Een van de belangrijkste aspecten van uw rol als projectmanager is de toewijzingen voor al uw resources te controleren, zodat u de werkbelasting zo efficiënt mogelijk kunt verdelen. U voorkomt zo dat bepaalde resources overbezet zijn en andere resources onderbezet. U kunt de werkbelasting en beschikbaarheid van uw resources bekijken in Microsoft Project om te controleren of ze efficiënt worden ingezet in uw project en of u misschien toewijzingen moet aanpassen.
Wat wilt u doen?
Werkbelasting van resources controleren in de weergave Resourcegebruik
-
Open het tabblad Taak of Resource en klik op Resourcegebruik in het vervolgkeuzemenu Beeld.
-
Controleer de resourcenamen en de bijbehorende taken in het tabelgedeelte van de weergave Resourcegebruik.
-
Controleer het tijdschaalgedeelte van de weergave om te zien hoe werk is verdeeld over de geselecteerde tijdsperiode.
In veel resourceweergaven, waaronder de weergave Resourcegebruik, worden overbezette resources rood weergegeven. Een overbezetting treedt op wanneer de maximumeenheden van een resource gedurende een bepaalde periode zijn overschreden. In resourcebladen bevat het indicatorveld voor overbezette resources ook de indicator Resource-herverdeling, die aangeeft dat de resource moet worden geë evelleerd. Controleer op de indicator en controleer de taaktoewijzingen om te beoordelen of de overbezetting acceptabel is.
Stel dat twee taken een duur van vier uur hebben, en dat ze allebei op hetzelfde moment beginnen en eindigen. Als u beide taken aan Stefan toewijst, is hij technisch gezien overbezet omdat Stefan dan gedurende de vier uur van de twee taken voor 200 procent werkt. Als de functie voor herverdeling echter iedere dag opnieuw wordt ingesteld, hoeft de werkbelasting van Stefan niet te worden aangepast omdat hij gedurende de hele dag niet de totale capaciteit van acht uur overschrijdt.
Opmerking: De weergave Resourcegebruik bevat naast de resourcetoewijzingen voor taken in het geopende project ook een samenvatting van resourcetoewijzingen. Samenvattingen van resourcetoewijzingen geven een overzicht van de totale hoeveelheid werk die aan een resource is toegewezen in alle andere projecten. Deze samenvattingen worden alleen weergegeven als er verbinding is met Microsoft Project Server en als er een ondernemingsproject is geopend. Als u niet wilt dat rijen met samenvattingen van resourcetoewijzingen invloed hebben op de totalen in de weergave Resourcegebruik, kunt u de rijen selecteren en vervolgens verwijderen door op Delete te drukken.
U kunt ook de weergave Resourcegebruik weergeven en aanpassen om alle resourcetoewijzingen en de bijbehorende percentages van de werkverdeling te zien in een rooster. In deze weergave worden alle toewijzingen per resource weergegeven en ziet u in welke mate deze resources voor een bepaalde periode zijn gereserveerd voor toegewezen taken.
-
Open het tabblad Taak of Resource en klik op Resourcegebruik in het vervolgkeuzemenu Beeld.
-
Klik op het tabblad Opmaak op Details toevoegen.
-
Klik in de lijst Beschikbare velden op Percentage toegewezen en klik vervolgens op Weergeven.
-
Bekijk het tijdschaalgedeelte van de weergave. In % Alloc. Bovendien zijn op de tijdschaal van de weergave zowel de overbezetting van de resource als het toewijzingspercentage rood gemarkeerd. Hierdoor kunt u nauwkeurig vaststellen op welk moment de resource overbezet is.
Tip: U kunt inzoomen op de periode die wordt weergegeven op de tijdschaal (u kunt de weergave bijvoorbeeld wijzigen van dagen in uren) door in de rechterbenedenhoek van het venster te klikken op Inzoomen (+). Op dezelfde manier kunt u ook uitzoomen op de periode (u kunt de weergave bijvoorbeeld wijzigen van dagen in weken) door te klikken op Uitzoomen (-).
Beschikbaarheid van ondernemingsresources controleren met behulp van Project Online
U kunt zoeken naar overbezette of onderbezette resources in een of meer projecten door naar Project Online te gaan en een grafiek en tabel met de beschikbaarheid van resources weer te geven.
-
Ga naar het Projectencentrum van Project Online en klik in het menu aan de linkerkant op Resources.
-
Selecteer de resource of resources waarvan u de beschikbaarheidsgegevens wilt bekijken door het selectievakje naast hun naam in te schakelen. Klik vervolgens op het tabblad Resources, in het gedeelte Navigeren, op Capaciteitsplanning.
