Opmerking: Microsoft Access biedt geen ondersteuning voor het importeren van Excel-gegevens met een toegepast vertrouwelijkheidslabel. Als tijdelijke oplossing kunt u het label verwijderen voordat u het importeert en het label vervolgens opnieuw toepassen na het importeren. Zie Vertrouwelijkheidslabels toepassen op uw bestanden en e-mail in Office voor meer informatie.
Access en Microsoft Excel hebben veel overeenkomsten, waardoor het lastig kan zijn om te bepalen welk programma u moet gebruiken. Beide programma's kunnen bijvoorbeeld grote hoeveelheden gegevens opslaan, krachtige query's en analysehulpprogramma's uitvoeren om die gegevens te segmenteren en te verwijderen, en geavanceerde berekeningen uitvoeren die de gegevens retourneren die u nodig hebt.
Elk programma heeft echter duidelijke voordelen, afhankelijk van het type gegevens dat u beheert en wat u met die gegevens wilt doen. Als het bijvoorbeeld uw doel is om gegevensintegriteit te behouden in een indeling die toegankelijk is voor meerdere gebruikers, is Access de beste keuze, terwijl Excel beter geschikt is voor complexe numerieke gegevens die u uitgebreid wilt analyseren.
In veel gevallen kunt u beide programma's gebruiken, waarbij u elk programma gebruikt voor het doel waarvoor het het meest geschikt is. In het algemeen is Access beter voor het beheren van gegevens: u kunt deze overzichtelijk houden, eenvoudig zoeken en beschikbaar houden voor meerdere gelijktijdige gebruikers. Excel is over het algemeen beter voor het analyseren van gegevens: het uitvoeren van complexe berekeningen, het verkennen van mogelijke resultaten en het produceren van grafieken van hoge kwaliteit. Als u Access gebruikt om uw gegevens op te slaan en Excel om deze te analyseren, kunt u profiteren van de voordelen van beide programma's.
Voordat u besluit welk programma u wilt gebruiken, wilt u misschien de voordelen van elk programma vergelijken, leren wanneer u het ene of het andere het beste kunt gebruiken en ontdekken hoe u met beide programma's kunt werken om precies de gewenste resultaten te bereiken.
Opmerking: Alle Microsoft Office-suites zijn voorzien van Excel, maar niet alle suites hebben Access.
De voordelen van elk programma vergelijken
Het kiezen van het juiste programma is essentieel als u uw gegevens wilt openen en bijwerken met maximale prestaties en nauwkeurigheid. Om erachter te komen welk programma het meest geschikt is voor de taken die u wilt uitvoeren, kan het helpen om de voordelen te vergelijken die elk programma te bieden heeft met betrekking tot gegevensopslag, gegevensanalyse, samenwerking met meerdere gebruikers en beveiliging.
Platte versus relationele gegevens Als u wilt bepalen welk programma het beste is voor het opslaan van uw gegevens, stelt u uzelf de volgende vraag: zijn de gegevens relationeel of niet? Gegevens die efficiënt in één tabel of werkblad kunnen worden opgenomen, worden platte of niet-relationele gegevens genoemd. Als u bijvoorbeeld een eenvoudige lijst met klanten wilt maken, met slechts één adres en contactpersoon voor elke klant, is Excel mogelijk de betere keuze. Als u echter een complexere klantenlijst wilt opslaan met factuur- en verzendadressen voor elke klant, of meerdere contactpersonen voor elke klant, is Access de betere oplossing.
In een relationele database organiseert u uw gegevens in meerdere tabellen. In een goed ontworpen relationele database is elke tabel plat en bevat het informatie over slechts één type gegevens. Als u bijvoorbeeld een klantendatabase maakt, moeten de namen van de klanten in één tabel worden opgeslagen, terwijl de factuur- en verzendadressen van die klanten in een afzonderlijke tabel moeten worden opgeslagen. Het is een goed idee om adressen afzonderlijk van namen op te slaan, omdat elke klant meer dan één adres kan hebben en u meerdere adressen voor elke klant wilt kunnen invoeren zonder dat u de naam van de klant voor elk adres opnieuw hoeft in te voeren.
