In dit artikel vindt u een overzicht van enkele belangrijke concepten die betrekking hebben op het werken met de nieuwe functies voor beheerde metagegevens in SharePoint Server. Er wordt besproken hoe de nieuwe functies voor beheerde metagegevens ondersteuning bieden voor de implementatie van formele taxonomieën via beheerde termen. Het artikel bevat ook nog informatie over de werking van sociaalnetwerklabels en hoe deze zich verhouden tot functies voor beheerde metagegevens zoals beheerde termen en ondernemingstrefwoorden.
In dit artikel
Functies voor beheerde metagegevens
De nieuwe functies voor beheerde metagegevens in SharePoint Server worden ingeschakeld door een nieuwe servicetoepassing voor beheerde metagegevens die ondersteuning biedt voor twee belangrijke dingen:
-
Publiceren van inhoudstype Het delen van inhoudstypen tussen siteverzamelingen en webtoepassingen. Zie Inleiding tot inhoudstypen en het publiceren van inhoudstypen voor meer informatie over het publiceren van inhoudstypen.
-
Taxonomieën Het maken en beheren van hiërarchische verzamelingen van centraal beheerde termen (termensets genoemd) die kunnen worden gebruikt als kenmerken voor items op SharePoint-sites. Deze termensets kunnen worden gedeeld tussen siteverzamelingen en webtoepassingen. Termensets kunnen worden gemaakt en beheerd met het hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief.
Belangrijke termen en concepten
Er zijn verschillende belangrijke termen en concepten die nuttig zijn om te begrijpen wanneer u werkt met de verschillende metagegevensfuncties in SharePoint Server. Als u deze concepten begrijpt, zult u meer hebben aan de conceptuele informatie die verderop in dit artikel wordt uitgelegd en die ook aan bod komt in andere artikelen over de functies voor beheerde metagegevens.
Taxonomie
Een taxonomie is een hiërarchische classificatie van woorden, labels of termen die op basis van overeenkomsten zijn ingedeeld in groepen. Een taxonomie kan door een of meer personen worden gedefinieerd en centraal worden beheerd. Een bekend voorbeeld is ISIC (International Standard Industrial Classification), een industriële taxonomie die is ontwikkeld door de Verenigde Naties en die wordt gebruikt voor het classificeren van economische gegevens. Taxonomieën zijn handig omdat ze een logische, hiërarchische structuur bieden aan metagegevens die kan worden gebruikt om gegevens op een consistente manier te classificeren.
Folksonomie
Een folksonomie is de classificatie die het resultaat is wanneer gebruikers van websites samen woorden, labels of termen toepassen op inhoud op een site. Als u ooit een tagcloud op een website hebt gezien, hebt u een visualisatie van een folksonomie gezien. In de onderstaande afbeelding ziet u een webonderdeel Tag Cloud op een SharePoint site. Een op een folksonomie gebaseerde benadering van metagegevens kan nuttig zijn, omdat hiermee wordt getikt op de kennis en expertise van sitegebruikers en makers van inhoud, zodat inhoudsclassificatie kan worden ontwikkeld met de veranderende zakelijke behoeften en interesses van de gebruikers.
Termenset
Een termenset is een groep verwante termen.
Afhankelijk van waar de termenset wordt gemaakt, is het bereik van de set lokaal of globaal:
-
Lokale termensets worden gemaakt binnen de context van een siteverzameling en zijn alleen beschikbaar (en zichtbaar) voor gebruikers van die siteverzameling. Als u bijvoorbeeld een kolom met beheerde metagegevens toevoegt aan een lijst of bibliotheek en vervolgens een nieuwe termenset voor deze kolom maakt, is de termenset alleen beschikbaar in de siteverzameling met deze lijst of bibliotheek.
-
Globale termensets zijn beschikbaar voor gebruik op alle sites die zijn geabonneerd op een specifieke servicetoepassing voor beheerde metagegevens.
