Koppeling naar of gegevens importeren uit Salesforce

Voordat u begint

Wilt u alles soepeler laten verlopen? Tref dan de volgende voorbereidingen voordat u gaat koppelen of importeren:

• Benodigde verbindingsgegevens, zoals een gebruikersnaam, wachtwoord en token identificeren. U moet een beveiligingstoken invoeren, een hoofdlettergevoelige alfanumerieke code, als u probeert toegang te krijgen tot Salesforce vanaf een Internet Protocol-adres (IP), dat zich buiten het vertrouwde IP-bereik van uw bedrijf bevindt. Zie Uw beveiligingstoken opnieuw instellen voor meer informatie.

• Het ODBC-stuurprogramma dat wordt gebruikt voor toegang tot Salesforce vereist een Salesforce-account op basis van de Developer Edition, Professional Edition, Enterprise Edition of Unlimited Edition. Als u dit stuurprogramma wilt gebruiken, moet de API-toegang zijn ingeschakeld. Zie voor meer informatie Afzonderlijk API Client-toegangsbeheer voor uw Salesforce-organisatie.

• Identificeer de tabellen die u wilt koppelen of importeren. U kunt in één bewerking meerdere tabellen koppelen of importeren.

• Houd rekening met het aantal kolommen in elke tabel. In Access worden tabellen met meer dan 255 velden niet ondersteund, dus alleen de eerste 255 kolommen worden gekoppeld of geïmporteerd.

• Bepaal de totale hoeveelheid te importeren gegevens. De maximumgrootte van een Access-database is twee gigabyte, minus de hoeveelheid ruimte die nodig is voor systeemobjecten. Indien Salesforce grote tabellen bevat, kunt u ze mogelijk niet allemaal in één Access-database importeren. U zou in dat geval de gegevens kunnen koppelen.

• Beveilig de Access-database en de verbindingsgegevens die deze bevat door een vertrouwde locatie en een wachtwoord voor de Access-database te gebruiken. Zie Bepalen of u een database kunt vertrouwen en Een database versleutelen met behulp van een databasewachtwoord voor meer informatie.

• Bereid u voor op het maken van aanvullende relaties. In Access worden geselecteerde tabellen gekoppeld of geïmporteerd in het gegevensmodel Salesforce, maar niet eventuele gerelateerde tabellen. Zie voor meer informatie over dit gegevensmodel, Gegevensmodeloverzicht.

  In Access worden niet automatisch nieuwe relaties gemaakt tussen gerelateerde tabellen. U kunt de relaties tussen nieuwe en bestaande tabellen handmatig maken in het venster Relaties. Zie Wat is het venster Relaties? en Een relatie maken, bewerken of verwijderen voor meer informatie.

Fase 1: Aan de slag

1. Selecteer Externe gegevens > Nieuwe gegevensbron > Van onlineservices > Van Salesforce.

2. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Als u wilt importeren, selecteert u De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database.

   • Als u wilt koppelen, selecteert u De gegevensbron koppelen door een gekoppelde tabel te maken.

3. Selecteer OK.

Fase 2: Voer referenties en parameters voor de verbindingsreeks in

Voer in het dialoogvensterMicrosoft Access:verbinding maken met Salesforce de volgende handelingen uit:

1. Typ een gebruikersnaam en wachtwoord in de vakken Gebruikersnaam en Wachtwoord.

2. Voer een beveiligingstoken in het vak Beveiligingstoken in.

3. U kunt desgewenst een of meer verbindingsparameters in het vak Extra Verbindingsreeksparameters .

   Zie Parameters van verbinding voor meer informatie.

Fase 3: Tabellen selecteren die u wilt koppelen of importeren

1. In het dialoogvenster Tabellen koppelen of Objecten importeren selecteert u onder Tabellen de tabelle die u wilt koppelen of importeren. Klik vervolgens op OK.

   

2. Kies of u in een koppelingsbewerking Wachtwoord opslaan wilt selecteren.

   Beveiliging    Als u deze optie selecteert, hoeft u niet telkens de referenties in te voeren wanneer u Access opent voor toegang tot de gegevens. Maar hierdoor wordt een niet-versleuteld wachtwoord in de Access-database opgeslagen, zodat personen met toegang tot de broninhoud de gebruikersnaam en het wachtwoord kunnen zien. Als u deze optie selecteert, wordt u sterk aangeraden de Access-database in een vertrouwde omgeving op te slaan en een wachtwoord voor de Access-database te maken. Zie Bepalen of u een database kunt vertrouwen en Een database versleutelen met behulp van een databasewachtwoord voor meer informatie.

Fase 4: Specificaties en taken maken (alleen bij importeren)

• In het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - Salesforce-database kunt u de importeerstappen als een specificatie opslaan en een Outlook-taak maken om het importeren op regelmatige basis te automatiseren. Zie Details van een import- of exportbewerking als specificatie opslaan voor meer informatie.

Resultaten

Wanneer een koppeling of het importeren is voltooid, worden de tabellen weergegeven in het navigatiedeelvenster met dezelfde naam als de Salesforce-tabel. Als, tijdens een importbewerking die naam al in gebruik is, voegt Access '1' toe aan de nieuwe tabelnaam. Maar u kunt de tabellen een zinvollere naam geven.

Tijdens een importeerbewerking wordt een tabel in de database nooit overschreven. Hoewel u gegevens in Salesforce niet rechtstreeks aan een bestaande tabel kunt toevoegen, kunt u een toevoegquery maken om gegevens toe te voegen nadat u gegevens uit soortgelijke tabellen hebt geïmporteerd.

Voor een koppelingsbewerking geldt: als kolommen alleen-lezen zijn in een Salesforce-tabel, dan zijn ze ook alleen-lezen in Access.

Tip    Als u de verbindingsreeks wilt zien, beweegt u de muisaanwijzer boven de tabel in het Access-navigatievenster.

Het gekoppelde tabelontwerp bijwerken

U kunt geen kolommen toevoegen, verwijderen of wijzigen of gegevenstypen wijzigen in een gekoppelde tabel. Als u ontwerpwijzigingen wilt aanbrengen, doet u dit in Salesforce. Als u de ontwerpwijzigingen in Access wilt zien, werkt u de gekoppelde tabellen bij:

1. Selecteer Externe gegevens > Koppelingsbeheer.

2. Selecteer een gekoppelde tabel die u wilt bijwerken, selecteer OK en vervolgens Sluiten.

Parameters van verbinding

In de volgende tabel worden de parameters van de gegevensverbinding beschreven die u in het vak Extra verbindingsreeksparameters van het dialoogvenster Microsoft Access: verbinding maken met Salesforce in kunt voeren.

Twee of meer parameters worden gescheiden met een puntkomma. Gebruik de volgende syntaxisvoorbeelden als richtlijn:

UID=myaccount;BulkBatchSize=9000;UseNumeric=1;