SharePoint biedt een schaalbare, uitgebreide ervaring voor het beheren van inhoud. Als u een groot aantal bestanden moet beheren, kunt u overwegen een sjabloon voor een site voor Documentencentrum te gebruiken. Deze sjabloon is geoptimaliseerd voor grootschalig documentbeheer. Dit kan tijd besparen en u helpen efficiënter te werken. Versies, document-ids, documentensets, navigatie van metagegevens en inhoudstypen worden in de sjabloon opgenomen.
Een site voor documentencentrum werkt voor beide scenario's:
-
Ontwerpomgeving In een ontwerpomgeving voor documentencentrum maken en bewerken gebruikers duizenden documenten of mediaactiva die zijn opgeslagen in een centrale opslagplaats.
-
Inhoudsarchief In een inhoudsarchief, zoals een Knowledge Base, slaan gebruikers documenten op of bekijken ze deze.
In dit artikel vindt u informatie over de functies in een sjabloon voor een documentencentrumsite.
Zie Sjablonen gebruiken om verschillende soorten SharePoint-sites te maken om een documentcentrum te maken
Wat staat er op een site voor documentencentrum?
De sitesjabloon Documentencentrum bevat functies die het gemakkelijker en efficiënter maken en beheren van grote documentensets maken. In de meeste gevallen kan een site-eigenaar elk van deze functies afzonderlijk toevoegen. De sitesjabloon Documentencentrum schakelt automatisch de aanbevolen functies voor documentbeheer in. In de volgende secties worden deze functies kort beschreven.
U kunt een site voor een documentencentrum gebruiken als een ontwerpomgeving of een opslagarchief voor inhoud. In een ontwerpomgeving checken gebruikers bestanden regelmatig in en uit en maken ze mapstructuren voor die bestanden. Versie uitvoering is ingeschakeld en eerdere versies van elk document worden bewaard. Daarnaast kunnen werkstromen de levenscyclus van documenten beheren.
Er wordt daarentegen weinig geschreven in een inhoudsarchief. Gebruikers bekijken en uploaden documenten alleen. De sjabloon voor de documentencentrumsite ondersteunt het maken van een type inhoudsarchief, ook wel Knowledge Base-archieven genoemd. Knowledge Bases bevatten meestal één versie van een document en een site kan miljoenen bestanden bevatten. In een typisch scenario, zoals in een technisch ondersteuningscentrum voor een grote organisatie, kunnen duizenden personen de inhoud openen, hoofdzakelijk om deze te lezen. Slechts een deel uploadde nieuwe inhoud naar de site.
In de volgende items worden enkele SharePoint-functies beschreven die u kunt opnemen in een documentcentrumsite. Naast deze mogelijkheden aanpassen sommige organisaties het uiterlijk en de navigatie van een documentcentrum. Sommige voegen aangepaste webonderdelen toe.
Beheerde metagegevens is een systeem waarin bepaalde termen worden toegewezen aan documenten in SharePoint. Vervolgens kunt u deze termen gebruiken om de documenten te classificeren. U kunt metagegevens ook gebruiken om een krachtig navigatiehulpmiddel voor gebruikers te maken waarmee ze snel kunnen vinden wat ze willen.
Stel dat uw bedrijf een knowledge base heeft met artikelen die personen kunnen helpen bij het oplossen van problemen met producten. U kunt metagegevenstermen maken waarmee gebruikers gegevens kunnen filteren op product, op probleemtype of op andere eigenschappen.
Op een site voor documentencentrum krijgt elk stukje inhoud een unieke id die niet is gerelateerd aan de documentlocatie, zoals een URL-koppeling. Dit betekent dat als u het document verplaatst of de naam van het document wijzigt, de id hetzelfde blijft. U kunt de id gebruiken om een permanente koppeling voor het document te maken en verbroken koppelingen tot een minimum te beperken.
Versies worden automatisch ingeschakeld op een documentcentrumsite. Dit betekent dat u automatisch een geschiedenis hebt van alle verschillende versies van een bestand. Dit betekent bijvoorbeeld dat u bij het controleren van een document een record hebt van alle updates die tijdens de revisiecyclus zijn ingevoerd. U kunt updates bijhouden, contact opnemen met beantwoorders, en meer. Als zich een probleem voordoet in de huidige versie van een artikel, kunt u bovendien snel terugkeren naar de laatst bekende-goede versie.
Een inhoudstype is een specifiek type inhoud, samen met een groep instellingen voor de inhoud. Wanneer iemand een document van een gedefinieerd inhoudstype maakt, worden automatisch alle juiste instellingen voor dat inhoudstype ontvangen. Een documentencentrum kan een verzameling inhoudstypen bevatten, zoals verschillende soorten documenten, video, sjablonen, en dergelijke.
Inhoudsbeheer wordt niet automatisch opgenomen in een documentcentrumsite, maar veel gebruikers voegen de inhoud toe. Inhoudsbeheer is een SharePoint-functie waarmee u de algehele organisatie en structuur van items kunt beheren. Inhoudsbeheer kan metagegevens of inhoudstypen gebruiken om documenten en andere items automatisch door te geven aan specifieke locaties. In een Knowledge Base kunt u bijvoorbeeld inhoudsbeheer alle nieuwe inzendingen automatisch laten doorverzenden naar een speciale bibliotheek die artikelen voor een specifiek product verzamelt.