Lokale versus externe gegevens U kunt Access gebruiken om verbinding te maken met gegevens uit verschillende externe gegevensbronnen, zodat u deze gegevens kunt bekijken, opvragen en bewerken zonder deze te hoeven importeren. Access biedt bijvoorbeeld opdrachten om verbinding te maken met bestaande gegevens in een Microsoft SQL Server-database, een dBASE-bestand of een Outlook-map, samen met veel andere gegevensbronnen. U kunt Excel gebruiken om verbinding te maken met een groot aantal gegevensbronnen, waaronder Access, SQL Server- en Analysis Services-databases, tekst- en XML-bestanden en ODBC- en OLE DB-gegevensbronnen. U kunt de gegevens echter niet bewerken om de brongegevens te wijzigen via de gebruikersinterface van Excel.
Zowel Access als Excel bieden opdrachten om verbinding te maken met gegevens in Windows SharePoint Services lijsten. Excel biedt echter alleen een alleen-lezenverbinding met SharePoint-lijsten; terwijl u in Access gegevens kunt lezen uit en schrijven naar SharePoint-lijsten.
Gegevensintegriteit versus flexibiliteit Unieke id's helpen de integriteit van uw gegevens te behouden en zorgen ervoor dat geen twee rijen (of records) exact dezelfde gegevens bevatten. Unieke id's bieden ook de snelste manier om gegevens op te halen wanneer u uw gegevens zoekt of sorteert. In Access kunt u het gegevenstype AutoNummering gebruiken om automatisch een unieke id voor elke record te genereren. Vervolgens kunt u deze id's gebruiken om records in een tabel te koppelen aan een of meer records in een andere tabel.
De structuur die Access op uw gegevens toepast, zorgt ervoor dat de gegevensintegriteit wordt gewaarborgd. Access kan vereisen dat nieuwe records in een tabel een bestaande overeenkomstige waarde in een andere tabel hebben, zodat u geen 'zwevende' records kunt maken. U wilt bijvoorbeeld geen bestelling hebben die geen klantgegevens bevat. Voor Access kan vereist zijn dat elke nieuwe record in de tabel Orders een overeenkomstige klantwaarde heeft in de tabel Klanten. Deze vereiste overeenstemming van waarden wordt referentiële integriteit genoemd.
U kunt ook uw eigen beperkingen en regels opleggen om er verder voor te zorgen dat gegevens correct worden ingevoerd. Met Excel kunt u gegevens op een vrijere manier invoeren, maar omdat Excel geen ondersteuning biedt voor relationele gegevens, kan dit geen ondersteuning bieden voor referentiële integriteit. U kunt echter de opdracht Gegevensvalidatie gebruiken om de gegevensinvoer in Excel te beheren.
Opvragen Als u uw gegevens vaak op verschillende manieren moet bekijken, afhankelijk van veranderende omstandigheden of gebeurtenissen, is Access mogelijk de betere keuze voor het opslaan en werken met uw gegevens. Met Access kunt u SQL-query's (Structured Query Language) gebruiken om snel alleen de gewenste rijen en kolommen met gegevens op te halen, ongeacht of de gegevens zich in één tabel of in veel tabellen bevinden. U kunt ook expressies in query's gebruiken om berekende velden te maken. Het gebruik van een expressie in Access is vergelijkbaar met het proces van het gebruik van formules in Excel om waarden te berekenen. U kunt access-query's ook gebruiken om gegevens samen te vatten en statistische waarden weer te geven, zoals sommen, gemiddelden en tellingen.
Modeling In Excel kunt u wat-als-analyse hulpprogramma's gebruiken om het resultaat van een werkbladmodel te voorspellen. Met wat-als-analyse kunt u verschillende scenario's uitvoeren op uw gegevens, zoals best case- en worst case-scenario's, en de resulterende gegevens van verschillende scenario's in een overzichtsrapport vergelijken. Er is geen vergelijkbare functie beschikbaar in Access.
Draai- en grafiekweergave In beide programma's kunt u draaitabelrapporten en draaitabeldiagrammen maken. Excel biedt echter geavanceerdere functies voor draaitabelrapportage en grafiek dan Access. Als u van plan bent om uitgebreide draaitabelrapporten te maken of regelmatig professioneel uitziende grafieken te leveren, moet u draaitabelrapportage of draaitabelgrafiek in Excel gebruiken in plaats van dezelfde functies in Access.
Zowel Access als Excel kunnen worden gebruikt in samenwerkingsomgevingen, zoals Windows SharePoint Services en netwerkbestandsshares, maar er zijn verschillen in de manier waarop de gegevens door meerdere gebruikers kunnen worden geopend.
