Een webdatabase bewerken of publiceren in SharePoint 2010

In dit artikel / Wat wilt u doen? / Ik wil

• Overzicht

  • Werkwijze

    • Formulieren en rapporten worden uitgevoerd in de browser

    • Gegevens worden opgeslagen in SharePoint-lijsten

    • Query's en gegevensmacro's worden uitgevoerd op de server

    • Intranet of internet

• Een webdatabase bewerken

Overzicht

Access Services (een optioneel onderdeel van SharePoint) biedt een platform waarmee u databases kunt maken die u op internet gebruikt. U ontwerpt en publiceert een webdatabase door Access en SharePoint te gebruiken, waarna de webdatabase in een webbrowser kan worden gebruikt door anderen die beschikken over een SharePoint-account.

Een webdatabase bewerken

In deze sectie worden de stappen beschreven voor de basisontwerptaken die u moet uitvoeren om een webdatabase te maken.

In deze sectie

• Voordat u begint

  • Ontwerpverschillen tussen bureaublad- en webdatabases

  • Functies van bureaubladdatabases die niet beschikbaar zijn voor webdatabases

• Een webdatabase openen in Access

• Een webtabel maken

• Een veld toevoegen

• Veldeigenschappen wijzigen

• Een berekend veld toevoegen

• Regels voor gegevensvalidatie instellen

  • Een validatieregel voor velden en een bericht instellen

  • Een validatieregel voor records en een bericht instellen

• Een relatie tussen twee webtabellen maken

  • Een opzoekveld in de gegevensbladweergave maken

• Een opzoekveld in de gegevensbladweergave wijzigen

• Gegevensintegriteit behouden door gegevensmacro's te gebruiken

• Een webquery maken

• Een webformulier maken

• Een webrapport maken

• Een navigatieformulier maken en dit als standaardformulier voor de beginweergave instellen

  • Uw navigatieformulier instellen als standaardwebweergaveformulier

• Een webdatabase publiceren

• Een webdatabase synchroniseren

Voordat u begint

Er zijn een paar taken die u moet uitvoeren voordat u begint met het ontwerpen van uw webdatabase. Bovendien zijn er ontwerpverschillen tussen webdatabases en bureaubladdatabases, vooral als u een ervaren Access-ontwikkelaar bent.

• Het doel van uw database bepalen    Zorg voor een goed plan zodat u de juiste beslissingen neemt ten aanzien van de details van het ontwerp.

• De vereiste gegevens zoeken en organiseren    U kunt geen gekoppelde tabellen in een webdatabase gebruiken. Alle gegevens die u wilt gebruiken maar die niet uit de database afkomstig zijn, moeten worden geïmporteerd voordat u ze publiceert. Als u over de gegevens beschikt op het moment dat u met het ontwerp begint, vermijdt u dat u het ontwerp in een later stadium moet aanpassen om onverwachte problemen met de gegevens op te lossen.

• Bepalen naar welke SharePoint-site u wilt publiceren    Zonder SharePoint kunt u in het geheel niet publiceren. Als u het ontwerp in een browser wilt testen voordat u het ontwerp helemaal hebt afgerond (wat geen slecht idee is), moet u het eerst publiceren.

• De beveiliging plannen    U kunt gebruikmaken van SharePoint-beveiliging om de toegang tot uw webdatabase te beheren. Plan de beveiliging in een vroeg stadium zodat u deze in het ontwerp kunt opnemen.

Een webdatabase openen in Access

U kunt een webdatabase op twee manieren openen: in een browser of in Access.

In een browser    Blader naar de site van de webdatabase en klik in de linkerbovenhoek van het hoofdnavigatieformulier (net onder de werkbalk van de browser) op Opties en Openen in Access.

In Access    Open het bestand zoals ieder ander databasebestand, dus door op Ctrl+O te drukken en het dialoogvenster Openen in te vullen.

Een webtabel maken

Open de webdatabase in Access, klik op het op Maken en klik in de groep Tabellen op Tabel.

Wanneer u de eerste keer een tabel maakt, heeft de tabel één veld: een id-veld met AutoNummering. U kunt nieuwe velden toevoegen om de items met gegevens toe te voegen die voor het tabelonderwerp nodig zijn. U kunt bijvoorbeeld een veld toevoegen waarmee de datum wordt opgeslagen waarop u iets begint bij te houden.

Een veld toevoegen

U kunt kiezen uit diverse kant-en-klaarvelden die u aan de tabel wilt toevoegen. Er zijn twee eenvoudige manieren:

• Klik op het lint op Velden en klik vervolgens in de groep Toevoegen en verwijderen op het gewenste type veld.

• Klik op het tabelgegevensblad op Klik om toe te voegen en selecteer een veldtype.

