Tabellen zijn essentiële objecten in een database, omdat ze alle gegevens bevatten. Een database voor een bedrijf kan bijvoorbeeld een tabel Contactpersonen bevatten waarin de namen van leveranciers met e-mailadressen en telefoonnummers zijn opgeslagen. Omdat andere databaseobjecten sterk afhankelijk zijn van tabellen, moet u altijd eerst de database ontwerpen door alle tabellen van de database en vervolgens de andere objecten te maken. Voordat u tabellen maakt in Access, moet u rekening houden met uw vereisten en alle tabellen bepalen die u mogelijk nodig hebt. Zie Beginselen van databaseontwerp voor een inleiding tot het plannen en ontwerpen van een database.
In dit artikel
Overzicht
Een relationele database zoals Access bevat doorgaans meerdere gerelateerde tabellen. In een goed ontworpen database worden in elke tabel gegevens opgeslagen over een bepaald onderwerp, zoals werknemers of producten. Een tabel bevat records (rijen) en velden (kolommen). Velden bevatten verschillende gegevenstypen, zoals tekst, getallen, datums en hyperlinks.
-
Een record: bevat specifieke gegevens, zoals informatie over een bepaalde werknemer of een bepaald product.
-
Een veld: bevat gegevens met betrekking tot één aspect van het onderwerp van de tabel, zoals de voornaam of het e-mailadres.
-
Een veldwaarde: elke record heeft een veldwaarde. Bijvoorbeeld Contoso, Ltd. of iemand@voorbeeld.com.
Tabel- en veldeigenschappen
Tabellen en velden beschikken over eigenschappen die u kunt instellen om de kenmerken of het gedrag van tabellen en velden te bepalen.
1. Tabeleigenschappen
2. Veldeigenschappen
In een Access-database zijn tabeleigenschappen de kenmerken van een tabel, die van invloed zijn op het uiterlijk of het gedrag van de tabel als geheel. De tabeleigenschappen kunt u instellen in het eigenschappenvenster van de tabel, in de ontwerpweergave. Zo kunt u de eigenschap Standaardweergave van een tabel instellen om aan te geven hoe de tabel standaard moet worden weergegeven.
Een veldeigenschap is van toepassing op een bepaald veld in een tabel. Met een veldeigenschap wordt een van de eigenschappen van een veld of een aspect van het gedrag van een veld gedefinieerd. Sommige veldeigenschappen kunt u instellen in gegevensbladweergave. U kunt veldeigenschappen ook in de ontwerpweergave instellen met behulp van het deelvenster </c0>Veldeigenschappen</c0>.
Gegevenstypen
Elk veld beschikt over een gegevenstype. Met het gegevenstype van een veld wordt het gegevenssoort aangegeven dat in het veld wordt opgeslagen, bijvoorbeeld grote hoeveelheden tekst of bestandsbijlagen.
Hoewel een gegevenstype een veldeigenschap is, zijn er verschillen tussen gegevenstypen en veldeigenschappen:
-
U stelt het gegevenstype van een veld in het ontwerpraster van de tabel in, niet in het deelvenster Veldeigenschappen.
-
Het gegevenstype van het veld bepaalt welke andere eigenschappen het veld heeft.
-
U moet het gegevenstype van een veld instellen wanneer u het veld maakt.
U kunt in Access een nieuw veld maken door gegevens in te voeren in een nieuwe kolom in de gegevensbladweergave. Wanneer u een veld maakt door gegevens in te voeren in de gegevensbladweergave, wordt op basis van de ingevoerde waarde automatisch een gegevenstype aan het veld toegewezen. Als er geen ander gegevenstype wordt geïmpliceerd door uw invoer, wordt dit in Access ingesteld op Tekst. U kunt het gegevenstype zo nodig wijzigen via het lint.
Voorbeelden van automatische detectie van het gegevenstype
In de volgende tabel ziet u hoe automatische detectie van het gegevenstype werkt in de gegevensbladweergave.
|
Tabelrelaties
Hoewel in elke tabel gegevens over een ander onderwerp zijn opgeslagen, bevatten tabellen in een Access-database meestal gegevens over onderwerpen die aan elkaar verwant zijn. Een database kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:
-
Een tabel met de klanten van uw bedrijf en hun adres.
-
Een catalogus met producten die u verkoopt, met prijzen en afbeeldingen van elk product.
-
Een tabel waarin de bestellingen van klanten worden bijgehouden.
Omdat u gegevens over verschillende onderwerpen in afzonderlijke tabellen opslaat, moet u de gegevens op een of andere manier met elkaar verbinden, zodat u eenvoudig verwante gegevens uit deze afzonderlijke tabellen kunt combineren. U kunt de gegevens die in verschillende tabellen zijn opgeslagen, verbinden door relaties te maken. Een relatie is een logische verbinding tussen twee tabellen waarmee de velden worden aangegeven die de tabellen met elkaar gemeen hebben. Zie voor meer informatie Tabelrelaties gebruiken.