Termensets kunnen worden geconfigureerd om te worden gesloten, wat betekent dat gebruikers geen nieuwe termen kunnen toevoegen wanneer ze een waarde invoeren voor een kolom die is toegesneden op de termenset. Of ze kunnen worden geconfigureerd als geopend, wat betekent dat gebruikers nieuwe termen aan de termenset kunnen toevoegen wanneer ze de waarde bijwerken voor een kolom die is toegesneden op de termenset.
Term
Een term is een afzonderlijk item binnen een termenset en het is een specifiek woord of woordgroep die kan worden gekoppeld aan een item op een SharePoint Server site. Een term heeft een unieke id en kan veel verschillende tekstlabels (synoniemen) bevatten. Als u aan een meertalige site werkt, kan deze ook labels in verschillende talen hebben.
Er zijn twee soorten termen:
Beheerde termen
Beheerde termen worden meestal vooraf gedefinieerd en ingedeeld in een hiërarchische termenset. Dit kan worden gedaan door een beheerder van het termenarchief, maar ook door een andere persoon met machtigingen voor het werken met beheerde metagegevens.
Ondernemingstrefwoorden
Een ondernemingstrefwoord is een woord of woordgroep die wordt toegevoegd aan items op een SharePoint site. Ondernemingswoorden zijn ingedeeld in één, niet-hiërarchische termset binnen het hulpprogramma voor het beheer van het termopslag, de set Trefwoorden. Omdat gebruikers meestal een woord of woordgroep als trefwoord aan een item kunnen toevoegen, kunnen ondernemingswoorden worden gebruikt voor labels in folksonomiestijl. Beheerders van het termstore, of andere personen met machtigingen voor het beheren van metagegevens, kunnen ervoor kiezen trefwoorden te verplaatsen uit de trefwoordentermenset en naar een specifieke beheerde termset, waarna de trefwoorden beschikbaar komen binnen de context van een specifieke termset. Beheerders van het termstore kunnen er ook voor kiezen om de trefwoordenset gesloten te maken, zodat gebruikers geen nieuwe trefwoorden kunnen indienen en beperkt blijven tot het gebruik van bestaande trefwoorden.
Groep
Groepen bepalen de beveiligingsgrenzen. Een groep is een set met termensets die gemeenschappelijke beveiligingseisen delen. Alleen gebruikers die zijn aangewezen als inzenders voor een specifieke groep, kunnen termensets beheren die tot de groep behoren of nieuwe termensets binnen de groep maken. Organisaties moeten unieke groepen maken voor termensets die unieke toegangs- of beveiligingseisen hebben.
Hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief
Het hulpprogramma Voor het beheer van het termenopslag is het hulpmiddel dat taxonomiten, beheerders of andere personen die taxonomie beheren, kunnen gebruiken om termensets en de voorwaarden erin te maken, te importeren en te beheren. Met het hulpprogramma Term Store Management worden alle algemene termsets en eventuele lokale termsets weergegeven die beschikbaar zijn voor de siteverzameling waaruit u toegang hebt tot het hulpprogramma Voor beheer van het termopslag.
Kolom Beheerde metagegevens
De kolom Beheerde metagegevens is een nieuw kolomtype dat kan worden toegevoegd aan lijsten of bibliotheken, zodat sitegebruikers of inhoudseigenaren waarden kunnen selecteren uit een specifieke termenset beheerde termen en deze kunnen toepassen op inhoud. Een kolom Beheerde metagegevens kan worden geconfigureerd om toe te voegen aan een bestaande termset, of u kunt een nieuwe termset maken die specifiek voor de kolom is ingesteld. Als u een nieuwe termset maakt die specifiek is bedoeld voor een kolom Met beheerde metagegevens, is deze termset een lokale termset die alleen beschikbaar is voor gebruik binnen de siteverzameling waar deze is gemaakt.
Kolom Ondernemingstrefwoorden
De kolom Ondernemingswoorden is een kolom die u kunt toevoegen aan inhoudstypen, lijsten of bibliotheken, zodat gebruikers items kunnen taggen met woorden of woordgroepen die ze kiezen. Het is standaard een kolom met meerdere waarden. Wanneer gebruikers een woord of woordgroep in de kolom typen, krijgen ze suggesties voor type vooruit, waaronder items uit zowel beheerde termensets als de termenset Trefwoorden. Gebruikers kunnen een bestaande waarde selecteren of iets nieuws invoeren (als de trefwoordenset is geconfigureerd voor gebruikersoptellingen).