Veldeigenschappen wijzigen

Met de opmaak en eigenschappen wordt de werking van een veld bepaald (bijvoorbeeld welk soort gegevens kan worden opgeslagen in het veld). U kunt deze instellingen wijzigen, zodat het veld werkt op de manier die bij uw behoeften past.

1. Selecteer het veld dat de opmaak en eigenschappen heeft die u wilt wijzigen.

2. Klik op het tabblad Velden op het lint.

3. Gebruik de opdrachten in de groepen Opmaak en Eigenschappen om de instellingen te wijzigen.

Een berekend veld toevoegen

U kunt een veld toevoegen waarin een waarde wordt weergegeven die wordt berekend aan de hand van andere gegevens in dezelfde tabel. Gegevens van andere tabellen kunnen niet als bron voor de berekende gegevens worden gebruikt. Sommige expressies worden niet ondersteund door berekende velden.

1. Terwijl de tabel geopend is, klikt u op Klik om toe te voegen.

2. Wijs Berekend veld aan en klik op het gewenste gegevenstype voor het veld.

   De opbouwfunctie voor expressies wordt geopend.

3. Gebruik de opbouwfunctie voor expressies om de berekening voor het veld te maken. U kunt hierbij dus alleen andere velden uit dezelfde tabel als gegevensbron voor de berekening gebruiken. Zie het artikel Een expressie samenstellen voor informatie over de opbouwfunctie voor expressies.

Regels voor gegevensvalidatie instellen

U kunt een expressie gebruiken om invoer voor de meeste velden te valideren. U kunt ook een expressie gebruiken om invoer voor een tabel te valideren, wat handig kan zijn als u invoer wilt valideren voor een veld waarvoor validatie niet wordt ondersteund of als u veldinvoer wilt valideren op basis van de waarde van andere velden in de tabel. Zie het artikel Invoer van gegevens beperken met een validatieregel voor meer informatie over validatie.

U kunt ook het bericht opgeven dat moet worden weergegeven wanneer een validatieregel bepaalde invoer niet toestaat. Dit wordt een validatiebericht genoemd.

Een relatie tussen twee webtabellen maken

Tabelrelaties zijn de manier waarop u aangeeft dat twee tabellen gegevens gemeen hebben, dat in een van deze tabellen gegevens uit de andere worden gebruikt, en mogelijk ook omgekeerd. Stel bijvoorbeeld dat elke taak een verantwoordelijke werknemer heeft, en dit feit wordt in de tabel Taken voorgesteld door het veld Werknemer-id, de primaire sleutel van de tabel Werknemer. Wanneer u gegevens over een taak bekijkt, kunt u gegevens over de verantwoordelijke werknemer opnemen door deze op te zoeken in de tabel Werknemers met de werknemer-id. In plaats hiervan doet Access dit voor u.

Als u een relatie in een webdatabase wilt maken, gebruikt u de wizard Opzoeken om een opzoekveld te maken. Het opzoekveld wordt geplaatst in de tabel die zich bevindt aan de veel-kant van de relatie, en verwijst naar de tabel die zich bevindt aan de één-kant van de relatie.

Een opzoekveld in de gegevensbladweergave wijzigen

1. Open de tabel met het opzoekveld dat u wilt wijzigen.

2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Klik op het tabblad Velden in de groep Eigenschappen op Zoekacties wijzigen.

   • Klik met de rechtermuisknop op het opzoekveld en klik op Zoekacties wijzigen.

3. Volg de stappen van de wizard Opzoeken.

Gegevensintegriteit behouden door gegevensmacro's te gebruiken

U kunt trapsgewijs bijwerken en verwijderen implementeren met gegevensmacro's. U kunt opdrachten op het tabblad Tabel gebruiken om ingesloten macro's te maken waarmee gegevens worden gewijzigd.

Een webquery maken

U kunt een query als gegevensbron voor formulieren en rapporten maken. Query's worden uitgevoerd op de server, waardoor het netwerkverkeer wordt beperkt.

Stel bijvoorbeeld dat u een webdatabase gebruikt om bijdragen aan goede doelen bij te houden. U wilt zien wie geld heeft gegeven terwijl er een gebeurtenis plaatsvond. U kunt een query gebruiken om de gegevens te selecteren en deze voor te bereiden om in formulieren en rapporten te gebruiken.

Bij deze procedure wordt de sjabloon voor liefdadigheidsbijdragen als voorbeeld gebruikt. Volg deze sjabloon bij de aanmaak van een nieuwe database.

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Query.

2. Dubbelklik in het dialoogvenster Tabel weergeven op elke tabel die u wilt opnemen, en klik vervolgens op Sluiten.

   Dubbelklik in dit voorbeeld op Betrokkenen, Donaties, Gebeurtenissen en GebeurtenisDeelnemers.

3. Maak alle vereiste joins door velden in het queryontwerpvenster van het ene naar het andere object te slepen.

   Sleep in dit voorbeeld het veld Id van Betrokkenen naar het veld IdDonor in Donaties en sleep vervolgens het veld IdDonor van Donaties naar het veld IdBetrokkene in GebeurtenisDeelnemers.