Als u aangrenzende resources wilt selecteren in de lijst, houdt u Shift ingedrukt terwijl u op de eerste en vervolgens op de laatste resource klikt. Als u niet-aangrenzende resources wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de resources klikt.
-
Selecteer een resourceweergave in het gedeelte Weergaven van het tabblad Beschikbaarheid.
-
Als u toegewezen werk eerst wilt groeperen op resource en vervolgens op het project waarvan de resource deel uitmaakt, selecteert u Toegewezen werk per resource.
-
Als u toegewezen werk wilt groeperen op de projecten waarvan de resource deel uitmaakt, selecteert u Resourcegebruik per project.
-
Als u de hoeveelheid tijd wilt weergeven die de resource beschikbaar heeft tijdens de opgegeven periode, selecteert u Resterende beschikbaarheid.
-
Als u de hoeveelheid werk wilt weergeven die is toegewezen aan de resource, selecteert u Resourcegebruik.
-
-
Als u op de vorige pagina meerdere resources hebt geselecteerd, klikt u in de legenda van de grafiek om de resources te selecteren die u wilt weergeven in de grafiek.
De tabel Details onder de grafiek bevat een tijdschaal die aangeeft hoeveel werk er aan de resource is toegewezen in de opgegeven periode.
Tip: Als u een ander datumbereik wilt uitzetten in de grafiek, klikt u op Datumbereik instellen op het tabblad Beschikbaarheid en selecteert u vervolgens nieuwe datums in de vakken bij Datumbereik instellen.
Individuele werkbelastingen uitzetten in een grafiek
In de weergave Resourcegrafiek ziet u een staafgrafiek van de werkbelasting en beschikbaarheid van een bepaalde resource. In deze weergave kunt u snel zien of de geselecteerde resource is overbezet of onderbezet voor een bepaalde periode. U kunt ook het percentage eenheden zien dat is gereserveerd voor toewijzingen, samen met de beschikbaarheid van maximumeenheden voor de resource.
-
Ga naar het tabblad Resource en selecteer de weergave Resourcegrafiek in het gedeelte Weergave.
-
Bekijk de naam van de eerste resource in de resourcegrafiek door naar links of rechts te schuiven in het linkervenster.
Als de naam van de resource rood wordt weergegeven, is de resource overbezet. Voor resources met een zwarte naam geldt dat ze zijn toegewezen met de volledige capaciteit of onderbezet zijn.
-
Bekijk de staafgrafiek om de mate van overbezetting of onderbezetting te bepalen.
Blauwe staven geven standaard de hoeveelheid toegewezen werk aan op of onder de maximumeenheden van de resource en de beschikbaarheid van werktijd voor die periode. Rode staven geven standaard aan dat de resource overbezet is omdat de resource de maximumeenheden en de beschikbare werktijd voor een bepaalde periode heeft overschreden.
-
Kijk naar de hoogste toewijzingspercentages in de periode. Dit zijn de piekeenheden voor de resource in de periode.
Piekeenheden worden onderaan de grafiek weergegeven.
-
Als u de grafiek voor de volgende resource wilt weergeven, drukt u op Page Down of gebruikt u de schuifbalk of de pijltoetsen.
Lijst met overbezette resources weergeven
U kunt een lijst weergeven met alleen de resources die overbezet zijn door de weergave Resourceblad of de weergave Resourcegebruik te openen en vervolgens te filteren op overbezette resources.
-
Ga naar het gedeelte Weergave en selecteer Resourceblad of Resourcegebruik in de vervolgkeuzelijst.
-
Klik op het tabblad Weergave op het vervolgkeuzemenu Filter in het gedeelte Gegevens en klik vervolgens op Overbezette resources.
-
Als u weer de volledige lijst met resources wilt zien, klikt u op het vervolgkeuzemenu de Filter en klikt u vervolgens op Geen filter.
Opmerking: Zelfs zonder te filteren op overbezette resources, kunt u eenvoudig zien welke resources overbezet zijn, omdat hun namen rood worden weergegeven in elke resourceweergave. In de weergaven Resourceblad en Resourcegebruik wordt in het indicatorveld ook voorgesteld dat overbezette resources worden geëven.
Taakweergaven kunnen ook worden gebruikt om overbezettingen weer te geven, hoewel ze geen overbezettingen in het rood weergeven op de manier waarop resourceweergaven dat doen. Als u in een taakweergave werkt, kunt u elke taak met resourceoverbezettingen doorlopen, maar in een taakweergave ziet u niet welke resources (of hoeveel) overbezet zijn.
