Online Analytical Processing (OLAP) is een technologie die wordt gebruikt om grote bedrijfsdatabases te organiseren en business intelligence te ondersteunen. OLAP-databases zijn onderverdeeld in een of meer kubussen en elke kubus is georganiseerd en ontworpen door een kubusbeheerder om te passen bij de manier waarop u gegevens ophaalt en analyseert, zodat u gemakkelijker de draaitabelrapporten en draaigrafiekrapporten kunt maken en gebruiken die u nodig hebt.
In dit artikel
Wat is business intelligence?
Een bedrijfsanalist wil vaak een goed beeld krijgen van het bedrijf, om bredere trends te zien op basis van geaggregeerde gegevens en om deze trends te zien, uitgesplitst naar een willekeurig aantal variabelen. Bedrijfsinformatie is het proces van het extraheren van gegevens uit een OLAP-database en het analyseren van die gegevens voor informatie die u kunt gebruiken om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen en actie te ondernemen. OLAP en business intelligence helpen bijvoorbeeld bij het beantwoorden van de volgende typen vragen over bedrijfsgegevens:
-
Hoe verhoudt de totale verkoop van alle producten voor 2007 zich tot de totale verkoop van 2006?
-
Hoe verhoudt onze winstgevendheid zich tot nu toe tot dezelfde periode in de afgelopen vijf jaar?
-
Hoeveel geld hebben klanten ouder dan 35 jaar het afgelopen jaar uitgegeven en hoe is dat gedrag in de loop van de tijd veranderd?
-
Hoeveel producten zijn deze maand in twee specifieke landen/regio's verkocht in tegenstelling tot dezelfde maand vorig jaar?
-
Wat is de uitsplitsing van winstgevendheid (zowel margepercentage als totaal) per productcategorie voor elke klantleeftijdsgroep?
-
Zoek de beste en laagste verkopers, distributeurs, leveranciers, klanten, partners of klanten.
Wat is OLAP (Online Analytical Processing)?
OLAP-databases (Online Analytical Processing) vergemakkelijken business intelligence-query's. OLAP is een databasetechnologie die is geoptimaliseerd voor het uitvoeren van query's en rapportage, in plaats van transacties te verwerken. De brongegevens voor OLAP zijn OLTP-databases (Online Transactional Processing) die doorgaans worden opgeslagen in datawarehouses. OLAP-gegevens worden afgeleid van deze historische gegevens en samengevoegd tot structuren die geavanceerde analyse mogelijk maken. OLAP-gegevens worden ook hiërarchisch ingedeeld en opgeslagen in kubussen in plaats van tabellen. Het is een geavanceerde technologie die gebruikmaakt van multidimensionale structuren om snelle toegang te bieden tot gegevens voor analyse. Deze organisatie maakt het eenvoudig voor een draaitabelrapport of draaigrafiekrapport om samenvattingen op hoog niveau weer te geven, zoals verkooptotalen in een heel land of regio, en ook de details weer te geven voor sites waar de verkoop bijzonder sterk of zwak is.
OLAP-databases zijn ontworpen om het ophalen van gegevens te versnellen. Omdat de OLAP-server in plaats van Microsoft Office Excel de samengevatte waarden berekent, hoeft er minder gegevens naar Excel te worden verzonden wanneer u een rapport maakt of wijzigt. Met deze benadering kunt u met veel grotere hoeveelheden brongegevens werken dan wanneer de gegevens zijn geordend in een traditionele database, waarbij alle afzonderlijke records worden opgehaald en vervolgens de samengevatte waarden worden berekend.
OLAP-databases bevatten twee basistypen gegevens: metingen, die numerieke gegevens zijn, de hoeveelheden en gemiddelden die u gebruikt om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen, en dimensies, de categorieën die u gebruikt om deze metingen te organiseren. Met OLAP-databases kunt u gegevens op veel detailniveaus ordenen, waarbij u dezelfde categorieën gebruikt waarmee u bekend bent om de gegevens te analyseren.
In de volgende secties worden elk onderdeel gedetailleerder beschreven:
Kubus Een gegevensstructuur die de metingen samenvoegt op basis van de niveaus en hiërarchieën van elk van de dimensies die u wilt analyseren. Kubussen combineren verschillende dimensies, zoals tijd, geografie en productlijnen, met samengevatte gegevens, zoals verkoop- of voorraadcijfers. Kubussen zijn geen 'kubussen' in strikt wiskundige zin, omdat ze niet noodzakelijkerwijs gelijke zijden hebben. Ze zijn echter een geschikte metafoor voor een complex concept.