Meerdere gebruikerstoegang tot gegevens Onder normale werking kunnen meerdere gebruikers één database tegelijk openen; dit werkt goed omdat alleen de gegevens die worden bewerkt, worden vergrendeld. als gevolg hiervan kunnen andere gebruikers verschillende records zonder conflicten bewerken. In Excel kunt u een werkmap delen met andere gebruikers, maar samenwerking met meerdere gebruikers werkt het beste wanneer gebruikers op verschillende tijdstippen in plaats van tegelijkertijd aan de gegevens in die werkmap werken. In feite werken gebruikers van een Access-database samen aan een set gegevens en gebruikers van een Excel-werkmap aan een document.
Windows SharePoint Services gebruiken voor samenwerking Beide programma's kunnen worden geïntegreerd met Microsoft Windows SharePoint Services-technologieën, zoals SharePoint-lijsten en documentbibliotheken.
Access biedt verschillende manieren om samen te werken met meerdere gebruikers op een SharePoint-site. U kunt bijvoorbeeld een volledige database uploaden naar een Windows SharePoint Services-documentbibliotheek, formulieren en rapporten beschikbaar maken als Windows SharePoint Services-weergaven en een database koppelen aan gegevens die zijn opgeslagen in SharePoint-lijsten.
Excel biedt slechts één manier om samen te werken met meerdere gebruikers op een SharePoint Services-site. U kunt een werkmap uploaden naar Windows SharePoint Services-documentbibliotheken, waar afzonderlijke gebruikers de werkmap kunnen uitchecken om wijzigingen aan te brengen, zodat andere gebruikers de werkmap niet tegelijkertijd kunnen wijzigen. Gebruikers kunnen een werkmap bewerken zonder deze uit de documentbibliotheek te controleren. In dat geval moeten ze samenwerken met andere gebruikers om gegevensconflicten te voorkomen.
Netwerkmappen gebruiken voor samenwerking Als u een Access-database opslaat in een gedeelde netwerkmap, kunnen meerdere gebruikers de database openen en tegelijkertijd met de gegevens werken. Afzonderlijke records worden vergrendeld wanneer een gebruiker ze bewerkt. Als u een Excel-werkmap opslaat in een gedeelde netwerkmap, kan slechts één gebruiker de werkmap tegelijk bewerken. Voor weergavedoeleinden kunnen meerdere gebruikers de werkmap openen terwijl een andere gebruiker de werkmap bewerkt, maar deze gebruikers kunnen geen wijzigingen aanbrengen in de gegevens totdat de gebruiker die de werkmap bewerkt deze sluit.
Beide programma's bieden vergelijkbare functies, wachtwoorden en versleuteling, waarmee u gegevensverlies kunt voorkomen en uw gegevens kunt beschermen tegen onbevoegde toegang. Er zijn echter enkele verschillen tussen Access en Excel in de werking van gegevensbeveiliging op gebruikersniveau.
Preventie van gegevensverlies In Access wordt uw werk continu opgeslagen, zodat u in het geval van een onverwachte fout waarschijnlijk niet veel werk kwijtraakt (indien aanwezig). Omdat uw werk echter continu wordt opgeslagen, kunt u ook wijzigingen aanbrengen die u later niet wilt doorvoeren. Om ervoor te zorgen dat u uw database naar de gewenste manier kunt herstellen, moet u een back-up van het databasebestand maken volgens een schema dat aan uw behoeften voldoet. U kunt een volledige database herstellen vanuit een back-up of u kunt alleen de tabel of een ander databaseobject herstellen dat u nodig hebt. Als u een hulpprogramma voor back-up van een bestandssysteem gebruikt, kunt u ook een kopie van een database uit een bestandssysteemback-up gebruiken om uw gegevens te herstellen. In Excel kunt u AutoHerstel-gegevens op ingestelde intervallen opslaan terwijl u uw gegevens bijwerkt.
Gegevensbeveiliging op gebruikersniveau In Excel kunt u kritieke of persoonlijke gegevens uit de weergave verwijderen door kolommen en rijen met gegevens te verbergen en vervolgens het hele werkblad te beveiligen om de gebruikerstoegang tot de verborgen gegevens te beheren. Naast het beveiligen van een werkblad en de bijbehorende elementen, kunt u ook cellen in een werkblad vergrendelen en ontgrendelen om te voorkomen dat andere gebruikers onbedoeld belangrijke gegevens wijzigen.
Beveiliging op bestandsniveau Op bestandsniveau kunt u versleuteling in beide programma's gebruiken om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers de gegevens zien. U kunt ook vereisen dat er een wachtwoord worden ingevoerd om een databasebestand of werkmap te openen. Daarnaast kunt u een databasebestand of werkmap beveiligen door een digitale handtekening te gebruiken.
