Manieren om een Access-bureaubladdatabase te delen

In dit artikel

• Een overzicht van manieren om Access-gegevens te delen

• Eén database delen

• Een gesplitste database delen

• Gegevens delen op een SharePoint-site

• Gegevens delen met behulp van een databaseserver

Een overzicht van manieren om Access-gegevens te delen

Databasetoepassingen veranderen en groeien in de loop van de tijd. Veel factoren zijn van invloed op de behoeften en prestaties, waaronder het aantal gelijktijdige gebruikers, de netwerkomgeving, doorvoer, latentie, de grootte van de database, piekgebruikstijden en verwachte groeipercentages. Kortom, als uw databaseoplossing succesvol is, moet deze waarschijnlijk verder worden ontwikkeld. Gelukkig kent Access een evolutionair pad, van eenvoudig tot geavanceerd, dat u de tijd kunt nemen om uw oplossing effectief te schalen. De volgende tabel bevat een overzicht van Access-scenario's en -workloads om u te helpen dat pad te kiezen.

Naar boven

Eén database delen

Dit is de eenvoudigste optie met de minste vereisten, maar deze optie biedt ook de minste functionaliteit. Bij deze methode wordt het databasebestand opgeslagen op een gedeeld netwerkstation en delen alle gebruikers het databasebestand gelijktijdig. Deze methode kent beperkingen, bijvoorbeeld met betrekking tot betrouwbaarheid en beschikbaarheid, als meerdere gebruikers gelijktijdig gegevens wijzigen aangezien alle databaseobjecten worden gedeeld. Ook kunnen bij deze techniek de prestaties verslechteren omdat de databaseobjecten via het netwerk worden verzonden.

Dit kan voor u een bruikbare optie zijn wanneer er slechts enkele personen de database op hetzelfde moment gebruiken en de gebruikers het ontwerp van de database niet hoeven te wijzigen. Maar deze methode is minder veilig dan andere methoden voor het delen van een database, omdat elke gebruiker een volledige kopie van het databasebestand heeft, waardoor het risico op onbevoegde toegang toeneemt.

Een database delen met behulp van een gedeelde map:

1. Deel in een thuis- of kleine bedrijfsomgeving een map met specifieke personen. Zie Bestandsdeling via een netwerk in Windows voor meer informatie.

2. Controleer of Access is ingesteld om te worden geopend in de gedeelde modus op de computers van alle gebruikers. Dit is de standaardinstelling maar toch moet u dit controleren, want als een gebruiker de database opent in de exclusieve modus, zijn de gegevens niet meer beschikbaar voor anderen.

   1. Start Access en klik onder Bestand op Opties.

   2. Klik in het dialoogvenster Opties voor Access op Clientinstellingen.

   3. Selecteer in de sectie Geavanceerd onder Standaard geopende modusde optie Gedeeld, klik op OK en sluit vervolgens Access af.

3. Kopieer het databasebestand naar de gedeelde map. Nadat u het bestand hebt gekopieerd, controleert u of de bestandskenmerken zo zijn ingesteld dat lees-schrijftoegang tot het databasebestand is toegestaan. Gebruikers moeten lees-schrijftoegang hebben om de database te kunnen gebruiken.

4. Maak op de computer van elke gebruiker een snelkoppeling naar het databasebestand. Zie Een bureaubladsnelkoppeling maken voor een Office-programma of -bestand voor meer informatie.

Naar boven

Een gesplitste database delen

Dit is een goede keuze als u geen SharePoint-site of databaseserver hebt. U kunt een gesplitste database delen via een Local Area Network (LAN). Wanneer u een database splitst, ordent u de database opnieuw in twee bestanden: een back-enddatabase met de gegevenstabellen en een front-enddatabase met alle andere databaseobjecten, zoals query's, formulieren en rapporten. Elke gebruiker werkt met de gegevens via een lokale kopie van de front-enddatabase.

De voordelen van het splitsen van een database zijn onder andere:

• Verbeterde prestaties    Alleen de gegevens worden gedeeld via het netwerk, niet de tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules.

• Betere beschikbaarheid    Databasetransacties, zoals recordbewerkingen, worden sneller voltooid.

• Verbeterde beveiliging    Gebruikers hebben toegang tot de back-enddatabase via gekoppelde tabellen; het is minder waarschijnlijk dat indringers onbevoegde toegang tot de gegevens kunnen verkrijgen via de front-enddatabase.

• Betere betrouwbaarheid    Als een gebruiker een probleem ondervindt en de database onverwacht wordt gesloten, is elke beschadiging van het databasebestand meestal beperkt tot de kopie van de front-enddatabase die de gebruiker had geopend.

• Flexibele ontwikkelomgeving    Elke gebruiker kan onafhankelijk query's, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten ontwikkelen zonder dat dit van invloed is op andere gebruikers. U kunt ook een nieuwe versie van de front-enddatabase ontwikkelen en distribueren zonder de toegang tot de gegevens te verstoren die in de back-enddatabase zijn opgeslagen.

Zie Een Access-database splitsen voor meer informatie.

Naar boven

Gegevens delen op een SharePoint-site

Er zijn verschillende manieren om Access-gegevens te delen op een SharePoint-site:

• Koppelen    Het koppelingsproces maakt verbinding met gegevens in een ander programma, zodat u de meest recente gegevens zowel in SharePoint als in Access kunt bekijken en bewerken zonder dat u een kopie van de gegevens in Access hoeft te maken en te onderhouden. Als u geen SharePoint-lijst wilt kopiëren naar uw Access-database, maar in plaats daarvan query's wilt uitvoeren en rapporten wilt genereren op basis van de inhoud van die lijst, kunt u een koppeling naar de gegevens maken.