Meten Een set waarden in een kubus die is gebaseerd op een kolom in de feitentabel van de kubus en die meestal numerieke waarden zijn. Metingen zijn de centrale waarden in de kubus die vooraf zijn verwerkt, geaggregeerd en geanalyseerd. Veelvoorkomende voorbeelden zijn verkoop, winst, inkomsten en kosten.
Lid Een item in een hiërarchie dat een of meer exemplaren van gegevens vertegenwoordigt. Een lid kan uniek of niet-zelfstandig zijn. 2007 en 2008 vertegenwoordigen bijvoorbeeld unieke leden in het jaarniveau van een tijddimensie, terwijl januari niet-zelfstandige leden vertegenwoordigt in het maandniveau, omdat de tijddimensie meer dan één januari kan zijn als deze meer dan één jaar gegevens bevat.
Berekend lid Een lid van een dimensie waarvan de waarde wordt berekend tijdens runtime met behulp van een expressie. Berekende ledenwaarden kunnen worden afgeleid van de waarden van andere leden. Een berekend lid, Winst, kan bijvoorbeeld worden bepaald door de waarde van het lid, Kosten, af te trekken van de waarde van het lid, Verkoop.
Dimensie Een set van een of meer georganiseerde hiërarchieën met niveaus in een kubus die een gebruiker begrijpt en gebruikt als basis voor gegevensanalyse. Een geografiedimensie kan bijvoorbeeld niveaus bevatten voor Land/Regio, Staat/Provincie en Plaats. Of een tijddimensie kan een hiërarchie bevatten met niveaus voor jaar, kwartaal, maand en dag. In een draaitabelrapport of draaigrafiekrapport wordt elke hiërarchie een set velden die u kunt uitvouwen en samenvouwen om lagere of hogere niveaus weer te geven.
Hiërarchie Een logische structuur die de leden van een dimensie zodanig organiseert dat elk lid één bovenliggend lid en nul of meer onderliggende leden heeft. Een onderliggend lid is een lid op het volgende lagere niveau in een hiërarchie die rechtstreeks is gerelateerd aan het huidige lid. In een tijdhiërarchie met de niveaus Kwartaal, Maand en Dag is januari bijvoorbeeld een onderliggend getal van Qtr1. Een bovenliggend lid is een lid op het volgende hogere niveau in een hiërarchie die rechtstreeks is gerelateerd aan het huidige lid. De bovenliggende waarde is meestal een samenvoeging van de waarden van alle onderliggende elementen. In een tijdhiërarchie met de niveaus Kwartaal, Maand en Dag is Qtr1 bijvoorbeeld de bovenliggende waarde van januari.
Niveau Binnen een hiërarchie kunnen gegevens worden ingedeeld in lagere en hogere detailniveaus, zoals jaar, kwartaal, maand en dag in een tijdhiërarchie.
OLAP-functies in Excel
OLAP-gegevens ophalen U kunt net als andere externe gegevensbronnen verbinding maken met OLAP-gegevensbronnen. U kunt werken met databases die zijn gemaakt met Microsoft SQL Server OLAP Services versie 7.0, Microsoft SQL Server Analysis Services versie 2000 en Microsoft SQL Server Analysis Services versie 2005, de Microsoft OLAP-serverproducten. Excel kan ook werken met OLAP-producten van derden die compatibel zijn met OLE-DB voor OLAP.
U kunt OLAP-gegevens alleen weergeven als een draaitabelrapport of draaigrafiekrapport of in een werkbladfunctie die is geconverteerd vanuit een draaitabelrapport, maar niet als een externe gegevensreeks. U kunt OLAP-draaitabelrapporten en draaigrafiekrapporten opslaan in rapportsjablonen en u kunt ODC-bestanden (Office Data Connection) (.odc) maken om verbinding te maken met OLAP-databases voor OLAP-query's. Wanneer u een ODC-bestand opent, wordt in Excel een leeg draaitabelrapport weergegeven, dat u kunt indelen.
