie Tworzenie w grupie Formularze kliknij jeden z następujących przycisków:

   • Formularz    Tworzenie prostego formularza wyświetlającego jeden rekord w danym czasie przy użyciu obiektu wybranego jako źródło danych.

     Uwaga: W przypadku tworzenia formularza niepowiązanego ten przycisk jest niedostępny.

   • Wiele elementów    Tworzenie formularza wyświetlającego wiele rekordów naraz przy użyciu obiektu wybranego jako źródło danych.

     Uwaga: W przypadku tworzenia formularza niepowiązanego ten przycisk jest niedostępny.

   • Pusty formularz    Tworzenie formularza niezawierającego jakichkolwiek danych.

   • Arkusz danych    Tworzenie formularza o właściwościach arkusza danych przy użyciu obiektu wybranego jako źródło danych.

     Uwaga: W przypadku tworzenia formularza niepowiązanego ten przycisk jest niedostępny.

Tworzenie raportu sieci Web

Raporty są główną metodą przeglądania lub drukowania danych z bazy danych sieci Web. Raporty są uruchamiane w przeglądarce, co pomaga w optymalizacji wydajności. Po otwarciu raportu przeglądarka pobiera wymagane dane z serwera programu SharePoint. Dane w raporcie można filtrować i sortować bez ponownego pobierania ich z serwera.

1. Wybierz tabelę lub kwerendę, która ma pełnić funkcję źródła danych.

2. Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij jeden z następujących przycisków:

   • Raport    Tworzenie prostego raportu przy użyciu obiektu wybranego jako źródło danych.

   • Pusty raport    Tworzenie raportu niezawierającego jakichkolwiek danych.

Tworzenie formularza nawigacji i ustawianie go jako domyślnego formularza do wyświetlenia po uruchomieniu

Użytkownicy potrzebują sposobu nawigowania w aplikacji. Należy pamiętać, że okienko nawigacji nie jest dostępne w przeglądarce sieci Web. Aby użytkownicy mogli korzystać z obiektów bazy danych, należy im to umożliwić. Można utworzyć formularz nawigacji i określić, że ma on być wyświetlany za każdym razem, gdy ktoś otworzy aplikację w przeglądarce sieci Web. Natomiast jeśli żaden formularz nie zostanie wskazany do wyświetlania po uruchomieniu aplikacji, żaden formularz nie zostanie otwarty, co znacznie utrudni używanie aplikacji.

Formularz nawigacji najlepiej utworzyć na końcu, aby można było dodać do niego wszystkie obiekty.

1. Na wstążce kliknij kartę Tworzenie.

2. W grupie Formularze kliknij pozycję Nawigacja, a następnie wybierz z listy układ nawigacji.

3. Aby dodać element, przeciągnij go z okienka nawigacji do kontrolki nawigacji.

   Uwaga: Do kontrolki nawigacji można dodawać tylko formularze i raporty.

4. Dodaj dowolne inne kontrolki do treści formularza nawigacji. Na przykład przez dodanie do formularza nawigacji pewnych kontrolek można udostępnić funkcję wyszukiwania we wszystkich formularzach.

Publikowanie i synchronizowanie zmian w aplikacji