Sociaalnetwerklabels
Sociaalnetwerklabels zijn woorden of woordgroepen die sitegebruikers kunnen toepassen op de inhoud van een SharePoint-site om de inhoud te classificeren op een manier die voor hen prettig is. Sociale tags kunnen ook worden toegepast op URL's buiten een SharePoint site. Sociaalnetwerklabels zijn geschikt voor labelen op basis van folksonomie. Een sociaalnetwerklabel bestaat uit verwijzingen naar drie soorten informatie:
-
een gebruikers-id
-
de URL van een item
-
een term
Deze aanwijzers worden opgeslagen in de Store voor sociaal labelen die deel uitmaakt van de toepassing Gebruikersprofielservice. Sociaallabels maken technisch gezien geen deel uit van de functies voor beheerde metagegevens in SharePoint Server, maar ze maken wel verbinding met de functies voor beheerde metagegevens op een aantal belangrijke manieren die het consistente gebruik van metagegevens in een organisatie ondersteunen. Het termgedeelte van een sociaal label wijst naar een term in de trefwoordenset van de Term Store voor een van de toepassingen van de Managed Metadata Service waarmee een site is verbonden.
Wanneer u bijvoorbeeld een nieuwe sociale tag maakt, kunt u kiezen uit bestaande termen, waaronder mogelijk beheerde termen en ondernemingswoorden. Als u een van deze bestaande termen selecteert, bevat uw sociaallabel een aanwijzer voor die term. Als u ervoor kiest een bestaande term niet te selecteren en u een term maakt die nog nooit eerder is gebruikt, wordt er een nieuw trefwoord voor gemaakt in de trefwoordentermset in de Term Store en wijst uw nieuwe sociaal label naar deze term.
Op deze manier worden trefwoorden die worden gebruikt in sociaalnetwerklabels toegevoegd aan de termenset Trefwoorden die zichtbaar is in het hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief (als ze daar nog niet aanwezig zijn) en kunnen ze worden beheerd door beheerders van het termenarchief. Als gebruikers ondernemingstrefwoorden of beheerde termen toepassen op inhoud door de waarde in een kolom met ondernemingstrefwoorden of met beheerde metagegevens bij te werken, kunnen er automatisch sociaalnetwerklabels worden gemaakt zodat deze termen als labels zichtbaar zijn in nieuwsfeeds, labelwolken of Mijn Site-profielen. Lijst- of bibliotheekeigenaren kunnen de publicatie van metagegevens in- of uitschakelen door de instellingen voor ondernemingsmetagegevens en -trefwoorden bij te werken voor een lijst of bibliotheek.
Wanneer u een sociaalnetwerklabel toevoegt aan een item, kunt u aangeven of u uw identiteit en de item-URL privé wilt houden. Het termgedeelte van het sociaalnetwerklabel is echter altijd openbaar omdat dit wordt opgeslagen in het termenarchief.
Sociaalnetwerklabels zijn handig omdat sitegebruikers zo de vindbaarheid van inhoud en informatie op een site kunnen verbeteren.
Zie Gevolgen voor privacy en beveiliging van sociaal labelen voor meer informatie over de gevolgen van sociaal labelen voor privacy en beveiliging.
Labelen
In de meest algemene zin kan labelen alleen verwijzen naar de handeling van het toepassen van metagegevens op een item, of het nu beheerde metagegevens of een sociale tag is. In dit artikel wordt het werkwoord 'tag' in deze zin gebruikt en is het niet beperkt tot sociale tags.
Scenario's voor metagegevens: taxonomieën en folksonomieën
De functies voor metagegevensbeheer in SharePoint Server ondersteunen een reeks benaderingen voor het beheer en gebruik van metagegevens. Imagine bereik als een soort continuum. Aan de ene kant van dit continuüm zijn er taxonomieën, die formele, centraal beheerde, hiërarchische termengroepen zijn. Aan het andere einde van dit bereik zijn er mensenonomieën,die de classificaties voor samenwerking zijn die het resultaat zijn wanneer personen tags vrijelijk toepassen op inhoud.
