Inhoudsbeheer configureren voor het doorsturen van documenten

Wat kan Inhoudsbeheer doen?

Inhoudsbeheer kan automatisch de volgende taken uitvoeren:

• Documenten doorsturen naar verschillende bibliotheken of mappen    Inhoudsbeheer fungeert als het ware als een poortwachter voor documenten. Telkens wanneer een document wordt geüpload, gebruikt Inhoudsbeheer regels die u hebt gemaakt om te bepalen waar het document naartoe moet worden verplaatst. Vervolgens wordt het document doorgestuurd naar de juiste bibliotheek of map, die zich kan bevinden in een andere siteverzameling. Regels kunnen zijn gebaseerd op een combinatie van inhoudstype en metagegevens.

• Alle documenten uploaden naar een afgiftebibliotheek    U kunt Inhoudsbeheer zo configureren dat all geüploade documenten in een afgiftebibliotheek worden geplaatst, waar metagegevens kunnen worden ingevoerd en een indieningsprocedure wordt uitgevoerd.

• Mapgrootte beheren    U kunt Inhoudsbeheer configureren om het aantal items in mappen te bewaken en ervoor te zorgen dat geen enkele map meer dan een opgegeven aantal items bevat. Deze limiet is standaard 2500 items en wanneer itemnummer 2501 binnenkomt, maakt Inhoudsbeheer automatisch een nieuwe map en wordt het document erin geplaatst. U kunt het aantal items opgeven dat inhoudsbeheer toestaat in één map.

• Dubbele items beheren    Wanneer een document wordt geüpload dat al in de bibliotheek bestaat, kunt u inhoudsbeheer SharePoint versies laten gebruiken of de bestandsnaam wijzigen door unieke tekens toe te voegen. Zo zorgt u ervoor dat zowel het aanwezige document als het duplicaat kopie behouden blijft.

• Controlelogboeken bijhouden    Inhoudsbeheer kan controlelogboeken over een document bijhouden die worden opgeslagen bij het document nadat dit is doorgestuurd.

De functie Inhoudsbeheer activeren op een site

U moet ten minste machtigingen voor site-eigenaar hebben en de publicatiefuncties moeten zijn ingeschakeld.

De functie Inhoudsbeheer activeren voor een site

1. Navigeer naar de site die u wilt configureren.

2. Klik op Instellingen en kies vervolgens Site-instellingen in de vervolgkeuzelijst.

   Klik voor SharePoint op Instellingen , klik op Site-inhoud en klik vervolgens op Site-instellingen.

3. Klik op de pagina Site-instellingen in de groep Siteacties op Sitefuncties beheren.

4. Klik naast de naam van de functie Inhoudsbeheer op Activeren. Nadat de functie is geactiveerd, wordt het woord Actief weergegeven in de kolom Status.

   

Inhoudsbeheer configureren voor het doorsturen van documenten

1. Ga naar de site waarvoor u inhoudsbeheer wilt configureren om documenten automatisch door te sturen naar bepaalde locaties.

2. Klik op Instellingen en kies vervolgens Site-instellingen in de vervolgkeuzelijst.

   Klik voor SharePoint op Instellingen , klik op Site-inhoud en klik vervolgens op Site-instellingen.

3. Klik in de groep Sitebeheerop Instellingen voor inhoudsbeheer.

   Opmerking: De koppeling Instellingen voor inhoudsbeheer wordt alleen weergegeven als de functie Inhoudsbeheer is ingeschakeld voor deze site.

4. Schakel in het gedeelte Gebruikers omleiden naar de afgiftebibliotheek het selectievakje in om Inhoudsbeheer toe te passen. Hiermee worden gebruikers automatisch omgeleid naar de afgiftebibliotheek wanneer ze proberen een document te uploaden.

5. Schakel in het gedeelte Verzenden naar een andere site het selectievakje in als u regels voor het doorsturen van documenten naar een andere site wilt toestaan.

6. Schakel in het gedeelte Partitionering van map het selectievakje Submappen maken als een doellocatie te veel items heeft in als u automatisch submappen wilt maken nadat op een locatie het opgegeven aantal items is overschreden.

   • Typ in het vak Aantal items in één map het aantal documenten dat in een map kan worden opgeslagen voordat er een nieuwe map wordt gemaakt.

   • Geef in het vak Notatie van mapnaam de naamgevingsconventie op voor nieuwe mappen die worden gemaakt.

7. Selecteer in het gedeelte Dubbele items ingediend of u de functie voor versiebeheer wilt gebruiken voor dubbele items of dat u aan de bestandsnaam van dubbele items altijd unieke tekens wilt laten toevoegen.

8. Schakel het selectievakje in het gedeelte Context behouden in als u controlelogboeken of metagegevens wilt opslaan als controlevermelding voor het ingediende item of document.

9. Voer in de sectie Regelbeheerders de gebruikersnamen in die regelbeheerders in uw organisatie zijn. Regelbeheerders moeten machtigingen voor website beheren hebben om toegang te krijgen tot de pagina Met regels voor inhoudsbeheer. Zie Regels voor inhoudsbeheer maken om documenten te routeren voor meer informatie.

10. Schakel de relevante selectievakjes in om automatisch e-mailberichten naar de regelbeheerders te laten verzenden. Inhoudsbeheer kan een e-mailbericht verzenden als een ingediend item niet voldoet aan een regel of als inhoud wordt verzonden naar Inhoudsbeheer.

    Opmerking: Email moet worden geconfigureerd door uw SharePoint- of netwerkbeheerder voor de server of service om deze selectievakjes in te schakelen.

11. In het gedeelte Punten voor indiening geeft u informatie op over andere sites of e-mailprogramma's die inhoud kunnen verzenden naar de huidige site.

    Tip:  Dit gedeelte bevat de URL van de webservice waarmee u inhoud kunt indienen voor het geval u een werkstroom of aangepaste oplossing wilt maken om documenten via een e-mailsysteem in te dienen.