Beperkte toegang tot gegevens In Excel kunt u gebruikersmachtigingen opgeven voor toegang tot de gegevens of alleen-lezenrechten instellen die voorkomen dat andere gebruikers wijzigingen aanbrengen in de gegevens waartoe ze toegang hebben. Access biedt geen beveiligingsfuncties op gebruikersniveau, maar Access ondersteunt wel het gebruikersbeveiligingsmodel van elke databaseserver waarmee verbinding wordt gemaakt. Als u bijvoorbeeld een koppeling naar een SharePoint-lijst koppelt, houdt Access zich aan de gebruikersmachtigingen voor de SharePoint-lijst. Als u onbevoegde gebruikers uit uw Access-gegevens wilt houden, kunt u uw database versleutelen door een wachtwoord in te stellen. Gebruikers moeten het wachtwoord invoeren om gegevens uit de database te lezen, zelfs als ze deze openen via een ander programma, zoals Excel.
Zie Beveiliging op gebruikersniveau van Access 2003 instellen of wijzigen in Access 2007 of hoger en Beveiliging en beveiliging in Excel voor meer informatie over het beveiligen van uw gegevens.
Wanneer gebruikt u Access?
Over het algemeen is Access de beste keuze wanneer u regelmatig gegevens moet bijhouden en vastleggen en vervolgens subsets van die gegevens moet weergeven, exporteren of afdrukken. Access-formulieren bieden een handigere interface dan een Excel-werkblad voor het werken met uw gegevens. U kunt Access gebruiken om vaak uitgevoerde acties te automatiseren en met Access-rapporten kunt u gegevens in afgedrukte of elektronische vorm samenvatten. Access biedt meer structuur voor uw gegevens; U kunt bijvoorbeeld bepalen welke typen gegevens kunnen worden ingevoerd, welke waarden kunnen worden ingevoerd en u kunt opgeven hoe gegevens in de ene tabel zijn gerelateerd aan gegevens in andere tabellen. Deze structuur helpt u ervoor te zorgen dat alleen de juiste typen gegevens worden ingevoerd.
In Access worden gegevens opgeslagen in tabellen die er ongeveer hetzelfde uitzien als werkbladen, maar Access-tabellen zijn ontworpen voor complexe query's met betrekking tot gegevens die zijn opgeslagen in andere tabellen.
Gebruik Access wanneer u:
-
Verwacht veel mensen die in de database werken en u wilt robuuste opties die veilig updates van uw gegevens verwerken, zoals recordvergrendeling en conflictoplossing.
-
Verwacht dat er meer tabellen moeten worden toegevoegd aan een gegevensset die afkomstig is van een platte of niet-relationele tabel.
-
Wilt u complexe query's uitvoeren.
-
Wilt u verschillende rapporten of verzendetiketten produceren.
-
Contactpersonen beheren U kunt uw contactpersonen en postadressen beheren en vervolgens rapporten maken in Access of de gegevens samenvoegen met Microsoft Office Word om formulierbrieven, enveloppen of adresetiketten af te drukken.
-
Inventaris en activa bijhouden U kunt een inventaris maken van items in uw huis of bedrijf en foto's of andere gerelateerde documenten opslaan bij deze gegevens.
-
Orders bijhouden U kunt informatie over producten, klanten en orders invoeren en vervolgens rapporten maken die de omzet per medewerker, regio, tijdsperiode of enig ander criterium aangeven.
-
Taken bijhouden U kunt taken bijhouden voor een groep mensen en nieuwe taken invoeren terwijl andere hun bestaande taken bijwerken in dezelfde database.
-
Uitleenbibliotheken organiseren U kunt Access gebruiken om gegevens over uw boeken en cd's op te slaan en bij te houden aan wie u ze hebt uitgeleend.
-
Gebeurtenisplanning U kunt informatie invoeren over datums, locaties en deelnemers van evenementen en vervolgens schema's of overzichten van de evenementen afdrukken.
-
Voeding bijhouden Houd recepten bij en log dieet- en oefenactiviteiten.
Wanneer gebruikt u Excel?