SharePoint Server ondersteunt zowel uitersten van dit continuüm als punten langs de weg. Aan de ene kant van het continuüm kunt u formele taxonomie implementeren via beheerde termen en termensets. Aan de andere kant is er ondersteuning voor ondernemingswoorden en sociaal labelen, die sitegebruikers in staat stellen om inhoud te taggen met trefwoorden van hun keuze.
Tussen deze uitersten door kunt u flexibele structuurgraden en besturing toepassen op metagegevens, en u kunt het bereik aanpassen waarop u dit besturingselement toe te passen door ervoor te kiezen om het globaal te maken tussen sites of lokale sites. U hebt bijvoorbeeld de mogelijkheid om termsets te configureren die moeten worden gesloten of geopend voor gebruikersbijdragen. U kunt ervoor kiezen om ondernemingswoorden en sociaal labelen te gebruiken in combinatie met beheerde termen of niet. SharePoint Server kunnen organisaties de voordelen van formele, beheerde taxonomie combineren met de dynamische voordelen van sociaal labelen op aangepaste manieren.
In het onderstaande schema ziet u hoe de behoeften van een organisatie bepalend kunnen zijn voor de verschillende oplossingen die SharePoint kan bieden om metagegevens vast te leggen en te beheren.
Voordelen van beheerde metagegevens
Het werken met beheerde metagegevens op de sites in een organisatie kent verschillende voordelen:
Consistent gebruik van metagegevens Met de functies voor beheerde metagegevens in SharePoint Server kunt u instelbare mate van besturingselement toepassen op de metagegevens die aan inhoud worden toegevoegd. Met termensets en beheerde termen kunt u bepalen welke typen termen beschikbaar zijn om aan inhoud te worden toegevoegd en kunt u bepalen wie de mogelijkheid heeft om nieuwe termen toe te voegen. U kunt het gebruik van ondernemingswoorden ook beperken tot een specifieke lijst met trefwoorden door de term Trefwoorden als gesloten te configureren.
Wanneer op alle sites steeds dezelfde termen worden gebruikt, is het gemakkelijker om krachtige processen of oplossingen te ontwikkelen die afhankelijk zijn van metagegevens. De gebruikerservaring voor het werken met metagegevens op sites, in lijsten en in bibliotheken, evenals in de Office-clientprogramma's, maakt het bovendien gemakkelijk voor sitegebruikers om consistente metagegevens toe te passen op hun inhoud.
Verbeterde zichtbaarheid van inhoud Wanneer de inhoud op de sites van een organisatie consistente metagegevens bevat, is het gemakkelijker om bedrijfsinformatie en gegevens te vinden en te raadplegen door zoekfuncties te gebruiken. Met behulp van nieuwe zoekfuncties, zoals het verfijningsdeelvenster aan de linkerkant van de pagina met zoekresultaten, kunnen gebruikers zoekresultaten filteren op basis van metagegevens.
Daarnaast kunt u metagegevensnavigatie configureren voor lijsten en bibliotheken, zodat gebruikers dynamische weergaven van gegevens kunnen maken op basis van specifieke metagegevensvelden. Gebruikers kunnen door bibliotheken navigeren op map of metagegevenspivot, waarna ze de resultaten kunnen verfijnen met behulp van extra sleutelfilters.
Meer flexibiliteit Met de functies voor beheerde metagegevens kunnen beheerders van het Term Store (of andere personen met machtigingen voor het bijwerken van beheerde metagegevens) uw metagegevens eenvoudig onderhouden en aanpassen naarmate de bedrijfsbehoeften zich ontwikkelen. U kunt een termenset eenvoudig bijwerken in het hulpprogramma Termenopslagbeheer en nieuwe of bijgewerkte termen worden automatisch beschikbaar voor gebruik wanneer er een kolom Beheerde metagegevens beschikbaar is die aan die termenset is gekoppeld. Als u meerdere termen in één term samenvoegt, wordt inhoud die is gemarkeerd met deze termen automatisch bijgewerkt om deze wijziging weer te geven. U kunt meerdere synoniemen (of labels) opgeven voor afzonderlijke termen. Als uw site meertalig is, kunt u ook meertalige labels opgeven voor afzonderlijke termen.
metagegevens beheren
Beheerde metagegevens plannen en configureren
Het is een goed idee om binnen de organisatie een planning te maken voordat u gaat werken met de functies voor beheerde metagegevens. De mate van planning staat min of meer gelijk aan de mate van formaliteit en controle die u wilt toepassen op metagegevens.