Ga in een taakweergave, zoals een Gantt-diagram of netwerkdiagram, naar het tabblad Resource en klik bij Niveau op Volgende overbezetting.
Overbezette resources groeperen
In de weergave Resourceblad of Resourcegebruik kunt u resources groep die overbezet zijn. U kunt resources ook groeperen op hun piekeenheden, waarmee het maximale toewijzingspercentage wordt aangegeven voor taken tijdens het project. Als u overbezette resources weergeeft met de mate van overbezetting, kunt u snel zien welke resources het meest zijn overbelast.
-
Ga naar het gedeelte Weergave en selecteer Resourceblad of Resourcegebruik.
-
Klik op het tabblad Weergave op het vervolgkeuzemenu Groeperen op en klik vervolgens op Opnieuw groeperen op.
-
Selecteer Overbezet in het vak Veldnaam.
-
Selecteer Oplopend of Aflopend in het vak Volgorde.
Als u Oplopend selecteert, wordt eerst de groep met resources weergegeven die niet overbezet zijn en daarna de groep met overbezette resources.
-
Als u een geneste groepering van piekeenheden wilt maken, klikt u in het vak Vervolgens op en daarna op Piek.
-
Geef een naam op voor de groep en klik vervolgens op Toepassen.
De weergave wordt gegroepeerd op basis van uw keuzen. Een resource die op enig moment tijdens het project een toewijzing heeft van meer dan 100 procent van de piekeenheden wordt gegroepeerd onder Overbezet: Ja. Als u een geneste groepering van piekeenheden opgeeft, ziet u mogelijk extra groeperingen onder koppen zoals Piek: 200%, Piek: 300%, enzovoort.
-
Als u resources weer in de oorspronkelijke volgorde wilt weergeven, klikt u in het vak Groeperen op op [Geen groep].
Resources zoeken die tijd beschikbaar hebben
Als u overbezette resources hebt, is het raadzaam om resources in het project te zoeken die tijd beschikbaar hebben, zodat u de werkbelasting beter kunt verdelen. Deze capaciteit is ook handig als er nog taken zijn die nog niet zijn toegewezen en u wilt weten wie er onderbezet is.
De beschikbaarheid van resources wordt berekend met de volgende formule:
Resourcebeschikbaarheid = resourcecapaciteit - (samenvatting van resourcetoewijzingen + kalenderuitzonderingen)
De samenvatting van resourcetoewijzingen is de som van alle werkzaamheden die door de resource zijn uitgevoerd. Kalenderuitzonderingen zijn eventuele uitzonderingen op de basiskalender van de resource.
Als u resources wilt zoeken die extra uren aan een taak kunnen werken, kunt u de weergave Resourcegebruik aanpassen om de hoeveelheid tijd (uren, dagen of weken) te zien die een resource beschikbaar is voor extra toewijzingen. U kunt deze weergave ook gebruiken om werk van overbezette resources toe te wijzen aan onderbezette resources.
-
Ga naar het gedeelte Weergave en klik op Resourcegebruik.
-
Ga op het tabblad Opmaak naar het gedeelte Details en schakel het selectievakje Resterende beschikbaarheid in.
-
Kijk in de rij Rest. besch. (Resterende beschikbaarheid) hoeveel werk de resterende beschikbaarheid, of onderbezetting, vertegenwoordigt voor elke periode.
U kunt ook de weergave Resourcegrafiek aanpassen om een staafgrafiek weer te geven van de werkbelasting van een individuele resource om zo te ontdekken wie er extra uren aan een taak kan werken. In de weergave Resourcegrafiek kunt u informatie over één onderbezette resource tegelijk bekijken. De beschikbare hoeveelheid werk kunt u per periode weergeven.
-
Ga naar het gedeelte Weergave en klik op Resourcegrafiek.
-
Klik op het tabblad Opmaak op het vervolgkeuzemenu Grafiek en selecteer vervolgens Beschikbaarheid in werkeenheden.
-
Bekijk voor de geselecteerde resource de beschikbare hoeveelheid werk in de staafgrafiek. Blader door de tijdschaal om de onderbezetting gedurende verschillende perioden te bekijken.
-
Bekijk onderaan de grafiek de hoeveelheid beschikbare tijd voor de geselecteerde resource.
-
Als u naar de volgende resource met beschikbare tijd wilt gaan, drukt u op Page Down, of gebruikt u de schuifbalk of de pijltoetsen in het linkerdeelvenster.