4. Voeg de velden toe die u wilt gebruiken. U kunt de velden naar het raster slepen of u kunt op een veld dubbelklikken om het toe te voegen.

   Voeg in dit voorbeeld Gebeurtenis van de tabel Gebeurtenissen, DatumDonatie van de tabel Donaties, en Begroeting, Voornaam en Achternaam van de tabel Betrokkenen toe.

5. Voeg eventuele criteria toe die u wilt toepassen.

   In dit voorbeeld wilt u DatumDonatie zo beperken dat deze valt tussen de begin- en einddatum van de gebeurtenis. Typ in het queryontwerpraster in de rij Criteria onder DatumDonatie de tekst >=[Begindatum] And <=[Einddatum].

Een webformulier maken

Formulieren zijn de belangrijkste manier om gegevens in uw webdatabase in te voeren en te bewerken en zijn ook handig voor het bekijken van gegevens. Formulieren worden uitgevoerd in de browser, waardoor de prestaties worden geoptimaliseerd. Wanneer u een formulier opent, worden in de browser de vereiste gegevens van de SharePoint-server opgehaald. U kunt de gegevens in het formulier filteren en sorteren zonder dat gegevens opnieuw van de server moeten worden opgehaald.

1. Selecteer de tabel of query die u als gegevensbron wilt gebruiken.

   Opmerking: Als u een niet-afhankelijk formulier wilt maken, slaat u deze stap over.

2. Klik op het tabblad Maken in de groep Formulieren op een van de volgende knoppen:

   • Formulier    Maak een eenvoudig formulier waarin één record tegelijk wordt weergegeven, met behulp van het object dat u als gegevensbron hebt geselecteerd.

     Opmerking: Als u een niet-afhankelijk formulier maakt, is deze knop niet beschikbaar.

   • Meerdere items    Maak een formulier waarin meerdere records tegelijk worden weergegeven, met behulp van het object dat u als gegevensbron hebt geselecteerd.

     Opmerking: Als u een niet-afhankelijk formulier maakt, is deze knop niet beschikbaar.

   • Leeg formulier    Maak een formulier zonder inhoud.

   • Gegevensblad    Maak een formulier dat eruitziet en dat werkt als een gegevensblad, met behulp van het object dat u als gegevensbron hebt geselecteerd.

     Opmerking: Als u een niet-afhankelijk formulier maakt, is deze knop niet beschikbaar.

Een webrapport maken

Rapporten zijn de belangrijkste manier om gegevens uit uw webdatabase te bekijken of af te drukken. Rapporten worden uitgevoerd in de browser, waardoor de prestaties worden geoptimaliseerd. Wanneer u een rapport opent, worden in de browser de benodigde gegevens van de SharePoint-server opgehaald. U kunt gegevens in het rapport filteren en sorteren zonder dat gegevens opnieuw van de server hoeven worden opgehaald.

1. Selecteer de tabel of query die u als gegevensbron wilt gebruiken.

2. Klik op het tabblad Maken in de groep Rapporten op een van de volgende knoppen:

   • Rapport    Maak een basisrapport met het object dat u als gegevensbron hebt geselecteerd.

   • Leeg rapport    Maak een rapport zonder inhoud.

Een navigatieformulier maken en dit als standaardformulier voor de beginweergave instellen

Personen hebben een manier nodig om in uw toepassing te navigeren. Het navigatiedeelvenster is niet beschikbaar in een webbrowser. Als u wilt dat personen uw databaseobjecten kunnen gebruiken, moet u ze een middel bieden. U kunt een navigatieformulier maken en opgeven dat dit wordt weergegeven wanneer iemand uw toepassing opent in een webbrowser. Als u geen formulier opgeeft dat moet worden weergegeven wanneer de toepassing wordt gestart, wordt er bovendien geen formulier geopend, waardoor het moeilijk wordt voor iedereen om de toepassing te gebruiken.

Het kan handig zijn het navigatieformulier pas aan het einde te maken, zodat u al uw objecten aan het formulier kunt toevoegen.

1. Klik op het tabblad Maken op het lint.

2. Klik in de groep Formulieren op Navigatie en selecteer vervolgens een navigatie-indeling uit de lijst.

3. Als u een item wilt toevoegen, sleept u het van het navigatiedeelvenster naar het navigatiebesturingselement.

   Opmerking: U kunt alleen formulieren en rapporten aan een navigatiebesturingselement toevoegen.

4. Voeg alle andere besturingselementen die nodig zijn, toe aan het hoofdgedeelte van het navigatieformulier. Zo wilt u misschien een zoekfunctie voor alle formulieren leveren door enkele besturingselementen aan het navigatieformulier toe te voegen.

Wijzigingen in uw toepassing publiceren en synchroniseren