Als u wilt dat uw gebruikers u helpen met het ontwikkelen van uw taxonomie, kunt u gebruikers trefwoorden laten toevoegen aan items en deze zo nodig vervolgens indelen in termensets.
Als uw organisatie beheerde termensets wil gebruiken om formele, vooraf gedefinieerde taxonomieën te implementeren, moeten stakeholders met een belang in de structuur van de taxonomie samenwerken om de termensets en termen te plannen en ontwikkelen die moeten worden gebruikt. Zie Voorwaarden en termensets plannen voor meer informatie over dit planningsproces. Zie Beheer van beheerde metagegevens voor meer informatie over het configureren van een servicetoepassing voor beheerde metagegevens.
Als de belanghebbenden in de organisatie het eens zijn over de vereiste termensets, gebruikt u het hulpprogramma voor het beheer van het termenarchief om de termensets te importeren of te maken en om de sets te beheren en te onderhouden zodra gebruikers met de metagegevens aan de slag gaan. Als er een servicetoepassing voor beheerde metagegevens is geconfigureerd voor de webtoepassing en u de beheerder van een siteverzameling bent of een beheerder van het termenarchief, gaat u naar het hulpprogramma voor het beheer van het termenarchief door in het menu Siteacties te klikken op Site-instellingen en vervolgens onder Sitebeheer te klikken op Termenopslag beheren.
Termensets maken en beheren
Het hulpprogramma voor het beheer van het termenarchief bevat een boomstructuur waarmee u de meeste taken kunt uitvoeren. Uw gebruikersrol voor dit hulpprogramma bepaalt welke taken u kunt uitvoeren. Als u wilt werken in het hulpprogramma, moet u een farmbeheerder zijn, een beheerder van het termenarchief of iemand met de rol van groepsbeheerder of bijdrager voor termensets. Zie Beheerde metagegevensrollen voor meer informatie over deze rollen.
Als u een bewerking wilt uitvoeren op een item in de hiërarchie, wijst u naar de naam van de toepassing Service voor beheerde metagegevens, de groep, de termenset of de term die u wilt wijzigen. Klik vervolgens op de pijl die verschijnt en gebruik het menu om de gewenste bewerking te selecteren.
Bijvoorbeeld:
Als u een beheerder van het termenarchief bent, kunt u groepen maken of verwijderen binnen een servicetoepassing voor beheerde metagegevens.
Als u een beheerder van het termenarchief of een groepsbeheerder bent, kunt u termensets in een groep maken, importeren of verwijderen. Bijdragers voor termensets kunnen nieuwe termensets maken.
Als u een beheerder van het termenarchief bent, een groepsbeheerder of een bijdrager aan de termenset, kunt u termen maken of opnieuw gebruiken in een termenset. Daarnaast kunt u een geselecteerde termenset kopiëren, verplaatsen of verwijderen.
Als u een beheerder van het termenarchief bent, een groepsbeheerder of een bijdrager aan de termenset, kunt u afzonderlijke termen in een termenset kopiëren, opnieuw gebruiken, samenvoegen, afschaffen, verplaatsen of verwijderen.
U kunt op elk niveau van de hiërarchie specifieke eigenschappen configureren voor een groep, termenset of term. Dit kan via het deelvenster Eigenschappen rechts naast de boomstructuur Termenarchief.