Kubusbestanden maken voor offlinegebruik U kunt een offline kubusbestand (.cub) maken met een subset van de gegevens uit een OLAP-serverdatabase. Gebruik offline kubusbestanden om te werken met OLAP-gegevens wanneer u niet bent verbonden met uw netwerk. Met een kubus kunt u werken met grotere hoeveelheden gegevens in een draaitabelrapport of draaigrafiekrapport dan u anders zou doen, en wordt het ophalen van de gegevens versneld. U kunt kubusbestanden alleen maken als u een OLAP-provider gebruikt, zoals Microsoft SQL Analysis Services Server versie 2005, die deze functie ondersteunt.
Serveracties Een serveractie is een optionele maar nuttige functie die een OLAP-kubusbeheerder kan definiëren op een server die gebruikmaakt van een kubuslid of -meting als parameter in een query om details in de kubus op te halen of om een andere toepassing te starten, zoals een browser. Excel ondersteunt serveracties VOOR URL, Rapport, Rijenset, Drill Through en Uitbreiden tot detail, maar biedt geen ondersteuning voor eigendom, instructie en gegevensset.
KPI's Een KPI is een speciale berekende meting die is gedefinieerd op de server waarmee u 'key performance indicators' kunt bijhouden, inclusief de status (Voldoet de huidige waarde aan een specifiek getal?) en trend (wat is de waarde in de loop van de tijd?). Wanneer deze worden weergegeven, kan de server gerelateerde pictogrammen verzenden die vergelijkbaar zijn met de nieuwe Excel-pictogrammenset om boven of onder statusniveaus aan te geven (zoals een stoplichtpictogram) of om aan te geven of een waarde omhoog of omlaag gaat (zoals een richtingspijlpictogram).
Serveropmaak Kubusbeheerders kunnen metingen en berekende leden maken met kleuropmaak, lettertypeopmaak en regels voor voorwaardelijke opmaak, die kunnen worden aangewezen als een zakelijke standaardbedrijfsregel. Een serverindeling voor winst kan bijvoorbeeld een getalnotatie van valuta zijn, een celkleur groen als de waarde groter is dan of gelijk is aan 30.000 en rood als de waarde kleiner is dan 30.000 en een tekenstijl vet als de waarde kleiner is dan 30.000 en normaal als deze groter is dan of gelijk is aan 30.000. Zie De indeling en opmaak van een draaitabelrapport ontwerpen voor meer informatie.
Weergavetaal voor Office Een kubusbeheerder kan vertalingen definiëren voor gegevens en fouten op de server voor gebruikers die draaitabelgegevens in een andere taal moeten zien. Deze functie wordt gedefinieerd als een bestandsverbindingseigenschap en de land-/landinstelling van de computer van de gebruiker moet overeenkomen met de weergavetaal.
Softwareonderdelen die u nodig hebt voor toegang tot OLAP-gegevensbronnen
Een OLAP-provider Als u OLAP-gegevensbronnen voor Excel wilt instellen, hebt u een van de volgende OLAP-providers nodig:
-
Microsoft OLAP-provider Excel bevat de stuurprogramma voor gegevensbron en clientsoftware die u nodig hebt voor toegang tot databases die zijn gemaakt met Microsoft SQL Server OLAP Services versie 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services versie 2000 (8.0) en Microsoft SQL Server Analysis Services versie 2005 (9.0).
-
OLAP-providers van derden Voor andere OLAP-producten moet u extra stuurprogramma's en clientsoftware installeren. Als u de Excel-functies wilt gebruiken voor het werken met OLAP-gegevens, moet het product van derden voldoen aan de OLE-DB voor OLAP-standaard en compatibel zijn met Microsoft Office. Neem contact op met uw systeembeheerder of de leverancier voor uw OLAP-product voor informatie over het installeren en gebruiken van een externe OLAP-provider.
Serverdatabases en kubusbestanden De Excel OLAP-clientsoftware ondersteunt verbindingen met twee typen OLAP-databases. Als een database op een OLAP-server beschikbaar is in uw netwerk, kunt u er rechtstreeks brongegevens uit ophalen. Als u een offlinekubusbestand hebt die OLAP-gegevens of een kubusdefinitie-bestand bevat, kunt u verbinding maken met dat bestand en er brongegevens uit ophalen.
