Program SharePoint oferuje skalowalną, bogatą w funkcje funkcję zarządzania zawartością. Jeśli masz do zarządzania dużą liczbę plików, rozważ użycie szablonu witryny Centrum dokumentów. Ten szablon jest zoptymalizowany pod kątem zarządzania dokumentami na dużą skalę. Pozwala to zaoszczędzić czas i pomóc w wydajniejszej pracy. Do szablonu są dołączone wersje, identyfikatory dokumentów, zestawy dokumentów, nawigacja po metadanych i typy zawartości.
Witryna Centrum dokumentów działa w obu tych scenariuszach:
-
Środowisko tworzenia W środowisku tworzenia Centrum dokumentów użytkownicy tworzą i edytują tysiące dokumentów lub zasobów multimedialnych przechowywanych w centralnym repozytorium.
-
Archiwum zawartości W archiwum zawartości, takim jak baza wiedzy, użytkownicy przechowują lub przeglądają dokumenty.
Ten artykuł zawiera informacje o funkcjach w szablonie witryny Centrum dokumentów.
Aby utworzyć centrum dokumentów, zobacz Tworzenie różnych rodzajów witryn programu SharePoint przy użyciu szablonów
Co zawiera witryna Centrum dokumentów?
Szablon witryny Centrum dokumentów zawiera funkcje, które ułatwiają tworzenie dużych zestawów dokumentów i zarządzanie nimi oraz zarządzanie nimi. W większości przypadków właściciel witryny może dodawać każdą z tych funkcji oddzielnie. Szablon witryny Centrum dokumentów automatycznie włącza zalecane funkcje zarządzania dokumentami. W poniższych sekcjach krótko opisano te funkcje.
Witryny Centrum dokumentów można używać jako środowiska tworzenia lub archiwum zawartości. W środowisku tworzenia użytkownicy często ewidencjonują i wyewidencjonowują pliki oraz tworzą struktury folderów dla tych plików. Funkcja obsługi wersji jest włączona, a starsze wersje każdego dokumentu są zachowywane. Ponadto przepływy pracy mogą kontrolować cykle życia dokumentów.
Natomiast w archiwum zawartości występuje bardzo mało zdarzeń tworzenia. Użytkownicy tylko przeglądają lub przekazują dokumenty. Szablon witryny Centrum dokumentów obsługuje tworzenie typu archiwum zawartości nazywanego archiwami bazy wiedzy. Zazwyczaj bazy wiedzy zawierają pojedyncze wersje dokumentów, a witryna może zawierać miliony plików. W typowym scenariuszu, takim jak centrum pomocy technicznej w dużej organizacji, tysiące osób mogą uzyskać dostęp do zawartości, przede wszystkim w celu jej przeczytania. Tylko niektórzy z nich będą przekazywać nową zawartość do witryny.
Poniżej opisano niektóre funkcje programu SharePoint, które można uwzględnić w witrynie Centrum dokumentów. Oprócz tych funkcji niektóre organizacje dostosują wygląd Centrum dokumentów i sposób nawigacji po nich. Niektóre z nich dodają niestandardowe składników Web Part.
Zarządzane metadane to system, który przypisuje pewne terminy do dokumentów w programie SharePoint. Następnie możesz użyć tych terminów do klasyfikowania dokumentów. Za pomocą metadanych można również utworzyć zaawansowane narzędzie nawigacji dla użytkowników, które może ułatwić im szybkie znajdowanie tego, czego chcą.
Załóżmy na przykład, że Twoja firma ma bazę wiedzy, która zawiera artykuły, które pomagają osobom w rozwiązywaniu problemów z produktami. Możesz utworzyć terminy metadanych umożliwiające użytkownikom filtrowanie informacji według produktu, typu problemu lub innych właściwości.
W witrynie Centrum dokumentów każdy fragment zawartości otrzymuje unikatowy identyfikator, niepowiązany z lokalizacją dokumentu, taki jak link adresu URL. Oznacza to, że jeśli przeniesiesz dokument lub zmienisz jego nazwę, identyfikator pozostanie niezmieniony. Identyfikator umożliwia utworzenie stałego linku do dokumentu i zminimalizowanie przerwanych linków.
Wersje są automatycznie włączane w witrynie Centrum dokumentów. Oznacza to, że automatycznie masz historię wszystkich wersji pliku. Na przykład w procesie przeglądu dokumentu oznacza to, że masz rejestr wszystkich aktualizacji wprowadzonych w trakcie cyklu rerecenzowania. Możesz śledzić aktualizacje, kontaktować się z osobami, które odpowiadają, i tak dalej. Ponadto, jeśli występuje problem z bieżącą wersją artykułu, możesz szybko przywrócić ostatnio znaną dobrą wersję.
Typ zawartości to konkretny rodzaj zawartości wraz z grupą ustawień zawartości. Gdy ktoś utworzy dokument o zdefiniowanym typie zawartości, automatycznie otrzymuje on wszystkie ustawienia odpowiednie dla tego typu zawartości. Centrum dokumentów może zawierać kolekcję typów zawartości — różnego rodzaju dokumentów, klipów wideo, szablonów itp.
Organizator zawartości nie jest uwzględniany automatycznie w witrynie Centrum dokumentów, jednak wielu użytkowników go dodaje. Organizator zawartości to funkcja programu SharePoint, która umożliwia zarządzanie ogólną organizacją i strukturą elementów. Za pomocą metadanych lub typów zawartości organizator zawartości może automatycznie rozsyłać dokumenty i inne elementy do określonych lokalizacji. Na przykład w bazie wiedzy organizator zawartości może automatycznie rozsyłać wszystkie nowe materiały do specjalnej biblioteki, która zbiera artykuły dotyczące określonego produktu.