• Verplaatsen    Wanneer u gegevens verplaatst van Access naar een SharePoint-site, maakt u lijsten op de SharePoint-site die gekoppeld blijven aan tabellen in uw database. Met de wizard Tabellen exporteren naar SharePoint kunt u de gegevens uit al uw tabellen tegelijk verplaatsen en hun relaties onderhouden.

Zie Gegevens importeren, koppelen of verplaatsen naar SharePoint voor meer informatie.

Waarschuwing    Hoewel u een Access-databasebestand kunt opslaan in OneDrive of een SharePoint-documentbibliotheek, raden we u aan geen Access-database vanaf deze locaties te openen. Het bestand kan lokaal worden gedownload voor bewerking en vervolgens opnieuw worden geüpload zodra u de wijzigingen hebt opgeslagen in SharePoint. Als meer dan één persoon de Access-database opent vanuit SharePoint, kunnen er meerdere kopieën van de database worden gemaakt en kan er onverwacht gedrag optreden. Deze aanbeveling is van toepassing op alle typen Access-bestanden, waaronder één database, een gesplitste database en de bestandsindelingen .accdb, .accdc, .accde en .accdr. Zie Een Access-toepassing implementeren voor meer informatie over het implementeren van Access.

Naar boven

Gegevens delen met behulp van een databaseserver

U kunt Access gebruiken met een databaseserverproduct zoals SQL Server om uw database te delen. Deze methode biedt u veel voordelen, maar hiervoor is wel extra software vereist: een databaseserverproduct.

Deze manier van delen is vergelijkbaar met het splitsen van een database omdat ook hierbij de tabellen op het netwerk worden opgeslagen en iedere gebruiker beschikt over een lokale kopie van een Access-databasebestand met koppelingen naar de tabellen, en met query's, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten. Welke voordelen deze manier van delen oplevert, is afhankelijk van de databaseserver-software die u gebruikt, maar meestal kan er gebruik worden gemaakt van gebruikersaccounts, hebben gebruikers selectieve toegang tot gegevens, zijn de gegevens steeds optimaal beschikbaar en kan gebruik worden gemaakt van goed geïntegreerde hulpmiddelen voor gegevensbeheer. Bovendien werkt de meeste databaseserver-software goed samen met eerdere versies van Access, dus gebruikers hoeven niet allemaal over precies dezelfde versie van Access te beschikken. Alleen tabellen worden gedeeld. Zie Een Access-database migreren naar SQL Server, Gegevens importeren of koppelen in een SQL Server-database en Gegevens koppelen aan of importeren uit een Azure SQL Server-database voor meer informatie.

Voordelen van het delen van een database via een databaseserver

• Hoge prestaties en schaalbaarheid    In veel situaties biedt een databaseserver betere prestaties dan alleen een Access-databasebestand. Veel databaseserverproducten bieden ook ondersteuning voor heel grote databases (van een of meer terabytes) met ongeveer 500 keer de huidige limiet voor een Access-databasebestand (twee gigabytes). Databaseserverproducten werken meestal heel efficiënt door query's parallel te verwerken (met behulp van meerdere native threads in één proces om gebruikersverzoeken te verwerken) en het vereiste extra geheugen te minimaliseren wanneer meer gebruikers worden toegevoegd.

• Verhoogde beschikbaarheid    Met de meeste databaseserverproducten kunt u een back-up maken van uw database terwijl deze in gebruik is. U hoeft gebruikers dus niet te dwingen de database te verlaten om een back-up te maken van uw gegevens. Bovendien verloopt het tegelijkertijd bewerken van gegevens en het vergrendelen van records met databaseserverproducten heel efficiënt.

• Verbeterde beveiliging    Geen enkele database kan volledig veilig worden gemaakt. Databaseserverproducten bieden echter een degelijke beveiliging waarmee uw gegevens worden beschermd tegen gebruik door onbevoegden. De meeste databaseserverproducten bieden een op accounts gebaseerde beveiliging, waarbij u kunt opgeven wie welke tabellen mag zien. Zelfs in het geval dat de Access-front-end onrechtmatig is verkregen, wordt gebruik door onbevoegden voorkomen door een op accounts gebaseerde beveiliging.

• Automatische herstelbaarheid    In het geval van een systeemfout (zoals een crash van het besturingssysteem of stroomstoring), hebben sommige databaseserverproducten automatische herstelmechanismen waarmee een database binnen enkele minuten wordt hersteld naar de laatste status van consistentie, zonder tussenkomst van de databasebeheerder.

• Serververwerking    Het gebruik van Access in een client/serverconfiguratie helpt het netwerkverkeer te verminderen door databasequery's op de server te verwerken voordat resultaten naar de client worden verzonden. De server de verwerking laten doen werkt meestal efficiënter, vooral wanneer u werkt met grote gegevenssets.

• Azure SQL Server    Naast de voordelen van SQL Server biedt dynamische schaalbaarheid zonder downtime, intelligente optimalisatie, wereldwijde schaalbaarheid en beschikbaarheid, eliminatie van hardwarekosten en minder beheer.

Naar boven