Gegevensbronnen Een gegevensbron geeft u toegang tot alle gegevens in de OLAP-database of het offline kubusbestand. Nadat u een OLAP-gegevensbron hebt gemaakt, kunt u hierop rapporten baseren en de OLAP-gegevens naar Excel retourneren in de vorm van een draaitabelrapport of draaigrafiekrapport, of in een werkbladfunctie die is geconverteerd vanuit een draaitabelrapport.
Microsoft Query U kunt Query gebruiken om gegevens op te halen uit een externe database, zoals Microsoft SQL of Microsoft Access. U hoeft Query niet te gebruiken om gegevens op te halen uit een OLAP-draaitabel die is verbonden met een kubusbestand. Zie Microsoft Query gebruiken om externe gegevens op te halen voor meer informatie.
Functieverschillen tussen OLAP- en niet-OLAP-brongegevens
Als u werkt met draaitabelrapporten en draaigrafiekrapporten van zowel OLAP- brongegevens als andere typen brongegevens, ziet u enkele functieverschillen.
Gegevens ophalen Een OLAP-server retourneert nieuwe gegevens naar Excel telkens wanneer u de indeling van het rapport wijzigt. Met andere typen externe brongegevens voert u een query uit op alle brongegevens tegelijk, of u kunt opties instellen om alleen een query uit te voeren wanneer u verschillende rapportfiltervelditems weergeeft. U hebt ook verschillende andere opties voor het vernieuwen van het rapport.
In rapporten op basis van OLAP-brongegevens zijn de instellingen voor het rapportfilterveld niet beschikbaar, is de achtergrondquery niet beschikbaar en is de instelling geheugen optimaliseren niet beschikbaar.
Opmerking: De instelling geheugen optimaliseren is ook niet beschikbaar voor OLEDB-gegevensbronnen en voor draaitabelrapporten op basis van een celbereik.
Veldtypen OLAP-brongegevens, dimensie velden kunnen alleen worden gebruikt als rij (reeks), kolom (categorie) of paginavelden. Maateenheidvelden kunnen alleen worden gebruikt als waardevelden. Voor andere typen brongegevens kunnen alle velden in elk deel van een rapport worden gebruikt.
Toegang tot detailgegevens Voor OLAP-brongegevens bepaalt de server welke detailniveaus beschikbaar zijn en worden samenvattingswaarden berekend, zodat de detailrecords waaruit samenvattingswaarden bestaan, mogelijk niet beschikbaar zijn. De server kan echter eigenschapsvelden bieden die u kunt weergeven. Andere typen brongegevens hebben geen eigenschapsvelden, maar u kunt de onderliggende details voor gegevensveldwaarden en voor items weergeven en u kunt items zonder gegevens weergeven.
OLAP-rapportfiltervelden hebben mogelijk geen item Alle en de opdracht Rapportfilterpagina's weergeven is niet beschikbaar.
Initiële sorteervolgorde Voor OLAP-brongegevens worden items eerst weergegeven in de volgorde waarin de OLAP-server ze retourneert. Vervolgens kunt u de items sorteren of handmatig opnieuw rangschikt. Voor andere typen brongegevens worden de items in een nieuw rapport eerst in oplopende volgorde gesorteerd op itemnaam.
Calculaties OLAP-servers bieden samengevatte waarden rechtstreeks voor een rapport, zodat u de samenvattingsfuncties voor waardevelden niet kunt wijzigen. Voor andere typen brongegevens kunt u de samenvattingsfunctie voor een waardeveld wijzigen en meerdere samenvattingsfuncties gebruiken voor hetzelfde waardeveld. U kunt geen berekende velden of berekende items maken in rapporten met OLAP-brongegevens.
Subtotalen In rapporten met OLAP-brongegevens kunt u de samenvattingsfunctie voor subtotalen niet wijzigen. Met andere typen brongegevens kunt u subtotaalsamenvattingsfuncties wijzigen en subtotalen voor alle rij- en kolomvelden weergeven of verbergen.
Voor OLAP-brongegevens kunt u verborgen items opnemen of uitsluiten wanneer u subtotalen en eindtotalen berekent. Voor andere typen brongegevens kunt u verborgen rapportfiltervelditems opnemen in subtotalen, maar verborgen items in andere velden worden standaard uitgesloten.