Als spreadsheetprogramma kan Excel grote hoeveelheden gegevens opslaan in werkmappen die een of meer werkbladen bevatten. In plaats van te fungeren als een databasebeheersysteem, zoals Access, is Excel echter geoptimaliseerd voor gegevensanalyse en -berekening. U kunt dit flexibele programma gebruiken om modellen te bouwen voor het analyseren van gegevens, eenvoudige en complexe formules te schrijven om berekeningen uit te voeren op die gegevens, de gegevens op elke gewenste manier te draaien en gegevens te presenteren in verschillende professioneel uitziende grafieken. Microsoft Create heeft verschillende Excel-ontwerpsjablonen waaruit u kunt kiezen
Gebruik Excel wanneer u:
-
Een platte of niet-relationele weergave van uw gegevens vereisen in plaats van een relationele database waarin meerdere tabellen worden gebruikt, en wanneer uw gegevens voornamelijk numeriek zijn.
-
Voer regelmatig berekeningen en statistische vergelijkingen uit op uw gegevens.
-
Wilt u draaitabelrapporten gebruiken om hiërarchische gegevens weer te geven in een compacte en flexibele indeling.
-
Plan om regelmatig grafieken te maken en gebruik de nieuwe grafiekindelingen die beschikbaar zijn in Excel.
-
U wilt uw gegevens benadrukken met behulp van pictogrammen voor voorwaardelijke opmaak, gegevensbalken en kleurenschalen.
-
Wilt u geavanceerde wat-als-analysebewerkingen uitvoeren op uw gegevens, zoals statistische, technische en regressieanalyses.
-
Items in een eenvoudige lijst bijhouden, voor persoonlijk gebruik of voor beperkte samenwerkingsdoeleinden.
-
Financieel U kunt de krachtige berekeningsfuncties van Excel gebruiken in veel jaarrekeningen, zoals een kasstroomoverzicht, een winst-en-verliesrekening of een winst- en verliesrekening.
-
Budgettering Of uw behoeften nu persoonlijk of zakelijk zijn, u kunt elk type budget maken in Excel, bijvoorbeeld een marketingbudgetplan, een gebeurtenisbudget of een budget voor buitengebruikstelling.
-
Facturering en verkopen Excel is ook handig voor het beheren van facturerings- en verkoopgegevens en u kunt eenvoudig de formulieren maken die u nodig hebt, bijvoorbeeld verkoopfacturen, pakbonnen of inkooporders.
-
Rapportage U kunt verschillende typen rapporten maken in Excel die uw gegevensanalyse weerspiegelen of uw gegevens samenvatten, bijvoorbeeld rapporten die projectprestaties meten, gegevens voorspellen, gegevens samenvatten of afwijkingsgegevens presenteren.
-
Planning Excel is een handig hulpmiddel voor het maken van professionele plannen of handige planners, bijvoorbeeld een wekelijks lesplan, een marketingonderzoeksplan, een belastingplan voor het einde van het jaar of planners die u helpen bij het plannen van wekelijkse maaltijden, feesten of vakanties.
-
Bijhouden U kunt Excel gebruiken om gegevens bij te houden in een rooster of lijst, bijvoorbeeld een rooster voor het bijhouden van werk of een inventarislijst die apparatuur bijhoudt.
-
Agenda's gebruiken Vanwege de rasterachtige aard is Excel geschikt voor het maken van elk type kalender, bijvoorbeeld een academische agenda om activiteiten tijdens het schooljaar bij te houden of een fiscale jaarkalender om zakelijke gebeurtenissen en mijlpalen bij te houden.
Zie Sjablonen voor Excel in Microsoft Office Online voor nuttige Excel-sjablonen in een van deze categorieën.
Access en Excel samen gebruiken
Het kan gebeuren dat u wilt profiteren van de voordelen die beide programma's te bieden hebben. U hebt bijvoorbeeld een werkblad gemaakt in Excel waarin u de gegevens kunt berekenen en analyseren, maar het werkblad is te groot en complex geworden en veel andere gebruikers moeten toegang hebben tot de gegevens. Op dit moment kunt u het werkblad importeren of koppelen aan Access en het als database gebruiken in plaats van ermee te werken in Excel. Of misschien hebt u gegevens in een Access-database waarvoor u gedetailleerde Excel-draaitabelrapporten en professionele Excel-grafieken wilt maken.
Ongeacht welk programma u het eerst gebruikt, kunt u altijd de gegevens van het ene programma naar het andere overdragen, waar u ermee kunt blijven werken. Met of zonder een gegevensverbinding kunt u gegevens vanuit Excel naar Access brengen (en omgekeerd) door deze te kopiëren, te importeren of te exporteren.
Zie Gegevens verplaatsen van Excel naar Access voor meer informatie over het uitwisselen van gegevens tussen beide programma's.