Als u bijvoorbeeld een termenset configureert, kunt u in het deelvenster Eigenschappen details opgeven zoals naam, beschrijving, eigenaar, contactpersoon en belanghebbenden. Daarnaast kunt u instellen of een termenset geopend of gesloten moet zijn voor nieuwe bijdragen van gebruikers. U kunt ook aangeven of de termenset beschikbaar moet zijn voor labelen. Als u ervoor kiest om een termenset niet beschikbaar te maken voor labelen, is de termenset voor de meeste gebruikers niet zichtbaar. Als een termenset nog in ontwikkeling is, kunt u ervoor kiezen om de set niet beschikbaar te maken voor labelen.
Metagegevens toepassen
Inhoud labelen met beheerde termen
Als een kolom Met beheerde metagegevens is toegevoegd aan een inhoudstype, lijst of bibliotheek, kunnen inhoudseigenaren hun inhoud taggen met beheerde termen uit een specifieke termenset door de eigenschappen voor een lijst- of bibliotheekitem te bewerken en vervolgens de relevante velden in het formulier Eigenschappen bewerken voor het item of document bij te werken. Kolommen met beheerde metagegevens zijn eenvoudig te herkennen omdat er een pictogram met tags wordt weergegeven dat kan worden gebruikt om het dialoogvenster voor het kiezen van de term te starten.
U kunt de term picker gebruiken om een term te selecteren in de hiërarchie van een termset. Dit is handig als u niet bekend bent met de voorwaarden die mogelijk beschikbaar zijn. Als een termset is geconfigureerd om te worden geopend en de kolom met beheerde metagegevens ervoor invulwaarden toestaat, hebt u mogelijk de optie om een nieuwe term toe te voegen aan een termset. Of u hebt gewoon de optie om feedback te sturen naar de aangewezen contactpersoon voor de termset.
Als u begint met het invoeren van een term, ziet u automatisch de termen verschijnen die beginnen met de ingevoerde tekens en kunt u de gewenste term selecteren. Het is mogelijk dat er informatie tussen vierkante haken achter de term staat om de naam en hiërarchie voor de term aan te geven. Aan de hand van deze informatie kunt u een keuze maken tussen vergelijkbare termen.
Als er dubbele of vergelijkbare termen worden voorgesteld, ziet u mogelijk beschrijvende tekst die de beheerder van het termenarchief heeft opgesteld voor de term om gebruikers te helpen bij het maken van de juiste keuze.
Inhoud labelen met ondernemingstrefwoorden
Als een kolom Ondernemingswoorden is toegevoegd aan een inhoudstype, lijst of bibliotheek, kunnen inhoudseigenaren (of iedereen met bijdragen-machtigingen voor de lijst of bibliotheek) inhoud taggen met beschikbare beheerde termen of trefwoorden door de eigenschappen voor een lijst- of bibliotheekitem te bewerken en de trefwoorden die ze willen typen in het veld Ondernemingswoorden te typen. Als er een overeenkomende of vergelijkbare term bestaat, wordt deze voorgesteld en kunt u deze selecteren. U kunt ook een nieuw trefwoord toevoegen als de termenset Trefwoorden is geconfigureerd voor nieuwe termen. Het veld Ondernemingswoorden heeft een waarde van meerdere waarden, zodat u meerdere trefwoorden aan een item kunt toevoegen.
Inhoud labelen met sociaalnetwerklabels
Als de functie voor sociaalnetwerklabels is ingeschakeld, kunt u inhoud op een SharePoint‐site labelen die u handig of interessant vindt. Als u een pagina wilt labelen, gebruikt u het labelpictogram dat boven aan de pagina wordt weergegeven.
Als u documenten of lijstitems wilt labelen, gebruikt u de desbetreffende opdracht op het tabblad Bibliotheek of Lijst van het lint.
Als u het label of de labels begint te typen die u wilt toepassen, kunt u kiezen uit bestaande trefwoorden of beheerde termen. In het geval van een geopende trefwoordenset kunt u nieuwe trefwoorden toevoegen.
U kunt ook inhoud labelen op externe sites, zoals andere intranet- of internetsites, door het hulpprogramma SharePoint tags en notities toe te voegen aan uw browser. Zie Aan de slag met mijn site voor meer informatie over het labelen van externe sites.
Zie het artikel Labels en notities gebruiken om informatie met collega's te delen voor meer informatie over de functies voor sociaalnetwerklabels.