Sleutels
Velden die deel uitmaken van een tabelrelatie, worden sleutels genoemd. Een sleutel bestaat gewoonlijk uit één veld, maar kan ook bestaan uit meer dan één veld. Er zijn twee soorten sleutels:
-
Primaire sleutel Een tabel kan slechts één primaire sleutel hebben. Een primaire sleutel bestaat uit een of meer velden waarmee elke record die u in de tabel opslaat, uniek wordt aangeduid. Vaak is er een uniek identificatienummer, zoals een id-nummer, een serienummer of een code, dat als primaire sleutel fungeert. U hebt bijvoorbeeld de tabel Klanten waarin elke klant een unieke klant-id heeft. Het veld Klant-id is de primaire sleutel van de tabel Klanten. Wanneer een primaire sleutel meer dan één veld bevat, betekent dit meestal dat de sleutel uit bestaande velden bestaat, die samen unieke waarden leveren. U kunt bijvoorbeeld een combinatie van achternaam, voornaam en geboortedatum als de primaire sleutel voor een tabel over personen gebruiken. Zie De primaire sleutel van een tabel toevoegen of wijzigen voor meer informatie.
-
Refererende sleutel Een tabel kan een of meer refererende sleutels bevatten. Een refererende sleutel bevat waarden die overeenkomen met waarden in de primaire sleutel van een andere tabel. U kunt bijvoorbeeld een tabel Bestellingen gebruiken waarin elke bestelling een klantnummer heeft dat correspondeert met een record in de tabel Klanten. Het veld Klantnummer is een refererende sleutel van de tabel Bestellingen.
Corresponderende waarden in verschillende sleutelvelden vormen de basis van een tabelrelatie. U kunt een tabelrelatie gebruiken om gegevens uit verwante tabellen te combineren. Stel dat u een tabel Klanten en een tabel Bestellingen hebt. In de tabel Klanten wordt de unieke aanduiding van elke record gevormd door het primaire-sleutelveld Klantnummer.
Als u elke bestelling wilt koppelen met een klant, dan voegt u een vreemd sleutelveld toe aan de tabel Bestellingen die overeenkomt met het veld ID van de tabel Klanten, en u maakt vervolgens een relatie aan tussen de twee sleutels. Wanneer u een record aan de tabel Bestellingen toevoegt, gebruikt u een waarde voor de klant-ID die afkomstig is van de tabel Klanten. Wanneer u alle informatie over de bestelling van een klant wilt bekijken, kunt u de relatie gebruiken om te bepalen welke gegevens uit de tabel Klanten overeenkomen met de records in de tabel Bestellingen.
1. Een primaire sleutel, herkenbaar aan het sleutelpictogram naast de veldnaam.
2. Een externe sleutel: deze heeft geen sleutelpictogram.
Voeg geen veld toe als u verwacht dat voor elke unieke entiteit die wordt weergegeven in de tabel, meerdere waarden voor het veld zijn vereist. Als u in het vorige voorbeeld orders wilt bijhouden die door uw klanten zijn geplaatst, voegt u geen veld toe aan de tabel, omdat elke klant meerdere orders heeft. In plaats hiervan maakt u een nieuwe tabel waarin u de orders opslaat en maakt u vervolgens een relatie tussen de twee tabellen.
Voordelen van het gebruik van relaties
Het biedt de volgende voordelen als u gegevens bewaart in tabellen die met elkaar zijn verbonden:
-
Consistentie Omdat elk gegevensitem slechts eenmaal wordt vastgelegd in één tabel, is er minder kans op dubbele of inconsistente gegevens. U hoeft bijvoorbeeld de naam van een klant slechts eenmaal op te slaan in de tabel Klanten en dus niet steeds opnieuw te typen (met kans op vergissingen) in een tabel met bestelgegevens.
-
Efficientië Gegevens op één plaats opslaan betekent dat minder schijfruimte gebruikt. Bovendien verstrekken kleinere tabellen vaak sneller gegevens dan grotere tabellen. Ten slotte, als u geen afzonderlijke tabellen voor afzonderlijke onderwerpen gebruikt, dan verschijnen er null-waarden (afwezigheid van gegevens) en redundantie in uw tabellen, beide kunnen ruimte verspillen en de prestaties in de weg zitten.
-
Begrijpelijkheid Het ontwerp van een database is overzichtelijker als de onderwerpen op de juiste manier van elkaar zijn gescheiden in afzonderlijke tabellen.
Plan uw tabellen en houd hierbij de relaties in uw achterhoofd. U kunt de wizard Opzoeken gebruiken om een refererende-sleutelveld te maken als de tabel waarin de bijbehorende refererende sleutel is opgeslagen al bestaat. Met de wizard Opzoeken wordt de relatie automatisch gemaakt. Voor meer informatie, ga naar Creëer of verwijder een opzoekveld.
